Khi gửi email [bằng Gmail chẳng hạn], nếu để ý kỹ, chúng tôi sẽ thấy có 2 phần luôn hiển thị trong mục To [gửi đến] là Cc và Bcc. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết chúng là gì, có chức năng như thế nào và sự khác nhau giữa chúng. Do đó, trong bài viết dưới đây, Quản Trị Mạng sẽ phần nào giúp các bạn giải đáp những thắc mắc đó.
1. Khái niệm:
Nếu đã từng gửi email, bạn sẽ thấy hai trường ngay bên cạnh trường "To": Cc và Bcc. Nói một cách đơn giản, Cc và Bcc là hai cách bạn có thể bao gồm nhiều người hơn làm người nhận trong email.
Cc [Carbon copy] là tạo ra các bản sao, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + C để sử dụng nhanh tính năng này. Quay lại những ngày trước khi có Internet và email, để tạo một bản sao của bức thư đang viết, bạn phải đặt giấy than giữa tờ giấy đang viết và tờ giấy sẽ in bản sao. Cũng giống như bản sao vật lý bằng giấy than ở trên, Cc là một cách dễ dàng để gửi bản sao của email cho người khác. Nếu bạn đã từng nhận email được Cc, bạn có thể nhận thấy rằng email đó sẽ được gửi đến bạn và danh sách những người khác cũng đã được Cc.
Cc có chức năng giống như việc thêm nhiều người nhận vào trường “To”. Quy tắc chung là trường "To" được dành riêng cho những người nhận chính email của bạn. Các bên quan tâm khác có thể được bao gồm dưới dạng Cc để họ có thể có bản sao email của riêng mình. Cc các bên khác cũng nói rõ với tất cả những người có liên quan rằng email đã được mọi người nhìn thấy.
Còn Bcc [Blind carbon copy] là tạo ra các bản sao tạm, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + Shift + B để sử dụng nhanh tính năng này. Cũng giống như Cc, Bcc là một cách để gửi các bản sao của email cho người khác. Sự khác biệt giữa Cc và Bcc là, bạn có thể thấy danh sách người nhận khi Cc được sử dụng, nhưng với Bcc thì không. Nó được gọi là Blind carbon copy vì những người nhận khác sẽ không thể biết rằng ai đó đã được gửi bản sao email. Ví dụ, khi bạn gửi email đến danh sách gia đình và bạn bè không biết nhau, hãy đặt địa chỉ của họ vào trường Bcc.
2. Sự giống và khác nhau giữa Cc và Bcc:
Giống nhau: Chúng đều được sử dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một lúc.
Khác nhau:
- Khi sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó. Chính vì thế mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm.... vì cái này bạn có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.
- Tính năng BCC thì khác, mặc dù bạn gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả. Chính vì vậy mà bạn hãy sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.
Tóm lại, bạn sử dụng Cc để gửi email đến nhiều người và công khai danh tính của họ còn Bcc cũng gửi email đến nhiều người nhưng thông tin về những người đó sẽ được giữ kín.
Hi vọng bài viết có ích với bạn!
Lưu ý: Khi bạn gửi email cho nhiều người thì chế độ mặc định sẽ là Cc
- 7 lỗi cần tránh khi dùng email nơi công sở
- Cách mở nhanh cửa sổ soạn thư trong Gmail
- Những mẹo hữu ích khi sử dụng email
- Các lợi ích từ chức năng BCC khi gửi email
Ngày nay, các doanh nghiệp hằng ngày phải sử dụng Gmail để làm công cụ giao tiếp, gởi và nhận thư điện tử. Chúng tôi thấy có 2 phần luôn hiển thị trong mục To [gửi đến] là Cc và Bcc.
Tuy nhiên, không phải ai cũng biết chúng là gì, có chức năng như thế nào và sự khác nhau giữa chúng. Vậy hôm nay chúng ta cùng emailbusiness.vn tìm hiểu về vấn đề này nhé!
>> Tìm hiểu về Gmail doanh nghiệp Google Workspace tại đây
Nội dung chính
- 1. CC trong Gmail là gì?
- 2. BCC trong Gmail là gì?
- 3. Phân biệt Bcc và CC trong email
- 3.1 Giống nhau
- 3.2 Khác nhau
- 3.2.1 Khi nào sử dụng CC
- 3.2.2 Khi nào sử dụng BCC
- 4. Hướng dẫn sử dụng CC và BCC trong Gmail
1. CC trong Gmail là gì?
Cc [Carbon copy] trong Gmail dịch ra có nghĩa là Carbon copy có nghĩa là tạo ra các bản sao, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+C để sử dụng tính năng này.
Người ta thường sử dụng CC để gửi email cho nhiều người cùng lúc và những người này sẽ được xem danh sách những người nhận được nội dung mail.
2. BCC trong Gmail là gì?
Còn Bcc trong Gmail dịch ra có nghĩa Blind carbon copy là tạo ra các bản sao tạm, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl+Shift+B để sử dụng tính năng này.
Thường thì Bcc là người gửi sẽ gửi bản sao email cho nhiều người nhận khác. Những người này không thể xem danh sách của những người cùng được nhận email này.
>> Xem thêm: 25+ mẹo sử dụng email hiệu quả trong công việc.
3.1 Giống nhau
Chúng đều được sử dụng khi gửi email cho nhiều người cùng một lúc.
Lưu ý: Nếu như bạn không sử dụng tính năng CC và BCC mà vẫn gửi email cho nhiều người thì theo mặc định nó vẫn sử dụng luôn tính năng của CC. Tức là mọi người đều nhìn thấy danh sách nhưng email nhận được nội dung đó.
3.2 Khác nhau
3.2.1 Khi nào sử dụng CC
CC là kiểu gởi hữu ích khi bạn muốn một vài người khác nhận được bản sao của email, nhưng họ không phải người nhận chính.
Khi bạn sử dụng CC thì tất cả những người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của những người cũng nhận được thư đó.
Chính vì thế mà bạn có thể sử dụng tính năng CC để gửi thư cho nhiều thành viên trong cùng một lớp học, cùng một nhóm.
Vì cái này bạn có thể hiển thị công khai và không cần phải bảo mật thông tin, danh tính.
Ví dụ: Khi bạn gởi một file tài liệu cho phòng marketing khoản 5 thành viên. Khi gởi thư dạng này bạn có thể dùng CC, vì các thành viên trong nhóm không cần bảo mật. Và mọi người biết nhau là việc rất bình thường.
Lấy một ví dụ khác:
Bạn viết email xin nghỉ phép, sau khi soạn xong thư bạn cần phải gởi để trưởng phòng, và các thành viên trong phòng kế toán. Vậy theo bạn nên sử dụng CC hay BCC?
Chắc chắn là CC rồi bạn gởi đến trưởng phòng và CC các thành viên trong phòng Seo Marketing.
Để sếp biết được bạn đã gởi email đến phòng kế toán để tính số ngày nghỉ cho bạn.
Và phòng kế toán để biết được bạn có được sếp duyệt nghỉ hay không.
>> Xem thêm: cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp – chữ ký email nơi thể hiện phong cách cá nhân.
3.2.2 Khi nào sử dụng BCC
Bạn gởi một nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng người trong nhóm bạn gởi không ai nhìn thấy ai. Vì vậy bạn sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.
BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác.
Ví dụ: Bạn gởi một bảng báo giá đến cho nhiều khách hàng. Dĩ nhiên bạn không muốn họ biết về nhau. Lúc đó bạn sẽ sử dụng BCC.
BCC là gửi nội dung cho nhiều người cùng một lúc nhưng không ai nhìn thấy ai cả. Chính vì vậy mà bạn hãy sử dụng BCC trong trường hợp cần bảo mật danh tính của người khác.
BCC là kiểu gửi hữu ích khi bạn muốn gửi các bản copy đến những người khác, và không muốn họ biết về việc bạn gửi thêm các bản copy cho người khác, giống như ví dụ ở trên.
>> Xem thêm: Chi phí Microsoft 365 chi tiết.
4. Hướng dẫn sử dụng CC và BCC trong Gmail
Phần lý thuyết đã xong chúng ta bắt đầu sử dụng BCC và CC.
Bước 1: Nhấp vào soạn thư, hộp thư sẽ hiển thị như hình, sau khi nhấp vào đến phần bên phải hộp thư sẽ hiển thị CC và BCC.
Bước 2: Đến nhập địa chỉ email mà bạn muốn gởi.
Bước 3: Nhấp vào CC thêm những người mà bạn muốn gởi và những người này nhìn thấy nhau.
Nhấp vào BCC thêm những người mà bạn muốn gởi và những người này không nhìn thấy nhau.
Bước 4: Nhập nội dung mà bạn muốn Gửi.
Bước 5: Nhấp vào Gửi.
Ngoài ra nếu bạn cần gửi cùng một email đến danh sách rất nhiều địa chỉ, bạn sẽ không muốn những người nhận email đó phải xem một hàng dài các địa chỉ cùng được gửi, do đó kiểu gửi BCC sẽ hạn chế thông tin không cần thiết này.
>> Xem thêm: cách chặn spam email để tránh các đường link chứa virus nguy hại đến máy tính của bạn.
Kết
CC là gởi nội dung đến nhiều người nhưng mọi người có thể xem được danh sách người nhận. [CC tức là có nhìn thấy nhau]
BCC là gởi nội dung đến nhiều người nhưng mọi người không thể xem được danh sách nhiều người nhận.
Hy vọng rằng bài viết này đã đem lại cho bạn thêm những kiến thức bổ ích về định nghĩa cc trong Gmail là gì, phân biệt cc và bcc trong Gmail cùng với cách sử dụng cc và bcc trong Gmail sao cho đạt được hiệu năng công việc cao nhất.
Chúc các bạn thành công!