Excel là một công cụ vô cùng thiết yếu đối với công tác kế toán trong doanh nghiệp. Chính vì vậy, một kế toán bắt buộc phải sử dụng thành thạo phần mềm này để quá trình làm việc được nhanh chóng và chính xác hơn. Dưới đây là một số hàm excel thông dụng mà kế toán phải nắm trong lòng bàn tay.
1. Hàm MAX và hàm MIN
• Hàm MAX trả về kết quả là giá trị lớn nhất trong dãy được chọn, thường dùng để tìm số lớn nhất trong một dãy số. Cú pháp: =MAX[Number 1, Number 2,…] Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị lớn nhất trong đó.
• Hàm MIN ngược lại với hàm MAX, tức là trả về kết quả là giá trị nhỏ nhất trong dãy được chọn. Cú pháp: =MIN[Number 1, Number 2,…] Trong đó: Number 1, Number 2,… là dãy mà bạn muốn tìm giá trị nhỏ nhất trong đó.
2. Hàm AND và hàm OR
• Hàm AND bao gồm các đối số là các hằng hoặc biểu thức logic. Hàm trả về giá trị TRUE nếu tất cả các đối số của nó đều đúng và trả về giá trị FALSE nếu ít nhất một đối số trong đó sai. Cú pháp: =AND[Logical 1, Logical 2,…] Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic.
• Hàm OR cũng bao gồm các đối số như hàm AND, tuy nhiên nó sẽ trả về giá trị TRUE khi ít nhất một trong các đối số là đúng, và trả về giá trị FALSE khi tất cả các đối số của nó đều sai. Cú pháp : =OR[Logical 1, Logical 2,…] Trong đó: Logical 1, Logical 2,… là các biểu thức logic.
• Lưu ý : – Các đối số trong hàm AND và OR phải là biểu thức logic. – Hàm AND và OR thường được ghép với các hàm khác để thực hiện các phép tính phức tạp.
3. Hàm IF
Hàm IF là một trong những hàm đa năng và được sử dụng nhiều nhất trong excel, nó sẽ trả về giá trị 1 nếu điều kiện đúng và trả về giá trị 2 nếu điều kiện sai.
Cú pháp : = IF[Logical_test,[value_if_true],[value_if_false]]
Trong đó: – Logical_test là biểu thức điều kiện. – [value_if_true] là giá trị được trả về nếu điều kiện đúng. – [value_if_false] là giá trị được trả về nếu điều kiện sai.
4. Hàm SUM, AVERAGE và COUNT
Cả 3 hàm này đều được thực hiện trên một dãy được chọn. Hàm SUM tính tổng tất cả các số trong dãy, hàm AVERAGE tính giá trị trung bình của tất cả các số trong dãy, còn hàm COUNT dùng để đếm số lượng các ô có chứa dữ liệu kiểu số trong dãy.
Cú pháp: • =SUM[Number1, Number2, Number3…] • =AVERAGE[Number1, Number2, Number3…] • =COUNT[Value1, Value2, Value3…]
5. Hàm SUMIF, AVERAGEIF, COUNTIF
Nhóm hàm này có tác dụng tương tự như SUM, AVERAGE và COUNT, tuy nhiên có thêm điều kiện và chúng chỉ thực hiện trên các ô thỏa mãn điều kiện đưa ra.
Cú pháp: • =SUMIF[Range, Criteria, Sum_range] • =AVERAGEIF[Range, Criteria, Sum_range] Trong đó Range là vùng chứa điều kiện, Criteria là điều kiện đưa ra còn Sum_range là vùng cần tính tổng. • =COUNTIF[range,criteria] Trong đó range là vùng cần đếm, criteria là điều kiện.
6. Hàm VLOOKUP và HLOOKUP
Cả 2 hàm trên đều là hàm tìm kiếm, tuy nhiên VLOOKUP sẽ tìm kiếm theo cột còn HLOOKUP sẽ tìm kiếm theo hàng.
Cú pháp : • =VLOOKUP[Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]] • =HLOOKUP[Lookup Value, Table Array, Col idx num, [range lookup]]
Trong đó: – Lookup Value là giá trị dùng để dò tìm. – Table Array là bảng giá trị dò để so sánh với giá trị dùng để dò tìm. Vùng này cần phải để ở dạng địa chỉ tuyệt đối. – Col idx num: là thứ tự cột/hàng dữ liệu mà bạn muốn lấy trong phép so sánh – Range lookup là phạm vi tìm kiếm. 1 tương ứng với dò tìm tương đối và 0 tương ứng với dò tìm tuyệt đối.
Hiện nay thay vì việc sử dụng phần mềm excel, nhiều doanh nghiệp siêu nhỏ đã tiến hành chuyển đổi sử dụng phần mềm kế toán để phục vụ công tác quản lý tài chính – kế toán của doanh nghiệp mình. Phần mềm kế toán EasyBooks dành cho mọi đối tượng doanh nghiệp, giúp kế toán thực hiện nghiệp vụ vô cùng đơn giản, số lượng tài khoản kế toán, hệ thống chứng từ, mẫu biểu, báo cáo đều tối giản hơn rất nhiều so với phần mềm kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp lớn. Giao diện của EasyInvoice thân thiện và dễ sử dụng với hệ thống biểu đồ phân tích chi tiết. Phần mềm phù hợp với cả các doanh nghiệp siêu nhỏ có kế toán tự thực hiện công tác kế toán và cả các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài.
Excel được xem là một công cụ đắc lực cho kế toán, trong đó có kế toán kho. Sử dụng Excel giúp việc thực hiện các nghiệp vụ kế toán được nhanh chóng và dễ dàng hơn. Tuy nhiên, ứng dụng Excel có rất nhiều hàm với những công dụng khác nhau. Tổng hợp các hàm Excel thường dùng trong kế toán kho sẽ giúp bạn sử dụng tiện lợi hơn khi ghi chép, quản lý và truy xuất thông tin.
Nhóm hàm tìm kiếm
Mục lục
Khi nhắc đến các hàm Excel thường dùng trong kế toán kho thì không thể nào bỏ qua hàm tìm kiếm. Đây là hàm sẽ trả về giá trị dò tìm theo cột dựa trên bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm. Trong nhóm hàm tìm kiếm thì có hai loại hàm phổ biến đó là hàm Vlookup và hàm Hlookup.
Nếu muốn dò tìm một cách chính xác thì thường sử dụng hàm X=0. Đây được xem là hàm mặc định sử dụng khi muốn tìm kiếm tại Excel. Một số khác sử dụng hàm X=1 nhưng chỉ nhận được kết quả tương đối và không chính xác như hàm X=0.
Nhóm hàm tìm kiếm thường được kế toán kho sử dụng để tìm kiếm tên hàng, mã hàng hoặc các đơn vị tính… Đồng thời, hàm này còn được dùng để trả về việc tìm kiếm giá vốn, giá bán trong kế toán doanh thu hoặc tra cứu thông tin của khách hàng.
Hàm Vlookup
Vlookup là một hàm tham chiếu và tìm kiếm theo hàng dọc. Có thể hiểu đơn giản đây là hàm trả về kết quả dò tìm theo cột đưa từ bảng tham chiếu lên bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị tìm.
Cú pháp tìm kiếm của hàm này là: VLOOKUP[Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy, 0]. Bạn chỉ cần chọn ô và nhập thì Excel sẽ xử lý và trả lại kết quả nhanh chóng.
Hàm Vlookup được sử dụng nhiều trong kế toán kho với các nhiệm vụ như:
- Tìm kiếm mã hàng hóa, tên hàng hóa trong Danh mục hàng hóa của công ty
- Tìm kiếm đơn giá xuất kho trong Bảng xuất nhập hàng tồn kho về đến Phiếu xuất kho
- Dựa trên Giá trị khấu hao lũy kế để tìm được số khấu hao lũy kế có từ kỳ trước.
Hàm Hlookup
Hàm Hlookup là một hàm có thể tham chiếu và tìm kiếm theo hàng ngang. Bạn có thể tìm kiếm trên Excel với công thức sau:
HLOOKUP[Giá trị dò tìm, Bảng tham chiếu, Cột cần lấy, 0]
Các hàm tìm kiếm trên Excel mang đến rất nhiều tiện ích cho kế toán kho. Tuy nhiên, kế toán viên cần có lưu ý khi thực hiện những hàm này như:
- Trong cột, hàng đầu tiên của vùng tham chiếu phải bao phủ vừa đủ và toàn bộ các giá trị cần dò tìm, những hàm này luôn phải được quy định ở giá trị tuyệt đối
- Khi xác định cột cần lấy thì phải xác định đây là cột thứ mấy, hàng thứ mấy, nếu đếm thì phải đếm chính xác từ trái sang phải, từ trên xuống dưới.
Hàm điều kiện If
Bên cạnh hàm tìm kiếm thì hàm điều kiện If cũng là một trong các hàm Excel thường dùng trong kế toán kho. Nếu điều kiện đúng thì hàm sẽ trả về giá trị 1 và nếu sai thì sẽ trả lại giá trị 2. Hàm này sẽ trả về các giá trị dò tìm theo cột từ bảng tham chiếu đến bảng cơ sở dữ liệu theo đúng giá trị dò tìm.
Hàm điều kiện thường được cho kế toán kho thực hiện tốt các nghiệp vụ của mình. Hàm này thường dùng để tạo bảng lương, tiền thưởng cho nhân viên. Bên cạnh đó, nhiều kế toán còn sử dụng hàm này để tính thuế thu nhập cá nhân hoặc các loại thuế khác.
Hàm điều kiện sử dụng công thức IF[Điều kiện, Giá trị 1, Giá trị 2]. Bạn cần phải viết đúng công thức hàm điều kiện thì mới cho ra được kết quả chính xác cho đối tượng.
Hàm LEN
Hàm LEN cũng là một trong các hàm Excel thường dùng trong kế toán kho. Đây là hàm được dùng để tính tổng số ký tự có trong một đoạn văn bản. Sử dụng hàm này có thể tính được nhanh chóng số ký tự và giúp kế toán kho thực hiện các nghiệp vụ được tốt hơn.
Hàm LEN được thực hiện với công thức sau: LEN[“text”]. Bạn có thể hiểu thông qua ví dụ như LEN[“excel”] thì sẽ cho ra kết quả là 5.
Hàm tính tổng có điều kiện
Bên cạnh các hàm trên thì hàm tính tổng có điều kiện cũng là một trong các hàm Excel thường dùng trong kế toán kho. Đây là hàm trả về giá trị tổng của các ô trong một vùng cần phải tính tổng trong thỏa mãn với những điều kiện được đưa ra. Bên cạnh kế toán kho thì những vị trí kế toán khác cũng sử dụng hàm tính tổng có điều kiện khá nhiều.
Hàm SUMIF dùng để tính tổng tất cả các giá trị đáp ứng được điều kiện mà kế toán viên đưa ra. Ngoài ra, kế toán viên cũng có thể áp dụng một tiêu chí, điều kiện cho một phạm vi nhất định rồi sau đó tính tổng của các giá trị trong một phạm vi khác.
Công thức dùng để tính hàm SUMIF là : SUMIF[Vùng chứa điều kiện, điều kiện, Vùng cần tính tổng]. Trong đó, bạn cần chú ý một số vấn đề trong công thức SUMIF như:
- Vùng chứa điều kiện là một trong những thông số phải có trong hàm SUMIF. Phạm vi của vùng này chính là ô mà kế toán viên muốn đánh giá theo tiêu chí đã đề ra, những thông số trong ô này sẽ là số hoặc tên hoặc những mảng chứa số
- Điều kiện trong hàm SUMIF được thể hiện dưới dạng số, biểu thức, văn bản hoặc hàm được xác định sẽ cộng vào các ô. Những điều kiện văn bản, toán học hoặc biểu tượng thì cần phải đặt trong dấu ngoặc kép, nếu dạng số thì không cần đặt.
- Một lưu ý đó là hàm SUMIF sẽ cho ra kết quả sai nếu khớp với các chuỗi giá trị trên 255 chữ số.
Hàm LEFT
Trong kế toán, hàm LEFT được sử dụng để lấy những ký tự cần lấy trong một đoạn text theo thứ tự từ trái sang phải. Hàm này được kế toán sử dụng để tính hoặc tìm kiếm các ký tự có trong bảng Excel nhiều thông số. Hàm LEFT được sử dụng với công thức sau:
LEFT[text, số ký tự cần lấy].
Hàm Subtotal
Subtotal là một hàm dùng để tính các nhóm con có trong một danh sách. Tuy nhiên, hàm này cũng được sử dụng để tính trong bảng dữ liệu tùy vào những phép tính mà kế toán chọn trong bảng đối số. Hàm Subtotal được sử dụng với công thức:
SUBTOTAL[đối số cần tính].
Hàm Subtotal được kế toán kho sử dụng để tính tổng doanh thu phát sinh trong từng kỳ. Một số người khác sử dụng hàm này để tính tổng tiền tồn vào cuối ngày hoặc tính tổng cho từng tài khoản cấp 1.
Những lưu ý khi sử dụng các hàm Excel của kế toán kho
Với nhân viên kế toán kho, lưu trữ thông tin và tính toán trên Excel không còn là một công việc xa lạ. Tuy nhiên, khi sử dụng các hàm Excel thường dùng trong kế toán kho thì cần phải lưu ý một số vấn đề.
Trước hết đó là những hàm Excel chỉ cho ra kết quả chính xác khi bạn nhập đúng hàm, điều kiện tìm kiếm và công thức. Nếu bạn lơ là thì sẽ có thể cho ra kết quả sai sót và ảnh hưởng đến công việc thống kê, tính toán tại Excel. Do vậy, bạn cần rà soát lại xem các thông tin của hàm đã chính xác và đúng chưa.
Bên cạnh đó, những hàm được thiết kế trong Excel rất nhiều và đa dạng. Nếu bạn tận dụng tốt những hàm này thì có thể giảm bớt rất nhiều công việc cần phải thực hiện. Chính vì thế, bạn nên liên tục học hỏi các hàm Excel để thực hiện nghiệp vụ kế toán tốt hơn.
Các hàm Excel thường dùng trong kế toán kho là một công cụ giúp việc tính toán, thống kê và quản lý được tốt hơn. Những hàm này cần phải nhập đúng thì mới cho ra được kết quả chính xác nên bạn cần chú ý để tránh sai sót khi sử dụng.