Kêu gọi tài trợ cho sự kiện trực tuyến là một trong những khó khăn của người tổ chức. Bài viết dưới đây, HoaBinh Events sẽ chia sẻ cùng độc giả những kinh nghiệm kêu gọi tài trợ cho các sự kiện trực tuyến.
Kết nối nhà tài trợ với khán giả của sự kiện trực tuyến
Thông thường, các nhà tài trợ sự kiện bị thu hút bởi các gian hàng triển lãm vì ở đó, họ có thể giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Đó cũng là nơi nhà tài trợ kết nối với khách tham dự sự kiện để trả lời các câu hỏi về doanh nghiệp và xây dựng mạng lưới…Khi chuyển sang hình thức sự kiện trực tuyến, các nhà tài trợ lo ngại rằng khả năng tương tác với khán giả sẽ mất đi.
Nhưng thực tế không phải vậy, với sự kiện ảo, sự tương tác giữa nhà tài trợ và khách mời có có khả năng tăng vọt. Bằng việc thiết kế một landing page triển lãm hoặc liên kết tài trợ ngay tại trang web sự kiện, nhà tài trợ và khách hàng có thể truy cập gian hàng, kết nối giao thương…trong suốt sự kiện. Ngoài ra, chúng ta cũng cần chú trọng đến các tính năng hỏi & đáp trực tiếp thông qua nền tảng họp mặt trực tuyến.
Nhà tài trợ tương tác với khách mời với gian hàng ảo
Quảng bá sự kiện trực tuyến bằng cách tối đa các ưu đãi kỹ thuật số
Dù là sự kiện trực tiếp hay trực tuyến thì các ưu đãi luôn là sức hấp dẫn khó thể chối từ với những người tham dự. Tuy nhiên, với sự kiện trực tuyến, thay vì những món quà lưu niệm như bút, sổ, móc chìa khóa...đã quá nhàm chán thì nên thu hút người tham dự bằng những gói combo, voucher điện tử giảm giá hoặc quy đổi ra quà...sẽ thu hút hơn rất nhiều.
Ưu đãi điện tử vừa đơn giản vừa tiết kiệm chi phí lại rất hấp dẫn
Bên cạnh đó, việc sử dụng những voucher điện tử không chỉ đơn giản, gọn gàng hơn mà còn rất tiết kiệm, ít tốn nhân lực...
Vấn đề duy nhất cần lưu ý ở đây là phải làm việc với các nhà tài trợ để đưa ra các mã khuyến mại, phiếu giảm giá sáng tạo mà người tham dự có thể sử dụng để kết nối với nhà tài trợ.
Kết nối trước sự kiện
Sự kết nối giữa sự kiện trực tuyến với khách sẽ bắt đầu từ sớm trước ngày diễn ra sự kiện. Lúc này, trang web của sự kiện sẽ đóng vai trò là trung tâm, cho phép nhà tài trợ kết nối với khách mời ở giai đoạn đăng ký, mua vé… Các nhà tài trợ có thể tạo các clip giới thiệu ngắn hoặc thiết kế banner đặt tại trang đăng ký để khách hàng có thể truy cập dễ dàng.
Có thể đặt banner quảng cáo giới thiệu nhà tài trợ để thu hút khách mời
Hiển thị thông tin nhà tài trợ trên mọi kênh
Khi gửi email cho những người tham dự để xác nhận đăng ký hay gửi vé mời chẳng hạn, bạn hoàn toàn có thể giới thiệu thông tin của nhà tài trợ bằng việc gửi liên liên kết trang web, liên kết gian hàng của họ...Ngoài ra, bạn có thể đăng bài về nhà tài trợ lên tài khoản mạng xã hội của sự kiện, thậm chí là trên tài khoản cá nhân của bạn và khuyến khích các nhà tài trợ chia sẻ những bài đăng này trên các kênh truyền thông của họ để tạo cơ hội quảng cáo chéo hiệu quả.
Một vài lưu ý quan trọng khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến
Doanh nghiệp cần lưu ý những điều dưới đây khi lựa chọn dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến:
Lựa chọn địa điểm
Khi sự kiện được tổ chức trực tuyến thì vị trí hay quy mô của địa điểm tổ chức không còn là yếu tố quan trọng hàng đầu. Thay vào đó là những yêu cầu khắt khe về hạ tầng đường truyền mạng và hệ thống thiết bị hỗ trợ để phát trực tiếp sự kiện.
Sự kiện trực tuyến yêu cầu khắt khe về hạ tầng đường truyền mạng và hệ thống thiết bị hỗ trợ
Thiết bị hỗ trợ
Thiết bị hỗ trợ giữ vai trò quan trọng quyết định thành công của sự kiện trực tuyến. Cần có sự đầu tư kỹ lưỡng về các thiết bị ghi âm, ghi hình, phát trực tuyến cần để đảm bảo sự kiện diễn ra được liên tục và xuyên suốt, nhất là đường truyền mạng phải đáp ứng được nhiều người dùng truy cập cùng lúc trong quá trình phát trực tiếp sự kiện.
Nền tảng trực tuyến
Hiện nay có khá nhiều nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến như Google Meet, Skype, Zoom, Youtube, Facebook, Instagram... Tuy nhiên, cũng cần hết sức lưu ý đến khả năng bảo mật của ứng dụng này.
Hiện nay có rất nhiều nền tảng trực tuyến để doanh nghiệp lựa chọn
Trải nghiệm khách hàng
Trải nghiệm khách hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến cảm xúc của người tham dự, do đó cần tạo ra trải nghiệm xuyên suốt, liên tục kết nối và tương tác để tạo sự hứng thú cho khán giả.
Nội dung kịch bản sự sáng tạo
Kịch bản cần linh hoạt và sáng tạo để tạo nên những điểm nhấn cho sự kiện khiến người xem không thể rời mắt khỏi màn hình.
Hy vọng với những kinh nghiệm kêu gọi tài trợ và một vài lưu ý khi tổ chức sự kiện trực tuyến trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp tổ chức sự kiện trực tuyến thành công, hiệu quả!
Vậy làm sao để khai thác tối đa tiềm năng của sự kiện trực tuyến? Cùng Advertising Vietnam tìm hiểu 18 cách giúp tăng số lượng người tham dự và chứng minh giá trị của sự kiện với các nhà tài trợ.
1. Tại sao một số sự kiện ảo hấp dẫn nhưng một số khác lại không?
Không giống như sự kiện trực tiếp, các sự kiện ảo đòi hỏi mức độ tương tác cao để thu hút người tham gia. Trong một nghiên cứu gần đây của Aventri, 68% số người được khảo sát cho biết ưu tiên hàng đầu để cải thiện hiệu quả của các sự kiện ảo là có các công cụ tương tác với người tham dự.
Để thu hút mọi người tham gia, hãy biến các sự kiện ảo thành một hành trình tương tác theo 4 cách sau:
• Tạo thảo luận giữa các cộng đồng nhỏ có chung sở thích. Ngoài ra, nhà tổ chức sự kiện nên hướng dẫn cách tạo những nội dung như bài phát biểu để họ có thể chia sẻ ý kiến với các chuyên gia và những người tham dự khác.
• Cung cấp công cụ chia nhóm trong phòng họp [breakout rooms] với các tính năng tương tác như bỏ phiếu trực tiếp, hỏi đáp và trò chuyện. Tránh trình bày nội dung sự kiện theo kịch bản một cách rập khuôn. Thay vào đó, nhà tổ chức nên biết cách tương tác với người tham dự để dẫn dắt câu chuyện sao cho tự nhiên, hấp dẫn.
Công cụ chia nhóm trong phòng họp giúp người tham gia sự kiện dễ dàng thảo luận
• Trong những sự kiện trực tiếp, người tham dự dễ dàng bắt chuyện với mọi người. Tuy nhiên, với các sự kiện ảo, điều này khó có thể xảy ra. Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện nên cung cấp cho người tham dự các công cụ để tham gia các cuộc họp ngẫu hứng. Từ đó, họ có thể theo dõi các phòng được chia nhỏ hoặc tập hợp những người tham dự khác để cùng thảo luận và giải quyết vấn đề.
• Một lợi thế lớn của các sự kiện ảo là khả năng tiếp cận không biên giới. Nhờ đó, nhà tổ chức sự kiện tương tác với nhiều đối tượng khác nhau thông qua tính năng phụ đề theo thời gian thực.
Sự kiện ảo có khả năng tiếp cận không biên giới
2. Làm thế nào để cải thiện mạng lưới mối quan hệ trên không gian ảo?
Ngày nay, AI [Artificial intelligence - Trí tuệ nhân tạo] đã trở thành một phần của cuộc sống. Từ các đề xuất của Netflix đến trợ lý kỹ thuật số [như Alexa], ta đều thấy sự hiện diện của AI. Vì vậy, hãy để trí tuệ nhân tạo thực hiện việc tăng cường mạng lưới quan hệ trong sự kiện.
Netflix sử dụng AI để có đề xuất phù hợp với
nhu cầu của người xem
Làm sao để AI hoạt động?
Những người tham dự sự kiện thường có xu hướng muốn tạo dựng mối quan hệ kinh doanh với những người có cùng sở thích với họ. Vì vậy, phần mềm kết nối AI sẽ phân tích hồ sơ của những người tham gia sự kiện để xác định các cơ hội xây dựng mạng lưới mối quan hệ dựa trên mục tiêu và tầm quan trọng của sự kiện.
Dưới đây là 5 cách thúc đẩy các kết nối có ý nghĩa:
• AI sàng lọc dữ liệu và chia sẻ những đề xuất với người tham gia. Từ đó, họ có thể xem hồ sơ và bắt đầu trò chuyện video với những người mà họ quan tâm.
• Bên cạnh đó, nhà tổ chức sự kiện có thể sử dụng AI để cá nhân hóa các đề xuất cho các phiên họp, hội thảo, triển lãm,...
AI giúp cá nhân hóa các đề xuất cho người tham gia sự kiện
• Biến nội dung sự kiện thành trung tâm tương tác và tiếp tục xây dựng cộng đồng trên các trang mạng xã hội 24/7 để không bỏ lỡ cơ hội tương tác với khách hàng.
• Phổ biến nền tảng sự kiện tại các các buổi thảo luận, triển lãm để có cơ hội kết nối với cộng đồng toàn cầu. Ngoài ra, nhà tổ chức sự kiện nên cung cấp nội dung miễn phí để xây dựng sự tương tác và lòng tin.
• Tận dụng các cộng đồng tương tác trên nền tảng kỹ thuật số để thúc đẩy doanh thu như bán gói sự kiện nhóm thị trường đến các doanh nghiệp lớn hay gói cao cấp với quyền truy cập độc quyền cho các chuyên viên nghiệp vụ [domain expert] và những người có ảnh hưởng.
3. Liệu các sự kiện ảo còn phù hợp khi các cuộc họp trực tiếp có thể tổ chức không?
Sự kiện trực tuyến mang lại nhiều lợi ích như giảm thiểu rủi ro, chi phí và tác động đến môi trường. Ngoài ra, hình thức sự kiện này cũng tạo ra các luồng doanh thu mới, giúp mở rộng phạm vi tham gia và phạm vi địa lý. Vì vậy, 89% các nhà tổ chức sự kiện dự định tiếp tục tiếp tục sử dụng các chiến lược sự kiện ảo, ngay cả khi các sự kiện trực tiếp có thể tổ chức bình thường [Theo Aventri].
Khảo sát của Aventri cho thấy sự kiện ảo vẫn là xu hướng được các nhà tổ chức sự kiện sử dụng trong chiến lược dài hạn
Bên cạnh đó, các chuyên gia dự báo rằng các sự kiện ảo sẽ tiếp tục phổ biến trong thời gian tới vì tác động của đại dịch và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ. Tuy nhiên, để phát huy tối đa tiềm lực của mình, nhà tổ chức sự kiện nên thực hiện chiến lược kết hợp giữa trải nghiệm kỹ thuật số và trải nghiệm trực tiếp. Ví dụ như sự kiện của bạn có thể thu hút 500 người tham dự đến một địa điểm và 5.000 người khác trực tuyến.
4 cách để kết hợp khán giả trực tiếp và khán giả trực tuyến:
• Sử dụng các giải pháp kết hợp nâng cao để mang lại trải nghiệm đa kênh trong cả sự kiện trực tiếp và sự kiện ảo.
• Làm chủ các công nghệ khác nhau bằng cách quản lý các sự kiện trên cùng một nền tảng. Phương pháp này sẽ giúp hợp lý hóa quy trình làm việc và cung cấp trải nghiệm nhất quán cho người dùng.
• Tạo một hành trình tương tác bằng cách tối ưu hóa ứng dụng sự kiện dành cho thiết bị di động để những người tham dự trực tiếp và trực tuyến đều có thể truy cập nội dung trong thời gian thực. Nếu thiết bị di động và sự kiện ảo hoạt động đồng bộ, người tham dự có thể tương tác dễ dàng thông qua hỏi đáp trực tiếp, thăm dò ý kiến và trò chuyện.
• Tập trung vào việc tạo ra một sự kiện hay thay vì tìm cách để sự kiện phù hợp với mọi đối tượng. Vì những người tham dự đều có thể khám phá và kết nối thông qua trò chuyện trực tuyến dù họ đang ở trong cùng một phòng hay bất cứ nơi nào trên toàn cầu.
Với sự kiện ảo, người tham dự tại bất cứ nơi nào cũng có thể khám phá và kết nối thông qua trò chuyện trực tuyến
4. Làm cách nào để kiếm tiền từ các sự kiện trực tuyến và chứng minh ROI cho các nhà triển lãm, nhà tài trợ?
Một lợi thế lớn của các sự kiện ảo là khả năng cung cấp dữ liệu cho nhà tổ chức. Trong suốt thời gian tổ chức sự kiện, nhà tổ chức dễ dàng có được bức tranh toàn diện về thông tin chi tiết và hiệu suất sự kiện, từ đó đánh giá những yếu tố để phát triển các sự kiện trực tuyến tiếp theo.
Nhà tổ chức có thể thêm các giá trị cho sự kiện để tăng ROI [Return on investment - Tỷ suất hoàn vốn] theo 5 cách:
• Xây dựng phòng trưng bày phong phú với các gian hàng ảo, trình diễn trực tiếp và công cụ chấm điểm khách hàng tiềm năng [lead-scoring]: Giúp những người tham dự kết nối với các chuyên gia trong thời gian thực, đồng thời các nhà triển lãm được tương tác trực tiếp với những người tham dự để tìm ra khách hàng tiềm năng và tạo doanh thu cho doanh nghiệp.
• Quảng cáo gian hàng ảo qua email và kết nối bằng AI: Cho phép các nhà triển lãm gửi thông báo quảng cáo, thu hút các phân khúc khách hàng mục tiêu đến các gian hàng.
• Nhiều doanh nghiệp ngày nay không có ngân sách để tài trợ toàn bộ các sự kiện ảo, vì vậy hãy cung cấp các gói tài trợ theo nhiều cấp độ. Các đối tác nhỏ hơn thường tương tác với những người tham dự thông qua các trò chơi tương tác vào đầu mỗi phiên sự kiện. Trong khi đó, các nhà tài trợ lớn theo dõi các phiên họp của họ bằng các cuộc thảo luận thân mật hơn, hỏi đáp cùng chuyên gia để thúc đẩy kết nối với những người mua phù hợp.
• Liên kết các chỉ số với mục tiêu sự kiện: Nếu nhà tổ chức sự kiện muốn tăng mức độ tương tác, họ nên theo dõi việc tham dự phiên, lượt xem gian hàng ảo, tin nhắn trò chuyện, cuộc họp đã đặt trước và khách hàng tiềm năng. Từ đó, nhà tổ chức lập các báo cáo nhận định giá trị của sự kiện với các chỉ số ROI chất lượng để thuyết phục nhà triển lãm/nhà tài trợ tham gia đầu tư cho sự kiện.
Đo lường ROI của sự kiện giúp nhà tổ chức có những số liệu thuyết phục các nhà tài trợ
• Tích hợp dữ liệu sự kiện vào hệ thống tự động hóa tiếp thị và CRM [Customer Relationship Management - Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng]: Phân tích sự kiện để cung cấp thông tin chi tiết về sở thích của khách hàng, những khó khăn và vị trí trong hành trình mua hàng. Những thông tin chi tiết đó sẽ giúp cá nhân hóa phạm vi tiếp cận, cải thiện doanh số bán hàng và tiếp thị nói chung.
Tạm kết
Trong thời gian tới, khi vắc xin Covid-19 được phổ biến rộng rãi hơn, các chuyên gia cho rằng các doanh nghiệp và nhà tổ chức sự kiện nên bắt đầu lên kế hoạch cho các chiến lược lai cho nửa cuối năm 2021. Đồng thời, họ nên sử dụng linh hoạt 18 cách trên để mang lại trải nghiệm đa kênh thực sự cho người tham gia.
Theo MarketingProfs
Linh Hà | Advertising Vietnam