Một trong những công cụ phổ biến nhất của Google, Google Forms rất tiện dụng khi bạn cần tạo và phân tích khảo sát. Các bản cập nhật gần đây đã giới thiệu nhiều tính năng tuyệt vời hơn nữa cho một dịch vụ đã xuất sắc.
Cho dù bạn là nhà tuyển dụng cần sơ yếu lý lịch từ ứng viên hay có lẽ là gia sư cần thu thập bài tập về nhà từ sinh viên của họ, giờ đây bạn có thể cho phép người khác tải tệp trực tiếp từ biểu mẫu Google của mình.
Thêm nút tải lên tệp vào biểu mẫu Google của bạn
Một bổ sung đơn giản của một nút tải lên tập tin làm cho tất cả sự khác biệt., bạn sẽ tìm hiểu cách thêm nút này vào biểu mẫu Google của mình, cũng như cách sử dụng nút này để tải tệp lên các biểu mẫu được hỗ trợ.
Bước 1
Khi tạo một biểu mẫu Google mới, bạn sẽ có khả năng thêm câu hỏi với một số tùy chọn được xác định trước để lựa chọn. Mở danh sách các tùy chọn và tìm kiếm một tệp Tải lên tệp File có nhãn. Nhấn vào nó và tiến hành bước tiếp theo.
Bước 2
Khi bạn nhấp vào tùy chọn Tải lên tệp tin của tập tin, bạn sẽ được chào đón với một cửa sổ mới nơi bạn sẽ tìm thấy một số tham số và tùy chọn để tải lên tệp.
Trước hết, bạn sẽ tìm thấy một trường có dấu kiểm cho phép bạn xác định loại tệp nào được phép tải lên. Có tám tùy chọn để chọn bao gồm các tệp PDF, bảng tính Excel, cũng như các tệp âm thanh và video.
Ngay bên dưới, bạn sẽ được nhắc chọn số lượng tệp tối đa bạn cho phép tải lên cùng một lúc, trong khi tùy chọn ngay dưới mục này được sử dụng để chỉ định kích thước tối đa cho từng tệp người dùng tải lên biểu mẫu của bạn.
Khi bạn thêm nút vào biểu mẫu của mình, người trả lời của bạn sẽ có khả năng thêm tệp từ trình chọn Tài liệu. Có một tùy chọn để thêm tệp từ máy tính hoặc từ Google Drive của người dùng.
Tải lên nhiều tệp từ Google Forms
Giống như hầu hết các dịch vụ internet cho phép tải lên tệp, bạn không thể tải lên toàn bộ thư mục cùng một lúc. Các tệp riêng lẻ trong Google Forms cần được thêm riêng.
Ví dụ: nếu biểu mẫu của bạn nhắm vào người xin việc, bạn sẽ thiết kế nó để họ tải lên sơ yếu lý lịch của họ riêng biệt với thư xin việc. Tương tự, nếu bạn cần họ cung cấp sơ yếu lý lịch của họ, ảnh và ID được quét, biểu mẫu Google của bạn sẽ có ba nút tải lên - một cho mỗi tài liệu được yêu cầu.
Tùy chọn quyền sở hữu và lưu trữ tệp
Tất cả các tệp được tải lên từ biểu mẫu Google của bạn sẽ được lưu trữ trên Google Drive một cách gọn gàng và thuận tiện.
Trên thực tế, câu hỏi được sử dụng trong biểu mẫu sẽ được sử dụng làm tên cho một thư mục mới được tạo. Mỗi mục được tải lên tương ứng với câu hỏi này sẽ được lưu trữ trong thư mục đó, vì vậy quy trình này khá tự động và không gọi cho bất kỳ tổ chức thủ công nào.
Nếu bất cứ lúc nào bạn cần truy cập vào một thư mục cụ thể và truy xuất một tệp từ nó, bạn cần truy cập trang tổng quan Google Forms của mình và sau đó chọn tab có nhãn là Respons Responses. Khi đó, chỉ cần nhấp vào nút thư mục Chế độ xem trên Chế độ xem nằm ở phần dưới cùng bên phải của cửa sổ.
Nếu bạn chọn liên kết bất kỳ biểu mẫu nào của mình với Google Sheets, bạn có thể theo dõi tất cả các tệp được tải lên trong tab phản hồi của bảng tính đã cho. Ngoài ra, mỗi tệp sẽ được kèm theo một liên kết trực tiếp có thể nhìn thấy để truy cập dễ dàng hơn.
Những người trả lời tải tệp lên biểu mẫu của bạn trực tiếp từ Google Drive của họ sẽ tự động tạo một bản sao của tệp gốc của họ. Khi tệp được tải lên, bạn với tư cách là chủ sở hữu biểu mẫu cũng sẽ trở thành chủ sở hữu của bản sao tệp, nhưng tệp gốc - trừ khi được đặt thành công khai - sẽ chỉ hiển thị cho chủ sở hữu của nó.
Trình tải lên có thể theo dõi tất cả các hành động này trong thanh bên Google Drive của họ.
Xuất các biểu mẫu kích hoạt tải lên với Nhà xuất bản biểu mẫu
Nhà xuất bản biểu mẫu là một tiện ích bổ sung Google Forms phổ biến, tự động chuyển các biểu mẫu đã điền vào tài liệu Google để chia sẻ và xem xét dễ dàng. Thay vì truy cập từng ứng dụng riêng lẻ từ bảng điều khiển của bạn và tìm kiếm các tài liệu liên quan trong các thư mục Drive, bạn có thể tự động chuyển chúng thành các tệp PDF có cấu trúc gọn gàng để xem xét nhanh.
Nếu bạn muốn sử dụng Nhà xuất bản biểu mẫu với các biểu mẫu Google hỗ trợ tải lên của mình, có hai điều bạn có thể làm. Bạn có thể chèn một liên kết trực tiếp đến tệp đã tải lên hoặc [nếu tệp là hình ảnh PNG, JPG hoặc GIF] có tệp được hiển thị trực tiếp trong tài liệu. Loại thứ hai đặc biệt tiện lợi vì nó cho phép bạn in ra các biểu mẫu hoàn chỉnh và xem lại ngoại tuyến nếu cần thiết.
Phần kết luận
Như bạn có thể thấy, nút tải lên tệp trong Google Forms có thể rất hữu ích nếu bạn là đại diện nhân sự xử lý nhiều hồ sơ xin việc hoặc một gia sư có nhiều sinh viên gửi bài tập về nhà. Với nó, người dùng cuối có thể tải tệp trực tiếp từ biểu mẫu Google của bạn. Các tệp sẽ được lưu trữ trên Google Drive của bạn và được sắp xếp gọn gàng vào các thư mục riêng biệt.