Khái niệm chuyển đổi số, doanh nghiệp số đã được đề cập nhiều năm gần đây, nhưng trong một thời gian dài vẫn chỉ một số ít doanh nghiệp thực sự quan tâm đến. Tuy nhiên sau nhiều biến động đặc biệt là khủng hoảng kinh tế do dịch bệnh COVID-19 gây ra, các doanh nghiệp đã dần nhận ra chuyển đổi số như một hành trình tất yếu giúp các doanh nghiệp thay đổi mô hình kinh doanh, thay đổi quy trình nghiệp vụ để tăng tính cạnh tranh, thích nghi hơn với trạng thái phát triển mới. Bài viết sẽ tìm hiểu về một trong những thành phần chính tham gia vào hành trình chuyển đổi số - Quản lý quy trình nghiệp vụ.
Chuyển đổi số và quản lý quy trình nghiệp vụ
Theo Gartner, chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới. Microsoft cho rằng chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.
Mới đây nhất trong kế hoạch chuyển đổi số, EVN đã định hướng Chuyển đổi số là một quá trình hoàn chỉnh áp dụng số hóa và ứng dụng số hóa nhưng ở một cấp độ cao hơn, bằng cách ứng dụng các công nghệ tiên tiến như Điện toán đám mây [Cloud Computing], Dữ liệu lớn [Big Data], Trí tuệ nhân tạo [AI - Artificial Intelligence], Trục tích hợp [ESB Enterprise 5 Service Bus], Internet vạn vật [IoT Internet of Thing], Di động hóa [Mobility] v.v, để đem lại thay đổi về nhận thức, thay đổi giá trị, mang lại giá trị cao hơn và thay đổi phương thức điều hành, vận hành hoạt động của doanh nghiệp.
Có nhiều cách hiểu về chuyển đổi số, tuy nhiên kết quả cuối cùng chuyển đổi số mang lại sẽ thúc đẩy doanh nghiệp tạo ra một mô hình kinh doanh mới hoặc cải tiến mô hình kinh doanh cũ để thích nghi với trạng thái phát triển mới.
Quản lý quy trình nghiệp vụ [BPM] không phải là một khái niệm mới, theo chuyên trang bpm.com quản lý quy trình nghiệp vụ là một khái niệm đề cập tới sự kết hợp của việc mô hình hóa, tự động hóa, thực thi, kiểm soát, đo lường và tối ưu hóa các luồng hoạt động kinh doanh, hỗ trợ những mục tiêu, kết quả then chốt của doanh nghiệp.
Các giai đoạn thực hiện quản lý quy trình
Quản lý quy trình nghiệp vụ trên một nền tảng chung sẽ dễ dàng thiết lập, quản lý, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban trong nội bộ doanh nghiệp. Các quy trình sẽ ngày càng hoàn thiện hơn, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp, số hóa, quản lý quy trình nghiệp vụ được xem là một trong những yếu tố then chốt. Nếu coi Số hóa dữ liệu và Số hóa quy trình là bước thứ nhất và thứ hai thì Chuyển đổi số là bước thứ ba trong công cuộc bứt phá của doanh nghiệp trong nền kinh tế 4.0.
Từ đó có thể thấy được lợi ích mang lại của BPM sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục đích chuyển đổi số của mình một cách bài bản, bền vững thông qua việc tạo lập nền tảng, kiến tạo môi trường cho tiến trình chuyển đổi số bằng việc số hóa, tích hợp và tự động hóa quy trình
Số hóa quy trình nghiệp vụ nên hiểu thế nào cho đúng?
Theo một số khảo sát với doanh nghiệp quy mô nhỏ, nghiệp vụ đơn giản, ít sự phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp hay việc luân chuyển hồ sơ công việc giữa các phòng ban đơn giản có thể mô hình hóa bằng các quy trình vài bước xử lý, có thể lưu đồ hóa các quy trình bằng các công cụ vẽ như Visio, Word hay Excel.
Tuy nhiên với doanh nghiệp lớn như EVNCPC, số lượng người dùng lớn, số lượng quy trình nhiều, mức độ quy trình trải đều từ đơn giản đến phức tạp. Việc xây dựng quy trình dựa trên tài liệu, bản vẽ không còn phù hợp. Việc mô tả quy trình nghiệp vụ với cả ngàn trang được ban hành, rất khó để CBNV đọc hiểu và thực thi hết tất cả quy trình. Số lượng tác nhân tham gia vào quy trình càng nhiều thì rủi ro càng lớn, tỷ lệ sai sót sẽ càng cao hơn.
Chính vì vậy nhu cầu tất yếu cần một hệ thống có thể đảm nhiệm được nhiều yêu cầu không chỉ là số hóa quy trình đơn thuần mà còn phải quản lý quy trình nghiệp vụ, kiểm soát, đảm bảo việc thực thi quy trình được chính xác, thống nhất và minh bạch.
Quản lý quy trình nghiệp vụ trong tiến trình chuyển đổi số ở EVNCPC
Theo một thống kê sơ bộ có đến hàng trăm quy trình đang được thực thi hằng ngày ở Cơ quan EVNCPC. Nếu tính trong toàn bộ EVNCPC thì số lượng quy trình có thể đến hàng ngàn quy trình lớn nhỏ khác nhau. Tương ứng với quy trình, số lượng phần mềm quản lý hiện tại đang có cũng đã gần lên đến hàng trăm, mỗi ứng dụng lại phục vụ cho một số phòng ban nghiệp vụ hoặc xử lý một phần nhu cầu nghiệp vụ tức thời.
Chính vì thực trạng trên, việc áp dụng các giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ được kỳ vọng sẽ phần nào giải quyết được các vấn đề đặt ra góp phần thực hiện mục tiêu chuyển đổi số của EVNCPC.
Đầu tiên ở việc đáp ứng nhu cầu quản lý, số hóa các quy trình nghiệp vụ. Thực tế, các quy trình nghiệp vụ ở các đơn vị [từ EVNCPC đến Điện lực] vẫn còn tồn tại nhiều công việc thực hiện thủ công, một số công việc được số hóa nhưng vẫn còn thực hiện đơn lẻ, rời rạc trong vận hành và cần nhiều phần mềm khác nhau để xử lý tác vụ. Việc áp dụng giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ giúp giải quyết thực trạng trên, lợi ích mang lại không chỉ số hóa mà còn quản lý tất cả quy trình trên cùng một nền tảng chung, mang tính thống nhất.
Tiếp đến, trên cơ sở các quy trình nghiệp vụ đã được số hóa, BPM không chỉ tạo ra được một môi trường cộng tác để phối hợp nhịp nhàng giữa các tác nhân tham gia vào trong quá trình xử lý nghiệp vụ, mà còngia tăng tính liên kết dữ liệu giữa các phần mềm nghiệp vụ đã triển khai, người dùng sẽ không phải tương tác trên quá nhiều phần mềmrời rạc.
Khi người dùng đã tương tác, xử lý các quy trình nghiệp vụ trên cùng một nền tảng, điều này đảm bảo tính nhất quán trong việc thực thi quy trình, giảm thiểu tối đa các sai sót có thể xảy ra.
Lời kết
Chuyển đổi số là hành trình dài, nhiều thách thức nhưng đó là một hành trình tất yếu để EVNCPC trở thành doanh nghiệp số.
Để chuyển đổi số thành công cần có sự kết hợp giữa các thành phần công nghệ, quy trình và con người nhằm tạo ra môi trường cộng tác trong toàn bộ doanh nghiệp. Và chính vào lúc này, quản lý quy trình nghiệp vụ sẽ đóng vai trò trung tâm trong việc liên kết, điều phối, giúp luồng thông tin luân chuyển một cách có trật tự, nhờ đó sẽ từng bước một tối ưu hóa hiệu quả các quy trình nghiệp vụ, góp phần vào thành công chung trong hành trình chuyển đổi số của EVNCPC.