Bài tập quản trị học - chương 5

1 MB

114

Nhấn vào bên dưới để tải tài liệu

Để tải xuống xem đầy đủ hãy nhấn vào bên trên

Chương V Chức năng kế hoạch I. Chức năng kế hoạch II. Các loại kế hoạch III.Các yếu tố ngẫu nhiên trong lập kế hoạch IV. Công cụ của kế hoạch hóa V. Những cơ sở để xây dựng kế hoạch [sứ mệnh, mục tiêu] VI. Tiến trình trình lập kế hoạch chiến lược I. Chức năng kế hoạch 1. Khái niệm plan plan [plan] noun [plural plans] 1. scheme for achieving objective: a method of doing something that is worked out usually in some detail before it is begun and that may be written down in some form or simply retained in memory 2. intention: something that somebody intends or has arranged to do [often used in the plural] 3. diagram of layout: a drawing or diagram showing the layout, arrangement, or structure of something verb [past planned, past participle planned, present participle plan·ning, 3rd person present singular plans] intransitive and transitive verb work out how to do something: to work out in advance and in some detail how something is to be done or organized 1. 2. transitive verb intend to do something: to intend or to make arrangements to do something 1. Khái niệm  Hoạch định hay làm kế hoạch chính là sự quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó. Hoạch định cho ta sự hướng dẫn giảm bớt những hậu quả của sự thay đổi, giảm thiểu những lãng phí và đặt ra những tiêu chuẩn để kiểm soát được dễ dàng. Hoạch định là quá trình chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu những cách thức hành động trong tương lai  Về cơ bản, chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản trị nhằm xác định các mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt tới những mục tiêu đó Kết quả của chức năng hoạch định là một bản kế hoạch , một văn bản xác định những phương hướng hành động mà tổ chức sẽ thực hiện. 2. Mục đích của việc lập kế hoạch Có 4 mục đích cơ bản :  Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu : cần định kỳ sửa đổi, phát triển kế hoạch để đạt mục tiêu đã định.  Ưùng phó với sự bất định và thay đổi : tương lai rất ít khi chắc chắn [môi trường thay đổi, nguồn lực nội bộ thay đổi…]. Tương lai càng xa, thì các kết quả dự kiến càng kém chắc chắn. Lập kế hoạch cho một thời gian dài thì nhà quản trị càng khó nắm chắc tương lai sẽ thay đổi ra sao, nhưng vẫn phải lập kế hoạch. Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế : việc lập kế hoạch sẽ cực tiểu chi phí vì nó chú trọng vào cách hoạt động hiệu quả và sự phù hợp. Kế hoạch thay thế cho sự phán xét vội vàng bằng những quyết định có cân nhắc kỹ lưỡng. Làm cho việc kiểm tra dễ dàng : nhà quản trị không thể kiểm tra các công việc của cấp dưới nếu không có kế hoạch. II. Các loại kế hoạch [các cấp lập kế hoạch] Việc phân loại kế hoạch có thể dựa vào các tiêu chí :  Quy mô của kế hoạch  Thời gian hiệu lực cuả kế hoạch  Tính cụ thể của kế hoạch 1. Các loại kế hoạch theo quy mô [các cấp lập kế hoạch] Tiến trình hoạch định thường được bắt đầu từ trên xuống hoặc từ dưới lên. Trong một tổ chức thường có hai cấp hoạch định : quản trị gia cấp cao đảm nhận vai trò hoạch định chiến lược, quản trị gia cấp dưới tiến hành hoạch định tác nghiệp  Hoạch định chiến lược : các yếu tố thành phần chủ yếu của tiến trình hoạch định chiến lược là lựa chọn sứ mệnh, mục tiêu, các chiến lược và sự phân bổ các nguồn lực của tổ chức. Khi lập kế hoạch chiến lược, các nhà quản trị áp dụng phương pháp tiếp cận trên toàn bộ tổ chức. Nhiệm vụ chung của hoạch định chiến lược và quản trị là hướng toàn bộ mọi nỗ lực của công ty vào khách hàng nhằm thoả mãn tối đa nhu cầu của họ, qua đó thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty Hoạch định tác nghiệp Là quá trình ra những quyết định ngắn hạn, xác định chi tiết nội dung công việc cần tiến hành, người thực hiện và cách thức tiến hành. Các quản trị gia cấp trung gian, cấp cơ sở và toàn thể nhân viên của tổ chức giữ vai trò chủ chốt trong quá trình hoạch định tác nghiệp Quá trình nầy thường bao gồm các nhiệm vụ sau: Triển khai ngân sách hàng năm đối với mỗi phòng ban, bộ phân và dự án… Lựa chọn những phương tiện cụ thể để thực hiện các chiến lược của tổ chức. Ra quyết định dựa trên các chương trình hành động nhằm cải tiến những hoạt động hiện tại Các đặc điểm của hoạch định chiến lược và tác nghiệp Tieâu thöùc •Caùc loaïi quyeát ñònh lieân quan •Boái caûnh vaø ñieàu kieän ra quyeát ñònh •Caáp trieån khai chuû choát •Thôøi gian •Muïc tieâu ñònh höôùng Hoaïch ñònh chieán löôïc Hoaïch ñònh taùc nghieäp Caùc quyeát ñònh ñoåi môùi vaø thích nghi Ruûi ro [ xaùc suaát chuû quan] vaø tính khoâng chaéc chaén Caùc quaûn trò gia caáp cao Caùc quyeát ñinh haøng ngaøy vaø thích nghi Ruûi ro [xaùc suaát khaùch quan ] vaø söï chaéc chaén Daøi haïn [thöôøng töø > 1 naêm ñeán 10 naêm] Ñaûm baûo cho söï Nhaân vieân vaø caùc quaûn trò gia caáp döôùi Ngaén haïn [töø

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.

Trân trọng cảm ơn người dùng đã đóng góp vào hệ thống tài liệu mở. Chúng tôi cam kết sử dụng những tài liệu của các bạn cho mục đích nghiên cứu, học tập và phục vụ cộng đồng và tuyệt đối không thương mại hóa hệ thống tài liệu đã được đóng góp.

Many thanks for sharing your valuable materials to our open system. We commit to use your countributed materials for the purposes of learning, doing researches, serving the community and stricly not for any commercial purpose.

Bạn vui lòng đăng nhập để download tài liệu, việc đăng ký hoàn toàn miễn phí và chỉ nhằm quản lý và hỗ trợ người dùng trên hệ thống. Xin cám ơn.

Tóm tắt nội dung tài liệu

CHƯƠNG 5: CHỨC NĂNG KIỂM TRA 1
5.1. Khái niệm, bản chất và vai trò của kiểm tra  Khái niệm: Kiểm tra là đo đường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo rằng các mục tiêu và các kế hoạch vạch ra để thực hiện các mục tiêu này đã và đang được hoàn thành.  Bản chất: Là hệ thống phản hồi về kết quả thực hiện Là hệ thống phản hồi dự báo 2
5.1. Khái niệm, bản chất và vai trò của kiểm tra  Vai trò:  Bảo đảm kết quả đạt được phù hợp với mục tiêu của tổ chức  Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu.  Làm bày tỏ và đề ra những kết quả mong muốn chính xác hơn theo thứ tự quan trọng.  Xác định và dự đoán những biến động và những chiều hướng chính. 3
5.1. Khái niệm, bản chất và vai trò của kiểm tra  Vai trò  Đơn giản hóa các vấn đề ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và trách nhiệm.  Phác thảo các tiêu chuẩn tường trình báo cáo để loại bớt những gì quan trọng hay không cần thiết.  Phổ biến những chỉ dẫn cần thiết một cách liên tục để cải tiến việc hoàn thành công việc, tiết kiệm thời gian, công sức của mọi người  Phát hiện kịp thời các sai sót và bộ phận chịu trách nhiệm để chấn chỉnh 4
5.2. Các hình thức và nguyên tắc kiểm tra  Hình thức kiểm tra  Kiểm tra trước, trong, sau hoạt động.  Kiểm tra theo lĩnh vực như tài chính, nhân sự, sản xuất…  Kiểm tra toàn bộ, kiểm tra bộ phận, kiểm tra cá nhân  Kiểm tra đột xuất, kiểm tra định kỳ, kiểm tra liên tục  Người quản trị kiểm tra, người lao động kiểm tra 5
5.2. Các hình thức và nguyên tắc kiểm tra  Các nguyên tắc kiểm tra  Nguyên tắc tự kiểm tra  Thiết kế theo từng cấp bậc và đặc điểm cá nhân của nhà quản trị.  Vạch rõ các chỗ khác biệt của các điểm thiết yếu.  Việc kiểm tra phải khách quan, công khai, chính xác.  Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với nền văn hoá của tổ chức.  Việc kiểm tra phải hiệu quả, tiết kiệm.  Việc kiểm tra phải đưa đến hành động 6
5.2. Các hình thức và nguyên tắc kiểm tra  Các nguyên tắc kiểm tra  Căn cứ kế hoạch hoạt động và theo cấp bậc của đối tượng kiểm tra  Nguyên tắc số lượng nhỏ các nguyên nhân  Thực hiện ngay tại địa điểm diễn ra các hoạt động  Kiểm tra phải đồng bộ, linh hoạt, đa dạng  Kiểm tra có trọng tâm, trọng điểm 7
5.3. Quá trình kiểm tra  Thiết lập hệ thống tiêu chuẩn và phương pháp đo lường  Đo lường thành quả  Sửa chữa sai lầm  Phòng ngừa 8
5.3.1 Thiết lập tiêu chuẩn  Khái niệm: Tiêu chuẩn kiểm tra là những chuẩn mực mà các cá nhân, tập thể và doanh nghiệp phải thực hiện để đảm bảo cho toàn bộ doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả  Các biểu hiện của tiêu chuẩn  Số lượng giờ công.  Số phế phẩm.  Chi phí.  Doanh thu. 9  Sự hài lòng của khách hàng…
5.3.1 Thiết lập tiêu chuẩn YÊU CẦU CỦA TIÊU CHUẨN  Rõ ràng: Tiêu chuẩn công việc không những để đánh giá được hiệu quả mà còn giúp nhà quản lý kiểm tra các công việc đó. Tiêu chuẩn “mập mờ” dễ sinh ra tranh chấp.  Có khả năng đo lường được. Tiêu chuẩn không đo lường được sẽ làm cho người kiểm tra không thể đánh giá công việc có phù hợp với tiêu chuẩn hay không. 10
5.3.2 Đo lường và đánh giá kết quả  Có thể hình dung ra thành quả trước khi nó được thực hiện để có biện pháp sửa chữa kịp thời [Pre check].  Xác định tiêu chuẩn đo lường chính xác.  Định tính hay định lượng các nội dung khó kiểm tra. 11
5.3.3 Sửa chữa sai lầm  Sửa lại kế hoạch, phân công lại, thêm nhân viên…  Đây là giai đoạn mà chức năng kiểm tra gặp lại các chức năng khác. 12
5.4 Các kỹ thuật kiểm tra  Tìm hiểu bản chất nguyên nhân gốc rễ là gì?  Phương pháp tìm kiếm là theo biểu đồ nhân quả.  Đưa ra biện pháp khắc phục gốc rễ của vấn đề.  Cập nhật phương pháp vào hệ thống tài liệu.  Trainning và theo dõi. 13
5.4.1. Biểu đồ nhân quả [biểu đồ xương cá] Nguyên nhân tầng 1 Nguyên nhân tầng 2 Vấn đề 14
5.4.2. Kiểm tra dự phòng [precheck]  Khái niệm:  Hệ thống kiểm tra mang tính dự phòng là hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc để ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa.  Kiểm tra dự phòng thông qua hình thức xây dựng quy trình quản lý. 15
5.4.2. Kiểm tra dự phòng [precheck] Sổ tay  Các cấp bậc tài liệu  Cấp 1 Thủ tục Hướng dẫn công việc,  Cấp 2 Quy định, tiêu chuẩn  Cấp 3 Biểu mẫu/hồ sơ  Cấp 4 16
5.4.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình.  Bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu riêng, phục vụ cho việc diễn giải quá trình.  Nhiều tổ chức đưa bảng kiểm soát quá trình là một tài liệu của hệ thống, nhưng nhiều tổ chức chỉ coi nó là công cụ hỗ trợ cho việc setup quá trình. 17
5.4.3 Xác định bảng kiểm soát quá trình [tt] Stt Công Điểm kiểm Thiết bị sử Tầ Tài Ngư Hồ đoạn soát dụng n liệu ời sơ suấ hướn thực Đặc Mứ c Đo Công t g dẫn hiện tính/ qui lường nghệ thông định số 18
5.4.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu  Các điểm kiểm tra trọng yếu là các điểm mang lại sự hiệu quả cao nhất.  Các điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto.  Năng lực lựa chọn điểm kiểm tra trọng yếu là một nghệ thuật về quản trị, vì vậy không có quy tắc nào giúp các nhà quản trị tìm ra điểm trọng yếu này. 19
5.4.4 Các điểm kiểm tra trọng yếu [tt] Các điểm kiểm tra trọng yếu có thể tìm nhờ một số câu hỏi sau:  Những điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của bộ phận mình?  Những điểm nào phản ánh rõ nhất tình trạng không đạt mục tiêu?  Những điểm nào là điểm đo lường tốt nhất cho sự sai lạc? 20

Page 2

YOMEDIA

Bài giảng Quản trị học: Chương 5 - Chức năng kiểm tra có nội dung trình bày khái niệm, bản chất và vai trò của kiểm tra; các hình thức và nguyên tắc kiểm tra; quá trình kiểm tra, các kỹ thuật kiểm tra, xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, các biện pháp kiểm tra trong và các hình thức kiểm tra khác.

30-06-2014 119 17

Download

Page 2

Video liên quan

Bài Viết Liên Quan

Toplist mới

Bài mới nhất

Chủ Đề