Vào ngày 13 tháng 3 năm 2023, Thống đốc Illinois J. B. Pritzker đã ký thành luật Đạo luật Nghỉ phép có lương cho tất cả người lao động [PLAWA], đảm bảo cho tất cả người lao động ở bang Illinois 40 giờ nghỉ có lương mỗi năm vì bất kỳ lý do gì. Luật có hiệu lực từ ngày 1 tháng 1 năm 2024, vì vậy người sử dụng lao động cần sử dụng những tháng còn lại của năm 2023 để đảm bảo họ sẵn sàng tuân thủ luật mới
Illinois hiện là tiểu bang thứ ba ban hành luật như vậy, sau Maine và Nevada
chuyên sâu
BẢO HIỂM PLAWA
PLAWA có phạm vi bảo hiểm rộng, áp dụng cho tất cả các chủ lao động có ít nhất một nhân viên ở bang Illinois. Có những ngoại lệ hạn chế. Tôi. e. , nhân viên trong ngành xây dựng và chuyển phát bưu kiện thuộc phạm vi điều chỉnh của thỏa thuận thương lượng tập thể sẽ bị loại trừ khỏi phạm vi bảo hiểm. PLAWA cũng không áp dụng cho các nhà thầu độc lập
Có một vấn đề trong việc phối hợp PLAWA với các điều khoản nghỉ phép có lương hiện có theo luật địa phương dành cho nhân viên ở Chicago hoặc các nơi khác trong Quận Cook. PLAWA không bao gồm “bất kỳ người sử dụng lao động nào chịu sự điều chỉnh của pháp lệnh của thành phố hoặc quận… yêu cầu người sử dụng lao động phải cho nhân viên của họ nghỉ phép có lương dưới bất kỳ hình thức nào, kể cả nghỉ ốm có lương hoặc nghỉ phép có lương. ”
Vì Chicago và Quận Cook đã có các sắc lệnh đảm bảo nghỉ ốm có lương cho một số nhân viên nên việc tuân thủ các sắc lệnh đó có thể đáp ứng các nghĩa vụ của chủ lao động theo PLAWA. Thật thú vị, ý nghĩa đơn giản của ngôn ngữ này loại trừ những người sử dụng lao động có bất kỳ nhân viên nào được bảo vệ bởi các quy định nghỉ phép có lương của Quận Chicago hoặc Cook khỏi việc tuân thủ không chỉ đối với nhân viên của họ ở những địa điểm đó mà còn đối với nhân viên của họ ở những nơi khác trong tiểu bang
Lưu ý rằng nếu người sử dụng lao động ở một trong số hơn 100 thành phố ở Quận Cook đã chọn không tham gia sắc lệnh nghỉ phép có lương, thì sự miễn trừ này có thể sẽ không được áp dụng. Người sử dụng lao động nên xác nhận xem họ có thực sự được điều chỉnh bởi sắc lệnh của Quận Cook hay không trước khi dựa vào sự miễn trừ từ PLAWA
SỬ DỤNG LÁ PLAWA
Nhân viên sẽ bắt đầu tích lũy ngày nghỉ có lương vào ngày PLAWA có hiệu lực. ngày 1 tháng 1 năm 2024. Tuy nhiên, nhân viên không thể sử dụng phép nghỉ có lương tích lũy cho đến 90 ngày sau ngày PLAWA có hiệu lực hoặc ngày họ bắt đầu làm việc, tùy theo ngày nào đến sau. Do đó, người sử dụng lao động phải sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu nghỉ phép trong PLAWA bắt đầu từ ngày 31 tháng 3 năm 2024
Nhân viên có thể sử dụng phép nghỉ PLAWA cho bất kỳ mục đích nào và không có nghĩa vụ phải tiết lộ lý do cho người sử dụng lao động của họ. Nghỉ phép có thể thấy trước cần thông báo trước ít nhất bảy ngày. Nghỉ phép không lường trước cần thông báo càng sớm càng tốt. Đó là những yêu cầu tương tự đối với thông báo theo Đạo luật nghỉ phép vì lý do gia đình và y tế [FMLA] của liên bang
Người sử dụng lao động có thể đặt giới hạn về thời gian nghỉ phép tối thiểu mà nhân viên có thể sử dụng mỗi ngày, nhưng họ không được đặt giới hạn cao hơn hai giờ mỗi ngày. Và người sử dụng lao động có thể đặt ra các chính sách và thủ tục về cách nhân viên nên thông báo về ý định xin nghỉ phép PLAWA của họ
PLAWA TÍCH LŨY
Nhân viên làm việc theo giờ sẽ tích lũy một giờ nghỉ phép có lương theo PLAWA cho mỗi 40 giờ làm việc, tối đa là 40 giờ nghỉ phép có lương mỗi năm. Đối với mục đích tích lũy PLAWA, nhân viên được miễn làm thêm giờ được coi là làm việc 40 giờ mỗi tuần làm việc “trừ khi tuần làm việc thông thường của họ ít hơn 40 giờ. ”
Thay vì cộng dồn theo số giờ làm việc, người sử dụng lao động có thể chọn tính trước toàn bộ 40 giờ nghỉ phép có lương cho nhân viên của họ hàng năm. Người sử dụng lao động nên thông báo cho nhân viên của mình bằng văn bản về phương pháp tích lũy đã chọn và về bất kỳ thay đổi nào trong tương lai đối với phương pháp tích lũy
Việc nhà tuyển dụng lựa chọn phương pháp tích lũy [tải trước so với tích lũy theo giờ] ảnh hưởng đến số giờ không được sử dụng c a . Với khoản tích lũy được nạp trước, thời gian nghỉ phép không sử dụng sẽ hết hạn vào cuối năm; . Bất kể phương pháp tích lũy, người sử dụng lao động có thể giới hạn nhân viên chỉ sử dụng 40 giờ nghỉ phép mỗi năm.
Người sử dụng lao động không bắt buộc phải thanh toán bất kỳ khoản tiền nghỉ phép chưa sử dụng nào được tích lũy theo PLAWA trừ khi “số tiền đó được ghi có vào tài khoản ngân hàng hoặc tài khoản nghỉ phép của nhân viên được trả lương. ” Việc tích hợp như vậy đòi hỏi phải nghỉ phép trong PLAWA khi chấm dứt hợp đồng. Người sử dụng lao động nên cẩn thận khi tích hợp thời gian nghỉ phép trong PLAWA vào thời gian nghỉ làm có lương theo cách này, vì nó làm phát sinh thêm các vấn đề về hoạt động trong việc tính toán thời gian nào là thời gian của PLAWA và phải có sẵn để sử dụng theo các điều khoản của PLAWA
THI HÀNH PLAWA
Không có quyền hành động cá nhân theo PLAWA. Do đó, các nhân viên cá nhân không thể kiện người sử dụng lao động của họ vì không tuân thủ. Thay vào đó, nhân viên sẽ cần nộp đơn khiếu nại với Bộ Lao động Illinois, cơ quan có thẩm quyền theo luật định để thay mặt nhân viên theo đuổi các biện pháp khắc phục
PLAWA cũng có một điều khoản chống trả thù nghiêm cấm người sử dụng lao động trả thù nhân viên vì đã nghỉ phép hoặc can thiệp vào các quyền của nhân viên theo Đạo luật. Điều này cũng được thi hành bởi Bộ Lao động Illinois. Vi phạm PLAWA sẽ khiến người sử dụng lao động phải chịu hình phạt dân sự lên tới 2.500 đô la cho mỗi lần vi phạm ngoài các biện pháp khắc phục khác. Không giống như Đạo luật thu tiền và thanh toán tiền lương của Illinois, không có trách nhiệm pháp lý cá nhân nào theo PLAWA đối với bất kỳ hành vi vi phạm đạo luật nào
PHƯƠNG PHÁP TỐT NHẤT ĐỂ TUÂN THỦ PLAWA
Người sử dụng lao động sẽ cần phải xem lại chính sách nghỉ phép của họ. Nếu người sử dụng lao động đã cung cấp ít nhất 40 giờ nghỉ phép có lương mỗi năm có thể được thực hiện vì bất kỳ lý do gì, thì không cần thay đổi chính sách. Nếu không, người sử dụng lao động sẽ cần sửa đổi chính sách của họ để tuân thủ PLAWA. Các cân nhắc chính sẽ bao gồm
A. Chọn cách xử lý sự khác biệt giữa PLAWA và các quy định nghỉ phép có lương của Chicago và Quận Cook với [1] các chính sách nghỉ phép có lương riêng biệt dành cho nhân viên tuân theo các quy định nghỉ phép có lương của Chicago và Quận Cook và những người tuân theo PLAWA ở những nơi khác;
B. Chọn xem có nên tách riêng thời gian nghỉ phép của PLAWA với các ngân hàng thời gian nghỉ có lương khác để tránh nghĩa vụ thanh toán PLAWA khi chấm dứt việc làm hoặc tích hợp PLAWA vào thời gian nghỉ phép thông thường của ngân hàng để giảm gánh nặng quản lý nhiều tài khoản nghỉ phép có lương;
C. Chọn cách viết các chính sách và thủ tục mạch lạc để tối đa hóa sự hiểu biết về các lựa chọn nghỉ phép có lương và không lương [và các yêu cầu riêng biệt cho từng loại] và giảm thiểu rủi ro quản lý sai các lợi ích nghỉ phép có lương của tiểu bang và địa phương
Người sử dụng lao động cũng phải cung cấp thông báo bằng văn bản về các yêu cầu của PLAWA trong sổ tay nhân viên của họ và đảm bảo rằng tất cả hồ sơ nghỉ phép có lương do nhân viên tích lũy và thực hiện được lưu giữ trong ít nhất ba năm. Cũng sẽ có yêu cầu đăng thông báo khi Bộ Lao động hoàn thành nghĩa vụ soạn thảo một áp phích như vậy
Đối với bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến Đạo luật, vui lòng liên hệ với luật sư McDermott thường xuyên của bạn hoặc một trong những tác giả của bài viết này