Cách làm nổi bật nổi dụng trùng lặp trong Excel

Trùng lặp dữ liệu là vấn đề mà chúng ta dễ dàng gặp phải khi sử dụng Excel, sẽ càng dễ gặp hơn khi chúng ta làm việc với một khối lượng lớn dữ liệu trên bảng tính. Hàm lọc dữ liệu sẽ giúp cho chúng ta dễ dàng giải quyết được vấn đề tưởng khó xơi nhưng lại dễ ăn này bằng cách lọc bớt và xóa đi những dữ liệu trùng lặp.

Hãy cùng Daotaotinhoc.vn tìm hiểu cặn kẽ về cách sử dụng hàm lọc dữ liệu cùng nhiều mẹo hay liên quan trong Excel ngay sau đây.

Sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel thế nào cho đúng?

Các dữ liệu bị trùng nhau có thể nằm trong cùng một cột hay nhiều cột khác nhau, thậm chí là trên toàn bộ các ô trên bảng tính.

Các bước lọc và đánh dấu dữ liệu bị trùng nhau đối với dữ liệu ở cột bằng hàm lọc trùng nhau trong Excel

Để sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel ở một cột, chúng ta thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên chúng ta quét chọn phần dữ liệu cần lọc trong bảng tính.

Bước 2: Tại thẻ Home, chọn Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules rồi chọn Duplicate Values.

Bước 3: Lúc này sẽ xuất hiện hộp thoại Duplicate Values, ở menu xổ bên trái của hộp thoại, chúng ta chọn Duplicate. Tại ô values with, chúng ta chọn một màu sắc tùy chọn để đánh dấu những dữ liệu bị trùng lặp và làm nổi bật chúng.

Hàm đã lọc dữ trùng nhau và làm nổi bật các giá trị bị trùng lặp:

Các bước lọc và đánh dấu dữ liệu trùng nhau đối với dữ liệu trong hàng bằng hàm lọc trùng nhau trong Excel

Việc sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel đối với các hàng sẽ khó và phức tạp hơn một chút so với việc lọc dữ liệu trong cột.

Ví dụ chúng ta có bảng dữ liệu như sau:

Ở các cột liền kề bên phải [cột E], chúng ta nhập vào công thức = A2&B2&C2&D2

Chúng ta sẽ kéo công thức này xuống tất cả các hàng trong bảng tính. Công thức này sẽ có tác dụng kết hợp tất cả các giá trị của ô ở một chuỗi duy nhất. Đặc biệt, chúng ta cũng có thể sử dụng hàm Concatenate để kết hợp các chuỗi văn bản lại với nhau.

Như bạn thấy, bằng cách này chúng ta sẽ tạo được một chuỗi văn bản duy nhất cho mỗi hàng. Khi có bất kì dữ liệu trùng lặp nào xuất hiện trong hàng thì các chuỗi được tạo sẽ đều giống nhau.

Chọn phạm vi có các chuỗi kết hợp [E2: E11 trong ảnh ví dụ].

Bước 1: Chọn phạm vi có các chuỗi văn bản đã được nối bằng hàm Excel ở trên, trong trường hợp này là E2 : E11.

Bước 2: Tiếp tục click chọn Home sau đó chọn Conditional Formatting, chọn Highlight Cell Rules rồi chọn Duplicate Values.

Bước 3: Khi hộp thoại Duplicate Values xuất hiện, chúng ta tiếp tục chọn giá trị Duplicate menu bên trái và chỉ định màu mà bạn muốn sử dụng để đánh dấu các giá trị, dữ liệu trùng nhau tương tự như bên trên đã thực hiện.

Như bạn thấy, các dữ liệu trùng nhau trong cột E đã được đánh dấu và làm nổi bật lên.

Nhưng ở ví dụ vừa rồi, chúng ta chỉ lọc và đánh dấu các dữ liệu là các chuỗi mà chúng ta đã tạo ra trước đó. Để lọc và đánh dấu tất cả các dữ liệu trong tất cả các hàng trùng nhau, chúng ta cần thực hiện các bước sau:

Trong cột ngay sát nhau, chúng ta nhập công thức =A2&B2&C2&D2

Sau đó chúng ta kéo công thức xuống tất cả các hàng trong bảng tính. Công thức  này sẽ kết hợp tất cả các giá trị ô dưới dạng một chuỗi duy nhất.

Tiếp theo, chúng ta chọn vùng dữ liệu A2: D11.

Sau đó chúng ta click chọn Home, chọn Conditional Formatting rồi chọn New Rule.

Hộp thoại New Formatting Rule sẽ xuất hiện, chúng ta chọn mục Use a formula to determine which cells to format trong mục Select a Rule Type.

Tiếp theo chúng ta sẽ nhập hàm Countif với công thức như sau: =COUNTIF[$E$2:$E$11,$E2]>1 vào khung nhập Format values where this formula is true.

Cuối cùng, chúng ta click chọn Format rồi chọn OK. Công thức này sẽ giúp cho chúng ta lọc và đánh dấu tất cả các hàng có dữ liệu trùng nhau.

Các bước xóa dữ liệu trùng nhau trong bảng tính excel

Các bước xóa dữ liệu trùng lặp trong một cột

Chúng ta cũng có thể dễ dàng xóa các dữ liệu trùng nhau trong một cột chỉ với các bước đơn giản sau đây:

Bước 1: Quét chọn dữ liệu trùng nhau mà chúng ta muốn xóa

Bước 2: Click chọn Data, chọn tiếp Data Tools rồi chọn Remove Duplicates.

Bước 3: Khi hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện:

Trường hợp trong dữ liệu bạn vừa chọn có chứa tiêu đề, hãy tick chọn vào ô My data has headers. Đồng thời cần đảm bảo cột đã được chọn, sau đó click OK.

Các bước xóa dữ liệu trùng nhau đối với hàng trong bảng tính Excel

Để xóa dữ liệu trùng nhau ở cùng hàng trong bảng tính, chúng ta thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Quét chọn tất cả các ô trong bảng tính.

Bước 2: Click chọn Data, chọn Data Tools rồi chọn Remove Duplicates. [như ảnh]

Bước 3: Hộp thoại Remove Duplicates xuất hiện

Nếu dữ liệu vừa quét chọn có chứa tiêu đề, chúng ta sẽ tick chọn tùy chọn My data has headers. Vẫn sẽ đảm bảo đã chọn tất cả các cột rồi click OK để áp dụng.

Daotaotinhoc.vn vừa hướng dẫn bạn cách sử dụng hàm lọc trùng nhau trong Excel. Thật đơn giản phải không nào?

Xem thêm bài viết cùng chủ đề:

Hướng dẫn sử dụng hàm IFERROR trong Excel

Hướng dẫn sử dụng hàm lấy kí tự trong Excel

Hướng dẫn 2 cách sử dụng hàm tính số ngày trong Excel kèm ví dụ minh họa