Cơ sở xây dựng hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ là phương tiện chứng minh bằng giấy tờ về sự phát sinh và hoàn thành của nghiệp vụ kinh tế - tài chính tại một hoàn cảnh [không gian, thời gian] nhất định.

Bản chứng từ là chứng minh về tính hợp pháp đồng thời là phương tiện thông tin về kết quả của nghiệp vụ kinh tế.

Các yêu tố cơ bản và có yêu tố bổ sung.

Là các yếu tố bắt buộc phải có trong tất cả các loại chứng từ, là căn cứ chủ yếu đảm bảo sự chứng minh về tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, là cơ sở để chứng từ thực hiện những chức năng thông tin về kết quả của nghiệp vụ. Các yêu tố cơ bản bao gồm:

- Tên chứng từ: Khái quát loại nghiệp vụ được chứng từ phản ánh

- Tên, địa chỉ của đơn vị, cá nhân có liên quan đến nghiệp vụ [nhằm theo dõi và kiểm tra về trách nhiệm]

- Ngày và số chứng từ. Ngày tháng ghi trên chứng từ là yêu tố quan trọng chứng minh tính hợp lý về mặt thời gian là căn cứ để xác định thời gian ghi sổ kế toán, thời gian lưu trữ và huỷ chứng từ.Số chứng từ bao gồm ký hiệu và số thứ tự của chứng từ

- Nội dung kinh tế cụ thể của nghiệp vụ. Nội dung kinh tế của nghiệp vụ cần ghi đầy đủ, ngắn gọn nhưng phải đảm bảo tính thông dụng và dễ hiểu

- Quy mô của nghiệp vụ về số lượng, giá trị [chỉ tiêu giá trị được viết đồng thời bằng số và chữ]

- Tên, chữ ký của những người chịu trách nhiệm thi hành và phê diệt nghiệp vụ. Trên chứng từ tối thiểu phải có hai chữ ký, những đối tượng thực hiện nghiệp vụ phải ký trực tiếp, không được ký qua giấy than. Trong trường hợp liên quan đến tư cách pháp nhân của đơn vị kế toán thì phải có tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của đơn vị và đóng dấu đơn vị.

Là các yếu tố có vai trò thông tin thêm nhằm làm rõ các đặc điểm cá biệt của từng loại nghiệp vụ hay góp phần giảm nhẹ hoặc đơn giản hóa công tác kế toán, như:

- Quan hệ của chúng từ đến các loại sổ sách kế toán, tài khoản

- Quy mô kế hoạch hay định mức của nghiệp vụ

- Phương thức thực hiện [phương thức thanh toán]

- Thời gian bảo hành

 Chứng từ kế toán có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau tùy theo yêu cầu thông tin của quản lý và hạch toán kế toán. Việc phân loại chứng tử có thể được khái quát qua bảng sau:

Để phục vụ cho công tác quản lý và công tác hạch toán kế toán, chứng từ kế toán luôn phải vận động từ bộ phận này sang bộ phận khác, theo một trật tự nhất định phù hợp với từng loại chứng từ và loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tạo thành một chu trình gọi là sự luân chuyển của chứng từ.

- Lập chứng từ [hoặc tiếp nhận các chứng từ đã lập từ bên ngoài]

- Kiểm tra chứng từ về nội dung và hình thức [kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ]

- Sử dụng để ghi sổ, chỉ đạo nghiệp vụ [cung cấp thông tin cho chỉ đạo nghiệp vụ, phân loại chứng từ, lập định khoản kế toán tương ứng với nội dung chứng từ và ghi sổ kế toán]

- Bảo quản và sử dụng lại chứng từ trong kỳ hạch toán

- Lưu trữ chứng từ [theo thời gian quy định], hủy chứng từ [khi hết hạn lưu trữ]

Kế hoạch luân chuyển chứng từ là trình tự được thiết lập sẵn cho quá trình vận động của mỗi loại chứng từ nhằm phát huy đầy đủ chức năng thông tin và kiểm tra của chứng từ.

Kế hoạch luân chuyển chứng từ có thể không giống nhau giữa các đơn vị do sự khác nhau về đặc điểm kinh doanh tổ chức sản xuất, quy mô nghiệp vụ, tình hình tổ chức hệ thống thông tin trong nội bộ đơn vị… nhưng nhìn chung mọi kế hoạch luân chuyển chứng từ cần được xây dựng trên cơ sở chế độ tư của Nhà nước, có sự điều chỉnh thích hợp với đặc điểm riêng của từng đơn vị.

-Xác định các khâu vận động của chứng từ

-Xác định nội dung công việc và độ dài thời gian của từng khâu

-Xác định  người chịu trách nhiệm trong từng khâu

-Lập riêng cho từng loại chứng từ, xây dựng các chu trình luân chuyển cá biệt.

-Lập chung cho tất cả các loại chứng từ.

-Mục đích: tăng cường hạch toán kinh doanh, quản lý và sử dụng tài sản cách có hiệu quả.

-Cơ sở xây dựng: các quy định chung, các văn bản pháp quy định về kế toán, thống kê, kiểm toán. Chế độ chứng từ thường do Bộ Tài chính, Tổng cục thống kê phối hợp với các bộ, ngành có liên quan quy định thống nhất cho từng ngành, từng thành phần kinh tế hoặc chung cho cả nước. Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh và nhu cầu quản lý tại từng đơn vị cụ thể, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế Có thể xây dựng cho mình các nội quy riêng, nhưng vẫn phải tuân thủ chặt chẽ Chế độ chứng từ kế toán của Nhà nước

- Nội dung:

+Hệ thống biểu mẫu các chứng từ tiêu chuẩn và trình tự chung cho luân chuyển chứng từ

+Phương pháp tính toán, ghi chép các chỉ tiêu trên chứng từ.

+Thời gian lập và lưu trữ

+Đơn vị, cá nhân có trách nhiệm lập, kiểm tra, sử dụng và lưu trữ

+Trách nhiệm, quyền lợi của đơn vị, cá nhân trong việc thực hiện nội quy

Chứng từ kế toán là phương pháp thông tin và kiểm tra sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế, qua đó thông tin và kiểm tra về hình thái và sự biến động của từng đối tượng thế toán cụ thể.

+ Hệ thống bản chứng từ.

+ Kế hoạch luân chuyển chứng từ

-Phương pháp chứng từ thích ứng với tính đa dạng và biến động liên tục của đối tượng hạch toán kế toán, có khả năng theo sát từng nghiệp vụ sau chụp nguyên hình các nghiệp vụ đó trên các bạn chứng từ để làm cơ sở cho công tác hạch toán kế toán, xử lý thông tin từ các nghiệp vụ đó.

-Hệ thống bạc chứng từ hợp pháp là căn cứ pháp lý cho việc bảo vệ tài sản, xác minh tính hợp pháp trong giải quyết các mối quan hệ kinh tế - pháp lý thuộc đối tượng của hạch toán kế toán, căn cứ cho việc kiểm tra, thanh tra hoạt động sản xuất kinh doanh, là cơ sở pháp lý cho mọi thông tin kế toán.

-Phương pháp chứng từ là phương tiện thông tin hỏa tốc phục vụ công tác lãnh đạo nghiệp vụ ở đơn vị hạch toán và phân tích kinh tế.

-Theo sát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh [về quy mô. thời gian, địa điểm, trách nhiệm vật chất của các đối tượng có liên quan], góp phần thực hiện tốt việc hạch toán kinh doanh nội bộ, khuyến khích lợi ích vật chất gắn liền với trách nhiệm vật chất.

-Chứng từ là cơ sở để phân loại, tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng hạch toán cụ thể.

Do đó vị trí rất quan trọng và tác dụng to lớn trong công tác quản lý nói chung và học toán kế toán nói riêng phương pháp chứng từ kế toán phải được áp dụng trong tất cả các đơn vị hạch toán.

Để tìm hiểu sâu hơn về kế toán, các bạn có thể tham khảo thêm nhiều bài viết của chúng tôi. Dịch vụ thành lập công ty trọn gói QUANG MINH luôn mong muốn mang lại những điều tốt đẹp nhất cho khách hàng.

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.

Hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán gồm 5loại chứng từ kế toán được ban hànhtại phụ lục 3 Thông tư 200/2014/TT-BTC đều thuộc loại hướng dẫn. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán phù hợp với đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của mình nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật kế toán và đảm bảo nguyên tắc rõ ràng, minh bạch, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu.

Trường hợp không tự xây dựng và thiết kế biểu mẫu chứng từ cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống biểu mẫu và hướng dẫn nội dung ghi chép chứng từ kế toán theo hướng dẫn Phụ lục 3 Thông tư 200.
Các doanh nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù thuộc đối tượng điều chỉnh của các văn bản pháp luật khác thì áp dụng theo quy định về chứng từ tại các văn bản đó.

DANH MỤC VÀ BIỂU MẪU CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

[Ban hành kèm theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính]
[Các bạn muốn biết mẫu chi tiết và cách lập của loại chứng từ nào thì kích chuột trực tiếp vào tên của chứng từ sẽ ra ra phần nội dung và cách lập cụ thể của từng loại chứng từ]

Xem thêm: Quyđịnh về lập và ký chứng từ kế toán