Vậy thì, quản trị văn phòng là hoạt động quản trị đối với bộ máy vănphòng, bằng các phương pháp khoa học và cách thức linh hoạt, trên cơ sởpháp luật và các quy định của tổ chức, nhằm đạt được các mục tiêu mà vănphòng đã đã đề ra một cách hiệu quả nhất.Như vậy từ khái niệm, có thể thấy nhà quản trị có mọt vai trò rất lớntrong công tác văn phòng. Nhà quản trị đóng vai trò chủ chốt, điều hành hoạtđộng, chỉ đạo, đưa ra các quyết định quản lý mang tính quyền lực, thống nhất,để tất cả các thành viên trong phòng thục hiện theo những quyết định mà nhàquản trị đưa ra.Là người ra các quyết định quản trị, do đó, nhà quản trị có vai trò quyếtđịnh đối với sự hoạt động hiệu quả của văn phòng. Bằng việc định hướng,quyết định, và đưa ra các chính sách khuyến khích nhân viên, nhà quản trị vănphòng có vai trò thúc đẩy hoạt động văn phòng phát triển.2.3. Thực trạng công tác quản lý, điều hành công việc của Trưởngphòng Kinh doanh tại Công ty TNHH Thành Long.Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng hợp lý:Phòng kinh doanh là một trong các đơn vị cquan trọng hàng đầy củacông ty. Xây dựng cơ cấu tổ chức của phòng một cách hợp lý là việc màtrưởng phòng kinh doanh luôn lưu tâm. Việc xây dựng cơ cấu tổ chức Phòngkinh doanh tại Công ty TNHH Thành Long gồm ba nội dung chính:Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng: Việc xây dựng cácbộ phận nghiệp vụ trong văn phòng phụ thuộc vào hai nội dung chính: Thứnhất đó là xác định chức năng, nhiệm vụ mà phòng kinh doanh được phâncông phụ trách. Thứ hai là xác định khối lượng công việc thực tế mà các bộphận, nhân viên phải thực hiện. Căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng côngviệc [thường xuyên, đột xuất], Trưởng phòng kinh doanh luôn tính toán để21 quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ trong văn phòng dưới các hìnhthức chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Bằng việc xác định được cơ cấu tổ chứcbộ máy hoạt động một cách hợp lý, phòng kinh doanh luôn hoàn thành xuấtsắc những nhiệm vụ được giao.Xây dựng “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” cho các vị trílao động trong phòng kinh doanh:Bản “Mô tả công việc” là văn bản liệt kê các nhiệm vụ, quyền hạn vàtrách nhiệm khi thực hiện công việc; các mối quan hệ khi thực hiện công việc;các điều kiện làm việc; trách nhiệm kiểm tra, giám sát; các tiêu chuẩn cần đạtđược trong quá trình thực hiện công việc.Bản “Tiêu chuẩn công việc” là văn bản liệt kê những yêu cầu về nănglực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyếtvấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho côngviệc. Thông thường bản “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” đượcxây dựng trong cùng một văn bản, được sử dụng cho rất nhiều mục đích khácnhau như: tuyển dụng lao động, kiểm tra nhân viên, đánh giá hiệu quả laođộng của nhân viên, kiểm tra, giám sát, rà soát lại và quy định định mức laođộng mới hàng năm… Để quản lý công việc mọt cách hiệu quả, trưởng phòngkinh doanh Công ty TNHH Thành Long đã xây dựng bản “Mô tả công việc”và “Tiêu chuẩn công việc” cho tất cả các vị trí lao động trong văn phòng.Đây là một trong những biện pháp quyết định tới hiệu quả của quản trịhành chính văn phòng. Chỉ có mô tả chức trách, nhiệm vụ chi tiết; xác định rõcác mối quan hệ khi tiến hành công việc; quy định cụ thể những yêu cầu vềchất lượng công việc mới có thể đảm bảo được kết quả của công việc đó,đồng thời với những yêu cầu cụ thể về tiêu chuẩn chức danh công việc mới cóthể lựa chọn được người thích hợp cho công việc.22 Xây dựng Quy chế, Nội quy hoạt động trong phòng kinh doanh:Để đảm bảo việc quản lý và điều hành văn phòng được hiệu quả,Trưởng phòng kinh doanh đã xây dựng Quy chế làm việc riêng của vănphòng. Đây được coi là những quy tắc trong công tác quản lý và điều hànhvăn phòng mà tất cả các nhân sự làm việc trong văn phòng đều phải tuân theo.Nó là cơ sở, là thước đo cho việc xử lý công việc, giải quyết các vấn đềmâu thuẫn phát sinh và giúp cho việc quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sátcủa trưởng phòng với các nhân viên trong Phòng kinh doanh Công ty TNHHThành Long được hiệu quả.Bản Quy chế do trưởng phòng xây dựng đã định đầy đủ các nội dung:- Đối tượng, phạm vi áp dụng của Quy chế.- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng thành viên.- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của lãnh đạo.- Quy định về nghiệp vụ cho từng lĩnh vực/mặt hoạt động của vănphòng.- Mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận nghiệp vụ vàvới các đơn vị khác trong cơ quan, tổ chức.- Các quy định về: chế độ họp; đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;thời gian làm việc, nghỉ ngơi, làm ngoài giờ; quy trình giải quyết khiếu nại,thắc mắc…- Chính sách đối với người lao động trong văn phòng: đào tạo, lễ tết,hiếu, hỉ...23 - Quy định về trang phục, thái độ, trách nhiệm, phẩm chất đạo đức, antoàn vệ sinh lao động.Trong quá trình thực hiện, Trưởng phòng kinh doanh công ty đã có sựtheo dõi, tổng kết và chỉnh sửa bản Quy chế cho phù hợp với điều kiện thực tếcủa Phòng Kinh tế Công ty TNHH Thành Long.Xây dựng các quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng:Quy trình được hiểu đơn giản là trình tự các bước cần thiết để giảiquyết một công việc hay một nhiệm vụ nhằm đạt được kết quả tốt nhất. Tất cảcác nghiệp vụ hành chính văn phòng được xây dựng thành các quy trình xử lýđể giúp cho việc giải quyết công việc của nhân viên văn phòng được dễ dàng,đồng thời tạo thuận lợi cho các cán bộ, nhân viên hay những cá nhân, tổ chứcbên ngoài có liên hệ giải quyết công việc được thuận lợi.Khi xây dựng quy trình nghiệp vụ hành chính văn phòng, Trưởngphòng kinh doanh công ty đã căn cứ trên các quy định, hướng dẫn nghiệp vụcủa cơ quan quản lý chuyên ngành và từ thực tiễn xử lý công việc để có đượccác quy trình hợp lý. Đồng thời, cũng đã áp dụng tiêu chuẩn ISO9001:2008nhằm phù hợp với chuẩn quốc tế. Việc xây dựng các quy trình nghiệp vụ ởPhòng kinh doanh đã được lãnh đạo phòng chú ý đến những điểm sau:Phân tích công việc và các yếu tố liên quan:- Phân tích kỹ công việc cần xử lý, các điểm mấu chốt trong quá trìnhxử lý, các thủ tục cần giải quyết và kết quả/sản phẩm cuối cùng cần đạt được.Ngoài ra cũng phân tích điều kiện thực tế về nhân sự trực tiếp thực hiện, cơ sởvật chất kỹ thuật, mối liên hệ trong công việc với các bộ phận liên quan.- Xác định rõ trình tự giải quyết công việc, từ khi bắt đầu tới khi kếtthúc.24 - Xác định rõ trách nhiệm của các cá nhân/đơn vị tham gia vào giảiquyết công việc.- Xác định rõ thời gian cần thiết cho từng bước.- Xác định rõ các biểu mẫu sổ sách, văn bản, tài liệu… cần thiết chotừng bước thực hiện.Xây dựng lưu đồ xử lý: Lưu đồ là biểu đồ mô tả các bước cần thực hiệnđể giải quyết công việc. Tùy từng nghiệp vụ cụ thể mà trưởng phòng cónhững quy định chi tiết hoặc khái lược, điều quan trọng là khi giải quyết côngviệc, người nhân viên nhìn vào quy trình là có thể hiểu được và thực hiện mộtcách dễ dàng.Xây dựng các biểu, mẫu liên quan: Khi xây dựng quy trình xử lý côngviệc, một trong những nội dung quan trọng nhất là quy định hệ thống cácmẫu, biểu, sổ sách… cụ thể cho từng bước công việc nhằm giải quyết côngviệc được dễ dàng, đồng thời tạo nên sự thống nhất trong quản lý. Các mẫu,biểu, sổ sách… liên quan trong quy trình được xây dựng dựa trên các quyđịnh, các hướng dẫn nghiệp vụ. Sau khi xây dựng biểu, mẫu, phải quy định kýhiệu cho từng biểu mẫu để dễ dàng quản lý, lựa chọn và thực hiện.Tất cả các bước có liên quan tới thủ tục văn phòng đều phải được xâydựng thành biểu mẫu nhằm tạo nên sự thống nhất và dễ quản lý và kiểm soát.Do đó, trưởng phòng đã tổ chức xây dựng các mẫu, biểu, mẫu sổ sách, tàiliệu… cụ thể, chi tiếp cho từng quy trình nghiệp vụ cụ thể trong văn phòngmình. Ngoài ra còn đã biên soạn tài liệu hướng dẫn quy trình gửi tất cả cáccán bộ, nhân viên trong phòng kinh doanh, tổ chức nghiên cứu và áp dụngquy trình khi liên quan tới công việc của mình.25 Đây là công việc chi tiết đòi hỏi phải có sự phối hợp của văn phòng vớicác đơn vị chuyên môn để hệ thống biểu mẫu được hợp lý và khả thi.Cùng với đó, để hoạt động quản lý được diễn ra thuận lợi và hệu quả,Trưởng phòng kinh doanh công ty luôn có sự theo dõi sát sao, và đưa ranhững chế tài xử phạt cũng như các hình thức khen thưởng xứng đáng để đảmbảo các quy định được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả.2.4. Những yêu cầu của Phòng kinh doanh với Trưởng phòngkinh doanh Công ty TNHH Thành LongDo đặc thù, tính chất công việc của mình, nên vị trí trưởng phòng kinhdoanh cần đáp ứng được những yêu cầu nhất định. Các yêu cầu đó, cũngchính là các yêu cầu về kỹ năng lãnh đạo, quản lý mà nhà quản trị cần có đểcó thể điều hành hoạt động văn phòng một cách hiệu quả.Thứ nhất, yêu cầu về Kỹ năng kỹ thuật:Kỹ năng kỹ thuật là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụthể, nói cách khác đó là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị. Vídụ việc soạn thảo chương trình kế hoạch, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinhdoanh, thiết kế cơ khí.v.v... Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sởhơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp.Trong hoạt động quản trị văn phòng, kỹ năng tổ chức và quản lý cácnghiệp vụ là điều vô cùng cần thiết. Các nghiệp vụ như soạn thảo văn bản,xây dựng kế hoạch, quản lý hồ sơ tài liệu, giao tiếp, tổ chức cuộc họp, xử lýthông tin… là những nghiệp vụ đòi hỏi phải được tổ chức, kiểm soát chặt chẽtheo đúng quy định.Bên cạnh đó, các nghiệp vụ hành chính văn phòng không chỉ được thựchiện tại các văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp mà còn được thực hiện tại26 tất cả các bộ phận, các đơn vị trong cơ quan, doanh nghiệp đó. Chính vì thế,việc am hiểu các nghiệp vụ trên là điều bắt buộc đối với những người làmcông việc hành chính nói chung và đối với nhà quản trị văn phòng nói riêngđể tổ chức thực hiện, quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ nhằm đảm bảo cácnghiệp vụ đó được thực hiện hiệu quả nhất.Thứ hai, yêu vầu về Kỹ năng nhân sự:Kỹ năng này đề cập tới những kiến thức và phương pháp liên quan đếnkhả năng cùng làm việc, động viên, thúc đẩy, điều khiển và quản lý nhân sự.Văn phòng của một cơ quan, doanh nghiệp thông thường có các nhân viên đểthực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cụ thể là phòng kinh doanh Công tyTNHH Thành Long, thì kỹ năng này lại càng cần thiết.Việc tổ chức các nhân viên để tiến hành công việc đòi hỏi phải có kỹnăng nhân sự nhằm sử dụng tốt các nhân viên này, khai thác ở họ những tiềmnăng mà họ có, thúc đẩy và tạo điều kiện cho họ có những sáng tiến cải tiếntrong công việc, tạo động lực để họ cống hiến cho tổ chức… Kỹ năng nàygồm các công việc như lựa chọn người có đủ khả năng, trình độ phù hợp chocông việc; sắp xếp họ vào các vị trí thích hợp trong bộ máy văn phòng; đánhgiá chính xác năng lực của họ để có biện pháp đào tạo nâng cao trình độnghiệp vụ cho họ; tạo động lực cho họ trong quá trình lao động và xây dựngmôi trường thân thiện, đoàn kết và hợp tác trong văn phòng.Không những thế, phòng kinh doanh còn là đầu mối trong quá trình tổchức công việc chung của công ty nên cũng đòi hỏi phải vận dụng kỹ năngnhân sự trong việc tiếp xúc, trao đổi, phối hợp với các đơn vị, phòng ban, đốitác được hiệu quả nhất.27