Chứng từ là một thuật ngữ không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp và kế toán, nó là một loại tài liệu quan trọng và không thể thiếu trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Vậy cụ thể nó là gì thì mời các bạn cùng Tam Khoa đi tìm hiểu bài viết này nhé.
Tham gia nhóm Trao đổi – chia sẻ tin tức kế toán cùng chúng tôi để xem thêm nhiều tài liệu và kiến thức hay nhé.
Chứng từ là gì?
Chứng từ là tài liệu phải có trong hoạt động của doanh nghiệp, là các giấy tờ, tài liệu ghi lại nội dung sự kiện giao dịch, một nghiệp vụ nào đó đã được hạch toán và ghi vào sổ kế toán của các doanh nghiệp.
Hiện nay chứng từ được giải thích rõ tại khoản 4 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
“4. Chứng từ là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật quản lý thuế. Chứng từ theo quy định tại Nghị định này bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử hoặc đặt in, tự in.”.
Các hình thức chứng từ
Theo đó, hình thức chứng từ gồm chứng từ điện tử hoặc chứng từ đặt in, tự in, cụ thể:
– Chứng từ điện tử: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
– Chứng từ đặt in, tự in: Bao gồm các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng giấy do cơ quan thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng hoặc tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi khấu trừ thuế, khi thu thuế, phí, lệ phí theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế.
Ngoài chứng từ được quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP như trên thì Luật Kế toán 2015 cũng có giải thích về chứng từ kế toán như sau:
“Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.”.
Chứng từ thế nào thì được xem là hợp lệ?
– Tính pháp lý: Khi chứng từ có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bên có liên quan được đề cập đến thì mới được xem là đảm bảo tính pháp lý. Đây là một trong các biện pháp giúp phòng tránh các tranh chấp trong quá trình diễn ra giao dịch. Trường hợp xảy ra tranh chấp, chứng từ sẽ vừa là bằng chứng, vừa là cơ sở pháp lý để phân định đúng sai và trách nhiệm của các bên.
– Tính pháp luật: Khi thành lập chứng từ cần tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, kể cả về mặt hình thức và nội dung phải theo đúng phân loại thì khi đó chứng từ mới có giá trị sử dụng.
– Tính trung thực: Những sự kiện được ghi nhận bởi chứng từ phải có tính khách quan và đảm bảo có thật. Không được phép bịa đặt khi trình bày nội dung chứng từ, vì đây sẽ là căn cứ để chứng minh cho các giao dịch kinh tế trong các hoạt động của nhà nước, doanh nghiệp.
– Tính rõ ràng: Nội dung trong chứng từ phải đảm bảo được sự đầy đủ, cụ thể cũng như rõ ràng. Tránh việc sử dụng các từ nhiều nghĩa vì chúng có thể gây ra sự hiểu lầm, nhầm lẫn không đáng có trong việc xét duyệt và sử dụng chứng từ. Lưu ý rằng, với bất kỳ nội dung gì được thể hiện trên chứng từ đều không được sử dụng những loại mực như mực phai, mực đỏ và mực bút chì.
Tầm quan trọng của chứng từ
Chứng từ được sử dụng để ghi lại quá trình thu chi và dòng tiền của doanh nghiệp nhằm mục đích phục vụ cho việc khấu trừ, hoàn thuế của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc lập chứng giúp doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kế toán ban đầu, cũng như các công tác nội bộ khác.
Chứng từ được xem như là chỉ thị công tác với mục đích truyền đạt những yêu cầu nghiệp vụ, công việc giữa các cấp trong đơn vị. Đồng thời cũng là căn cứ để chứng minh cho việc hoàn thành công việc, chỉ thị được giao. Nếu doanh nghiệp không có chứng từ, hay chứng từ không hợp lệ thì các số liệu được thống kê và ghi lại dù có chứng xác dù có chính xác, cũng vẫn sẽ bị xem là ghi khống và làm giả giấy tờ, sổ sách. Với việc làm này doanh nghiệp có thể sẽ bị áp dụng các chế tài theo quy định của pháp luật và sẽ không thực hiện được quyết toán với cơ quan thuế.
Các loại chứng từ kế toán
Các loại chứng từ theo Điều 30 Nghị định 123/2020/NĐ-CP bao gồm:
[1] Chứng từ trong lĩnh vực quản lý thuế, phí, lệ phí của cơ quan thuế bao gồm:
– Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân;
– Biên lai gồm:
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí không in sẵn mệnh giá;
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí in sẵn mệnh giá;
+ Biên lai thu thuế, phí, lệ phí.
[2] Các loại chứng từ khác: Trong quá trình quản lý thuế, phí, lệ phí theo quy định của Luật Quản lý thuế trường hợp có yêu cầu các loại chứng từ khác, Bộ trưởng Bộ Tài chính có trách nhiệm quy định và hướng dẫn thực hiện.
Nội dung của chứng từ kế toán
Tại Điều 16 Mục 1 Chương II Luật Kế toán 2015 đã có quy định về nội dung của một chứng từ kế toán như sau:
“1. Chứng từ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
- Tên và số hiệu của chứng từ kế toán;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;
- Tên, địa chỉ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
đ] Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ;
2. Ngoài những nội dung chủ yếu của chứng từ kế toán quy định tại khoản 1 Điều này, chứng từ kế toán có thể có thêm những nội dung khác theo từng loại chứng từ.”
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.
Tam khoa đang cung cấp các giải pháp phần mềm có thể tự động đọc và nhập các dữ liệu từ hóa đơn điện tử có sẵn, tự động hạch toán các nghiệp vụ chỉ với một click. Nhờ đó, bạn đã giảm được đến 90% công tác nhập liệu và tiết kiệm lên đến 80% thời gian làm việc cho kế toán. Các dữ liệu được xử lý sẽ được đồng bộ sang phần mềm kế toán để bạn dễ dàng thực hiện tính toán và kết chuyển số liệu.
Giải pháp phần mềm của chúng tôi cung cấp cho bạn tất cả những gì bạn cần để tối ưu quy trình làm việc của kế toán. Hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được tư vấn miễn phí và nhận các ưu đãi khủng ngay hôm nay nhé.
Trên đây, là các thông tin, nội dung cần biết về chứng từ mà chúng tôi đã tổng hợp được từ nhiều nguồn và cung cấp cho bạn. Mong rằng bài viết này có thể giúp ích cho bạn, nếu còn có thắc mắc nào khác thì hãy liên hệ ngay cho chúng tôi để được hỗ trợ giải đáp nhé.