Các vai trò nhà quản trị thực hiện trong tổ chức theo Mintzberg

Các vai trò quản lí của Mintzberg [tiếng Anh: Mintzberg's Management Roles] chỉ ra 10 vai trò chính mà các nhà quản lí phải đảm nhiệm để hoàn thành công việc của mình.

Hình minh họa

Khái niệm

Các vai trò quản lí của Mintzberg trong tiếng Anh là Mintzberg's Management Roles.

Nhà quản lí có rất nhiều vai trò phải đảm nhiệm trong một tổ chức. Để đảm nhiệm chúng hiệu quả, anh ta hoặc cô ta phải hiểu rõ những trách nhiệm hoạt động, chiến lược hoặc chiến thuật mà mình phải thực hiện.

Dù không nêu rõ trong mô tả công việc, nhưng tùy vào từng thời điểm, người quản lí có thể phải trở thành một người huấn luyện, hay người lập kế hoạch chiến lược, liên lạc, cổ vũ, quản lí xung đột, giải quyết vấn đề, tổ chức, ra quyết định,v.v...

Những vai trò này có thể thay đổi mỗi ngày, nhưng chắc chắn là người quản lí phải hiểu rõ tất cả vai trò của mình và cách thực hiện chúng hiệu quả. Điều này có nghĩa là người quản lí phải có hiểu biết toàn diện về tất cả các chức năng kinh doanh, mục tiêu của tổ chức, mức độ trách nhiệm của mình và cách thức phù hợp để phục vụ cả khách hàng nội bộ và bên ngoài của tổ chức.

Henry Mintzberg đã dành phần lớn sự nghiệp của mình để nghiên cứu vai trò và hành vi quản lí của một số giám đốc điều hành hoặc CEO. Mintzberg phát hiện ra rằng các nhà quản lí dành phần lớn thời gian để tham gia vào 10 vai trò cụ thể, và 10 vai trò này được phân loại vào ba nhóm khác nhau.

[Theo study.com]

Phân loại nhóm các vai trò của nhà quản lí 

Nhóm các vai trò có liên quan tới các cá nhân: Cung cấp thông tin và ý tưởng 

Tấm gương: Người quản lí có trách nhiệm xã hội, trách nhiệm pháp lý và  đại diện trong những dịp quan trọng; là một nguồn cảm hứng để nhân viên noi theo

Lãnh đạo: Nhà quản lí hướng dẫn và chỉ đạo cho bộ phận hoặc nhóm mà mình chịu trách nhiệm. Nhà quản lí dành thời gian để truyền đạt các mục tiêu, đào tạo, tư vấn, hỗ trợ nhân viên, cung cấp nguồn lực, đánh giá hiệu suất và thúc đẩy nhân viên tạo ra mức năng suất cao hơn.

Liên lạc: Nhà quản lí giao tiếp với các thành viên bên trong và bên ngoài tổ chức; tạo ra các mạng lưới cho tổ chức.

Nhóm các vai trò thông tin: Xử lí thông tin

Giám sát: Nhà quản lí phải thường xuyên tìm kiếm thông tin liên quan đến tổ chức và ngành, tìm kiếm những thay đổi có liên quan trong môi trường hoạt động; đồng thời phải giám sát nhân viên của mình, về cả năng suất và sức khỏe của họ.

Phổ biến: nhà quản lí truyền đạt thông tin hữu ích tiềm năng cho đồng nghiệp và nhóm của mình.

Người phát ngôn: nhà quản lí đại diện và phát biểu thay mặt cho tổ chức; chịu trách nhiệm truyền thông tin về tổ chức và các mục tiêu của nó cho những người ngoài tổ chức.

Nhóm các vai trò quyết định: Sử dụng thông tin 

Doanh nhân: nhà quản lí tạo ra và kiểm soát sự thay đổi trong tổ chức, bao gồm việc giải quyết các vấn đề, tạo ra ý tưởng mới và thực hiện chúng.

Giải quyết rắc rối: khi tổ chức hoặc nhóm gặp phải một rào cản bất ngờ, nhà quản lí phải chịu trách nhiệm giải quyết chúng; và cần giúp hòa giải các tranh chấp trong rắc rối đó.

Phân bổ tài nguyên: xác định cách phân bổ tài nguyên tối ưu cho tổ chức. Điều này liên quan đến việc phân bổ vốn, nhân viên và các nguồn lực khác.

Người đàm phán: nhà quản lí có thể cần tham gia trực tiếp vào các cuộc đàm phán quan trọng trong nhóm, bộ phận hoặc tổ chức.

[Theo: mindtools.com]

Giang

Vào thập niên 1960, Henry Mintzberg đã nghiên cứu một cách cẩn thận và đã đưa ra kết luận rằng các nhà quản trị trong một tổ chức phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. Mười vai trò quản trị này được tác giả sắp xếp chung vào trong 3 nhóm: [1] vai trò quan hệ với con người, [2] vai trò thông tin, và [3] vai trò quyết định. Tuy có sự phân chia thành các nhóm vai trò khác nhau như vậy, nhưng có một sự liên hệ rất mật thiết giữa các nhóm vai trò đó. Ví dụ như nhà quản trị không thể có các quyết định đúng nếu vai trò thông tin không được thực hiện tốt.

Vai trò quan hệ với con người

Sống và làm việc trong một tổ chức mọi cá nhân thường có các quan hệ chặt chẽ và mật thiết với nhau, nhưng với tư cách là nhà quản trị họ thường có những vai trò cơ bản sau:

0 Vai trò đại diện: Là người đứng đầu một đơn vị, nhà quản trị thực hiện các hoạt động với tư cách là người đại diện, là biểu tượng cho tập thể, có tính chất nghi lễ trong tổ chức. Ví dụ những công việc như dự và phát biểu khai trương chi nhánh mới, chào đón khách, tham dự tiệc cưới của thuộc cấp, đãi tiệc khách hàng …

4 Vai trò lãnh đạo: Phối hợp và kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Một số công việc như tuyển dụng, đào tạo, hướng dẫn, và khích lệ nhân viên là một vài ví dụ về vai trò này của nhà quản trị.

O Vai trò liên lạc: Quan hệ với người khác ở trong hay ngoài tổ chức, để nhằm góp phần hoàn thành công việc được giao cho đơn vị của họ. Ví dụ như tiếp xúc với khách hàng và những nhà cung cấp.

Vai trò thông tin

Các hoạt động về quản trị chỉ thực sự có cơ sở khoa học và có hiệu quả khi nó được xử lý, được thực thi trên cơ sở các thông tin chính xác, đầy đủ và kịp thời. Thông tin không chỉ cần cho các nhà quản trị mà chính bản thân nó cũng giữ những vai trò cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực này. Nghiên cứu về vai trò thông tin của các nhà quản trị, chúng ta thấy:

º Vai trò thu thập và tiếp nhận các thông tin: Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những hoạt động và những sự kiện có thể đem lại cơ hội tốt hay sự đe dọa đối với hoạt động của tổ chức. Công việc này được thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản và qua trao đổi, tiếp xúc với mọi người v.v…

6 Vai trò phổ biến thông tin: Là người phổ biến thông tin cho mọi người, mọi bộ phận có liên quan, có thể là thuộc cấp, người đồng cấp hay thượng cấp.

◉ Vai trò cung cấp thông tin: Là người có trách nhiệm và quyền lực thay mặt tổ chức phát ngôn những tin tức ra bên ngoài với mục đích giải thích, bảo vệ các hoạt động của tổ chức hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.

Vai trò quyết định

Nhóm vai trò cuối cùng của nhà quản trị gồm 4 vai trò: vai trò doanh nhân, vai trò người giải quyết xáo trộn, vai trò người phân phối tài nguyên và vai trò nhà thương thuyết.

0 Vai trò doanh nhân: Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến hoạt động của tổ chức. Việc này có thể được thực hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp điều chỉnh một kỹ thuật đang áp dụng.

® Vai trò người giải quyết xáo trộn: Nhà quản trị là người phải kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nảy sinh làm xáo trộn hoạt động bình thường của tổ chức như mâu thuẩn về quyền lợi, khách hàng thay đổi… nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định.

◉ Vai trò người phân phối tài nguyên: Khi tài nguyên khan hiếm mà lại có nhiều yêu cầu, nhà quản trị phải dùng đúng tài nguyên, phân phối các tài nguyên cho các bộ phận đảm bảo sự hợp lý và tính hiệu quả cao. Tài nguyên đó có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị, hay con người. Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề này sẽ khó khăn hơn, vì nó có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của một đơn vị hay thậm chí của toàn thể tổ chức.

® Vai trò đàm phán: Thay mặt cho tổ chức thương thuyết trong quá trình hoạt

động, trong các quan hệ với những đơn vị khác, với xã hội.

Mười vai trò này liên hệ mật thiết với nhau và bất cứ lúc nào trong hoạt động của mình, nhà quản trị có thể phải thực hiện nhiều vai trò cùng một lúc, song tầm quan trọng của các vai trò thay đổi tuỳ theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức.

Với chức năng và vai trò của mình, nhà quản trị giữ phần quan trọng trong sự thành công hay thất bại của một tổ chức. Và đó cũng là lý do chính của nhu cầu cấp bách phải đào tạo các nhà quản trị, vì sự nghiệp phát triển kinh tế xã hội của cả nước.

3. Vai trò của nhà quản trị :[Henry Mintzberg] b. Vai trò thông tin Vai trò người thu thập và thẩm định thông tin: xem xét,phân tích bối cảnh TC để nhận ra những tin tức, hoạtđộng thuận lợi cho việc điều hành tốt hơn Vai trò người phổ biến thông tin: cho những người cóliên quan bên trong TC Vai trò người phát ngôn: đưa những thông tin của TC rabên ngoài giúp đối tác nắm vững tình hình trong quan hệgiao dịch phù hợp với mục tiêu của TC3. Vai trò của nhà quản trị :[Henry Mintzberg] c. Vai trò ra quyết định Vai trò người sáng tạo: giúp cải tiến hoạt động của TC,bằng cách áp dụng kỹ thuật mới, hoặc nâng cấp điềuchỉnh một kỹ thuật đang áp dụng Vai trò giải quyết các xáo trộn: giúp đối phó vơi những sựcố bất ngờ nhằm đưa TC sớm trở lại ổn định Vai trò người phân phối nguồn lực giúp quyết định phảiphân phối nguồn lực cho ai, khi nào, số lượng bao nhiêu. Vai trò nhà đàm phán trong quan hệ đối tác để có đượcnhững hợp đồng kin tế, tạo công ăn việc làm cho nhânviên trong TC4. Hệ thống quản trị- Hệ thống: là tập hợp những phần tử [yếu tố] có liên quanvà phụ thuộc lẫn nhau được sắp xếp theo cách để tạo ramột tổng thể thống nhất- Hệ thống đóng: là hệ thống không bị ảnh hưởng bởi môitrường và không tương tác với môi trường- Hệ thống mở: là hệ thống thương tác một cách năng độngvới môi trường của chúng4. Hệ thống quản trịMÔI TRƯỜNGĐẦU VÀO- Nguyên liệu- Nhân lực- Vốn- Công nghệ- Thông tinQUÁ TRÌNH BIẾNĐỔI- Hoạt động của NV- Hoạt động quản trị- Bí quyết côngnghệ và phươngpháp điều hànhPHẢN HỒIĐẦU RA- Sản phẩm/dịch vụ- Kết quả tàichính- Thông tin- Kết quả nhânsự