Cải tiến chất lượng [Quality Improvement] là một thuật ngữ được sử dụng trong một số lĩnh vực hiện nay giúp các tổ chức cải thiện từng khía cạnh còn hạn chế. Vậy cải tiến chất lượng là gì và cần lưu ý những gì khi cải tiến chất lượng? Hãy cùng ATALINK tìm hiểu qua bài viết này nhé!
1. Đôi nét về cải tiến chất lượng [Quality Improvement]
1.1. Định nghĩa
Cải tiến chất lượng [Quality Improvement] hay còn gọi là QI là một tập hợp các hành động liên tục cho phép các doanh nghiệp cải thiện chất lượng dịch vụ và sản phẩm của mình. Thuật ngữ này được sử dụng rộng rãi trong ngành chăm sóc sức khỏe để mô tả hệ thống hành động mà một tổ chức chăm sóc sức khỏe có thể sử dụng để cải thiện các dịch vụ chăm sóc sức khỏe và kiểm tra sức khỏe tổng thể của các nhóm bệnh nhân.
Cải tiến chất lượng là một khuôn khổ mà các tổ chức có thể sử dụng để nâng cao dịch vụ hoặc sản phẩm của mình nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng. Thông qua cải tiến chất lượng, các tổ chức có thể tối ưu hóa và quản lý các quy trình, cấu trúc để thực hiện các bước tích cực nhằm cải thiện trải nghiệm của khách hàng hoặc bệnh nhân.
Cấu trúc của cải tiến chất lượng có thể là những thứ cụ thể và trừu tượng. Ví dụ: cấu trúc có thể đề cập đến công nghệ, công cụ và máy móc mà các tổ chức sử dụng nhưng cũng có thể đề cập đến văn hóa và tư duy của tổ chức.
1.2. Vai trò của cải tiến chất lượng [Quality Improvement]
1.2.1. Lợi ích của QI
Phát triển văn hóa chất lượng tại nơi làm việc là rất có giá trị. Một trong những lợi ích chính của cải tiến chất lượng, dù được thực hiện trong ngành y tế, sản xuất hay bất kỳ ngành nào khác, là nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho khách hàng. Nó cho thấy rằng cải tiến chất lượng là một phần không thể thiếu của các tổ chức hiện đại.
Như đã nói, lợi ích của việc cải tiến chất lượng không chỉ dừng lại ở đó. Các lợi ích khác mà các tổ chức có thể nhận được bằng cách sử dụng chiến lược cải tiến chất lượng bao gồm:
- Giảm chi phí và chất thải
- Cải thiện hiệu quả và năng suất
- Dễ dàng xác định người hoặc những người chịu trách nhiệm về một số vấn đề nhất định
- Con đường hợp lý hóa để tìm các lĩnh vực cải tiến và phát triển các sáng kiến xung quanh chúng
- Tỷ lệ hài lòng cao hơn do sản phẩm chất lượng cao hơn
Các sáng kiến cải tiến chất lượng là vô giá trong các tổ chức hiện đại. Chúng mang lại rất nhiều lợi ích, đó là lý do tại sao các ngành công nghiệp và công ty khác nhau đang sử dụng hình thức cải tiến chất lượng của riêng họ.
1.2.2. Lĩnh vực ứng dụng
Cải thiện chất lượng được sử dụng rộng rãi trong ngành chăm sóc sức khỏe. Tuy nhiên, khái niệm này áp dụng cho nhiều ngành và tổ chức khác nhau. Một số ngành sử dụng cải tiến chất lượng nhiều nhất bao gồm:
- Chăm sóc sức khỏe
Như đã đề cập trước đó, cải tiến chất lượng rất phổ biến trong ngành chăm sóc sức khỏe. Trong ngành, các tổ chức luôn cố gắng cải thiện trải nghiệm của bệnh nhân và đảm bảo rằng họ có thể cung cấp cho mọi người các dịch vụ y tế mà họ cần.
- Giáo dục
Giáo dục là xương sống của xã hội. Đây là lý do tại sao các tổ chức giáo dục hiện đang sử dụng các mô hình cải tiến chất lượng như Six Sigma để đảm bảo họ dạy học sinh đúng cách và có các công cụ phù hợp để thực hiện công việc.
Các nhà quản lý của cả các cơ sở giáo dục đại học đều cố gắng cải thiện chất lượng, đó là lý do tại sao thật dễ dàng tìm thấy các cơ sở sử dụng các chiến lược cải thiện chất lượng của riêng họ.
- Chế tạo
Việc thiếu các sản phẩm chất lượng có thể gây ra thảm họa cho các nhà sản xuất. Lỗi sản phẩm có thể dẫn đến việc trả lại và thu hồi và gây ra sự chậm trễ trong vận chuyển. Những điều này làm giảm trải nghiệm của khách hàng và khiến khách hàng tránh xa một thương hiệu nào đó. Vì vậy, để đảm bảo rằng các sản phẩm của họ luôn vượt qua các tiêu chuẩn chất lượng, các nhà sản xuất sử dụng nhiều chiến lược cải tiến chất lượng khác nhau để giải quyết vấn đề cốt lõi của họ.
Bất cứ khi nào các nhà sản xuất cải thiện quy trình và chất lượng sản phẩm của họ, họ sẽ nhận được lợi ích trực tiếp. Ví dụ: họ có thể bán và giao nhiều sản phẩm hơn bằng cách loại bỏ lãng phí và giảm thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình. Và bằng cách đảm bảo rằng mọi thứ đều có chất lượng cao, họ giảm tỷ lệ trả lại hàng và tăng tỷ lệ hài lòng của khách hàng.
2. Quy trình triển khai cải tiến chất lượng
Chu trình PDCA là một chu trình cải tiến được thiết kế dựa trên đề xuất các thay đổi, thực hiện thay đổi, đo lường kết quả và tích hợp thay các đổi trên toàn hệ thống. Đây là yếu tố thiết yếu của triết lý sản xuất tinh gọn và ngày càng được các doanh nghiệp hiện đại ứng dụng nhằm quản lý và giám sát hoạt động chất lượng. Từ đó đưa ra các quyết định cải tiến chất lượng hiệu quả.
Quy trình triển khai cải tiến chất lượng được thực hiện qua 4 bước sau đây:
- Lập kế hoạch: Giai đoạn lập kế hoạch được sử dụng để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề hoặc một quy trình có thể được cải thiện.
- Triển khai kế hoạch: Trong giai đoạn này, cá nhân sẽ sử dụng một phương pháp giải quyết vấn đề để đi đến một giải pháp tiềm năng hoặc cách để cải thiện quy trình.
- Kiểm tra: Giai đoạn kiểm tra được sử dụng để kiểm tra ý tưởng của bạn và xem liệu nó có thực sự hiệu quả hay không.
- Hành động: Giai đoạn này cho phép cá nhân thực hiện giải pháp [miễn là nó hiệu quả], để những người khác bắt đầu sử dụng tiêu chuẩn mới và tìm kiếm những cách mới để cải thiện.
3. Mô hình và công cụ sử dụng cải tiến chất lượng
Các mô hình cải tiến chất lượng trình bày một khuôn khổ chính thức, có hệ thống để thiết lập các quy trình QI trong thực tiễn của bạn. Ví dụ về các mô hình QI phổ biến bao gồm:
- Kaizen
Kaizen gồm có rất nhiều chương trình, công cụ khác nhau để nâng cao chất lượng, giảm lãng phí trong sản xuất thông qua những cải tiến nhỏ nhặt nhưng mang tính thường xuyên và liên tục. Trong đó, mọi doanh nghiệp sẽ coi chất lượng là số một, chính sách chất lượng phải hướng tới khách hàng, thỏa mãn mọi mong muốn của khách hàng. Việc không ngừng cải tiến, hoàn thiện chất lượng là một trong những hoạt động quan trọng của quản lý chất lượng toàn diện.
- PDSA
PDSA là cụm từ viết tắt của 4 công việc cần thực hiện một cách tuần tự nhằm đảm bảo việc quản lý đạt hiệu quả tối ưu. Chúng bao gồm các việc: Plan – Do – Study – Act.
Đây là mô hình Cải thiện của Viện Cải tiến Y tế kết hợp hai mô hình QI phổ biến: Quản lý Chất lượng Toàn diện [TQM] và Cải thiện Chu kỳ Nhanh [RCI]. Kết quả là một khuôn khổ sử dụng các chu trình PDSA để kiểm tra các biện pháp can thiệp ở quy mô nhỏ.
- Six Sigma
Six Sigma là một phương pháp cải tiến khác tập trung vào việc giảm lãng phí. Nó tương tự như sản xuất tinh gọn, nhưng hai khái niệm này có khá nhiều điểm khác biệt. Đây là một cách tiếp cận dựa trên dữ liệu và số liệu thống kê để cải thiện chất lượng tuyệt vời trong việc thu thập dữ liệu cụ thể làm cơ sở cho việc cải thiện chất lượng.
- Lean
Đây là một cách tiếp cận nhằm loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong quy trình làm việc để tất cả công việc đều gia tăng giá trị. Mô hình này bắt nguồn từ Toyota vào những năm 1960 khi công ty cố gắng tìm cách cải thiện hiệu quả và năng suất.
4. Những lưu ý về cải tiến chất lượng
Để quy trình cải tiến chất lượng được tối ưu và thực hiện hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề như sau:
- Sự cam kết cao độ, khả năng lãnh đạo của lãnh đạo cấp cao
- Đưa ra cam kết nhất quán và liên tục
- Đảm bảo quỹ và các nguồn lực khác để hỗ trợ kế hoạch
- Tạo tầm nhìn về chất lượng bằng cách sử dụng các mục tiêu được chia sẻ trong và giữa các nhóm. Thu hút tất cả các bên liên quan để giúp xác định các ưu tiên về an toàn hoặc tiết kiệm chi phí. Thực hiện một cách tiếp cận đa ngành bao gồm các đồng nghiệp từ tất cả các nhóm, cũng như những nhân viên tuyến đầu thực hiện và ủng hộ các thay đổi.
- Xây dựng và thống nhất một kế hoạch về cách thực hiện các hoạt động cải tiến, ai sẽ lãnh đạo chúng và chúng sẽ bắt đầu như thế nào
- Xây dựng nhóm cải tiến chất lượng. Làm việc với nhóm đó để ưu tiên và thực hiện các cải tiến
- Truyền bá về các sáng kiến và thành công. Sử dụng các cơ hội trực tiếp, bản tin và các kênh khác để thảo luận về chiến thắng. Thảo luận cởi mở về những thành công và thất bại.
- Câu chuyện về thành công xây dựng động lực. Khuyến khích mọi người nói chuyện thường xuyên về chất lượng và đóng góp ý kiến.
- Hướng dẫn các bên liên quan chuẩn bị cho các sáng kiến bằng cách lên lịch đào tạo liên tục và các cuộc họp hàng tuần, đặc biệt là với các nhóm chưa từng có kinh nghiệm với các chương trình QI. Cung cấp cho nhân viên chương trình đào tạo và các công cụ họ cần để đo lường và cải thiện các nỗ lực. Tìm kiếm sự hỗ trợ từ bên ngoài nếu cần thiết.
- Giáo dục các bên liên quan về lĩnh vực chủ đề của sáng kiến
- Thu thập dữ liệu phù hợp [dù khó] và sử dụng dữ liệu đó một cách hiệu quả
- Đo lường tiến độ thường xuyên
- Sử dụng các nguồn lực hiện tại càng nhiều càng tốt
- Xác định các biện pháp khuyến khích giúp các thành viên của tổ chức đánh giá cao và nuôi dưỡng sự thay đổi. Ưu đãi có thể là tài chính hoặc phi tài chính. Hãy suy nghĩ về việc giảm lỗi, cải thiện giao tiếp và giảm căng thẳng.
- Tìm những người có ảnh hưởng [nghĩa là những người mà những người khác trong tổ chức tôn trọng] và tận dụng ảnh hưởng đó để truyền bá ý tưởng về sự thay đổi. Hầu hết mọi người không tiến hành nghiên cứu; họ chỉ đơn giản là lắng nghe ý kiến của người khác.
- Thiết lập các mục tiêu thực tế. Đừng nhắm đến thành công 100%
- Tìm cách tiếp cận số liệu và tài liệu phù hợp với tổ chức
- Triển khai công nghệ thông tin mạnh mẽ để ghi lại dữ liệu, thay đổi và kế hoạch
- Thu hút sự tham gia của khách hàng thông qua các cuộc khảo sát, phỏng vấn và hộp thư góp ý
5. Tổng kết
Có thể thấy, cải tiến chất lượng [Quality Improvement] đóng vai trò rất quan trọng trong doanh nghiệp. Mỗi một sự thay đổi phù hợp sẽ mang lại sản phẩm và dịch vụ chất lượng cung cấp cho khách hàng. Từ đó nâng cao mức độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng đối với tổ chức hơn.
Một phương pháp hữu hiệu để triển khai các hoạt động cải tiến chất lượng đạt hiệu quả cao và nhanh chóng đó là tận dụng ưu thế của công nghệ thông tin. Các ứng dụng khoa học công nghệ giúp doanh nghiệp bắt kịp xu hướng kinh doanh mới, hoàn thiện mô hình và cải tiến cách thức bán hàng hiệu quả. Có thể nói, trong thời đại công nghệ 4.0 tiến tới 5.0 hiện nay, sử dụng công nghệ trong hoạt động doanh nghiệp sẽ là yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh và cải thiện vị thế trên thị trường.
ATALINK là giải pháp quản trị chuỗi cung ứng trên nền tảng công nghệ điện toán đám mây. Chúng tôi tự tin sẽ giúp doanh nghiệp cải thiện và gia tăng các giá trị công việc, loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu quả trong quy trình quản lý mua hàng – quản lý bán hàng.
Những lợi ích mà ATALINK đem lại cho người dùng và tổ chức:
- Thực hiện các nghiệp vụ mua hàng – bán hàng nhanh chóng và hiệu quả
- Tăng cơ hội tiếp cận và làm việc với Nhà cung cấp, Khách hàng tiềm năng trên hệ thống
- Nâng cao hiệu quả giao tiếp giữa Doanh nghiệp với Nhà cung cấp, với Khách hàng
- Giúp Doanh nghiệp quản lý và tương tác với đội ngũ mua hàng, bán hàng một cách hiệu quả
- Tăng tính xác thực và minh bạch trong công tác quản trị chuỗi cung ứng
- Giúp giảm đáng kể chi phí nhân sự và chi phí mua hàng bằng các quy trình hiện đại Kết nối mạnh mẽ, nhanh chóng với các tổ chức, cá nhân. Từ đó, mở rộng cơ hội hợp tác giao thương và tăng giá trị cho Doanh nghiệp
Tại sao phải nâng cao chất lượng sản phẩm?
Nâng cao chất lượng sản phẩm còn giúp người tiêu dùng tiết kiệm được chi phí, sức lực, còn là giải pháp quan trọng để tăng khả năng tiêu thụ sản phẩm, tăng doanh thu và lợi nhuận, trên cơ sở đó đảm bảo thống nhất các lợi ích của khách hàng, doanh nghiệp và xã hội.
Nâng cao chất lượng có ý nghĩa như thế nào?
Nâng cao chất lượng nhân lực là quá trình lên kế hoạch, xây dựng và thực hiện các hoạt động nhằm nâng cao mức độ đáp ứng về khả năng làm việc của nhân. Chất lượng nhân sự được cải thiện cả về thể lực, trí lực và tâm lực.
Tại sao phải nâng cao chất lượng nguồn nhân lực?
Nguồn nhân lực chất lượng giúp tổ chức, doanh nghiệp nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của người lao động. Từ đó, nhân sự được nâng cao cơ hội tiếp cận với nền công nghệ hiện đại, tiên tiến và nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Công ty có thể tăng doanh thu, lợi nhuận, nhân viên có cuộc sống tốt hơn.
Tại sao phải nâng cao chất lượng dịch vụ?
Việc cải thiện chất lượng dịch vụ là một trong những cách quan trọng giúp doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận và xây dựng hình ảnh thương hiệu một tích cực. Trong bất kỳ ngành nghề hay lĩnh vực nào thì yếu tố chất lượng đều có tác động trực tiếp đến khả năng cạnh tranh trên thị trường.