Cách xử lý hóa đơn viết sai như thế nào? Hóa đơn viết sai chưa xé khỏi cuống, hóa đơn viết sai đã giao cho khách hàng, hóa đơn viết sai nhưng đã kê khai giải quyết như thế nào? Đây là câu hỏi của không ít người làm kế toán. Đại lý thuế Việt An cung cấp thông tin liên quan như sau:
Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn viết sai nhưng chưa giao cho người mua. [Dù là đã xé khỏi cuống hay chưa xé khỏi cuống]
Đối với trường hợp này khi kế toán lập hoá đơn bị sai với bất cứ lỗi nào. Thì các bạn áp dụng cách xử lý hóa đơn viết sai như sau:
Bước 1: Gạch chéo tất cả các liên của hoá đơn viết sai và lưu giữ.
Bước 2: Lập lại hoá đơn mới. [Hoá đơn mới ghi ngày xuất lại hoá đơn, không phải ngày của hoá đơn cũ]
Lưu ý:
- Không được xé hay vứt bỏ hoá đơn bị sai mà phải lưu lại để giải trình với Cơ quan thuế khi cần.
- Các hóa bị lập sai này sẽ được điền vào cột số [15] – Cột xoá bỏ khi làm Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn viết sai và đã giao cho người mua.
- Bên bán và bên mua chưa kê khai thì xử lý hóa đơn viết sai như sau:
Bước 1: Hai bên lập Biên bản thu hồi hoá đơn và bên bán thu lại các liên của số hoá đơn đã viết sai.[Biên bản thu hồi phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn].
Bước 2: Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ hoá đơn lập sai và xuất lại hoá đơn mới.
Ví dụ: Ngày 21/08/2020 bên bán xuất hoá đơn 0000888, ký hiệu HN/17P. Nhưng đến ngày 25/08/2019 bên bán hoặc bên mua mới phát hiện ra bị sai số tiền. Tuy nhiên cả hai bên đều chưa kê khai. Thì bên bán lập biên bản thu hồi hoá đơn viết sai đó. Sau đó tiến hành xuất hoá đơn mới thay thế hoá đơn viết sai đã thu hồi vào ngày 25/08/2020và kê khai như bình thường.
Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với hoá đơn đã kê khai mới phát hiện ra sai sót.
Theo khoản 7, Điều 3, Thông tư 26/2015/TT-BTC.
“Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
Trường hợp 1: Bên bán xuất hoá đơn bị sai nhưng không ảnh hưởng đến số tiền
Nếu chỉ bị sai sót về tên, địa chỉ của bên mua [Tức là các chỉ tiêu đều đúng ngoại trừ hai chỉ tiêu tên và địa chỉ người mua]. Cách xử lý hóa đơn viết sai là chỉ cần làm biên bản điều chỉnh mà không cần xuất hoá đơn điều chỉnh.
Đối với trường hợp này chỉ cần lập Biên bản điều chỉnh mà không phải lập hoá đơn điều chỉnh.
Trường hợp 2: Cách xử lý hóa đơn viết sai đối với các sai sót còn lại với trường hợp đã kê khai này thì chúng ta xử lý như sau:
Bước 1: Hai bên lập Biên bản điều chỉnh sai sót.
Bước 2: Người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót.
Một số lưu ý khi lập hoá đơn điều chỉnh:
- Hóa đơn ghi rõ điều chỉnh [tăng, giám] số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu…
- Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào.
- Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm [-].
Trên đây là thông tin về cách xử lý khi viết sai hoá đơn. Để biết thêm các thông tin liên quan đến thuế cũng như các nghiệp vụ kế toán, quý khách vui lòng liên hệ qua hotline 0988.856.708 để được hỗ trợ cho một cách nhanh chóng, kịp thời.
Viết biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền như thế nào? Cách xử lý nhanh chóng khi viết sai tiền thuế, đơn giá? Đây là vấn đề cũng như câu hỏi mà đơn vị kinh doanh và khách hàng thường gặp. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc này! Phụ lục
Viết sai hóa đơn nhưng chưa xé khỏi cuống
Việc tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền tương đối đơn giản. Để làm được điều này, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Gạch chéo các liên.
- Bước 2: Lưu trữ lại hóa đơn viết sai.
- Bước 3: Xuất hóa đơn mới.
Chẳng hạn, Công ty Kế toán Thành Hưng phát hiện số tiền thuế trong biên bản mắc sai sót. Lúc này, người kế toán sẽ tiến hành gạch chéo số hóa đơn trong biên bản. Cùng lúc, hóa đơn đó phải giữ nguyên và không được xé. Sau đó, người kế toán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới.
Viết sai hóa đơn nhưng đã xé khỏi cuống
Trên thực tế, hóa đơn bị xé khỏi cuống có nhiều trường hợp. Mỗi trường hợp sẽ có cách giải quyết khác nhau. Hãy cùng xem qua một số trường hợp hóa đơn sai sót đã bị xé khỏi cuống và cách giải quyết khi gặp phải những vấn đề này!
Đã xé hóa đơn viết sai nhưng chưa giao cho khách hàng
Hóa đơn bị sai sót đã xé khỏi cuống sẽ có cách xử lý khác với những hóa đơn còn nguyên vẹn. Cụ thể, việc viết và nộp biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền sẽ được xử lý như sau:
- Bước 1: Kẹp liên xé vào vị trí ban đầu.
- Bước 2: Gạch chéo 3 liên bị sai sót.
- Bước 3: Xuất hóa đơn mới.
Ví dụ, nhân viên kế toán của Công ty TNHH Thương mại Dịch Vụ Hưng Thịnh viết sai số tiền trên hóa đơn cho khách hàng. Cùng lúc, tờ hóa đơn này đã bị xé khỏi cuống. Để giải quyết vấn đề trên, người kế toán đã kẹp lại liên 2 vào vị trí ban đầu và gạch chéo số hóa đơn rồi tiến hành xuất hóa đơn mới cho khách hàng.
Hóa đơn viết sai chưa kê khai và đã giao cho khách hàng
Trong trường hợp này, biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền chỉ có hiệu lực khi bạn thực hiện đủ các bước dưới đây:
- Bước 1: Lập biên bản thu hồi mẫu hóa đơn đã viết sai.
- Bước 2: Gạch chéo các liên rồi giữ lại hóa đơn đã viết sai.
- Bước 3: Viết hóa đơn mới. Trong đó, ngày ghi trên hóa đơn viết mới phải cùng với ngày trong biên bản thu hồi.
Hóa đơn viết sai đã kê khai
Đối với những hóa đơn đã kê khai, quy trình điều chỉnh sẽ thêm bước xác nhận của cả bên mua và bên bán. Cụ thể, các bước điều chỉnh sẽ diễn ra như sau:
- Bước 1: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền và ghi rõ sai sót.
- Bước 2: Bên mua và bên bán tiến hành đóng dấu và ký xác nhận.
- Bước 3: Viết hóa đơn mới.
Xử lý hóa đơn dòng “Tổng cộng tiền thanh toán” viết sai
Chắc chắn rằng, việc in sai hóa đơn cho khách hàng sẽ làm mất rất nhiều thời gian và ảnh hưởng rất lớn đến uy tín của tổ chức, doanh nghiệp. Do đó, bạn cần đặc biệt lưu ý về những hạn mục liên quan đến tổng số tiền trong hóa đơn. Trong trường hợp hạn mục số tiền tổng bị sai sót, bạn có thể xử lý như sau.
Điều chỉnh tổng thanh toán giảm
Đây là cách xử lý khi khách hàng, doanh nghiệp phát hiện trong hóa đơn có tổng số tiền cao hơn thực tế. Theo đó, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền cần thông qua các bước dưới đây.
- Bước 1: Đôi bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Bước 2: Xác nhận rõ sai sót trên hóa đơn [hóa đơn giảm không được ghi số âm]
- Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn mới.
Điều chỉnh tổng thanh toán tăng
Ngược lại với biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền gặp sai sót về tổng thanh toán giảm, biên bản điều chỉnh thanh toán tăng được sử dụng khi nhận thấy tổng số tiền ghi trên hóa đơn thấp hơn so với thực tế. Tổ chức, doanh nghiệp cần hết sức lưu ý về vấn đề này để đảm bảo tài chính không bị hao hụt. Cùng với đó, việc điều chỉnh sẽ trải qua các bước như quy trình điều chỉnh tổng thanh toán giảm:
- Bước 1: Đôi bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn.
- Bước 2: Xác nhận rõ sai sót trên hóa đơn
- Bước 3: Bên bán xuất hóa đơn mới.
Ví dụ, Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ Hưng Thịnh xuất hóa đơn cho khách hàng bị sai sót ở giá tiền tổng cộng là 10.780.000đ thay vì 10.880.000đ. Khi khách hàng phát hiện, đôi bên sẽ lập biên bản điều chỉnh. Theo đó, biên bản được xác định rõ sai sót về ngày tháng, địa chỉ, số tiền chênh lệch,… Sau đó, bên bán sẽ tiến hành xuất hóa đơn mới.
Xử lý hóa đơn dòng “Số tiền viết bằng chữ” viết sai
Dù nhằm mục đích thanh toán đủ, đúng số tiền thuế hay để nâng cao uy tín thì doanh nghiệp cần phải kiểm tra và điều chỉnh sai sót nếu nhận thấy số tiền bằng chữ sai với số. Trong trường hợp này, doanh nghiệp, tổ chức sẽ xử lý như sau:
- Bước 1: Cả 2 bên đều lập biên bản điều chỉnh sai sót. Theo đó, đơn vị xuất hóa đơn có nhiệm vụ lập hóa đơn mới.
- Bước 2: Cả 2 bên lưu giữ hóa đơn điều chỉnh cùng với hóa đơn sai sót để giải trình khi cần thiết.
Việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền chỉ có hiệu quả khi chọn được mẫu biên bản thích hợp, phục vụ đúng mục đích. Hãy cùng xem qua một số mẫu điều chỉnh hóa đơn sai sót dưới đây!
Như vậy, việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền sẽ tùy thuộc vào từng trường hợp, xác định rõ sai sót và thực hiện theo đúng quy định. Việc này đòi hỏi bạn cần hiểu rõ tường tận quy định cũng như làm thủ tục hành chính. Tim Sen, đơn vị uy tín cung cấp các dịch vụ kế toán được nhiều người tin tưởng nhất để kiểm tra, thực hiện thủ tục nhanh chóng. Nếu có nhu cầu kiểm toán, điều chỉnh, thực hiện các thủ tục tài chính, bạn đừng ngần ngại liên hệ ngay cho Tim Sen để được tư vấn chi tiết.