Việc lắp đặt máy chấm công sẽ trở nên khó khăn nếu đây là lần đầu tiên bạn thực hiện hoặc không có sự hỗ trợ từ kỹ thuật viên có kinh nghiệm.
Đừng lo lắng, Vietinsoft Co., sẽ Hướng dẫn lắp đặt máy chấm công cho các bạn từng bước cơ bản nhất để lắp đặt máy chấm công vân tay, khuôn mặt
Các bạn khi lắp đặt máy chấm công chỉ cần thực hiện các bước sau đây:
Chọn vị trí lắp đặt máy chấm công
Vị trí lắp máy chấm công phải đảm bảo các yếu tố:
1. Lắp đặt máy chấm công thuận tiện cho công nhân viên chấm Vào – Ra ca.
Thông thường các máy chấm công sẽ được lắp tại cổng bảo vệ, bãi giữ xe, tại những vị trí gần lối đi lại, gần cửa ra vào hoặc phòng thay quần áo lao động, dưới xưởng hoặc trong văn phòng…
Lắp đặt máy chấm công tại cổng bảo vệ thì có ưu điểm là được nhân viên bảo vệ công ty trông coi và bảo quản thiết bị nhưng vị trí đi dây mạng thường xa, đôi khi phải cắt bê tông để đi dây mạng ngầm.
Lắp máy tại lối đi hoặc cửa ra vào được rất nhiều Doanh nghiệp lựa chọn.
2. Đảm bảo đường truyền mạng tốt
– Dây cáp mạng: Các bạn nên chọn dây cáp mạng loại tốt để đảm bảo đường truyền được ổn định và không suy giảm tin hiệu sau một thời gian dài sử dụng.
Dây cáp mạng COMMSCOPE [AMP] chính hãng sẽ làm một lựa chọn thích hợp cho tất cả các công trình mà các bạn nên dùng.
– Thuận tiện: Lắp đặt máy chấm công tại vị trí thuận tiện khi kéo dây mạng từ máy chấm công đến switch chia mạng. Ưu tiên cho việc đi dây cáp mạng càng ngắn càng tốt và hạn chế đi dây cáp mạng ngầm, ngoài trời.
3. Tính thẩm mỹ cao
Rất nhiều công trình văn phòng, nhà xưởng yêu cầu các nhà thầu khi lắp đặt thiết bị phải mang tính thẩm mỹ vì vậy các bạn chuẩn bị nẹp, ống luồn, hộp điện…
Lưu ý: Một lỗi các bạn thường hay gặp là nối thêm dây adaptor của máy chấm công để đặt adaptor lên trần. Các bạn nên hạn chế vì sẽ xảy ra tình trạng sụt áp và khó thay thế adaptor mới khi bị gặp vấn đề hư hỏng hoặc lỗi treo máy.
4. Để máy chấm công bền theo thời gian cần khảo sát kỹ vị trí lắp đặt máy chấm công
Máy chấm công được hãng hỗ trợ bảo hành 12 tháng. Trong 12 tháng nếu lỗi do nhà sản xuất thì sẽ được bảo hành và sửa chữa không tính phí. Nhưng lỗi do tác động của người dùng hoặc thời tiết thì hãng không bảo hành.
Vì vậy, để sử dụng máy chấm công bền thì các bạn lắp máy chấm công ít bị tác động bởi mưa, nắng và việc lắp đặt máy chấm công trong nhà hoặc ngoài trời cũng là một đề tài đã thảo luận nhiều nhưng theo Vietinsoft Co., thì các bạn nên lắp trong nhà. Còn việc lắp ngoài trời nên hạn chế và khi lắp thì phải có mái che và đặt máy chấm công trong tủ điện hoặc tủ thiết kế theo yêu cầu Khách hàng để bảo vệ máy tốt hơn.
Thiết lập hệ thống mạng và địa chỉ IP máy chấm công
Mô hình kết nối máy chấm công với phần mềm Paradise HR
Phần mềm chấm công vân tay Paradise HR hỗ trợ nhiều kiểu kết nối khác nhau. Trong đó nổi bật nhất là 2 loại kết nối: Kết nối mạng nội bộ LAN TCP/IP và kết nối đa điểm đa chi nhánh, hay còn gọi là kết nối máy chấm công từ xa qua internet.
1. Kết nối máy chấm công trong mạng nội bộ LAN – TCP/IP
Thiết lập máy chấm công trong mạng nội bộ công ty [Kết nối máy chấm công với máy tính bằng LAN]. Cách kết nối máy chấm công với máy tính này được hiểu đơn giản là cắm dây mạng của máy chấm công vào Switch của hệ thống mạng LAN mà công ty sử dụng.
Để kết nối máy tính và máy chấm công với nhau theo cách này, có những bước mà bạn cần thực hiện như sau:
Đầu tiên, bạn cần kiểm tra dải IP mạng LAN công ty đang dùng. Mở Run lên gõ CMD -> Enter
Trong cửa sổ CMD gõ ipconfig: Dòng chữ số bên dưới hiện ra là dải IP
Sau khi đã biết được IP của mạng LAN, bạn sẽ dùng IP ấy để đặt địa chỉ IP cho những máy chấm công đặt trong công ty. Lưu ý rằng, số cuối cùng trong IP của máy chấm công không trùng với máy tính kết nối, cũng như tất cả máy tính trong mạng LAN công ty.
Ví dụ: IP máy tính: 192.168.11.116. Số cuối IP máy tính là 116 thì máy chấm công các bạn sẽ đặt địa chỉ IP là 192.168.11.222. Số cuối 222 phải đảm bảo chưa có máy tính hoặc bất kỳ một thiết bị nào đang dùng.
Để cài đặt IP cho máy chấm công, các bạn thực hiện:
– Nhấn giữ phím M/OK đến khi vào Menu của máy chấm công
– Di chuyển đến “Thiết lập liên kết”. Lựa chọn bằng cách nhấn vào M/OK.
– Lựa chọn Ethernet.
– Sau khi đã nhập IP vào máy chấm công, lần nữa chọn vào M/OK để lưu lại.
Các bạn tham khảo thêm bài viết “//phanmemtinhluong.com/ket-noi-may-cham-cong-voi-phan-mem-paradise/”
2. Thiết lập máy chấm công cho một hoặc nhiều chi nhánh
Việc lắp đặt máy chấm công và lấy dữ liệu chấm công tại các chi nhánh thường được truyền về thông qua mạng internet. Hiện này thì có rất nhiều cách mà các bạn đang cũng đang tưng nghe qua hoặc từng ứng dụng như Nat Port trên modem hoặc dùng mạng riêng ảo VPN…Trong bài viết này, Vietinsoft Co., giới thiệu đến các bạn một phương pháp lấy dữ liệu từ xa mới nhất hiện này và chúng tôi khuyên bạn nên dùng cách này. Đó là lấy dữ liệu máy chấm công từ xa hoàn toàn tự động qua máy chủ ADMS.
ADMS viết tắc của cụm từ “Automatic Data Master Server” là giải pháp cho phép đưa dữ liệu trực tiếp từ máy chấm công về Server.
Dữ liệu từ máy chấm công toàn bộ các cơ sở sẽ được đẩy về phần mềm của bạn hoàn toàn tự động thông qua tính năng ADMS trên máy chấm công. Với tính năng này, khi nhân viên chấm công, hoặc khi khai báo 1 nhân viên mới thì dữ liệu chấm công, hoặc dữ liệu nhân viên mới tự động upload ngay lập tức về phần mềm. Vì vậy, các bạn chỉ cần kiểm duyệt giờ công và xuất báo cáo cuối tháng là xong, không phải thao tác tải dữ liệu từ máy chấm công.
Ưu điểm:
– Tiết kiệm chi phí triển khai mạng riêng ảo VPN
– Tiết kiệm chi phí bảo trì
– Cho phép quản lý hiệu quả, đơn giản nhiều máy cùng lúc
– Dữ liệu chấm công lấy hoàn toàn tự động, không phải thao tác tải dữ liệu
– Cho phép điều khiển, lấy và xem dữ liệu từ nhiều máy chấm công theo thời gian thực.
– Giúp thao tác sử dụng phần mềm ít nhất có thể, tránh quên
Nhược điểm :
– Máy chấm công phải có tính năng ADMS
– Cần kết nối mạng cho máy chấm công, có thể cắm dây mạng hoặc bắt wifi là được, không phải thao tác gì khác
Cách thiết lập
– Nhập địa chỉ IP Tĩnh ở mục lấy dữ liệu từ xa và Port 6900
Lưu ý:
– Để kết nối và lấy được dữ liệu từ xa thì các bạn phải mở port 6900 ở Modem trụ sở chính và phải có IP Tĩnh hoặc DDNS. [Nếu các bạn dùng VPN thì không cần mở port 6900]
Các bạn tham khảo thêm các bài viết: “//phanmemtinhluong.com/ket-noi-may-cham-cong-voi-phan-mem-paradise/”
“//phanmemtinhluong.com/phan-mem-cham-cong-ket-noi-moi-loai-thiet-bi/” chuyên mục: Cách kết nối máy chấm công với phần mềm chấm công Paradise HR.
Cách nhận biết máy chấm công có tính năng ADMS
– Xem thông số kỹ thuật trong bản mô tả tính năng
– Kiểm tra trực tiếp trong máy
Các bạn đăng nhập vào danh mục Thiết lập liên kết trong máy chấm công để kiểm tra xem máy có tính năng ADMS hay không. Nếu máy có các mục như: “Lấy dữ liệu từ xa”, “ Cài đặt máy chủ đám mây”… thì các bạn thiết lập lấy dữ liệu từ xa được nhé.
Thông tin tính năng trên máy chấm công khuôn mặt
Hướng dẫn đăng ký dấu vân tay, khuôn mặt
Sau khi hoàn thành việc lắp đặt máy chấm công thì các bạn tiến hành lấy dấu vân tay hoặc khuôn mặt cho nhân viên. Bước này rất đơn giản đối với những bạn đã từng làm quen với máy chấm công nhưng cực kỳ rối khi lần đầu tiên thao tác.
Chuẩn bị danh sách nhân viên để đăng ký vân tay/khuôn mặt
Các bạn thường gặp khó khăn khi chưa hình dung được mình sẽ đăng ký như thế nào? Chưa phân biệt được khái niệm về MÃ NHÂN VIÊN – MÃ CHẤM CÔNG. Chỉ cần đăng ký sai lần đầu tiên là kéo theo tất cả đều sai. Khi đẩy dữ liệu lên phần mềm thì không phù hợp với yêu cầu của công ty vì khó quản lý. Đôi khi bạn sẽ phải xóa và đăng ký lại từ đầu.
Vì vậy trước khi đăng ký các bạn xác nhận Mã nhân viên trong công ty đang ký hiệu như thế nào: Vừa Chữ và Số [VTS00075, VTS0512034] hay chỉ có Số [00068, 12023]
– Nếu mã nhân viên chỉ là Số thì chúng tôi khuyên các bạn khi đăng ký thì chọn Mã nhân viên trùng với Mã chấm công
– Mã nhân viên vừa Chữ vừa Số nhưng các số cuối tăng dần đều thì các bạn đăng ký Mã chấm công trùng với các Số trong Mã nhân viên
– Mã nhân viên vừa Chữ vừa Số nhưng không theo quy luật tăng dần thì các bạn quản lý file riêng để không bị nhầm lẫn nhé.
Hướng dẫn lấy dấu vân tay và khuôn mặt
Các bạn đang dùng các thiết bị của hãng ZKTeco thì thao tác lấy mẫu vân tay, khuôn mặt gần như giống nhau. Chỉ khác chút là mẫu vân tay được lấy 3 lần, mẫu nào có xác suất nhận diện cao nhất sẽ được lưu vào máy. Khi đăng ký vân tay thì mỗi nhân viên có thể đăng ký từ 1 đến 10 dấu vân tay còn khuôn mặt chỉ quét và nhận diện 1 khuôn mặt.
Trong quá trình lấy mẫu vân tay thì các bạn nên đứng đối diện với máy chấm công đặt ngón tay ôm hết lăng kính để xác suất nhận mẫu là cao nhất. Hiện nay, hãng ZKTeco đang cung cấp ra thị trường dòng máy chấm công tích hợp vân tay Silk chấm được cả khi ngón tay bị ướt hoặc khô ráp.
Thao tác thực hiện
Các bạn nhấn giữ phím M/OK hoặc ký hiệu như hình bên dưới để vào danh sách các danh mục
Trong Danh mục chính / Người sử dụng / Người sử dụng mới
Khi đăng ký vân tay mới cho nhân viên thì ID người dùng chính là Mã chấm công [8 ký tự]. Phần ID này các bạn có thể NHẬP SỐ ngẫu nhiên theo yêu cầu. VD: 0135, 728…hoặc máy sẽ nhảy tự động từ nhỏ đến lớn, mã chấm công nào nhỏ nhất chưa lưu trong máy sẽ hiện thị lên.
Sau nhập xong Mã chấm công thì các bạn di chuyển phím mũi tên xuống để chọn Vân tay. Nhấn OK để vào menu đăng ký.
Cài đặt phần mềm
Paradise Lite: Phiên bản rút gọn lưu dữ liệu trên SQLite. Chạy độc lập trên 1 máy tính. Siêu nhẹ. Paradise Lite chuyên về quản lý chấm công, kết nối được với nhiều thiết bị chấm công khác nhau: Zkteco, Ronald jack, Sunbeam, Virdi, suprema…
Paradise HR bản Full
- Paradise HR dàng cho máy chủ: Cài phiên bản phần mềm Paradise HRM này trên máy chính của công ty bạn. Máy này sẽ đóng vai trò làm máy lưu trữ dữ liệu. Bộ cài này sẽ bao gồm:
- – Tích hợp sẵn MS SQL 2014 express
- – Tích hợp service của phần mềm
- – Bộ giao diện Paradise HRM
- Paradise HR dàng cho máy người dùng: Cài trên các máy client
- Paradise service: Phiên bản cài trên máy chủ để xử lý các tác vụ ngầm như tải công, đồng bộ dữ liệu, gửi email…
2. Tải và cài đặt phần mềm Paradise HR
Trong quá trình cài đặt phần mềm, nếu các bạn cài phần mềm phiên bản Paradise Lite thì rất dễ. Chỉ cần một vài thao tác click chuột thì đã cài đặt thành công. Khi các bạn cài phiên bản Paradise HR Full thì tương đối khó và phức tạp.
Các bạn tham khảo bài viết “Hướng dẫn tải và cài đặt phần mềm Paradise HR”. Bài viết này hướng dẫn cách tải và chi tiết từng bước để cài đặt thành công phần mềm.
Nhập thông tin nhân viên
Nhập hồ sơ nhân viên vào phần mềm Paradise HR, các bạn có thể thao tác bằng hai cách:
1. Nhập trực tiếp thông tin nhân viên trên phần mềm
Quản trị nhân sự / Hồ sơ nhân viên / Click vào nút Tạo mã nhân viên mới.
Nhập đầy đủ thông tin nhân viên bao gồm: Họ tên, ngày sinh, chức vụ, phòng ban, bộ phận…Lưu ý: Các trường có dấu [*]: Bắt buộc
2. Nhập thông tin nhân viên từ file excel
Nhập hồ sơ nhân viên trực tiếp trên phần mềm chỉ áp dụng cho một số ít hồ sơ. Với số lượng hồ sơ lên đến vài trăm hoặc vài ngàn thì các bạn phải chọn giải pháp khác. Đó là nhập thông tin từ file excel.
Trong phần mềm Paradise Hr đã thiết kế sẵn một file mẫu, các bạn chỉ việc xuất và nhập đầy đủ thông tin vào trong file excel. Sau đó import vào trong hệ thống. Cách này thường được dùng trong lúc khởi tạo dữ liệu ban đầu cho phần mềm.
Lưu ý: Trong quá trình nhập hồ sơ nhân viên các bạn lưu ý đến các trường: Mã nhân viên và Mã chấm công. Mã nhân viên các bạn dùng để gán cho một nhân viên và trong tất cả các báo cáo thường xuất hiện. Mã chấm công là mã khi các bạn lấy dấu vân tay cho nhân viên. Để thuận tiện và dễ quản lý thì các bạn có thể đặt mã nhân viên trùng với mã chấm công.
Xem danh sách nhân viên
Kết nối và tải dữ liệu chấm công
Mặc định hệ thống Paradise HRM có một services sẽ tự động tải dữ liệu chấm công định kỳ từ máy chấm công về server. Nếu vì một lý do nào đó mà dữ liệu chưa tải công về như mong muốn thì bạn có thể chủ động tải dữ liệu chấm công về. Cách làm như hình bên dưới.
Thêm máy chấm công mới hoặc đổi địa chỉ IP
Mặc định khi cài xong phần mềm Paradise, hệ thống sẽ quét dữ liệu trong mạng nội bộ để dò tìm các máy chấm công và tự động thêm vào trong phần mềm Paradise, khi mở ra bạn sẽ thấy sẵn danh sách máy chấm công được tự động nhập vào hệ thống. Trường hợp do bảo mật hoặc lý do kỹ thuật hệ thống không tự phát hiện được máy chấm công thì bạn có thể chủ động thêm máy chấm công vào phần mềm. Thao tác như hình bên dưới
Lưu ý về loại máy: Trên thị trường chủ yếu là loại máy ZK vậy nên nêu các bạn không biết loại máy là gì thì mặc định cứ chọn loại máy là zk_machine. Trường hợp bạn mua máy sunbeam, máy suprema, máy FK thì bạn chọn đúng loại máy đó mới kết nối được. Nếu chọn sai loại máy hệ thống sẽ không kết nối được với máy chấm công.
Xem báo cáo chấm công
Bảng chấm công chi tiết
Bảng chấm công tổng hợp
Tham khảo thêm các bài viết hữu ích
Phần mềm chấm công miễn phí tốt số 1 Việt Nam
Cách đăng ký vân tay từ xa không cần ra ngoài máy chấm công
Phần mềm tính lương tốt nhất dành cho công ty sản xuất có số lượng công nhân đông
Phần mềm quản lý suất ăn công nghiệp