Khi lập hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp khách hàng có tên hoặc địa chỉ quá dài thì có được viết tắt? Trường hợp nào được viết tắt và trường hợp nào bắt buộc phải viết đầy đủ? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho kế toán những thông tin hữu ích về vấn đề này:
Theo điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC [sửa đổi điểm b khoản 2 Thông tư 39/2014/TT-BTC] thì khi lập hóa đơn thì tiêu thức tên, địa chỉ của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài trên hóa đơn điện tử thì người bán được viết tắt một số danh từ thông dụng:
STT
Từ được phép viết tắt
Cách viết tắt
1
Phường
P
2
Xã
X
3
Thị trấn
TT
4
Quận
Q
5
Huyện
H
6
Thị xã
TX
7
Thành phố
TP
8
Việt Nam
VN
9
Cổ phần
CP
10
Trách nhiệm hữu hạn
TNHH
11
Khu công nghiệp
KCN
12
Sản xuất
SX
13
Chi nhánh
CN
Lưu ý: Dù được phép viết tắt trên hóa đơn điện tử nhưng người bán phải đảm bảo đầy đủ các thông tin: số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố cũng như tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử và có ưu đãi đặc biệt về giá khi khách hàng ĐĂNG KÝ tại:
2. Các trường hợp không được phép viết tắt trên hóa đơn điện tử
Khoản 3 Điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định:
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
- Khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo.
- Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
- Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
Lưu ý, khi lập hóa đơn mà có sai sót trong việc viết tắt về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh và không phải lập hóa đơn điều chỉnh.
Như vậy:
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa, sữa chữa;
- Chỉ được viết tắt tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua trong trường hợp tên, địa chỉ quá dài.
Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:
Quy định viết tắt trên hóa đơn sẽ giúp bạn biết được những từ được phép viết tắt và các từ không được phép viết tắt trên hóa đơn. Điều này giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ, đúng quy định pháp luật.
1. Quy định các từ được viết tắt trên hóa đơn
Với quy định viết tắt trên hóa đơn với những từ được phép thì bạn có thể tham khảo Điểm b, Khoản 2, Điều 16 về nguyên tắc lập hóa đơn trong Thông tư 39/2014/TT-BTC do Bộ Tài Chính ban hành.
Quy định các từ được viết tắt trên hóa đơn.
Theo đó, khi lập hóa đơn, người bán được viết tắt tên , địa chỉ của người mua và người bán nếu thông tin quá dài. Cụ thể, nếu không thể viết đầy đủ thì các trường hợp viết tắt tên, địa chỉ của người bán và người mua phải đảm bảo xác định được đúng chủ thể. Theo đó, các danh từ được viết tắt bao gồm một số từ thông dụng sau:
- Phường viết tắt là "P"
- Quận viết tắt là "Q"
- Thành phố viết tắt là "TP"
- Việt Nam viết tắt là "VN"
- Cổ phần viết tắt là "CP"
- Trách nhiệm Hữu hạn viết tắt là "TNHH"
- Khu công nghiệp viết tắt thành "KCN"
- Sản xuất viết tắt thành "SX"
- Chi nhánh viết tắt thành "CN"
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, dù viết tắt nhưng hóa đơn vẫn phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố,... để có thể đảm bảo xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.
2. Quy định các từ không được viết tắt trên hóa đơn
Đối với quy định viết tắt trên hóa đơn về những từ không được phép viết tắt, bạn có thể tham khảo ngay Khoản 3, Điều 18 của Luật Kế toán 2015.
Quy định các từ không được viết tắt trên hóa đơn.
Theo đó, các chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời và chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Đối với các trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải đảm bảo được đầy đủ các nội dung quy theo quy định pháp luật. \>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Tra cứu hóa đơn điện tử. Các nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa hay sửa chữa, bao gồm cả nội dung của các hóa đơn. Ngoài ra, khi viết thì người viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Theo quy định, các chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai. Như vậy, quy định viết tắt trên hóa đơn đúng nhất sẽ là:
- Chỉ các tên, địa chỉ của người bán người mua mới được phép viết tắt nếu quá dài và phải viết theo đúng quy định pháp luật. Các nội dung về nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán thì không được viết tắt, tẩy xóa hay sửa chữa.