Hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất là toàn bộ tài liệu do nhà thầu, nhà đầu tư lập và nộp cho bên mời thầu theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu. Có nhiều doanh nghiệp mong muốn nộp hồ sơ dự thầu qua mạng nhưng chưa hiểu thủ tục như thế nào?
Văn bản pháp luật điều chỉnh thủ tục nộp hồ sơ dự thầu qua mạng
Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT, quy định chi tiết về lựa chọn nhà thầu qua Hệ thống mạng đấu thầu Quốc gia do Bộ trưởng Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành
Một số từ ngữ viết tắt về thủ tục nộp hồ sơ dự thầu qua mạng
1. E-TBMT là thông báo mời thầu, thông báo mời chào hàng đối với gói thầu áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng.
2. E-HSMT là hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu, bảng yêu cầu báo giá đối với gói thầu áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng.
3. E-HSDT là hồ sơ dự thầu, hồ sơ đề xuất, báo giá đối với gói thầu áp dụng lựa chọn nhà thầu qua mạng.
Nội dung chi tiết thủ tục nộp hồ sơ dự thầu qua mạng
Điều 13 Thông tư 04/2017/TT-BKHĐT quy định chi tiết về thủ tục nộp hồ sơ dự thầu qua mạng cụ thể như sau:
1. Số lượng bộ E-HSDT phải nộp
Nhà thầu chỉ nộp một bộ E-HSDT đối với một E-TBMT khi tham gia lựa chọn nhà thầu qua mạng. Trường hợp liên danh, thành viên đứng đầu liên danh [đại diện liên danh] hoặc thành viên được phân công trong thỏa thuận liên danh nộp E-HSDT.
2. Quy trình doanh nghiệp nộp E-HSDT
a] Nhà thầu chọn số E-TBMT;
b] Nhà thầu nhập thông tin theo yêu cầu của E-HSMT và đính kèm các file để tạo thành bộ E-HSDT. Đối với nội dung liên quan đến tư cách hợp lệ, năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu, nhà thầu kê khai trên webform mà không cần đính kèm bản scan các văn bản, tài liệu liên quan.
c] Nhà thầu kiểm tra thông tin E-HSDT, nhấn vào nút “cam kết” trong giao diện đơn dự thầu và gửi E-HSDT lên Hệ thống.
3. Thông báo nộp E-HSDT thành công
Hệ thống sẽ thông báo cho nhà thầu tình trạng nộp E-HSDT [thành công hay không thành công]. Những thông tin sau đây sẽ được hệ thống ghi lại về việc nộp E-HSDT của nhà thầu: thông tin về bên gửi, bên nhận, thời điểm gửi, trạng thái gửi, số file đính kèm lên Hệ thống để làm căn cứ giải quyết kiến nghị, tranh chấp [nếu có].
4. Thủ tục rút hồ sơ dự thầu qua mạng E-HSDT
Nhà thầu được rút E-HSDT trước thời điểm đóng thầu. Hệ thống thông báo cho nhà thầu tình trạng rút E-HSDT [thành công hay không thành công]. Hệ thống ghi lại thông tin về thời gian rút E-HSDT của nhà thầu.
5. Thủ tục nộp lại hồ sơ dự thầu qua mạng E-HSDT
Sau khi rút E-HSDT theo quy định tại khoản 4 Điều này, nhà thầu được nộp lại E-HSDT theo quy trình nêu tại khoản 2 Điều này. Trường hợp nhà thầu đã nộp E-HSDT trước khi bên mời thầu thực hiện sửa đổi E-HSMT theo Điều 12 Thông tư này thì nhà thầu đó phải nộp lại E-HSDT mới cho phù hợp với E- HSMT đã được sửa đổi.
Trên đây là tư vấn của Luật sư Lawkey về nộp hồ sơ dự thầu qua mạng theo phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ.
Lawkey là công ty tư vấn Luật chuyên cung cấp các dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp, dịch vụ kế toán thuế uy tín nhất tại Hà Nội. Để được tư vấn, hỗ trợ các vấn đế pháp lý vui lòng liên hệ với chúng tôi.
Xem thêm: Những trường hợp được dừng cưỡng chế thuế
Ở phần 2, bidwinner đã hướng dẫn bạn cách lập hồ sơ dự thầu qua mạng. Vậy là sau khi đã có được bộ hồ sơ gốc hoàn chỉnh, bạn có thể bắt đầu tiến hành các bước khai báo và nhập các biểu mẫu dự thầu [webform] trên hệ thống đấu thầu điện tử. Bắt đầu thôi nhỉ?
Đăng nhập vào hệ thống đấu thầu điện tử
Trước khi khai báo và điền các biểu mẫu dự thầu, bạn cần kiểm tra hồ sơ năng lực của doanh nghiệp của mình đã cập nhật hợp đồng tương tự và nhân sự chủ chốt đề xuất cho gói thầu. Nếu chưa, bạn cần khai báo các hợp đồng tương tự chứng minh năng lực và nhân sự chủ chốt tham gia gói thầu này.
Khai báo hợp đồng tương tự trong đấu thầu
Sau khi lựa chọn hợp đồng tương tự phù hợp cho gói thầu, bạn cần kiểm tra xem Hợp đồng tương tự này đã khai báo trên hệ thống đấu thầu điện tử hay chưa. Nếu chưa, bạn cần tiến hành việc khai báo cập nhật thông tin năng lực cho hợp đồng tương tự này.
Khai báo nhân sự chủ chốt trong đấu thầu
Sau khi đã chọn xong hợp đồng tương tự và nhân sự chủ chốt phù hợp, bạn cần kiểm tra xem hồ sơ kinh nghiệm và nhân sự chủ chốt đã được cập nhật trên trang muasamcong hay chưa. Bạn cần phải hoàn thành khai báo các nội dung này trước khi tiến hành nộp thầu qua mạng.
Scan toàn bộ HSDT
Sau khi đã lập xong bộ HSDT, bạn cần đóng thành một bộ HSDT hoàn chỉnh bao gồm:
- Các tài liệu giấy tờ công chứng: đăng ký kinh doanh, báo cáo tài chính, hợp đồng tương tự kèm thanh lý hợp đồng, bằng cấp chứng chỉ nhân sự chủ chốt...
- Tài liệu in từ file mềm .doc, .pdf: Các biểu mẫu dự thầu, bản vẽ, biện pháp thi công, tài liệu kỹ thuật thiết bị
Đối với các trang chưa có dấu đỏ [dấu công ty hoặc dấu của đơn vị công chứng] bạn có thể đóng dấu treo hoặc ráp lai hồ sơ. Các phần khác nhau của HSDT bạn làm một tờ bìa màu giúp cho việc tìm kiếm, kiểm tra hồ sơ được dễ dàng hơn.
Kiểm tra hồ sơ dự thầu
Bạn có thể tự mình kiểm tra HSDT căn cứ vào:
- Sườn hồ sơ dự thầu đã lập: đảm bảo không có bất kỳ nội dung nào bị bỏ sót
- Bảng tiêu chuẩn đánh giá: đảm bảo bạn không vướng bất kỳ một lỗi nào trong bảng tiêu chuẩn đánh giá
Tuy nhiên, lời khuyên của bidwinner là hãy để một người thứ 2 kiểm tra hồ sơ của bạn và cung cấp cho họ sườn hồ sơ dự thầu, bảng tiêu chuẩn đánh giá cũng như yêu cầu kỹ thuật - chương V. Lý do là nếu tự mình kiểm tra bạn thường chủ quan vì luôn tự nhủ: “Mình tự làm thì làm sao sai được!”. Các tài liệu quan trọng cần có người thứ 2 kiểm tra là:
- Bảo lãnh dự thầu
- Cam kết tín dụng của ngân hàng
- Các loại cam kết theo yêu cầu của bên mời thầu
- Sườn hồ sơ dự thầu đã lập
Sau khi có 1 bộ hồ sơ hoàn chỉnh, bạn cần làm một công đoạn tưởng như vô ích là đánh số thứ tự vào từng trang hồ sơ. Có thể bạn cho rằng đó là việc thừa thãi vì bây giờ đấu qua mạng chứ có đấu giấy như ngày xưa đâu. Thực tế cho thấy việc đánh số thứ tự hồ sơ là không thừa vì nó giúp bạn kiểm soát thiếu đủ trang tài liệu sau khi scan. Quá trình scan có thể diễn ra suôn sẻ, không bị trục trặc giữa chừng như kẹt giấy, hết giấy, máy in lỗi … nhưng bạn sẽ gặp phải những tình huống sau đây:
- Những tài liệu như đăng ký kinh doanh, bảo đảm dự thầu, bằng cấp nhân sự chủ chốt được in 2 mặt và quá trình scan bạn chọn scan một mặt
- Có những trang bị kẹp díp và máy scan cuộn cả 2 trang một lúc khi scan.
Các lỗi này đều phát hiện được khi bạn kiểm tra file scan cuối cùng: chỉ cần bạn kiểm tra tính liên tục từ 1 đến hết là sẽ không bỏ sót bất kỳ file scan nào.
OK. Đã xong phần việc scan. Bây giờ bạn có thể chuyển sang bước nhập liệu và nộp hồ sơ dự thầu qua mạng rồi.
Nhập số liệu và nộp hồ sơ dự thầu qua mạng
Trước khi khai báo và nhập số liệu lên hệ thống đấu thầu điện tử, bạn cần chắc chắn rằng mình đã khai báo xong hồ sơ năng lực trên hệ thống, bao gồm:
- Hợp đồng tương tự
- Nhân sự chủ chốt
- Máy móc, thiết bị thi công
Bạn cần kiểm tra thường xuyên việc hoàn thành nộp phí duy trì và phí tham dự thầu trên trang muasamcong. Mặc dù bidwinner chưa từng gặp trục trặc khi không thể dự thầu khi quên gia hạn hoặc nộp phí duy trì nhưng biết đâu đấy, một ngày đẹp trời bạn cắm key chữ ký số vào và nhận được thông báo không thể nộp thầu do chưa gia hạn hoặc nộp phí duy trì.
Nếu bạn đã làm việc liên tục trên máy tính một thời gian dài. Hãy khởi động lại máy tính trước khi tiến hành nộp thầu qua mạng. Việc này giúp hạn chế tối đa xung đột giữa các phần mềm chạy ngầm trên windows.
Tiếp theo, bạn cần đăng nhập vào hệ thống đấu thầu điện tử, nhập số thông báo mời thầu của gói thầu bạn sẽ tham gia để tìm kiếm và nhấn nút "Tham dự".
Theo trình tự, bạn hoàn thành khai báo các biểu mẫu theo hướng dẫn. Dưới đây là một số lưu ý khi khai báo một số biểu mẫu.
- Mẫu số 09: Phân công trách nhiệm thực hiện công việc trong thỏa thuận liên danh: Nếu tham gia với tư cách liên danh thì bạn cần khai báo liên danh trước khi tiến hành khai báo các biểu mẫu dự thầu.
- Mẫu số 14 và 15: Bạn không cần kê khai nếu như có cam kết tín dụng của ngân hàng.
- Mẫu số 20: Bảng kê khai chi phí sản xuất trong nước: Nếu doanh nghiệp của bạn là đơn vị sản xuất ra các hàng hóa tham dự thầu thì bạn đừng quên khai báo biểu mẫu này nhé. Bạn sẽ có lợi thế khá lớn khi bước vào giai đoạn đánh giá về giá. Đối với các nhà thầu không kê khai hàng hóa ưu đãi khi đánh giá về giá sẽ bị cộng thêm 7.5%. Để tiết kiệm thời gian, bạn chỉ cần khai báo giá chào của hàng hóa [cột I] và Giá trị thuế các loại [cột II] là 10%. Trường hợp cần so sánh giá để xếp hạng nhà thầu, Bên mời thầu sẽ gửi yêu cầu làm rõ cho bạn để bóc tách cụ thể các loại: chi phí nhập ngoại, chi phí sản xuất trong nước và Tỷ lệ % chi phí sản xuất trong nước.
Cách kiểm tra hồ sơ dự thầu qua mạng
Sau khi đã hoàn thành các biểu mẫu dự thầu, trước khi ấn nút “Nộp” HSDT, bạn cần kiểm tra lại bằng cách sử dụng chức năng in HSDT. Toàn bộ HSDT của bạn [không bao gồm file attached] sẽ pop up ra một cửa sổ trình duyệt IE. Hãy in ra giấy và tiến hành kiểm tra xem có thiếu sót trong biểu mẫu nào không.
Bạn cần lưu ý: khi bạn chỉnh sửa hồ sơ của một nhân sự sau khi đã thực hiện khai báo nhân sự chủ chốt dùng cho gói thầu thì phần khai báo nhân sự đó sẽ bị loại bỏ. Bạn cần phải chọn lại vị trí nhân sự này. Việc in HSDT ra giấy giúp bạn rà soát tránh bỏ sót thông tin nhân sự chủ chốt này.
Hoàn thành nhập đơn dự thầu qua mạng
Sau khi kiểm tra xong, bạn cần điền các thông tin trong đơn dự thầu bao gồm:
- Hiệu lực HSDT
- Thời gian thực hiện hợp đồng
Bạn chỉ việc điền các con số mà biểu mẫu đã gợi ý là xong.
Tiếp theo là 3 file mà bạn cần tải lên trước khi ấn nút nộp:
- File scan bảo đảm dự thầu kèm theo giấy tờ ủy quyền của người ký thư bảo lãnh dự thầu của ngân hàng
- File ủy quyền của người ký hồ sơ dự thầu [nếu người đại diện pháp luật không trực tiếp ký HSDT]
- File lưu toàn bộ bản scan HSDT gốc của bạn
Bạn nên để định dạng các file scan là .pdf. File lưu toàn bộ bản scan HSDT gốc bạn có thể nén thành một file .rar hoặc .zip.
Ấn nút “Nộp HSDT”. Hệ thống có thể sẽ hỏi bạn mật khẩu chứng thư số không chỉ 1 lần. Hãy kiên nhẫn nhập chính xác mật khẩu ở các cửa sổ pop-up cho đến khi hệ thống thông báo bạn đã nộp thầu thành công. Để tránh việc bị hỏi mật khẩu liên tục như vậy, khi bật trình duyệt IE, bạn hãy mở nó bằng cách click chuột phải vào biểu tương IE và chọn Run as Administrator.
Hướng dẫn rút hồ sơ dự thầu qua mạng và nộp lại
Vậy là bạn đã nộp xong HSDT, kết thúc chuỗi ngày làm việc căng thẳng trong âu lo và hi vọng. Theo diễn biến tâm lý, lúc này bạn có cảm giác nhẹ nhõm và thông suốt. Rất có thể bạn sẽ phát hiện ra sai sót nào đó trong quá trình lập HSDT. Tin vui cho bạn là bạn có thể rút HSDT về dễ dàng và nộp lại. Tin buồn là bạn sẽ phải khai lại toàn bộ biểu mẫu đã khai cũng như bảng giá chào thầu đã nhập. Tùy vào độ phức tạp của gói thầu, liên danh hay không liên danh, gói thầu có nhiều hàng hóa hay không mà thời gian rút hồ sơ và nộp lại sẽ dao động trong khoảng từ 1h30 đến 3 tiếng không kể thời gian bạn chỉnh sửa biên tập lại HSDT. Bidwinner khuyên bạn nên rút hồ sơ nếu điều này là bắt buộc [hồ sơ dự thầu vường lỗi nghiêm trọng] và bạn còn thời gian tối thiểu là 4 tiếng trước giờ đóng thầu.
Tiếp theo, bạn hãy pha cho mình 1 cốc cà phê và trăm phần trăm luôn. Sau đó, bạn hít thở sâu để lấy lại bình tĩnh và trấn an bản thân rằng: “Hãy còn kịp!”. Nên nhớ rằng nộp thầu ở phút 90 sẽ có rất nhiều tình huống khiến bạn mất bình tĩnh: con máy tính tự nhiên đơ đơ lác lác, mấy phần mềm office đột nhiên hoạt động không như bình thường, con máy in bỗng dưng trục trặc, mạng internet đột nhiên mất… Chỉ cần một trong các yếu tố đó xảy ra thì bạn rất dễ mất bình tĩnh và phạm sai lầm.
Kết quả sẽ rất ngọt ngào nếu bạn kịp nộp thầu ở phút 90 và công ty bạn là đơn vị trúng thầu. Bidwinner đảm bảo rằng đó sẽ là kỷ niệm nhớ đời của bạn trong thầu trường.