Quản lý tài chính cho doanh nghiệp của mình càng vững chắc, bạn càng có nhiều khả năng phát huy tối đa tài chính để tạo ra lợi nhuận cao. Và với điều này, bạn cũng có thể dễ dàng huy động nguồn vốn hơn. Các ngân hàng sẽ muốn làm việc với các doanh nghiệp biết cách xử lý tốt tài chính của họ.
Bạn muốn quản lý tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp của mình? Hãy đảm bảo thực hiện đủ 10 bước sau đây!
Trước khi bạn bắt đầu tìm kiếm cách để làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn về mặt tài chính, hãy đảm bảo có một bức tranh rõ ràng về:
- Tình hình tài chính hiện tại của bạn
- Nơi doanh nghiệp của bạn muốn trở thành
- Ưu tiên của bạn là gì để đạt được điều đó
Đảm bảo bạn theo dõi, hiểu và xem xét tất cả các chỉ số hoạt động chính hàng tháng để hiểu được hiệu quả tài chính của doanh nghiệp. Đảm bảo bạn có công cụ để đo lường các chỉ số này so với mục tiêu của mình. Khai thác sức mạnh của dữ liệu để xây dựng bức tranh rõ ràng nhất có thể về doanh nghiệp của bạn. Sử dụng dữ liệu này để xây dựng kế hoạch chiến lược của bạn cho năm tới, cũng như đánh giá nơi tập trung những rủi ro và sự kém hiệu quả có thể kìm hãm bạn.
Nguồn: Internet
2. Đào tạo nhân viên tài chính đúng cách
Bước đầu tiên để đảm bảo bạn đang quản lý hiệu quả các tài khoản doanh nghiệp của mình là đảm bảo rằng những người phụ trách chúng hoàn toàn bắt kịp tốc độ với cả quy trình nội bộ và bất kỳ phần mềm tài chính nào bạn sử dụng. Hãy chú trọng phát triển đội ngũ nhân viên của bạn. Bằng cách cung cấp các khóa đào tạo để họ hiểu các quy trình và có thể sử dụng công nghệ một cách hiệu quả – đặc biệt nếu bạn sử dụng nhân viên văn phòng nói chung thay vì các chuyên gia kế toán có kinh nghiệm. Tạo một sổ tay quy trình để tham khảo cũng rất hữu ích, đặc biệt khi tuyển dụng nhân viên mới.
3. Quản lý chi phí hàng ngày
Ngay cả những công ty có lợi nhuận cao nhất cũng có thể gặp khó khăn nếu không có đủ tiền để trang trải các chi phí hàng ngày. Vì vậy mọi doanh nghiệp cần theo dõi và biết được các chi phí hàng ngày của mình. Quản lý chi phí giúp xác định chi tiêu của doanh nghiệp. Nó sẽ cho phép bạn lên kế hoạch ngân sách đúng chỗ trong tương lai. Biết được chi phí hàng ngày sẽ giúp bạn biết số tiền đang được sử dụng ở đâu và bị lãng phí ở đâu. Chi phí này bao gồm tiền thuê văn phòng, tiền lương của nhân viên và chi phí hoạt động.
4. Thanh toán nợ và các chi phí đúng hạn
Có những chi phí xảy ra khi bạn phải chịu phạt vì không thanh toán nợ đúng hạn. Đây là những chi phí không cần thiết có thể tránh được khi lập kế hoạch tương lai. Lưu giữ hồ sơ chính xác sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho doanh nghiệp của bạn. Ghi chú khi các khoản thanh toán đến hạn, đặt lời nhắc cho chúng và ghi lại thời điểm các khoản thanh toán được thực hiện. Và bạn có thể tự tin rằng mình chỉ phải trả khoản [thuế, khoản vay,..] mà bạn nợ. Do đó, điều quan trọng là bạn phải đáp ứng các nghĩa vụ của mình. Từ đó mới có thể quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả.
5. Hợp tác và giao tiếp
Đảm bảo rằng tất cả bộ phận làm việc và liên kết thông tin với nhau. Khuyến khích văn hóa phản hồi và thảo luận cởi mở. Điều này sẽ đảm bảo mọi vấn đề nào cần cải thiện đều được phát hiện sớm nhất có thể. Nó cũng đảm bảo rằng không có sự lãng phí không cần thiết nào về chi phí xảy ra.
Sử dụng các ứng dụng chia sẻ tài liệu miễn phí như Dropbox hoặc Google Docs. Nhân viên có thể làm việc trên một tài liệu được chia sẻ chung, tránh gây bỏ sót thông tin.
Nguồn: Internet
6. Luôn hỏi “tại sao?”
Nếu doanh nghiệp của bạn có một số quy trình, nhà cung cấp, thủ tục, chi phí, khách hàng và các cách kinh doanh khác mà ‘luôn luôn theo cách này’, thì bây giờ là lúc để đưa chúng ra và xem xét kỹ lại. Thường thì những điều này có thể được đơn giản hóa lại và trở nên tiện lợi hơn. Xem xét, loại bỏ hoặc thay thế nếu cần.
7. Đảm bảo khách hàng thanh toán đúng hạn
Doanh nghiệp có thể gặp nhiều rắc rối lớn nếu khách hàng thanh toán chậm. Nó ảnh hưởng tới dòng tiền của doanh nghiệp và dẫn tới việc không có đủ tiền để đầu tư cho các dự án hoặc thanh toán cho các nhà cung cấp,… Do đó, hãy đảm bảo rằng khách hàng của bạn thanh toán đúng hạn. Bạn có thể áp dụng những cách sau:
- Đặt ra các điều khoản thanh toán ngay từ ban đầu. Nêu rõ những gì họ cần thanh toán, thời gian phải thanh toán và hình phạt nếu thanh toán trễ.
- Gửi những thông báo nhắc nhở khách hàng thanh toán. Bạn có thể sử dụng email tự động để làm điều này.
- Có những hành động pháp lý nếu khách hàng không thanh toán/ thanh toán trễ.
8. Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả
Kiểm soát hàng tồn kho ảnh hưởng đến hầu hết mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh. Quản lý kho kém, đặc biệt là đối với kho bãi và phân phối, làm tăng đáng kể tỷ lệ kém hiệu quả và năng suất kém. Nó cũng dẫn đến sự sai lệch, mất đi độ chính xác trong báo cáo tài chính.
Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả đảm bảo bạn có đủ số lượng hàng tồn kho vào đúng thời điểm để vốn của bạn không bị bó buộc một cách không cần thiết. Bạn nên đặt các hệ thống theo dõi lượng hàng tồn kho – kiểm soát điều này sẽ cho phép bạn giải phóng tiền mặt, đồng thời có lượng hàng dự trữ phù hợp.
Nguồn: Internet
9. Trở nên hiệu quả hơn và kiểm soát tổng chi phí
Doanh nghiệp của bạn có đang hoạt động hiệu quả nhất không? Tiết kiệm năng lượng và cả tiền bạc bằng cách thực hiện các thay đổi trong hành vi và sử dụng thiết bị hiện có hiệu quả hơn. Đó là một trong những cách dễ nhất để cắt giảm chi phí. Các lĩnh vực cần xem xét trong một văn phòng trung bình bao gồm hệ thống sưởi, ánh sáng, thiết bị văn phòng và điều hòa không khí.
10. Nhận được sự hỗ trợ nguồn vốn phù hợp
Các nhu cầu ngắn hạn hoặc dài hạn sẽ ảnh hưởng đến các lựa chọn tài chính của bạn. Do đó, điều cần thiết là bạn cần tìm được nguồn tài trợ vốn phù hợp với doanh nghiệp.
Các doanh nghiệp nhỏ thường dựa vào các khoản vay thấu chi kinh doanh và tài trợ cá nhân, Nhưng đây có thể không phải là loại tài trợ tốt nhất cho công ty của bạn. Tại Việt Nam, các DNVVN gặp khó khăn trong việc tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng. Nhiều doanh nghiệp thậm chí tìm đến cả tín dụng đen. Điều này nhanh chóng gây ra hậu quả lớn và làm doanh nghiệp sụp đổ.
Một giải pháp đó là các công ty hỗ trợ vay vốn đặc biệt cho các DNVVN. Các công ty này sẽ tạo điều kiện cho DNVVN tiếp cận nguồn vốn hợp lý và nhanh chóng. Và công ty đi đầu trong lĩnh vực này tại Việt Nam đó là DragonLend. DragonLend mang đến sự hỗ trợ tốt nhất về nguồn vốn cho các DNVVN tại Việt Nam, để họ có cơ hội phát huy tối đa tiềm năng của mình.
Chúng tôi đã cung cấp 10 bước mà bạn nên áp dụng để quản lý tốt tài chính doanh nghiệp của mình. DragonLend chúc bạn thành công!
> Xem thêm: 7 Cách Giúp Tối Ưu Hóa Chi Phí Trong Doanh Nghiệp
Quản lý tài chính doanh nghiệp là vấn đề tiêu tốn nhiều chất xám của chủ doanh nghiệp. Làm thế nào để quản lý tài chính doanh nghiệp hiệu quả? Câu trả lời sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.
Quản lý tài chính là một móc xích quan trọng trong hệ thống quản trị doanh nghiệp. Quản lý tài chính là 1 hoạt động có mối liên hệ chặt chẽ với các hoạt động khác của doanh nghiệp. Quản lý tài chính doanh nghiệp tốt có thể khắc phục những khiếm khuyết trong lĩnh vực khác. Một quyết định tài chính không được cân nhắc, hoạch định kỹ lưỡng có thể gây nên những tổn thất lớn cho doanh nghiệp và cho nền kinh tế. Hơn nữa, do doanh nghiệp hoạt động tróng môi trường nhất định nên các doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả hơn sẽ góp phần thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Bởi vậy, quản lý tài chính doanh nghiệp tốt có vai trò quan trọng đối với việc nâng cao hiệu quả quản lý tài chính quốc gia.
Xem thêm: Quản trị hệ thống kế toán và tài chính
Quản trị tài chính hiệu quả sẽ đem lại nguồn lợi khổng lồ cho doanh nghiệp
Quản lý tài chính luôn giữ vai trò trọng yếu trong hoạt động quản lý doanh nghiệp. Quản lý tài chính quyết định tính độc lập, sự thành bại của doanh nghiệp trong quá trình kinh doanh. Trong hoạt động kinh doanh hiện nay, quản trị tài chính doanh nghiệp giữ những vai trò chủ yếu sau:
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp thường nảy sinh các nhu cầu vốn ngắn hạn và dài hạn cho hoạt động kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp cũng như cho đầu tư phát triển. Vai trò của tài chính doanh nghiệp trước hết thể hiện ở chỗ xác định đúng đắn và đáp ứng kịp thời các nhu cầu vốn cho hoạt động của doanh nghiệp.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của nền kinh tế đã nảy sinh nhiều hình thức mới cho phép các doanh nghiệp huy động vốn từ bên ngoài. Do vậy, vai trò của quản lý tài chính doanh nghiệp ngày càng quan trọng hơn trong việc chủ động lựa chọn các hình thức và phương pháp huy động vốn đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động nhịp nhàng và liên tục với chi phí huy động vốn ở mức thấp.
Xem thêm: Phần mềm kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ tốt - tiết kiệm nhất
Quản lý tài chính doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và lựa chọn dự án đầu tư trên cơ sở phân tích khả năng sinh lời và mức độ rủi ro của dự án từ đó góp phần chọn ra dự án đầu tư tối ưu. Hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức sử dụng vốn.
Việc huy động kịp thời các nguồn vốn khiến doanh nghiệp có thể nắm bắt được các cơ hội kinh doanh. Việc hình thành và sử dụng tốt các quỹ của doanh nghiệp, cùng với việc sử dụng các hình thức thưởng, phạt vật chất hợp lý sẽ góp phần quan trọng thúc đẩy cán bộ công nhân viên gắn liền với doanh nghiệp từ đó nâng cao năng suất lao động, góp phần cải tiến sản xuất kinh doanh nâng cao hiệu quả sử dụng tiền vốn.
Thông qua các tình hình tài chính và việc thực hiện các chỉ tiêu tài chính, các nhà quản lý doanh nghiệp có thể đánh giá khái quát và kiểm soát được các mặt hoạt động của doanh nghiệp, phát hiện được kịp thời những tồn tại vướng mắc trong kinh doanh, từ đó có thể đưa ra các quyết định điều chỉnh các hoạt động phù hợp với diễn biến thực tế kinh doanh.
Xem thêm: Phần mềm ERP và phần mềm kế toán truyền thống có khác biệt gì?
- Trước khi khởi nghiệp hoặc kể cả khi đã hình thành cho mình một đế chế hùng mạnh, chủ doanh nghiệp vẫn cần thực hiện tốt những điều đưới đây:
- Nắm bắt được những nguyên tắc cơ bản trong hoạt động kế toán
- Tham khảo ý kiến và trao đổi thường xuyên với một kế toán thành thạo trong loại hình doanh nghiệp của mình trước khi bắt đầu [doanh nghiệp thuộc loại hình thương mại & dịch vụ, sản xuất & gia công hay thi công & lắp đặt]
- Quyết định đầu tư phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp
- Thiết lập chính sách kiểm tra và kiểm soát nội bộ bao gồm các biện pháp bảo vệ chống lại việc thiếu trung thực, gian lận.
- Đối chiếu số dư tiền vay, tiền gửi, tiền lãi mỗi tháng một lần với báo cáo của ngân hàng.
- Duy trì và cập nhật báo cáo dòng tiền hàng tháng
- Lập kế hoạch thuê ngoài dịch vụ chi trả lương và thông báo việc việc này cho một đơn vị cung cấp dịch vụ trả lương
- Chuẩn bị báo cáo tài chính hàng tháng
- Giữ tài khoản kinh doanh riêng biệt với tài khoản cá nhân
- Ủy thác việc ký giấy tờ, hóa đơn cho người khác
- Sử dụng khoản tiền khấu trừ từ lương nhân viên và thuế thu nhập cho các mục đích khác
- Trộn lẫn tài sản cá nhân vào tài sản doanh nghiệp
- Giao phó việc dự báo dòng tiền cho người khác
- Lạc quan về dự báo bán hàng hoặc bảo thủ về dự toán chi phí
- Dựa vào các thỏa thuận miệng về các vấn đề quan trọng trong đó có việc mua bán
- Thanh toán hóa đơn mà không phù hợp với trình tự mua hàng của bạn.
- Dựa vào mối quan hệ để cho vay tiền.
- Trì hoãn lập kế hoạch vay vốn mãi cho đến khi có nhu cầu về tài chính
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam đều sử dụng phần mềm quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên phần mềm này hầu như tách rời với các phần mềm của các bộ phận khác và không thống nhất thành một hệ thống. Hơn nữa, những người không nắm bắt và không thông thạo về các nghiệp vụ kế toán hầu như đều không sử dụng được. Do đó, doanh nghiệp có thể gặp phải nhiều khó khăn trong quá trình quản trị tài chính doanh nghiệp nói riêng và quản trị hiệu quả kinh doanh nói chung.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kế toán tài chính
Để khắc phục tình trạng này, biến hệ thống quản trị doanh nghiệp thành một tổng thể thống nhất, dễ sử dụng, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ đã tin tưởng sử dụng giải pháp quản lý tài chính doanh nghiệp của ERPViet. Giải pháp này không những đáp ứng đầy đủ yêu cầu về quản lý tài chính mà còn là một bộ phận cấu thành nằm trong tổng thể phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP, các thông tin được liên kết với nhau chặt chẽ.
Điểm nhấn của giải pháp này chính là lấy quá trình quản trị làm trung tâm thay vì kế toán. Vì vậy, với giải pháp quản lý tài chính của ERPViet, ngay cả những người không thông thạo nghiệp vụ kế toán cũng hoàn toàn có thể thao tác được dễ dàng. Giải pháp này sử dụng một hệ thống kế toán chạy ngầm ở phía bên dưới, cung cấp cho người dùng đầy đủ các thông số cần thiết cho bất kỳ nghiệp vụ kế toán nào.
Hình ảnh về tính năng quản trị tài chính – kế toán của ERPViet [phát triển dựa trên Odoo]