Hồ sơ Audit là gì

BÀI THẢO LUẬN: Hồ sơ kiểm toán [ audit records ]Nội dung: 1. Khái niệm hồ sơ kiểm toán2.Vai trò của hồ sơ kiểm toán3.Nội dung của hồ sơ kiểm toán4. Yêu cầu của hồ sơ kiểm toánI.Khái niệm hồ sơ kiểm toánKhái niệm chung: Hồ sơ kiểm toán là dẫn chứng bằng tài liệu về quátrình làm việc của kiểm toán viên về các bằng chứng thu thập được để hỗ trợquá trình kiểm toán và làm cơ sở cho ý kiến của kiểm toán viên trên báo cáokiểm toánTheo chuẩn mực 230:Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu kiểm toán do kiểm toán viên thu thập phânloại, sử dụng và lưu trữ theo một trật tự nhất định làm bằng chứng cho 1cuộc kiểm toán cụ thể: tài liệu trong hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy,phim ảnh, trên phương tiện tin học, hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào kháctheo quy định của pháp luật hiện hànhII. Vai trò của hồ sơ kiểm toán- Hồ sơ kiểm toán có vai trò chứng minh về hoạt động kiểm toán đã diễn ra,là nơi lưu trữ bằng chứng thu được, làm cơ sở đưa ra ý kiến của kiểm toánviên, cũng như để xử lý khi xảy ra tranh chấp hợp đồng kiểm toán [nếu có]- Hồ sơ kiểm toán làm công cụ hỗ trợ lập kế hoạch và thực hiện công táckiểm toán: Kiểm toán viên chính sẽ lập các hồ sơ kiểm toán cho từng công việcchi tiết Hồ sơ kiểm toán cung cấp thong tin giữa các kiểm toán viên để phốihợp hoạt động Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu 1 bước công việc đã hoàn thành trongquá trình kiểm toán Mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ thong tin về 1 đối tượng- Hồ sơ kiểm toán trợ giúp cho việc kiểm tra, giám sát, làm sổ đánh giá chấtlượng công việc của kiểm toán viên trong đoàn kiểm toán- Hồ sơ kiểm toán trợ giúp việc xử lý các phát sinh sau cuộc kiểm toán, làmcơ sở pháp lý cho việc kiểm toán- Hồ sơ kiểm toán phục vụ các cuộc kiểm tra, thanh tra từ bên ngoài theo yêucầu pháp luật và quy định lien quan- Hồ sơ kiểm toán là nguồn thong tin phong phú cho việc lập kế hoạch vàthực hiện kiểm toán các năm sauIII. Nội dung của hố sơ kiểm toánHồ sơ kiểm toán: - Hồ sơ kiểm toán nămHồ sơ kiểm toán chungVí dụ: Công ty ACB thuê công ty kiểm toán AASC thực hiện kiểm toán:Năm 2006Năm 2007Năm 2008 ->Hồ sơ kiểm toánnămHồ sơ kiểmtoán nămHồ sơ kiểmtoán nămHồ sơ kiểm toán chung1.Hồ sơ kiểm toán năm: bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở chobáo cáo kiểm toán của 1 năm tài chínhNội dung của hồ sơ kiểm toán năm gồm:- Thông tin người lập, người kiểm tra hồ sơ kiểm toán- Văn bản pháp lí chỉ lien quan tới 1 năm tài chính- Hợp đồng kiểm toán- Kế hoạch và chương trình kiểm toán- Phân tích của kiểm toán viên về nghiệp vụ kiểm toán phát sinh- Thư xác nhận của bên thứ 3- Thư giải trình của giám đốcThành phần quản lí kiểm toán:a. Phần quản lí kiểm toán:- Xét duyệt chất lượng cuộc kiểm toán- Báo cáo tài chính, bản cân đối tài khoản- Tổng hợp phát hiện kiểm toán viên trong quá trình kiểm toán- Kế hoạch kiểm toán và quản lý quĩ thời gian- Các vấn đề trao đổi với ban giám đốc của khách hang- Vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm tớib. Phần hiểu biết về hệ thống thông tin khách hang- Môi trường kiểm soát của khách hang- Độ tin cậy của các thông tin- Hệ thống và ứng dụng công nghệ thông tinc. Phần kiểm toán các khoản mục trên báo cáo tài chính- Biểu chỉ đạo- Biểu cơ sởNgoài ra, còn có 1 số thông tin khác được sắp xếp với nhau để phục vụcho 1 vài mục đích đặc biệt như đánh giá hành vi không tuân thủ, xemxét sự kiện sau ngày kết thúc niên độ, sự thay đổi giá cả, các thông tinquan trọng đối với sự quản lý2. Hồ sơ kiểm toán chungLà các thông tin chung về khách hàng liên quan từ 2 cuộc kiểm toántrỏ lên và gồm 1 số hồ sơ được tập hợp riêngMục đích:- Sau nhiều năm vẫn giúp kiểm toán nhớ lại được khoản mục của cuộckiểm toán- Trong các năm sau sẽ cung cấp những tóm tắt về chính sách và tổchức của tổ chức cho kiểm toán viên- Lưu trữ các hồ sơ về các khoản mục ít, hoặc không biến động đáng kểgiữa các nămIV. Yêu cầu của hồ sơ kiểm toán- Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ rang Tên đơn vị được kiểm toán Đối tượng kiểm toán Kỳ kiểm toán- Hố sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký của kiểm toán viên: kiểm toán viênthực hiện hồ sơ kiểm toán nào thì phải ký tên và ghi ngày hoàn thành trên hồsơ đó. Nếu hồ sơ được thực hiện bởi đơn vị được kiểm toán thì sau khi đọclại, và kiểm tra thông tin bên trong, kiểm toán viên phải ký tên và phân biệt,ghi rõ được chuẩn bị bởi khach hàng trên các hồ sơ này- Hồ sơ kiểm toán phải đầy đủ nguồn dữ liệu, ký hiệu sử dụng- Hồ sơ kiểm toán phâir đầy đủ, thích hợp và chính xác Mỗi thông tin quan trọng liên quan mục tiêu hồ sơ kiểm toán Thủ tục chọn mẫu và thủ tục kiểm toán được áp dụng Phạm vi áp dụng thủ tục đó Sự phân biệt giữa đều có thực và đều mang tính suy đoán- Hồ sơ kiểm toán cần trình bày dễ hiểu và rõ rang- Hồ sơ kiểm toán cần được sắp xếp khoa học- Bảo mật hố sỏ kiểm toán: Khi hoàn thành kiểm toán các hồ sơ kiểm toánđược tập hợp và lưu trữ thành 1 bộ hồ sơ kiểm toán thuộc trách nhiệm củakiểm toán viên và phải thực hiện đúng các yêu cầu sau: Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc an toàn và bí mật sốliệu Hồ sở kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của kiểm toán viên Phải lưu trữ hồ sơ kiểm toán đảm bảo đúng yêu cầu về mặt nghiệpvụ và pháp lý

Không lập kế hoạch chính là sự chuẩn bị cho thất bại. Bất kỳ việc gì muốn thành công chúng ta đều phải lập kế hoạch, và một cuộc kiểm toán muốn thành công cũng không ngoại lệ. Trong bài hôm nay, chúng ta sẽ tìm hiểu về lập kế hoạch kiểm toán và xem xét thêm về các hồ sơ kiểm toán.

I. Lập kế hoạch kiểm toán [Audit planning]

1. Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch

Lập kế hoạch kiểm toán được coi là bước đầu tiên phải thực hiện cho một cuộc kiểm toán và có ảnh hưởng quan trọng đến các bước tiếp theo trong quá trình kiểm toán.

Việc lập kế hoạch có vai trò như sau:

• Giúp KTV tập trung đúng mức vào các phần hành quan trọng của cuộc kiểm toán
• Giúp KTV xác định và giải quyết các vấn đề có thể xảy ra một cách kịp thời
• Giúp KTV tổ chức và quản lý cuộc kiểm toán nhằm đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách hiệu quả;
• Hỗ trợ trong việc lựa chọn thành viên nhóm kiểm toán có năng lực chuyên môn và khả năng phù hợp
• Tạo điều kiện cho việc chỉ đạo, giám sát nhóm kiểm toán và soát xét công việc của nhóm
• Hỗ trợ việc điều phối công việc do các KTV đơn vị thành viên và chuyên gia thực hiện

Các bước lập kế hoạch kiểm toán:

2. Chiến lược kiểm toán và kế hoạch kiểm toán

Chiến lược kiểm toán và kế hoạch kiểm toán có thể được điều chỉnh trong quá trình thực hiện cuộc kiểm toán để phù hợp với tình hình thực tế.

Chiến lược kiểm toán đặt ra phạm vi, thời gian và hướng kiểm toán, đồng thời giúp hướng dẫn việc lên kế hoạch kiểm toán cụ thể.

Những điểm cần chú ý khi xây dựng chiến lược kiểm toán tổng thể:

Kế hoạch kiểm toán là bản thể hiện chi tiết hơn chiến lược kiểm toán, bao gồm nội dung, thời gian và phạm vi của các thủ tục kiểm toán được thực hiện bởi các thành viên của nhóm kiểm toán để thu thập được các bằng chứng đầy đủ và thích hợp nhằm giảm thiểu rủi ro kiểm toán tới mức thấp có thể chấp nhận được.

Ví dụ:

Trong chiến lược kiểm toán xác định rủi ro cao ở khoản mục Hàng tồn kho. Trong kế hoạch kiểm toán sẽ cần xác định mức trọng yếu cho riêng khoản mục này, thủ tục kiểm toán cụ thể cần thực hiện cho khoản mục này, khi nào thực hiện và ai là người thực hiện thủ tục kiểm toán.

3. Kiểm toán giữa niên độ và kiểm toán cuối năm

Kiểm toán giữa niên độ [Interim audit] là cuộc kiểm toán được thực hiện trong năm tài chính, chủ yếu tập trung vào các thử nghiệm kiểm soát. Mục đích của cuộc kiểm toán này là giúp xác định được những vấn đề đáng kể ở giai đoạn sớm nhất, thực hiện những thủ tục kiểm toán khó thực hiện được vào cuối năm do hạn chế về thời gian, và làm giảm thời gian thực hiện kiểm toán cuối kỳ.

Kiểm toán cuối năm [Final audit] là cuộc kiểm toán được thực hiện sau khi kết thúc năm tài chính, chủ yếu tập trung vào BCTC thông qua việc thực hiện các thử nghiệm cơ bản.

Một số thủ tục kiểm toán được thực hiện trong cuộc kiểm toán giữa niên độ và kiểm toán cuối năm:

II. Hồ sơ kiểm toán [Audit documentation]

1. Vai trò của hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán là những ghi chép về các thủ tục kiểm toán đã thực hiện, các bằng chứng kiểm toán liên quan đã thu thập và kết luận của KTV.

KTV được yêu cầu chuẩn bị hồ sơ kiểm toán đầy đủ và kịp thời [on a timely basis].

Tầm quan trọng của hồ sơ kiểm toán:

• Có thể báo cáo với partner để đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đầy đủ
• Cung cấp tài liệu chi tiết cho việc tham chiếu trong tương lai
• Hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát các cuộc kiểm toán trong tương lai
• Khuyến khích việc tiếp cận có hệ thống

Ví dụ hồ sơ kiểm toán:

2. Phân loại hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán được chia làm 2 loại:

3. Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán

Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán tối thiểu là 10 năm, trừ trường hợp có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

III. Bài tập áp dụng

Which of following is the current audit file?

A. Engagement lettersB. Accounting systems notesC. Board minutes of continuing relevance

D. Financial statements

Phân tích đề

Đề bài hỏi đâu là một hồ sơ kiểm toán năm.

Lời giải: D

Như nội dung bài học ở phần II.2 trên về hồ sơ kiểm toán, hồ sơ kiểm toán năm là hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan đến cuộc kiểm toán một năm tài chính. Do đó, đáp án D - BCTC là đáp án đúng. 

Author: Mai Vu