Tầm quan trọng của kỹ năng nói trong giao tiếp
|
Giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong xã hội được xem là cách để mỗi cá nhân diễn đạt suy nghĩ, tình cảm, quan điểm cá nhân. Dù bạn là ai, hoạt động trong lĩnh vực gì, nắm giữ vai trò nào thì giao tiếp vẫn góp phần không nhỏ vào cuộc sống và công việc của bạn. Hãy cùng BAC tìm hiểu khái niệm giao tiếp ngay trong bài viết này.
Giao tiếp diễn ra hằng ngày trong cuộc sống 1. Kỹ năng giao tiếp là gì?Giao tiếp được định nghĩa là những hoạt động diễn ra mọi lúc, mọi nơi. Giao tiếp chính là cầu nối giữa người với người để chia sẻ suy nghĩ, tình cảm, thúc đẩy mối quan hệ. Kỹ năng giao tiếp chính là khả năng sử dụng các phương tiện ngôn ngữ như lời nói, cơ thể, để diễn đạt ý kiến, quan điểm, tình cảm. Trong cuộc sống, kỹ năng giao tiếp được diễn ra từ cả hai chiều, bao gồm người nói và người nghe, bao gồm truyền đạt thông tin, lắng nghe, quan sát, cảm thông,…. Sự phát triển của công nghệ đã tạo đã góp phần mang đến sự đa dạng cho giao tiếp. Ngày nay, chúng ta có rất nhiều hình thức giao tiếp khác nhau từ nói chuyện trực tiếp cho đến gián tiếp, giao tiếp qua điện thoại, email, mạng xã hội, tin nhắn.... Điều này cũng góp phần ảnh hưởng đến toàn xã hội, mang đến nhiều công việc, yêu cầu cho các vai trò khác nhau. Một số ngành nghề yêu cầu khả năng giao tiếp như tư vấn viên, phiên dịch, nhân viên telesales, nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng…. 2. Tầm quan trọng của kỹ năng giao tiếp“Học ăn, học nói, học gói, học mở” là câu châm ngôn của ông bà ta để nói về tầm quan trọng của giao tiếp (học nói). Ngay từ xa xưa, những người có khả năng giao tiếp tốt đã nhận được đánh giá tích cực từ mọi người. Dù bạn là ai, đang làm công việc gì, giữ vai trò quan trọng như thế nào, bạn chắc chắn phải giao tiếp với mọi người theo một hoặc nhiều cách.
Kỹ năng giao tiếp là chìa khóa thành công trong cuộc sống và công việc
Trước khi đánh giá một người chúng ta luôn bắt đầu từ việc giao tiếp với họ. Người sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt có thể để lại ấn tượng đẹp trong lòng người đối diện từ đó xây dựng mối quan hệ bền chặt và là cơ sở để nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh. Gia đình, bạn bè, người thân, hàng xóm,… tất cả những mối quan hệ này đều quan trọng đối với bất kỳ cá nhân nào trong xã hội. Bạn không thể giao tiếp cùng một cách với tất cả mọi người, cần có sự phân định rõ ràng khi giao tiếp với người lớn tuổi, người nhỏ tuổi, người trong gia đình,…. Ngoài ra, việc lắng nghe, chia sẻ cũng rất quan trọng để thúc đẩy mối hệ từ cả hai phía.
Đồng nghiệp, đối tác, khách hàng,… những con người sẽ xuất hiện trong suốt quá trình làm việc của bạn. Đây là lý do những người thành công luôn dành thời gian để học và cải thiện khả năng giao tiếp của bản thân. Nếu bạn không tạo được thiện cảm với đối tác thì bạn sẽ có nguy cơ mất đi những hợp đồng lớn, nếu bạn không hòa đồng được với đồng nghiệp thì không thể phát huy hiệu quả công việc và khách hàng của bạn cũng tương tự. Ngay từ khi bạn bắt đầu công việc trong một vai trò mới, kỹ năng giao tiếp của bạn sẽ được đánh giá trong buổi phỏng vấn. Trong suốt quá trình làm việc, những hành động, ứng xử của bạn là cơ sở để đồng nghiệp, cấp trên hay khách hàng quan sát và nhận định. Ngay cả khi đã đạt được những thành tựu nhất định, có địa vị cao thì bạn cũng phải học cách để giao tiếp với cấp dưới, thúc đẩy, động viên và truyền cảm hứng để mọi người cùng tiến về mục tiêu chung. Khi nói về kỹ năng giao tiếp thì đó là một tập hợp của nhiều kỹ năng khác nhau như cách tạo thiện cảm với người đối diện, lắng nghe, phản hồi, đặt câu hỏi, sử dụng ngôn ngữ cơ thể, giao tiếp bằng ánh mắt,…. Ngoài ra, trong những công việc khác nhau sẽ có những yêu cầu khác như kỹ năng giao tiếp bằng điện thoại, cách viết email, tư vấn khách hàng,…. Nếu bạn là một người mới và cần trang bị những kiến thức nền tảng về giao tiếp thì khóa học dưới đây có thể là giải pháp dành cho bạn. Tham khảo: Khóa học kỹ năng giao tiếp chuyên nghiệp Mong rằng với các thông tin được BAC tổng hợp trên đây đã mang đến những kiến thức hữu ích cho bạn đọc. Đừng quên đón xem các bài viết mới nhất sẽ được cập nhật thường xuyên tại BAC's Blog. Nhu cầu đào tạo doanh nghiệpBAC là đơn vị đào tạo BA đầu tiên tại Việt Nam. Đối tác chính thức của IIBA quốc tế. Ngoài các khóa học public, BAC còn có các khóa học in house dành riêng cho từng doanh nghiệp. Chương trình được thiết kế riêng theo yêu cầu của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giải quyết những khó khăn và tư vấn phát triển. Giao tiếp là điều có tính sống còn đối với bất kì sự quan hệ nào của nhân loại. Và kỹ năng giao tiếp là phương tiện tiên quyết cho sự thành bại trong giao tiếp. Mục đích của giao tiếp là truyển tải được những thông điệp. Đây là quá trình liên quan đến cả người gửi và người nhận thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hơn những thành phần khác tham gia vào quá trình này. Bằng cách truyền đạt được thông điệp của mình đi một cách thành công, bạn đã truyền đi được suy nghĩ cũng như ý tưởng của mình một cách hiệu quả. Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những dào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. 1) Kỹ năng nóiKỹ năng nói không còn chỉ là một “điểm cộng” trong giới kinh doanh – nó đã trở thành một yêu cầu thiết yếu. Hãy giới hạn những điểm chính. Luôn luôn nhớ rằng nói không giống như viết. Nói không thể chi tiết như viết, đừng bắt người nghe chịu đựng quá nhiều thông tin. Nhiệm vụ của người nói là làm nổi bật những điểm quan trọng giới hạn những điểm quan trọng sẽ có cơ hội tốt để đạt mục tiêu. Một điểm quan trọng là đơn giản vấn đề nhưng không giống như sơ sài, người nghe sẽ nhớ những điểm chính dễ dàng và dùng những điểm chính đó để nhớ một số hay tất cả những điểm quan trọng hơn, nếu bắt nhớ nhiều quá họ sẽ rối loạn.. Khi đã giới hạn những điểm chính, phải làm cho mỗi điểm đó nổi bật lên. Phải dự kiến một chương trình làm việc, một phác họa đại cương, một ý tưởng là chúng ta sẽ đi tới đâu với bài thuyết trình của mình. Khi nói nên dùng một câu chuyển tiếp minh bạch, không nên dùng một từ chuyển tiếp ngắn gọn như khi viết. Đừng ngại ngùng vì cứ lăp đi lặp lại thường xuyên khi thuyết trình2) Kỹ năng ngheNghe là một trong những kỹ năng quan trọng của quá trình viết. Nó giúp xác định được những nhu cầu, những vấn đề, tâm trạng hoặc mức độ quan tâm của người nói. Quá trình giao tiếp trở nên tốt hơn, nếu như các bên tham gia vào giao tiếp biết lắng nghe một cách có hiệu quả. Hãy có một dáng điệu lắng nghe tích cực, cải thiện cách suy nghĩ và biết mình phải nói gì trong lúc lắng nghe. Đấy là những tín hiệu cho ng nói thấy người nghe đang lắng nghe họ một cách tích cực. Lắng nghe là một trong những chìa khóa chủ chốt cho phép cư xử và ngoại giao.• Dáng điệu lắng nghe tích cực: Dáng điệu lắng nghe tích cực được cho là dấu hiệu phi ngôn ngữ. Phải hết sức chú ý đến dấu hiệu này, những cử chỉ phi ngôn ngữ không thích hợp có thể làm cho người ta hiểu lầm một cách tai hại. Giữ tư thế và cử chỉ cởi mở tỏ ra sẵn sàng nghe người nói nói, đừng có bộ mặt đờ đẫn trơ như đá, hãy bày tỏ quan tâm: nhướn mày hay cau mày, thỉnh thoảng mỉm cười hay gục gặc đầu. Dấu hiệu quan trọng nhất của sự lắng nghe đó là tiếp xúc bằng mắt, không luôn luôn nhìn chằm chằm vào người nói nhưng thời gian tiếp xúc bằng mắt phải khá nhiều. Sự thiếu tiếp xúc bằng mắt có thể bị cọi là làm cao hay hợm hĩnh.• Nói gì trong lúc lắng nghe? Trong phần lớn thời gian lắng nghe ta không nói gì cả. Bí quyết để biết lắng nghe là biết chịu đựng sự im lặng. Hãy nghĩ rằng đó là cơ hội để nghe người khác nói, dù cảm thấy khó chịu phải im lặng. Tuy vậy, ngoài sự im lặng cũng có thể nói một vài câu chuyện để khuyến khích người khác nói. Trước hết hãy đặt câu hỏi để người ta bắt đầu nói. Hỏi để làm sáng tỏ hay để biết chi tiết, để nhắc rằng mình hiểu. Thứ hai, dùng những câu ngắn có tính khuyến khích người ta nói thêm.3) Kỹ năng viếtKỹ năng viết không hề đơn giản, đó là một quá trình phức tạp bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau. Bạn sẽ nhận được những gì bạn nói, do vậy cần phải viết một cách rõ ràng, ngắn gọn và chính xác. Để có được một bài viết thành công dù đó là một bức thư, một công văn, một báo cáo hay bất cứ thứ gì khác cũng cần phải có một công tác chuẩn bị kỹ lưỡng, sau đó là sự thống nhất và tầm quan trọng, kế đến là bố cục và cách làm nổi bật, sự mạch lạc và cuối cùng là độ dài vừa phải. • Chuẩn bị: Phải khẳng định chắc chắn tất cả những gì cần phải viết trong bức thông điệp, nhận định được đâu là ý chính, đâu là ý phụ, sau đó sắp xếp các ý tưởng theo một thứ tự thích hợp. Nếu đầu óc chưa hiểu rõ vấn đề này thì người viết khó tránh khỏi lúng túng khi muốn diễn đạt các ý tưởng thành ngôn ngữ. • Tính thống nhất và tầm quan trọng: Vứt bỏ mọi thông tin không liên hệ với những ý tưởng chính làm cho tài liệu thống nhất quanh mục tiêu giao tiếp và nhiệm vụ cụ thể. Chú ý phân phần giới thiệu và phần kết luận là những phần cốt yếu mà người đọc có khả năng nhiều nhất. Trong phần giới thiệu, hãy kiến tạo sự quan tâm và và thái độ tiếp thu của người đọc. Trong phần kết luận, phát biểu lại ý chính để người nghe nắm rõ hơn điều bạn muốn truyền tải. • Bố cục và cách làm nổi bật: Hãy phân chia những ý tưởng có hệ thống, thứ bậc và sắp xếp chúng thế nào cho có tính thuyết phục. Làm sao cho người đọc nhìn thấy rõ ràng và quan trọng là phải nhất quán. • Mạch lạc: Các ý tưởng phải có tính liên kết chặt chẽ. Điều này liên quan đến cách sử dụng những từ liên kết, hình thức ngữ pháp. • Độ dài thích hợp: Hãy viết ngắn gọn. Tài liệu ngắn nhất luôn là tài liệu có hiệu quả nhất. Cần biên soạn tài liệu với độ dài thích hợp. Hãy lưu tâm đến thì giờ của người đọc, đừng bắt họ phải vất vả với những thông tin không cần thiết, mặt khác, cũng không cần phải cắt bỏ những thông tin thiết yếu.4) Kỹ năng phản hồiPhản hồi là một hình thức đáp ứng. Khi ta đọc hay lắng nghe, mục đích là để hiểu những gì người khác viết hay nói. Khi ta thực hiện phản hồi, mục đích là làm thay đổi hay tác động vào những gì người khác làm. Sự phản hồi tốt nhất bao gồm cả lời phê bình viết và nói. Sự thực hiện phản hồi có hiệu quả đặt trên cơ sở hai tiêu chuẩn: lòng tin cậy và sự hiểu biết. Kỹ năng phản hồi có hiệu quả có tính thiết yếu cho sự thành công tong bất cứ công việc hay tổ chức nào. Nó cho phép làm việc hữu hiệu hơn, tăng thêm khả năng tham gia tập thể, duy trì liên hệ công việc tốt hơn• Sự tin cậy: Sự phản hồi sẽ không có hiệu quả nếu người khác không tin cậy bạn. Bạn có thể đưa ra những đề nghị rất hay nhưng không có kết quả gì vì người khác nghi ngờ ý định của bạn và giữ thé chủ. Hãy xem xét chính động cơ của mình, hãy chiếm lòng tin của người khác và thận trọng đưa ra những lời phê bình cả tích cực lẫn tiêu cực. • Sự hiểu biết: Thực hiện phản hồi là để đạt được sự hiểu biết. Hãy chỉ rõ cho người ta bức tranh toàn cảnh, đừng nhồi nhét vào óc người ta một đống chi tiết rời rạc. Hãy tập trung vào những kết quả có ý nghĩa nhất, đừng nghĩ rằng mình phải có bổn phận nói hết những điều mình nghĩ cho người khác nghe. |
