Cách phần biệt chữ ký dấu và chữ ký tươi

Về giá trị pháp lý của con dấu Chữ ký. Con dấu chữ ký không hề được pháp luật công nhận và về nguyên tắc, mọi chữ ký đều phải là chữ ký tươi – chữ ký trực tiếp của chính người ghi tên bên dưới chữ ký.

Con dấu chữ ký chỉ là sự mô phỏng chữ ký thật và không được đăng ký hay công nhận ở bất cứ một cơ quan có thẩm quyền nào.

Các rắc rối pháp lý có thể phát sinh
Nếu quý vị là người đại diện theo pháp luật của công ty, tổ chức nào đó, theo quy định của pháp luật, quý là người có trách nhiệm: quản lý và sử dụng con dấu pháp nhân.

Về nguyên tắc: Văn bản của công ty chỉ có giá trị pháp lý khi có đầy đủ chữ ký của quý vị [hoặc người được bạn ủy quyền] và đóng dấu công ty lên trên chữ ký đó.

Trên thực tế: 1 văn bản có đóng dấu công ty với chữ ký của ai đó, hoặc chữ ký giả, chữ ký con dấu… đều được mặc nhiên coi là có giá trị pháp lý – nếu không có căn cứ chứng minh chữ ký trên là giả.

Chỉ người đại diện theo pháp luật mới có quyền quản lý, sử dụng con dấu pháp nhân. Vì thế, nếu người ký là giả thì sao người đại diện theo pháp luật lại đồng ý đóng con dấu pháp nhân lên chữ ký giả đó.

Trường hợp chứng minh được chữ ký là giả
Văn bản sẽ không có hiệu lực pháp lý nữa, nhưng khi đó, giám đốc công ty – người đại diện theo pháp luật vẫn hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thiếu trách nhiệm trong việc quản lý và sử dụng con dấu, mọi hậu quả phát sinh trước hết sẽ do Người đại diện theo pháp luật gánh chịu.

Vì vậy, tốt nhất, quý vị cần thiết phải là người trực tiếp quản lý và sử dụng con dấu nói trên. Hoặc một thực tế hiện nay, con dấu công ty thường giao cho bộ phận văn thư quản lý. Nếu như vậy, quý vị cần thiết phải có một băn bản rõ ràng quy định về nguyên tắc, quy trình quản lý, sử dụng con dấu đó.

Về mặt Luật – tính hợp pháp:

Điều 1 Nghị định 58/2001/NĐ-CP về quản lý, sử dụng con dấu quy định:

“Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức ….”

Theo Điều 25 khoản 3 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư quy định: “Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải ĐÓNG DẤU của cơ quan, tổ chức đó”

Về mặt logic – tính hợp lý:

Công ty là 1 pháp nhân thực hiện mọi hoạt động thông qua 1 cá nhân chính là Người đại diện theo pháp luật [hoặc người khác được ủy quyền].

Để phân biệt 1 Văn bản được ban hành bởi 1 Pháp nhân A hay của 1 Cá nhân B [đồng thời là người đại diện theo pháp luật của Pháp nhân A đó] thì: bắt buộc phải có những dấu hiệu thể hiện trên Văn bản.

Dấu hiệu đó chính là: Con dấu của Pháp nhân.

– Văn bản của Công ty A ban hành bắt buộc có: Chữ ký ông B và Con dấu Cty A

– Văn bản của Cá nhân ông B ban hành chỉ có: Chữ ký của ông B

=> Nếu Văn bản của Công ty A mà chỉ có Chữ Ký của ông B thì sẽ: Không Thể Phân Biệt được Văn bản của Công ty với Văn bản của Cá nhân người đại diện theo pháp luật.

[Đơn giản như ông B ký các văn bản về Bảo hiểm cá nhân, bảo hiểm tài sản, hợp đồng mua bán cá nhân, hóa đơn thanh toán cá nhân, gia đình… sẽ không thể coi là Công ty A ký hợp đồng, văn bản đó được.]

» Tư vấn Luật doanh nghiệp

» Thủ tục thành lập doanh nghiệp mới

Không ít người sử dụng chữ ký khắc sẵn dưới dạng con dấu để đóng vào hợp đồng, hóa đơn để tiết kiệm thời gian và tiện lợi. Vậy con dấu chữ ký khắc sẵn có giá trị pháp lý không?

Thế nào là con dấu chữ ký?

Hiện nay, không có quy định nào về con dấu chữ ký, việc sử dụng, làm dấu chữ ký là tự do.

Theo thực tế, con dấu chữ ký hay còn gọi là chữ ký dấu là con dấu được khắc ra có chứa thông tin chữ ký của người sở hữu con dấu.

Chữ ký dấu không phải là chữ ký trực tiếp – ký tươi, được sử dụng thay cho chữ ký tươi giúp tiết kiệm thời gian và thuận tiện hơn trong công việc.

Con dấu chữ ký có giá trị pháp lý không?

Về nguyên tắc, chữ ký phải ký bằng bút mực và được ký trực tiếp lên văn bản, giấy tờ [trừ những trường hợp chữ ký điện tử được cấp phép sử dụng theo quy định của pháp luật].

Theo khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015, chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh, được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn.

Đồng thời, theo khoản 1 Điều 1 Nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư, “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.

Theo đó, có thể khẳng định, con dấu chữ ký khắc sẵn không được pháp luật công nhận, không có giá trị pháp lý.

3 lưu ý khi sử dụng con dấu chữ ký

[i] Dấu chữ ký khắc sẵn có thể bị sử dụng không đúng mục đích. Khi giao cho người khác sử dụng con dấu chữ ký, cần có văn bản ủy quyền quy định rõ phạm vi được đóng dấu chữ ký;

[ii] Không được dùng dấu chữ ký khắc sẵn dạng con dấu đóng vào chứng từ kế toán. Ký chứng từ kế toán bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn sẽ bị phạt từ 3 – 5 triệu đồng [điểm d khoản 1 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực kế toán]

[iii] Chỉ nên sử dụng con dấu chữ ký trong các văn bản nội bộ của doanh nghiệp để tránh bị từ chối giao dịch.

Khuyến nghị của Công ty Luật TNHH Everest

1. Bài viết trong lĩnh vực pháp luật nêu trên được luật sư, chuyên gia của Công ty Luật TNHH Everest thực hiện nhằm mục đích nghiên cứu khoa học hoặc phổ biến kiến thức pháp luật, hoàn toàn không nhằm mục đích thương mại.
2. Bài viết có sử dụng những kiến thức hoặc ý kiến của các chuyên gia được trích dẫn từ nguồn đáng tin cậy. Tại thời điểm trích dẫn những nội dung này, chúng tôi đồng ý với quan điểm của tác giả. Tuy nhiên, quý vị chỉ nên coi đây là những thông tin tham khảo, bởi nó có thể chỉ là quan điểm cá nhân người viết
3. Trường hợp cần giải đáp thắc mắc về vấn đề có liên quan, hoặc cần ý kiến pháp lý cho vụ việc cụ thể, Quý vị vui lòng liên hệ với chuyên gia, luật sư của Công ty Luật TNHH Everest qua Tổng đài tư vấn pháp luật: 1900 6198, E-mail: .