Ngày 09 tháng 9 năm 2014, Bộ Công an ban hành Thông tư số 36/2014/TT-BCA quy định về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 28 tháng 10 năm 2014 và thay thế Thông tư số 81/2011/TT-BCA ngày 15 tháng 12 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định về biểu mẫu được sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú.
Theo đó, các biểu mẫu sử dụng trong đăng ký, quản lý cư trú bao gồm các loại sau:
1. Bản khai nhân khẩu [ký hiệu là HK01] được sử dụng để công dân từ 14 tuổi trở lên kê khai trong các trường hợp: Khi làm thủ tục đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú; Đã đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú nhưng chưa khai Bản khai nhân khẩu lần nào.
2. Phiếu báo thay đổi hộ khẩu, nhân khẩu [ký hiệu là HK02] được sử dụng để thông báo khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu như: Đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú; xóa đăng ký thường trú, xóa đăng ký tạm trú; tách sổ hộ khẩu; đổi, cấp lại sổ hộ khẩu, sổ tạm trú; cấp giấy chuyển hộ khẩu; xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú; gia hạn tạm trú. Khi có thay đổi những nội dung thông tin trong bản khai nhân khẩu thì công dân phải khai bổ sung bằng mẫu HK02 và chuyển cho cơ quan đăng ký, quản lý cư trú.
3. Phiếu xác minh hộ khẩu, nhân khẩu [ký hiệu là HK03] được sử dụng để xác minh những hộ, nhân khẩu có những thông tin chưa rõ, chưa thống nhất.
4. Phiếu thông tin thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu [ký hiệu là HK04] được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú, các đơn vị sử dụng để trao đổi thông tin khi có sự thay đổi về hộ khẩu, nhân khẩu.
5. Phiếu khai báo tạm vắng [ký hiệu là HK05] được sử dụng cho người phải khai báo tạm vắng khai báo với Công an xã, phường, thị trấn nơi cư trú.
6. Phiếu theo dõi hồ sơ hộ khẩu [ký hiệu là HK06] được cơ quan Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập để phục vụ việc theo dõi, tra cứu hồ sơ hộ khẩu.
7. Giấy chuyển hộ khẩu [ký hiệu là HK07] được dùng để cấp cho các trường hợp chuyển nơi thường trú.
8. Sổ hộ khẩu [ký hiệu là HK08] được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký thường trú.
9. Sổ tạm trú [ký hiệu là HK09A và HK09B] được dùng để cấp cho hộ gia đình hoặc cá nhân đã đăng ký tạm trú và có thời hạn tối đa là 24 [hai mươi bốn] tháng. Mẫu HK09A cấp cho hộ gia đình, mẫu HK09B cấp cho cá nhân.
10. Sổ theo dõi giải quyết hộ khẩu [ký hiệu là HK10] được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú sử dụng để theo dõi, ghi chép thông tin quá trình giải quyết đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú, thay đổi nơi đăng ký thường trú, tạm trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, sổ tạm trú.
11. Sổ đăng ký thường trú [ký hiệu là HK11] được cơ quan đăng ký, quản lý cư trú sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký thường trú, điều chỉnh những thay đổi trong sổ hộ khẩu, thay đổi nơi đăng ký thường trú, xóa đăng ký thường trú, tách sổ hộ khẩu, đổi sổ hộ khẩu, cấp lại sổ hộ khẩu, cấp giấy chuyển hộ khẩu, xác nhận trước đây đã đăng ký thường trú. Mẫu HK11 được lập theo thôn, xóm, làng, ấp, bản, buôn, phum, sóc, đường phố, tổ dân phố hoặc theo nhà ở tập thể của các cơ quan, tổ chức. Khi có những thay đổi thông tin của từng nhân khẩu trong hộ, cơ quan Công an lập sổ phải tiến hành điều chỉnh kịp thời nội dung thay đổi. Mẫu HK11 là tài liệu gốc, có giá trị pháp lý để giải quyết các công việc liên quan đến đăng ký, quản lý thường trú. Mẫu HK11 do Công an xã, thị trấn thuộc huyện thuộc tỉnh, Công an huyện, quận, thị xã thuộc thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh lập, lưu trữ và khai thác lâu dài.
12. Sổ đăng ký tạm trú [ký hiệu là HK12] được Công an xã, phường, thị trấn sử dụng để ghi chép kết quả đăng ký tạm trú; điều chỉnh những thay đổi trong sổ tạm trú; xóa đăng ký tạm trú; xác nhận nơi tạm trú; đổi, cấp lại sổ tạm trú, gia hạn tạm trú.
13. Sổ tiếp nhận lưu trú [ký hiệu là HK13] được Công an xã, phường, thị trấn sử dụng để theo dõi việc tiếp nhận thông báo lưu trú theo quy định của Luật Cư trú.
14. Túi hồ sơ hộ khẩu [ký hiệu là HK14] được Công an huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh sử dụng để lưu trữ hồ sơ hộ khẩu. Mỗi hộ đã đăng ký thường trú lập một túi hồ sơ hộ khẩu riêng.
15. Thống kê tình hình, kết quả đăng ký, quản lý cư trú [ký hiệu là HK15] được Công an các đơn vị, địa phương sử dụng để thống kê hộ khẩu, nhân khẩu, kết quả đăng ký, quản lý cư trú tại địa phương theo tháng, 06 tháng, hàng năm và báo cáo lên cơ quan Công an cấp trên.
Để đảm bảo quản lý thống nhất nội dung các thông tin trong các biểu mẫu, Thông tư quy định cách ghi biểu mẫu đó là: Ghi chính xác, thống nhất những nội dung trong từng biểu mẫu, chữ viết phải rõ ràng, viết cùng một loại mực, không viết tắt; Người đến làm thủ tục đăng ký cư trú không biết chữ hoặc không thể tự kê khai được thì nhờ người khác kê khai hộ theo lời khai của mình. Người kê khai hộ phải kê khai trung thực, ký, ghi rõ họ tên và chịu trách nhiệm về việc kê khai hộ đó; Các sổ phải được viết liên tục theo thứ tự từng trang, không được bỏ trống; phải ghi đầy đủ, rõ ràng các nội dung ở bìa và các trang của sổ; Các cột, mục trong biểu mẫu phải được ghi theo đúng chú thích hướng dẫn trong các biểu mẫu [nếu có] và quy định tại Thông tư này; Nghiêm cấm việc tự ý tẩy xóa, sửa chữa, bổ sung làm sai lệch nội dung đã ghi trong biểu mẫu.