I. MỞ ĐẦU.Mọi hoạt động của mỗi công sở đều có những mục tiêu nhất định, tuy nhiên việcđạt được các mục tiêu đó phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố ảnh hưởng, cả ởmức độ trực tiếp lẫn gián tiếp, cả yếu tố bên trong tổ chức lẫn các yếu tố bênngoài. Đó là những yếu tố nào? Và những yếu tố đó có ảnh hưởng ra sao đối vớitổ chức, hoạt động của công sở? Tìm hiều đề tài: “Phân tích các yếu tố ảnhhưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở một cơ quan nhà nước” sẽ giúpchúng ta hiểu rõ hơn.II. NỘI DUNG.1. Khái quát chung về hoạt động và tổ chức của công sở.1.1. Khái niệm công sở.Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến hànhmột hoạt động, một công việc chuyên ngành nào đó của nhà nước; công sở có tưcách pháp nhân, được điều chỉnh bằng các văn bản pháp luật nhằm tiến hànhquản lý một loại công việc hay một loại dịch vụ công có tính chuyên ngành.1.2. Nội dung của tổ chức hoạt động trong công sở:- Chia công việc thành các nhiệm vụ cụ thể.- Tập hợp các nhiệm vụ có liên hệ với nhau nhằm điều hành trật tự, thích hợp.- Chọn lựa người thực hiện.- Sử dụng thẩm quyền đúng đắn, hợp lý để điều hành phù hợp với công sở vàmục tiêu chung.- Tạo điều kiện cần thiết để cán bộ công chức hoàn thành nhiệm vụ.·- Đánh giá công việc, xác định mức độ hoàn thành để tiếp tục phát triển hayđiều chỉnh cho hợp lý.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở.Có thể tập hợp các yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức và hoạt động của công sởthành các nhóm khác nhau, sử dụng các tiêu chí khác nhau. Có thể có nhóm cácyếu tố khách quan và nhóm yếu tố chủ quan. Cũng có thể là các yêu tố bên trongcông sở và yếu tố bên ngoài công sở. Dù là phân loại theo tiêu chí nào thì về cơbản, các yếu tố sau đây có thể ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức và hoạt động củacông sở:2.1. Yếu tố con người.Để công sở hoạt động có hiệu quả, đạt được mục tiêu chung thì phải dựa vào cácđiều kiện, nguồn lực của công sở. Trong các nguồn lực đó thì con người lànguồn lực vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quảlàm việc của công sở cũng như mục tiêu chung của tổ chức, nếu cán bộ côngchức nắm bắt tốt công việc thì công viêc của tổ chức sẽ được thực hiện thuận lợinhanh chóng. Ngược lại nếu có nhiều cán bộ công chức ở các bộ phận kháckhông nắm rõ yêu cầu của công việc hoặc không có thái độ đúng đắn với côngviệc thì công việc của cơ quan sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Trong cơ quan hànhchính nhà nước nhiều cán bộ chuyên môn không làm tốt công lập hồ sơ văn bản,không có ý thức tuân thủ các quy trình chuyển giao văn bản trong công việchàng ngày một cách đầy đủ, do vậy công việc kiểm tra hoạt động của các bộphận khác gặp rất nhiều khó khăn.2.2. Yếu tố môi trường.Công sở hoạt động đạt hiệu quả cao khi được tạo điều kiện thuận lợi trong môitrường mà nó tồn tại. Môi trường làm việc là các yếu tố xung quanh, các yếu tốnền mà trên đó diễn ra hoạt động lao động của cán bộ, công chức trong công sở.Căn cứ vào yếu tố tác động thì môi trường làm việc trong công sở bao gồm môitrường làm việc bên ngoài công sở và môi trường làm việc bên trong công sở.Thứ nhất, môi trường làm việc bên ngoài tác động đến tổ chức và hoạt độngcông sở.Môi trường bên ngoài là những yếu tố xung quan công sở; bao gồm môi trườngtự nhiên, văn hóa - xã hội, kinh tế, chính trị. Tất cả những yếu tố đều ảnh hưởngmột cách mạnh mẽ đến tổ chức và hoạt động của công sở. Cụ thể như sau:- Môi trường tự nhiên :Môi trường tự nhiên bao gồm đất đai, vị trí địa lý, khíhậu, khung cảnh làm việc của cán bộ công chức. Môi trường tự nhiên có ảnhhưởng rất cao, kèm theo đó là những đòi hỏi rất cao: Vị trí khung cảnh nơi làmviệc của cán bộ công chức bao gồm các yếu tố nghỉ ngơi, giải trí, làm việc ảnhhưởng đến tâm lý, thể trạng, thể lực và năng suất lao động của cán bộ côngchức. Nếu bố trí nơi làm việc của cán bộ công chức không hợp lý thì năng suấtlao động của tổ chức sẽ bị hạn chế ngược lại nếu nơi làm việc của công chức,nhân viên nhà nước được bố trí hợp lý thì sẽ kích thích tinh thần và thái độ làmviệc của cán bộ công chức. Làm cho công chức gắn bó hơn với công sở.- Môi trường xã hội :Môi trường xã hội cũng là một trong những yếu tố ảnhhưởng đến chất lượng hiệu quả làm việc của cán bộ công chức trong công sở,các yếu tố của môi trường xã hội bao gồm: Yếu tố xã hội : trong quá trình giaodịch của công sở với công dân thì các quan hệ xã hội sẽ phát sinh và ngày càngphong phú thêm, người dân ngày càng có cơ hội để đóng góp nhiều hơn cho nhànước, cán bộ công chức được gọi là công bộc của nhân dân, là người phục vụcho nhân dân, tạo ra niềm tin cho nhân dân. Đồng thời trong quá trình hoạt độngcủa công sở thì cán bộ công chức là người thực hiện trực tiếp các giao dịch vớingười dân, giải quyết những vấn đề phát sinh trong đời sống của nhân dân cũngnhư trong hoạt động của nhân dân với công sở. Yếu tố văn hóa : văn hóa trongcông sở xuất phát từ chính vai trò của các cơ quan hành chính nhà nước trongđời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy nhà nước. Như vậy văn hóatrong cơ quan hành chính có thể kể đến những khía cạnh sau: Quan hệ giữa cánbộ công chức với nhau trong thực hiện công việc, cán chuẩn mực xử sự, nghithức giao tiếp, các phương thức giải quyết các mâu thuẫn trong nhân viên, ýthức chấp hành kỷ luật của cán bộ trong và ngoài công sở, ý thức lãnh đạo điềuhành trong cơ quan hành chính…- Môi trường pháp lý : Đề cập tới vấn đề này trước hết cần nói đến pháp luật, tứclà những quy đinh của pháp luật liên quan đến cán bộ công chức. Mỗi ngànhnghề đều có những văn bản pháp luật điều chỉnh riêng. Những quy định mangtính chất pháp lý sẽ được điều chỉnh, quy định và định hướng hoạt động của cánbộ công chức sẽ tuân thủ theo quy định của Hiến pháp và Pháp luật. Ảnh hưởngcủa môi trường pháp lý đến cán bộ công chức chính là những văn bản quy phạmpháp luật quy định: Quyền và nghĩa vụ của những người đang giữ chức vụtrong cơ quan nhà nước; Quan hệ công tác, phối hợp trong cơ quan khi giảiquyết công việc [quan hệ giữa người bên trong và người bên ngoài]; Đề ra cácyêu cầu, tiêu chuẩn để đánh giá, xếp loại cán bộ công chức. Như vậy yếu tốpháp lý chính là khung chuẩn để cán bộ công chức dựa vào đó mà xác địnhnhững việc cần phải làm trong khuôn khổ pháp luật cho phép, đồng thời cũngxác đinh được những gì mình không được làm. Là trọng tài để phân xử nhữngnảy sinh trong nội bộ công sở từ đó đảm bảo tính khách quan, minh bạch rõràng, vừa năng cao hiệu quả làm việc của cán bộ công chức, vừa tránh tâm lýghen tị, bất hòa giữa cán bộ công chức với nhau.- Môi trường chính trị : Đây chính là những quan điểm, tư tưởng chính trị trongcơ quan hành chính . Bản chất của vấn đề chính trị là vấn đề quyền lực, vấn đềlợi ích. Ngoài lợi ích, mục tiêu chung của công sở, từng bộ phận, từng nhóm,từng cán bộ công chức cũng có những như cầu thỏa mãn riêng. Nhu cầu cá nhâncủa cán bộ công chức trong công sở là những đòi hỏi về lợi ích cần thiết về vậtchất và tinh thần, phục vụ cho cán bộ công chức khi làm việc. Như vậy, trong cơquan hành chính có thể tồn tại nhiều quan điểm chính trị khác nhau những nhómlợi ích khác nhau và luôn gắn với quyền lực. Tương xứng với nhiệm vụ, chứcnăng nào thì sẽ có quyền lực tương ứng để thực hiện nhiệm đó. Vì vậy họ có xuhướng lạm dụng quyền lực, những mâu thuẫn, bất đồng sẽ xuất hiện trong tổchức những chuyển biến không tốt sẽ xuất hiện trong tổ chức. Có thể thấy rằng,môi trường chính trị ổn định cũng đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến hiệuquả hoạt động của cán bộ công chức. Vì vậy, ta cần biết cách hạn chế và khắcphục những tác động xấu, phát huy những mặt tích cực, tạo sự thống nhất trongtư tưởng, nhất quán hành động, góp phần giải tỏa những mối mâu thuẫn trong tổchức, xoa dịu những mối hiềm khích trong cơ quan. Tạo ra một bầu khí vui vẻ,thân thiện trong cơ quan, gúp cán bộ công chức làm việc hiệu quả hơn.- Môi trường kinh tế :Các cơ quan hành chính có trụ sở tại các vùng kinh tế pháttriển thì phát triển hơn các công sở ỏ những vùng có kinh tế kém phát triển hơn,nên hiệu quả làm việc của cán bộ công chức ở vùng có nền kinh tế phát triểncũng sẽ cao hơn so với các nơi khác. Cán bộ công chức ở vùng kình tế phát triểnsẽ nắm bắt được nhiều thông tin hơn, họ nhạy bén hơn trong công việc, yêu cầucủa công việc cũng bắt bược họ phải có những bước chuẩn bị kỹ càng hơn, vìvậy tâm lý làm việc của cán bộ công chức sẽ thay đổi theo, mức độ cạnh tranhtrong công việc cũng cao hơn. Ngược lại cán bộ công chức ở vùng sâu vùng xasẽ ít có điều kiện tiếp cận với thông tin hơn, mức độ cạnh tranh trong công việccũng giảm.Thứ hai, sự ảnh hưởng của môi trường bên trong đến tổ chức và hoạt độngcủa công sở.Nói đến môi trường bên trong công sở là ta nói đến mối quan hệ giữa các nhânlực trong công sở với nhau, là nói đến cơ chế vận hành, điều hành, chỉ huy hoạtđộng của chính công sở đó. Cụ thể đó là:- Các mối quan hệ nội bộ trong công sở.Mối quan hệ nội bộ trong cơ quan được giải quyết như thế nào sẽ tác động rấtlớn tới hiệu quả hoạt động của công sở. Mối quan hệ thuận lợi trong công sở,đảm bảo được sự phối hợp trong giải quyết công việc sẽ rất nhanh và hiệu quảcao. Trong đó quan trọng nhất là quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên. Nếu ngườilãnh đạo có quan hệ tốt với cán bộ trong cơ quan và có năng lực chuyên môn tốtthì họ rất thuận lợi trong việc tập hợp quần chúng mà không cần sử dụng nhiềuđến quyền lực chính thức được giao. Khi đó công việc sẽ tiến hành rất hiệu quả.Ngược lại, nếu người lãnh đạo phải dựa vào quyền lực để buộc người khác làmviệc theo ý muốn của mình thì công việc sẽ không thành công, sụ ép buộc khôngphải bao giờ cũng thuận lợi. Bởi vì, sự ép buộc mà không có tinh thần tự giác thìhiệu quả công việc thường không cao.Bên cạnh đó, người lãnh đạo cần thường xuyên tìm hiểu được nhu cầu, đòi hỏicần thiết cho nhân viên, sẽ tạo ra niềm tin, sự quan tâm của lãnh đạo; từ đó thiếtlập được mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà quản lý với nhân viên, giúp cho nhânviên thấy được vai trò của mình trong tổ chức, từ đó họ cảm thấy muốn gắn bóvới cơ quan công sở hơn, từ đó thúc đẩy việc giải quyết công việc, hiệu quả hoạtđộng của cán bộ công chức, viên chức sẽ tốt hơn.- Quyền lực và vai trò của người lãnh đạo: Người quản lý, lãnh đạo đóng vai tròkhông kém phần quan trọng trong hiệu quả hoạt động của cán bộ công chức,viên chức. Tuy nhiên, quyền lực lớn mà sử dụng vào một tình huống khôngthích hợp vẫn có thể không mang lại hiệu quả mong muốn, thậm chí có thể dẫnđến hậu quả không tốt. Vì thế, người quản lý ra các quyết định điều hành, chỉđạo kịp thời, chính xác sẽ góp phần cho cán bộ công chức, viên chức làm việchợp lý, nhanh và chính xác. Năng lực và trình độ, phẩm chất chuyên môn củacán bộ công chức trong quá trình giải quyết công việc sẽ góp phần cho cán bộcông chức học hỏi, trao dồi kinh nghiệm trong quá trình giải quyết công việc,nhờ đó hiệu quả công việc sẽ cao hơn. Không những thế, phẩm chất đạo đứcchính trị của người lãnh đạo còn là chỗ dựa tinh thần, hướng người cán bộ côngchức, viên chức tuân theo và thực hiện trong quá trình giải quyết công việc củamình. Và khả năng điều tiết các mối quan hệ, lãnh đạo và chỉ huy, ra quyết địnhđiều hành, phong cách lãnh đạo tốt hay xấu, sẽ quyết định khả năng làm việc củacán bộ công chức. nếu người lãnh đạo điều tiết tốt thì hiệu quả hoạt động củacán bộ công chức, viên chức sẽ cao và ngược lại.- Sự khuyến khích vật chất, khen thưởng: Một trong những chính sách, biệnpháp của công sở để kích thích người cán bộ công chức, viên chức hăng say thiđua làm việc đó là chính sách vật chất, khen thưởng. Công sở tìm ra nhữngngười lao động tốt, hiệu quả cao tới hoạt động của cơ quan hoàn thành nhiệm vụđược giao, trao thưởng bằng vật chất hoặc bằng các hình thức khác nhau, đảmbảo những người có công đều được thưởng, nhờ đó kích thích được người cánbộ công chức, viên chức hăng say làm việc nâng cao hiệu quả công việc. Bảođảm khen thưởng nghiêm, khách quan, kịp thời và công khai hóa, đúng người,đúng thành tích…tạo điều kiện kích thích cán bộ công chức, viên chức đạt hiệuquả công việc cao, từ đó thấy gắn bó với cơ quan, công sở.- Các quy chế làm việc: Quy chế làm việc là văn bản quy định cụ thể quyền vànghĩa vụ của những người giữ các chức vụ phải làm, quan hệ làm việc trong cơquan khi giải quyết công việc, trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức,phối hợp để đạt hiệu quả cao nhất. Các quy chế có đề ra yêu cầu, tiêu chuẩnđánh giá, quan hệ trong cơ quan, trách nhiệm của cán bộ công chức, cụ thể chínhxác, khách quan, sẽ kích thích cán bộ công chức, viên chức làm việc đạt hiệuquả cao. Đồng thời, quy định cụ thể, phù hợp thực tế yêu cầu công việc, thẩmquyền được giao dẫn đến hiệu quả công việc cao.2.3. Yếu tố điều kiện làm việc, phương tiện làm việc trong công sởThứ nhất, điều kiện làm việc: Điều kiện làm việc trong công sở được hiểu làcác yếu tố vật chất tác động đến nhân lực trong công sở, tác động đến hoạt độnglao động của cán bộ, công chức trong công sở. Cụ thể là khung cảnh làm việc vàcách bố trí, sắp xếp các bộ phận làm việc trong công sở có ảnh hưởng lớn đếnhiệu quả làm việc của cán bộ công chức trong công sở. Khung cảnh làm việc docách bố trí nơi làm việc, môi trường và các thiết bị được sử dụng tại công sở tạonên. Khung cảnh nơi làm việc cũng với điều kiện nghỉ ngơi, giải trí luôn luônảnh hưởng đến tình trạng thể lực, tâm lý và hiệu suất lao động của cán bộ, côngchức. Nếu bố trí nơi làm việc không hợp lý, các phương tiện làm việc không đầyđủ thì chắc chắn năng suất lao động sẽ bị giảm sút, cán bộ nhanh chóng mệt mỏivà chán nản với công việc, gây ra tình trạng thiếu gắn bó với công sở. Bố trí vàsắp xếp các bộ phận làm việc trong công sở cũng là cơ sở để tạo điều kiện chocán bộ làm việc tốt. Nếu phòng làm việc bố trí không hợp lý thì năng suất laođộng trong cơ quan sẽ bị hạn chế. Để thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức sắp xếp nơilàm việc trong các công sở, cầm tính đến cường độ lao động của mọi cán bộ,quan hệ và tính chất công việc được giao cho từng người, từng bộ phận. Trênthực tế, có nhiều trường hợp làm việc trong một phòng có nhiều người là thuậnlợi, nhưng cũng có trường hợp ngược lại. Vì thế cần có sự nghiên cứu và cânnhắc khi lựa chọn các phương án bố trí chỗ làm việc sao cho thích hợp với từngloại công việc. Ngoài ra việc bố trí nơi làm việc rộng rãi, đủ ánh sáng, yên tĩnh,môi trường trong lành và các thiết bị sử dụng trong công sở đầy đủ, phù hợp…cũng góp phần đáng kể đến thành công của công sở.Thứ hai, phương tiện làm việc. Phương tiện làm việc là khái niệm chỉ tất cả cácyếu tố vật chất, trang thiệt bị làm việc, phương tiện làm việc để trợ giúp hoặcthay thế cho lao động thủ công của nguồn nhân lực trong công sở. Yếu tố nàytạo ra môi trường làm việc văn hóa hiệu quả. Các thiết bị phục vụ chính cho tổchức và hoạt động công sở hiện nay là các thiết bị soạn thảo văn bản; các thiết bịnhân bản hàng loạt; các thiết bị bảo quản và tìm kiếm văn bản. Ngày nay cùngvới sự phát triển của nhân loại, đặc biệt là sự tiến bộ của khoa học kĩ thuật đãcho ra đời nhiều loại máy móc như: Máy đánh chữ, máy vi tính, máy sao chụp,máy điện tử, fax, máy photocopy, các loại máy in…để phục vụ cho việc giảiquyết công việc của con người được nhanh chóng, chính xác, đáp ứng yêu cầungày càng cao của xã hội. Như vậy, phương tiện làm việc là yếu tố quan trọnggiúp nhà lãnh đạo, quản lý hoàn thành tốt công tác quản lý; giúp cán bộ côngchức nâng cao năng suất lao động, hoàn thành yêu cầu công việc được giao;giúp cán bộ công chức giữ gìn sức khỏe, chống lại sự mệt mỏi trong công việchàng ngày; giảm thiểu chi phí, tiết kiệm thời gian, giảm hao tổn sức lực tronglao động; tạo ra sự linh hoạt hơn trong công việc, trong sử dụng thiết bị; chốnglại sự ỷ lại, khuyến khích người cán bộ công chức hăng say lao động, sáng tạotrong công việc.2.4. Yếu tố công việc.Yêu cầu cụ thể của công việc cao hay thấp, sự đòi hỏi trình độ giải quyết côngviệc phù hợp với trình độ, năng lực của cán bộ công chức, viên chức sẽ làm việcđạt hiệu quả cao hơn. Công việc tốt, hiệu quả lớn sẽ góp phần giúp cho cán bộcông chức, viên chức có tâm lý làm việc. Công việc đòi hỏi trình độ vừa phải,mang tính chuyên môn hóa sẽ đặt yêu cầu giải quyết công việc sao cho hiệu quả.Vì thế tìm người cán bộ công chức, viên chức phù hợp sẽ giải quyết công việcnhanh hiệu quả hơn.3. Nhận xét về sự ảnh hưởng của các yếu tố trên đến tổ chức và hoạt độngcủa công sở.Qua những phân tích trên có thể đưa ra một số nhận xét sau:Một là, trong các yếu tố trên thì yếu tố con người [bao gồm cả nhà quản lý, cáccán bộ, công chức, nhân viên và công dân của các tổ chức đối tác của công sở]là yếu tố mang tính quyết định. Nó quyết định việc các thời cơ được kịp thờinắm bắt, các nguy cơ và các vấn đề được kịp thời phát hiện; quyết định cácchiến lược và bước đi cụ thể để tận dụng thời cơ, hạn chế nguy cơ, phòng ngừarủi ro cũng như sai lầm. Nói cách khác, nó quyết định các truyền thống của quákhứ được tiếp nối, các sai lầm của quá khứ tránh bị lặp lại và các cơ hội củatương lại được nghênh đón và tận dụng tốt nhất vì sự phát triển của công sở, củamỗi thành viên trong công sở và lợi ích của công dân.Hai là, trong khi có thể nhìn nhận các yếu tố trên với tư cách là các yếu tố tácđộng, thậm chí quyết định hiệu quả quá trình điều hành công sở, ta không thể bỏqua một thực tế là chúng cùng đồng thời là sản phẩm, là kết quả của hiệu quảđiều hành công sở. Nói cách khác, ở đây luôn có mối quan hệ biện chứng giữahai yếu tố này.Ba là, qua những ảnh hưởng trên ta có thể đưa ra những mục đích, yêu cầu chotổ chức và hoạt động của công sở. Đó là:- Không ngừng nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của công sở: Cần cómôi trường tốt, tâm lý thoải mái; các vị trí làm việc bố trí hợp lý; mỗi lọai côngviệc có thiết bị, phương tiện thích hợp, sử dụng đúng đắn.- Công sở cần chấp hành đúng pháp luật: Công sở hoạt động theo quy chế tạosự ổn định và phát triển công sở, là điều kiện để đánh giá cán bộ, công chứctrong sở.- Công sở phải có khả năng phát triển bền vững: Mở rộng các hoạt động vàcủng cố mối quan hệ trong và ngoài công sở.- Công sở phải hiện đại hoá, hoạt động khoa học, góp phần nâng cao trình độlãnh đạo.III. KẾT LUẬN.Tóm lại, qua những phân tích trên đã cho chúng ta nhận biết được các yếu tố ảnhhưởng đến tổ chức và hoạt động của công sở một cơ quan nhà nước. Điều này sẽgiúp ích rất nhiều cho việc điều hành tổ chức và hoạt động của công sở.MỤC LỤC