Đôi khi trong quá trình gửi email các bạn gửi nhầm sang email khác, hay các bạn thấy email của mình có sai sót cần chỉnh sửa lại. Các bạn có thể lấy lại, thu hồi email đã gửi bằng những bước rất đơn giản. Dưới đây là cách lấy lại, thu hồi email đã gửi trong Microsoft Outlook và Gmail.
Lấy lại email đã gửi trong Microsoft Outlook.
Bước 1: Các bạn mở Outlook [đã được đăng nhập bằng email] sau đó chọn Sent Items.
Bước 2: Mở email cần thu hồi lại.
Trong Message chọn Actions.
Trong Actions có 2 lựa chọn cho các bạn:
- Recall This Message: Xóa email đã gửi nếu người nhận chưa đọc.
- Resend This Message: Xóa email đã gửi nếu người nhận chưa đọc và thay thế bằng email khác.
Ngoài cách trên các bạn cũng có thể chọn email cần thu hồi và chọn File -> Info -> Resend or Recall và chọn một trong 2 lựa chọn Recall This Message hoặc Resend This Message.
Lấy lại email đã gửi trong Gmail.
Trong Gmail có cách đơn giản để thu hồi lại email đã gửi, nhưng các bạn cần kích hoạt trước và từ sau khi cài đặt về sau mới có thể lấy lại email đã gửi được.
Bước 1: Chọn biểu tượng cài đặt và chọn Cài đặt.
Bước 2: Chọn tab Lab, tìm đến Hoàn tác Gửi sau đó chọn Bật và Lưu thay đổi.
Sau khi thiết lập, từ giờ khi các bạn gửi bất kỳ email nào cũng sẽ hiển thị lên nút Hoàn tác cạnh nút Xem thư.
Để hủy thư các bạn chọn Hoàn tác trong vòng 10s sau đó tính năng sẽ tự động mất. Tuy nhiên các bạn có thể cài đặt thời gian sau 30s tính năng này mới tắt. Trong Cài đặt chọn tab Chung thiết lập cho Hoàn tác gửi là 30s và Lưu thay đổi.
Các dịch vụ email khác hầu như không có tính năng thu hồi, lấy lại mail. Hoặc nếu có như AOL Mail thì cũng chỉ lấy lại được email đã gửi đối với những email gửi đến các địa chỉ của AOL Mail. Do đó nếu các bạn sử dụng các dịch vụ email khác Gmail hay Outlook thì các bạn nên kiểm tra kỹ trước khi gửi mail tránh sai sót.
Bài viết này hướng dẫn bạn cách thu hồi mail trên Outlook .Có những lúc vì vội gửi mail cho đúng deadline mà bạn đã đánh máy nhầm, quên đính kèm hoặc gửi mail sai người, vậy làm sau để thu hồi mail trên Outlook?
Cách thu hồi email trên Outlook
Để thu hồi mail outlook của bạn, vui lòng làm theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bạn mở Outlook lên, nhìn phía bên trái màn hình, chọn Thư đã gửi [Sent Items] và nhấn đúp vào email bạn muốn thu hồi.
Bước 2: Một cửa sổ chứa nội dung email bạn muốn thu hồi hiển thị, tiếp theo bạn chọn Actions và chọn mục Recall This Message từ menu.
Bước 3: Tiếp theo chọn Delete unread copies and replace with a new message nếu như bạn muốn thu hồi mail trên Outlook đã gửi và thay thế bằng thư mới hoặc Delete unread copies of this message nếu bạn chỉ muốn thu hồi email thôi.
Chú ý: Bạn chọn Tell me if recall succeeds or fails for each recipient để nhận thông báo email đã được thu hồi thành công hay chưa.
Bước 4: Bấm OK để thu hồi mail trên Outlook.
Cách thu hồi email trên Outlook trong Office 2017[Tiếng việt]
Các bước thực hiện cũng giống như hướng dẫn bên trên, bạn có thể nhìn hình bên dưới là biết cách thu hồi rồi.
- Không sử dụng ứng dụng Outlook trên máy tính hoặc Office 365.
- E-mail người gửi hoặc người nhận không cùng nằm trong cùng một tổ chức/doanh nghiệp.
- Người nhận đã mở thư rồi :[.
- E-mail người gửi hoặc người nhận không kết nối với máy chủ Microsoft Exchange.
Trong Microsoft Outlook, Recall là chức năng thu hồi mail bạn đã gửi khỏi hộp thư của người nhận. Khi sử dụng chức năng này, người nhận sẽ không đọc được nội dung email mà bạn đã gửi.
Áp dụng cho các phiên bản: Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Office for business, Outlook 2013 Outlook 2010, Outlook 2007.
Xem video hướng dẫn thu hồi mail trên Outlook[recall message in Outlook]
Xem video hướng dẫn thu hồi mail trên Outlook[recall message in Outlook]
Xem thêm:
- Bước 1: Mở thư mục Sent Items, và tìm email mà bạn muốn thu hồi [thường sẽ là email mới nhất – nằm ở trên cùng danh sách]. Nhấp đúp chuột để mở email lên.
- Bước 2: Kiểm tra ở phần trên cùng cửa sổ để đảm bảo rằng bạn đang ở đúng tab Message. Tiếp đó, tìm menu Actions, thường nằm cạnh Rules và Move trên taskbar, rồi nhấp vào.
- Bước 3: Trong menu Actions vừa xổ ra, nhấp chọn Recall This Message.
Lưu ý: Bạn cần có tài khoản Exchange mới có thể sử dụng tính năng này. Ngoài ra, tùy vào tổ chức và nơi làm việc của bạn, có thể administrator sẽ khóa chức năng này.
- Bước 4: Bảng thông báo Recall This Message sẽ hiện ra. Lúc này, bạn có 2 lựa chọn:
Delete unread copies of this message [Xóa những bản sao chưa đọc của tin nhắn này]
Delete unread copies and replace with a new message [Xóa những bản sao chưa đọc và thay thế bằng tin nhắn mới]. Nếu bạn chọn dòng này, tiếp tục đến bước 5.
Ngoài ra, bạn còn có một lựa chọn bật tắt một thông báo phụ ở bên dưới, để hệ thống có thể xác nhận với bạn rằng email có được thu hồi thành công hay không.
- Bước 5: Nếu chọn thay thế bằng tin nhắn mới, Outlook sẽ đưa bạn đến giao diện viết email như bình thường, lúc này bạn chỉ việc viết lại, sửa những lỗi có trong email trước và nhấp vào Send khi đã hoàn thành.
Tại sao không phải lúc nào cũng có thể thu hồi email thành công?
Thu hồi email đã gửi thực ra chỉ là một cách “chữa cháy”, mà “chữa cháy” thì đương nhiên sẽ có đôi lúc không giải quyết được hoàn toàn hậu quả. Cụ thể hơn, email sẽ không thể thu hồi được nếu rơi vào các trường hợp sau đây:
- Email đã bị mở: Cơ bản thì nếu người nhận đã lỡ mở và đọc được email, bạn sẽ không thể thu hồi. Người nhận đó vẫn sẽ nhận được một tin nhắn báo rằng bạn muốn thu hồi email đó, nhưng email vẫn sẽ còn lưu lại trong Outlook của họ. Cho nên nếu bạn muốn thu hồi email thì hãy làm ngay đi trước khi quá trễ.
- Email bị chuyển đến thư mục khác: Nếu email trước đó của bạn đã kích hoạt filter [bộ lọc] và bị chuyển đến thư mục khác không nằm trong thư mục Inbox [bị chuyển sang Spam chẳng hạn], thì cũng sẽ không thu hồi được.
- Email nằm trong thư mục công khai: Đây là một trường hợp tệ hơn trường hợp 1, khi mà không chỉ một mà là nhiều người có thể nhìn thấy cái email riêng tư đáng xấu hổ đó của bạn. Cho dù có phải đích danh tài khoản người nhận đọc được hay không, thì một khi cái email đó đã bị mở là đã không thể cứu vãn được rồi.
- Có ứng dụng email thứ 3 can thiệp: Chức năng thu hồi chỉ hoạt động trong nội bộ hệ thống Outlook, tức là nếu bạn dùng Outlook để gửi email cho một địa chỉ Gmail, thì sẽ không thu hồi được email đã gửi.
- Email đã được gửi bằng ứng dụng trên điện thoại: Nếu bạn đang dùng chế độ Exchange ActiveSync dành cho Outlook trên điện thoại hoặc smart watch như Galaxy Watch hay Apple Watch, thì thu hồi email cũng sẽ không hoạt động. Điều này là vì hai phiên bản Outlook khác nhau sẽ khiến việc xử lí của hệ thống gặp trục trặc, nhất là khi điện thoại/đồng hồ của bạn đã tắt mạng.
Dù có một chút hạn chế nhưng đây vẫn là một tính năng rất hay của Outlook, tuy nhiên "phòng cháy hơn chữa cháy", bạn hãy luôn kiểm tra thật kĩ mọi email trước khi gửi nhé.
Nguồn: digitaltrends