Soạn thảo tài liệu trên máy tính không phải là một thao tác phức tạp, nhưng các quy tắc soạn thảo thì không phải ai cũng nắm rõ, hoặc các thao tác cơ bản đôi khi bị bỏ qua. Đối với những người mới làm quen với máy tính, muốn gõ được thì trước hết phải hiểu và nắm rõ các bước soạn thảo ban đầu thì mới có thể gõ theo chuẩn và thành thạo hơn các kỹ năng soạn thảo. Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp các thao tác cơ bản khi gõ văn bản trên máy tính.
- Cách sử dụng Word Online để chỉnh sửa tài liệu trực tuyến
- Hướng dẫn hoàn chỉnh về Word 2013 [Phần 4]: Làm quen với việc soạn thảo văn bản
- Tổng hợp các phím tắt Microsoft Word thường được sử dụng
- Những kỹ năng từ vựng hữu ích bạn không nên bỏ qua
1. Công cụ chỉnh sửa văn bản
Để gõ văn bản trên máy tính, trước tiên người dùng cần cài đặt các công cụ cần thiết. Một là bộ công cụ chỉnh sửa như Microsoft Office và WPS Office hoặc các công cụ chỉnh sửa trực tuyến như Word Online và Google Docs. Bạn đọc có thể tham khảo một số công cụ soạn thảo trong bài viết 7 lựa chọn tốt thay thế cho Microsoft Office Tiếp theo, chúng ta cần cài đặt công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính. Bạn nên cài Unikey, đây là công cụ gõ văn bản phổ biến hiện nay. Sau đó chúng ta thiết lập công cụ gõ tiếng Việt trên máy tính.
Ngoài ra, nếu cần, bạn cũng có thể cài thêm các font tiếng Việt cho các dịch vụ soạn thảo, khi có nhiều font đẹp hơn. Mời các bạn tham khảo bài viết Hướng dẫn tải và cài đặt font tiếng Việt cho máy tính.
2. Đặt định dạng ban đầu của văn bản
Chúng tôi mở công cụ chỉnh sửa trên máy tính, chẳng hạn như Microsoft Word. Sau khi cài đặt bộ Office trên máy tính, biểu tượng bộ công cụ sẽ xuất hiện trên màn hình nền, hoặc bạn có thể mở nó thông qua thanh tìm kiếm trên máy tính Windows 10. Nếu bạn sử dụng Windows XP, Windows 7 để mở Word trên chúng tôi. Bấm Bắt đầu> Tất cả Chương trình> Microsoft Office> Microsoft Word.
Tiếp theo, giao diện của Word mặc định là tiếng Anh. Nếu bạn muốn cài đặt giao diện ngôn ngữ tiếng Việt cho Word, hãy tham khảo các bài viết sau.
- Cách cài đặt giao diện ngôn ngữ tiếng Việt cho Microsoft Office 2010
- Cách cài tiếng Việt cho Microsoft Office 2013
- Cách cài đặt giao diện ngôn ngữ tiếng Việt trên Microsoft Office 2016
Trong giao diện Word, có một thanh ribbon, chứa các công cụ cần thiết để soạn thảo.
- Trang chủ: Giúp bạn tùy chỉnh phông chữ, cỡ chữ và căn chỉnh.
- Chèn: Chèn bảng, hình ảnh và biểu đồ.
- Bố cục trang: lề tùy chỉnh, hướng giấy, bố cục văn bản.
- Resfrences: Chèn mục lục, bảng tiêu đề và biểu đồ.
- Thư: Hỗ trợ hợp nhất tài liệu.
- Đánh giá: Chỉnh sửa và nhận xét về tài liệu.
- View: Tùy chỉnh chế độ hiển thị của vùng chỉnh sửa.
bước 1:Mở giao diện Word và tiếp tục thiết lập một số nội dung khi nhập văn bản.Đầu tiên người dùng cần Chuyển đổi đơn vị đo lường hiện tại của văn bản Từ inch đến cm hoặc mm. Để chuyển đổi đơn vị trong Word, mời các bạn tham khảo bài viết Cách chuyển từ inch sang cm trong Word 2007. Áp dụng phương pháp này cho hầu hết các phiên bản Word.
Bước 2:Tiếp theo chúng ta điều chỉnh lề văn bản.dựa theo Bố trí trang Tiếp đó hãy chọn Cài đặt trang Mở giao diện căn chỉnh văn bản.
Trong giao diện này, chúng ta nhập các thông số theo kích thước căn chỉnh tiêu chuẩn.
- Lề trên: Cách mép trên từ 2-2,5 cm.
- Lề dưới: Cách mép dưới 2-2,5 cm.
- Lề trái: Cách mép trái 3-3,5 cm.
- Lề phải: Cách mép phải 1,5-2 cm.
Lựa chọn tiếp theo Chọn hướng giấy Vertical là dọc và ngang là ngang.
Chuyển sang thẻ Paper để chọn khổ giấy trong phần khổ giấy.
Mời các bạn tham khảo một số bài viết dưới đây về định dạng trang Word.
- Hướng dẫn hoàn chỉnh về Word 2013 [Phần 6]: Căn chỉnh bố cục trang
- Hướng dẫn hoàn chỉnh về Word 2016 [Phần 10]: Bố cục trang
- Căn chỉnh lề trong Google Tài liệu
- Cách sửa lỗi căn chỉnh chưa chỉnh trên Word
3. Hướng dẫn định dạng và nhập văn bản
bước 1:Bấm vào mục trang chủ, sau đó chọn phông chữ và kiểu phông chữ của văn bản. Phông chữ sử dụng là Times new Roman, cỡ chữ 13 hoặc 14cm, sau đó bấm vào biểu tượng mũi tên trong nhóm đoạn văn bản để hiển thị giao diện điều chỉnh khoảng cách dòng. Điều chỉnh các thông số như trong hình.
Để tìm hiểu thêm về cách điều chỉnh khoảng cách dòng, vui lòng đọc bài viết sau.
- Hướng dẫn hoàn chỉnh Word 2013 [Phần 9]: Sử dụng khoảng cách dòng và đoạn văn
- Cách đặt giãn cách dòng trong Google Tài liệu
Bước 2:Sau khi chỉnh sửa, chúng ta tiếp tục nhập nội dung. Đối với một số nội dung cần chú ý và nhấn mạnh, người dùng có thể sử dụng các định dạng phông chữ in đậm, in nghiêng, gạch chân và phông chữ màu.Sau đó căn chỉnh vị trí văn bản như ở giữa, bên trái hoặc bên phải Phông chữ và phần đoạn vănĐể biết thêm một số thao tác định dạng phông chữ Word nâng cao, vui lòng đọc thêm thông tin trong phần hướng dẫn định dạng phông chữ, thay đổi độ giãn và tạo văn bản nghệ thuật trong Word.
Trong quá trình nhập văn bản, nếu không nhập được tiếng Việt, bạn cần kiểm tra Unikey đã được đặt đúng chưa. Mời các bạn tham khảo cách đánh máy tiếng Việt trong bài viết sau.
- Sửa lỗi Unikey không nhập được tiếng Việt
- Cách sửa lỗi gõ tiếng Việt trên Word và Excel
Ngoài việc nhập nội dung văn bản thông thường, người dùng có thể được yêu cầu chèn bảng hoặc biểu đồ trong Word khi soạn thảo. Cách thực hiện như thế nào, mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây.
- Cách chèn và tạo bảng trong Word
- Hướng dẫn cách vẽ biểu đồ trong Word
Bước 3:Sau khi nhập nội dung vào Word, hãy nhấp vào Biểu tượng văn phòng lựa chọn cứu.
4. Quy tắc tiêu chuẩn cho văn bản hành chính
Đối với văn bản hành chính, khi soạn thảo còn có nhiều nội dung nhỏ khác, người thực hiện phải tuân theo các tiêu chuẩn soạn thảo.
Nội dung cụ thể được soạn thảo phù hợp với quy định tại từng khu vực bao gồm:
Trên đây là những thao tác cơ bản nhất để có thể gõ và soạn thảo văn bản trên máy tính. Có một số nguyên tắc viết mà chúng ta cần tuân thủ đúng, không chỉ thể hiện tính chuyên nghiệp mà còn phải tạo ra những văn bản chuẩn và đẹp. Tôi hy vọng bài viết này hữu ích với bạn!
- Cách bật và tắt chế độ cảm ứng trên Word
- Cách tìm danh sách các phông chữ có sẵn trong Google Tài liệu, thêm hoặc xóa phông chữ
- Cách tìm và thêm trích dẫn trong Google Tài liệu
- Cách sử dụng tiện ích soạn thảo Word editor trên trình duyệt
- Cách sử dụng Chrome để xuất văn bản trong hình ảnh
- Cách viết nhanh nội dung trên Write mà không cần tài khoản
1Bước 1: Mở file Google Docs
Trên laptop, bạn hãy truy cập vào ứng dụng Google và gõ từ khóa "Google Docs". Sau khi màn hình hiện ra các link đăng nhập, bạn hãy chọn Google Docs: Sign-in rồi chọn vào biểu tượng Dấu Cộng [thêm mới] để tiến hành soạn văn bản.
2Bước 2: Chọn công cụ Nhập liệu bằng giọng nói
Khi cửa sổ Google Docs đã mở ra, bạn hãy tiếp tục chọn Công cụ, sau đó chọn Nhập liệu bằng giọng nói để lựa chọn tính năng soạn thảo văn bản bằng giọng nói.
3Bước 3: Cho phép sử dụng micro
Khi bạn nhấp chuột vào biểu tượng micro, màn hình laptop sẽ hiện lên cửa sổ yêu cầu quyền truy cập vào micro của máy, bạn hãy chọn Cho phép để công cụ thu âm được khởi động.
4Bước 4: Bắt đầu soạn thảo văn bản
Sau khi đã cấp quyền cho phép Google Docs sử dụng micro của máy, bạn đã có thể bắt đầu đọc nội dung cần soạn để chuyển đổi từ giọng nói thành chữ. Lưu ý, bạn nên đọc từ từ để tránh sai sót nhé!
Trên đây là bài viết hướng dẫn của Điện máy XANH về cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs chi tiết nhất. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào, vui lòng để lại bình luận bên dưới để được giải đáp ngay nhé!