Cách tải file XML của hóa đơn điện tử VNPT

Ngày đăng: 09:52 - 07/04/2020 Lượt xem: 20772 Cỡ chữ

Hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị cung cấp hiện nay đều xuất file dưới định dạng XML. Tuy nhiên, cách đọc hóa đơn điện tử file XML như thế nào thì không phải Kế toán nào cũng nắm được. Bởi các file định dạng này nếu không sử dụng công cụ hỗ trợ, thông thường Kế toán sẽ không mở được. Dưới đây là hướng dẫn cách đọc file XML của hóa đơn điện tử Kế toán nên biết.

Cách đọc hóa đơn điện tử file xml Kế toán nên biết.

1. Quy định về định dạng XML của hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Thông tư 68/2019/TT-BTC, định dạng hóa đơn điện tử là tiêu chuẩn kỹ thuật quy định về kiểu dữ liệu, chiều dài của dữ liệu của các trường thông tin, phục vụ cho truyền nhận, lưu trữ và hiển thị hóa đơn điện tử.

Định dạng của hóa đơn điện tử gồm các thành phần chính sau:

• Thành phần chứa dữ liệu của nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số.

Riêng với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế, định dạng hóa đơn điện tử cần chứa dữ liệu thể hiện mã của cơ quan Thuế.

Định dạng của hóa đơn điện tử thể hiện như thế nào?

Theo đó, hóa đơn điện tử có 2 file luôn song song với nhau là bản thể hiện của hóa đơn điện tử [định dạng PDF] và file chứa dữ liệu của hóa đơn [file XML]:

• Bản thể hiện của hóa đơn điện tử [định dạng PDF]: Thể hiện nội dung kinh tế và nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, tương đương với một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, đây chỉ là bạn thể hiện của file XML nên không có giá trị pháp lý.
• Ngược lại, file chứa dữ liệu hóa đơn [file XML] sẽ bao gồm đầy đủ các dữ liệu của hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

Vì vậy, file XML của hóa đơn đóng vai trò quan trọng đối với doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt là khi doanh nghiệp cần chứng minh tính pháp lý, hợp lệ của hóa đơn. Tuy nhiên, một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp gặp phải là không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.

2. Tại sao không đọc được dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử?

File thể hiện dữ liệu của hóa đơn điện tử được định dạng XML. Định dạng XML là viết tắt của cụm từ Extensible Markup Language hay còn gọi là ngôn ngữ đánh dấu mở rộng. File XML cho phép người dùng tạo các biểu tượng đánh dấu riêng để mô tả các nội dung phục vụ cho các dịch vụ chuyên biệt như Thuế, Kế toán.

Tuy nhiên, để mở được file XML và đọc dữ liệu, bạn không thể thực hiện thủ công mà cần sự hỗ trợ của các công cụ khác. Đơn giản nhất là bạn sử dụng đọc dữ liệu ngay trên trang hóa đơn điện tử của nhà cung cấp.

3. Cách đọc và lưu trữ hóa đơn điện tử file XML

3.1. Cách đọc file XML của hóa đơn điện tử

Để đọc dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử, cách đơn giản và nhanh chóng nhất là mở trên hệ thống của nhà cung cấp hóa đơn điện tử doanh nghiệp đang sử dụng. Nếu doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice của THAISONSOFT thì cần thực hiện theo các bước sau:

Giao diện hệ thống tra cứu và đọc file XML dành cho doanh nghiệp sử dụng E-invoice.

• Bước 2: Tại mục “Chọn file hóa đơn”, bạn ấn nút “Chọn file” để tải lên hóa đơn điện tử cần đọc dữ liệu.

Nhập dữ liệu cần thiết để thực hiện đọc file XML của hóa đơn điện tử.

• Bước 3: Nhập mã kiểm tra và thực hiện đọc dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống.

Kết quả hiển thị dữ liệu file XML của hóa đơn điện tử.

Nếu hóa đơn điện tử hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thành công toàn bộ dữ liệu của hóa đơn. Bạn có thể xem, tra cứu và kiểm tra các thông tin quan trọng tại đây. Nếu muốn ký số cho hóa đơn, bạn chuẩn bị chữ ký số và máy tính cần cài chương trình để ký số.

3.2. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử file XML

Do định dạng hóa đơn điện tử đuôi XML nên việc lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu của doanh nghiệp hoặc thực hiện lưu trữ ở server của nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử.

Đối với doanh nghiệp, dữ liệu hóa đơn điện tử được sử dụng để ghi sổ kế toán. Khi thực hiện lập báo cáo tài chính phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.

Các đơn vị Kế toán hoặc tổ chức trung gian cung cấp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử cũng cần có trách nhiệm lưu trữ các dữ liệu hóa đơn điện tử trên các công cụ như: đĩa CD, đĩa DVD, bút nhớ,...

E-invoice - an toàn trong lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.

E-invoice sử dụng công nghệ Blockchain - công nghệ bảo mật dữ liệu tiên tiến nhất, các dữ liệu hóa đơn khi đưa lên hệ thống trực tiếp sẽ được tối đa bảo mật. Hệ thống đảm bảo lưu trữ dữ liệu 10 năm đáp ứng theo Luật Kế toán. Doanh nghiệp cần tìm hiểu thêm vui lòng liên hệ hotline 24/7: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768 để được tư vấn chi tiết.

Trên đây là hướng dẫn cách đọc hóa đơn điện tử file xml Kế toán nên biết. Để đọc file XML của hóa đơn điện tử, Kế toán cần cài đặt phần mềm Itaxviewer theo các hướng dẫn. Nếu muốn lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử được an toàn, bảo mật, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice để yên tâm khi sử dụng.

Ngày đăng: 08:35 - 28/07/2020 Lượt xem: 13487 Cỡ chữ

Cách tải hóa đơn điện tử file XML như thế nào nhanh chóng là thắc mắc của nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu áp dụng hóa đơn điện tử. Khi tiến hành tải và đọc file hóa đơn điện tử XML, phần lớn các doanh nghiệp đều lúng túng hoặc gặp lỗi không mở được. Dưới đây là hướng dẫn để tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp.

1. Định dạng XML của hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 5, Thông tư 68/2018/TT-BTC, định dạng của hóa đơn điện tử bao gồm 2 thành phần:

• Thành phần chứa dữ liệu nghiệp vụ hóa đơn điện tử.
• Thành phần chứa dữ liệu chữ ký số của doanh nghiệp.
• Riêng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, định dạng hóa đơn điện tử có thêm thành phần chứa dữ liệu liên quan đến mã của cơ quan thuế.

Để tải hóa đơn điện tử về máy, Kế toán cần biết, hóa đơn điện tử sẽ ở 2 dạng là XML hoặc PDF. Trong đó:

• File XML: Chứa toàn bộ dữ liệu hóa đơn điện tử, có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
• File PDF: Còn được gọi là bản thể hiện của hóa đơn điện tử, có giá trị như một tờ hóa đơn thông thường, thể hiện nội dung kinh tế và các nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, không có giá trị pháp lý.

File XML của hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý.

2. Hướng dẫn tải hóa đơn điện tử file XML 

Doanh nghiệp có thể xem và tải hóa đơn điện tử trên website của Tổng cục Thuế. Tuy nhiên, cách tải nhanh chóng và thuận tiện nhất là truy cập phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng.

Dưới đây là hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử XML đối với doanh nghiệp sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice do ThaisonSoft cung cấp.

Bước 1: Truy cập website của E-invoice

Để tải và xem những hóa đơn điện tử đã lập, đã phát hành, bạn truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử E-invoice theo đường link: //einvoice.vn/.

Bước 2: Tra cứu hóa đơn điện tử

Để tải hóa đơn điện tử, trước tiên bạn cần thực hiện tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống. Tại giao diện chính, bạn bấm “Tra cứu”, hệ thống sẽ tự động chuyển sang giao diện tra cứu hóa đơn, bạn nhập các thông tin bao gồm “Mã nhận hóa đơn” và “mã kiểm tra”, bấm “Tra cứu hóa đơn”.

Tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của E-invoice.

Bước 3: Tải hóa đơn điện tử file XML về máy

Nếu các thông tin nhập ở mục tra cứu hợp lệ, hệ thống sẽ hiển thị thông tin chi tiết về hóa đơn điện tử ở hai định dạng là .pdf và .zip. Bạn ấn nút “Tải về”, click vào ô “Dạng XML” để thực hiện tải hóa đơn điện tử file XML.

Tải hóa đơn điện tử về máy.

3. Lưu trữ hóa đơn điện tử sau khi tải như thế nào?

Căn cứ theo Khoản 1, Điều 11 thuộc Thông tư 32/2011/TT-BTC, quy định việc lưu trữ, hủy và tiêu hủy hóa đơn điện tử:

“Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin [ví dụ như: bút nhớ [đĩa flash USB]; đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong] hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.”

Cũng theo Khoản 2 của Điều này, điều kiện để lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử như sau:

• Nội dung của hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng, tham chiếu khi cần thiết.
• Việc lưu trữ cần đảm bảo giữ nguyên khuôn dạng mà hóa đơn điện tử được khởi tạo, gửi hoặc nhận trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung của hóa đơn điện tử.
• Cách thức lưu trữ hóa đơn điện tử cần đảm bảo cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, thời gian gửi hoặc nhận hóa đơn điện tử.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử.

Từ những quy định trên, có thể rút ra quy trình lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:

Đối với bên mua:

• Sử dụng một email riêng để lưu trữ [email này cần thông báo để bên bán được biết].
• Email lưu trữ được chuyển tiếp về email riêng của giám đốc để quản lý và phòng trừ trường hợp Kế toán nghỉ.
• Lập riêng một thư mục Google Drive từ các email lưu trữ.
• Khi nhận được email hóa đơn điện tử của bên bán thì cần tải xuống và lưu trữ thêm trên máy tính theo một file danh sách trên excel.

Đối với bên bán:

• Kiểm tra kỹ các thông tin, dữ liệu của hóa đơn điện tử trước khi thực hiện ký số.
• Trước khi gửi cho bên mua, cần xem lại để tránh sai sót.
• Lưu trữ vào một thư mục riêng trên máy tính.
• Gửi hóa đơn điện tử vào một email riêng của công ty và sao lưu email đó lên một email khác đã tạo trước đó.
• Cập nhật các thông tin hóa đơn điện tử bằng một file danh sách trên excel để quản lý hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn cách tải hóa đơn điện tử file XML. Doanh nghiệp có thể tham khảo để thực hiện tải và lưu trữ, phục vụ cho các nghiệp vụ liên quan. Mọi thắc mắc, doanh nghiệp vui lòng liên hệ: Miền Bắc: 1900 4767, Miền Nam/Trung: 1900 4768.

Bài viết liên quan: