Ngoài khả năng về chuyên môn, kỹ năng mềm giúp một người lãnh đạo giỏi phát triển rất mạnh mẽ. Cụ thể, một nhà quản trị giỏi phải có năng lực nổi bật. Ngoài ra cần có định hướng phát triển rõ ràng cho mỗi hành động của mình. Muốn vậy cần phải trau dồi và luyện tập thường xuyên không chỉ ngày một ngày hai. Vậy kỹ năng của nhà quản trị giỏi là gì?
Tổng quan vị trí của nhà quản trị trong doanh nghiệp
Khái niệm về quản trị
Nhà quản trị là những người làm ở cấp quản lý cấp trung hoặc cấp cao. Họ là người điều hành, lãnh đạo tổ chức nên sẽ đòi hỏi có những yếu tố khác với nhân viên. Có rất nhiều người tuy giỏi về chuyên môn nhưng lại thiếu những kỹ năng của nhà quản trị. Chính vì thế họ cũng sẽ khó có thể thăng tiến so với vị trí hiện tại.
Kỹ năng quản trị là những kỹ năng liên quan đến việc tổ chức, vận hành doanh nghiệp. Nhiều người hay đánh đồng hai khái niệm “quản trị” và “quản lý” là một. Tuy nhiên bản chất lại không phải thế. Quản trị [Administration] có chức năng chính là ra quyết định. Trong khi Quản lý [Management] chủ yếu thiên về điều hành.
Ý nghĩa các kỹ năng của nhà quản trị đối với doanh nghiệp
Đối với bản thân nhà quản trị, các kỹ năng tốt giúp họ có thể khẳng định bản thân, tạo ra sự khác biệt. Đồng thời nhà quản trị cũng sẽ hoạt động hiệu quả hơn khi biết rõ được mình cần làm gì, truyền đạt thông tin như thế nào…
Về phía tổ chức, nếu những người đứng đầu – các nhà quản trị có kỹ năng tốt sẽ góp phần rất lớn giúp công ty phát triển. Cụ thể như: các thành viên trong công ty sẽ được kết nối hiệu quả hơn; thông tin được truyền đạt rõ ràng, thông suốt; nguồn lực được phân bổ tối ưu nhất có thể…
Top 3 kỹ năng của nhà quản trị cần có
Nói đến 3 kỹ năng của nhà quản trị mà bạn cho là cần thiết nhất, hẳn sẽ có nhiều ý kiến khác nhau. Có người cho rằng năng lực giao tiếp chiếm đến 85% thành công của người lãnh đạo. Có người lại cho rằng việc định hướng và xác lập mục tiêu rõ ràng mới là nền tảng cốt lõi nhất. Một số khác lại đề cao khả năng lắng nghe và thái độ tích cực…
Dưới đây, Blog TopCV chỉ ra 3 nhóm các kỹ năng của nhà quản trị văn phòng điển hình nhất cần có. Chắc hẳn kỹ năng mà bạn tìm kiếm cũng sẽ thuộc 1 trong 3 nhóm kỹ năng này.
Nhóm kỹ năng chuyên môn – Technical Skills
Kiến thức chuyên môn luôn là yêu cầu được đề cập đến trước kỹ năng. Trình độ chuyên môn cao sẽ là tiêu chí đầu tiên để bạn được đề bạt lên những vị trí cao hơn hiện tại. Chuyên môn quản trị tốt nghĩa là bạn có hiểu biết sâu rộng về các kiến thức thuộc lĩnh vực của mình. Đồng thời thành thạo các hoạt động chuyên ngành như các phương pháp làm việc, các chu trình, thủ tục hay kỹ thuật quản trị nào đó. Chuyên môn là yếu tố gắn liền với lĩnh vực và nghề nghiệp cụ thể của mỗi người. Vì thế đây là yếu tố dễ dàng đánh giá hơn cả.
Nhìn rộng hơn ngoài lĩnh vực quản trị, bất kể ngành nghề nào muốn có chuyên môn tốt cũng phải được đào tạo bài bản. Đồng thời kiến thức cũng có thể tích lũy bằng cách trải nghiệm thực tế. Kỹ năng chuyên môn là một trong những nội dung bạn nên làm nổi bật trong CV để ghi điểm với nhà tuyển dụng. Nếu chuyên môn tốt nghĩa là bạn đã có 50% cơ hội thành công!
Nhóm kỹ năng nhận thức và tư duy – Conceptual Skills
Kỹ năng của nhà quản trị giỏi chắc chắn cần rất nhiều đến sự nhận thức và tư duy. Bởi vì họ là những người điều hành, đi đầu nên một tầm nhìn tốt, khả năng nhận thức vượt trội sẽ chèo lái cả một tập thể. Một số kỹ năng cụ thể trong nhóm Conceptual Skills như kỹ năng phân tích vấn đề, khả năng tư duy logic, kỹ năng giải quyết vấn đề hoặc tư duy sáng tạo…
Ví dụ, kỹ năng tư duy và giải quyết vấn đề sẽ giúp nhà quản trị đưa ra được những giải pháp tối ưu cho các tình huống khác nhau. Đồng thời có thể kiểm soát các tình huống vượt quá tầm tay. Như vậy tình huống nào cũng có thể từ bất lợi thành có lợi nếu bạn tư duy và hành động tốt.
Kỹ năng quản lý nhân sự – Human or Interpersonal Managerial Skills
Kỹ năng về nhân sự là một trong 3 kỹ năng của nhà quản trị quan trọng bậc nhất. Đừng nghĩ chỉ có bộ phận nhân sự hay tuyển dụng mới cần “nhìn người” giỏi. Kỹ năng quản trị nhân sự ở đây đòi hỏi rất nhiều những kỹ năng mềm khác nhau.
Ví dụ như kỹ năng giao tiếp [Communication Skills] giúp bạn đối mặt được với nhiều kiểu nhân viên khác nhau. Có người thích thể hiện quan điểm mạnh mẽ, người lại hướng nội ít nói… Với mỗi đối tượng khác nhau cách giao tiếp cũng cần phải phù hợp.
Gắn liền với giao tiếp không thể không nhắc đến kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe cũng là kỹ năng giao tiếp cần phải luyện tập. Không phải cứ đối chất, nói lấn át mọi người xung quanh là tốt. Khi bạn biết lắng nghe, bạn sẽ hiểu người khác hơn. Ngoài ra cũng khiến họ tin tưởng bạn và cảm thấy được tôn trọng hơn.
Ngoài ra, khả năng quản lý nhân sự còn là biết đánh giá, phân bổ nhân lực hợp lý. Làm cách nào để tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên phát triển, hợp tác làm việc hiệu quả nhất.
Các kỹ năng bổ trợ khác
Rất nhiều các kỹ năng của nhà quản trị khác bạn có thể tham khảo để trau dồi thêm. Cụ thể:
Kỹ năng thuyết trình
Tưởng tượng bạn là một CEO nhưng khi đứng trước nhân viên lại nói ấp úng, không thể nói rõ ý tưởng của mình. Bạn thường xuyên phải nhờ đến thư ký hay trợ lý để nói thay mình. Vậy mọi người có thể hoài nghi về năng lực thực sự của bạn không?
Nhà quản trị thường xuyên phải đứng trước những cuộc họp để trình bày về định hướng công việc, trao đổi với đối tác… Thuyết trình là một kỹ năng chìa khóa giúp bạn truyền được thông tin và quan điểm của mình cho người nghe một cách rõ ràng và hiệu quả. Nhưng để làm tốt, bạn cần rất nhiều kỹ năng khác chứ không đơn thuần chỉ là biết nói. Một số tips thuyết trình tốt dành cho bạn như
- Di chuyển xung quanh thay vì ngồi hoặc tiến lùi cố định
- Nhìn thẳng vào người nghe
- Sử dụng ngôn ngữ cơ thể
- Sử dụng cách truyền đạt trực quan qua hình ảnh, sơ đồ, video…
- Chuẩn bị kỹ lưỡng và tập nói trước đó
Kỹ năng ra quyết định
Trong phần đào tạo kiến thức về quản trị, ra quyết định có hẳn một phần lý thuyết riêng. Điều này cho thấy đây là một kỹ năng rất phức tạp. Một phần vì việc ra quyết định ảnh hưởng bởi rất nhiều các kỹ năng khác [phân tích, xử lý tình huống, tư duy phản biện, tầm nhìn chiến lược…]. Mặt khác ra quyết định là hoạt động ảnh hưởng sâu sắc đến hiệu quả công việc và rất nhiều người. Cấp quản lý càng cao, tầm ảnh hưởng của quyết định càng lớn.
Bạn cần phải hoàn thiện bản thân, hạn chế tối đa những quyết định sai lầm, mạo hiểm. Đồng thời có tâm lý vững vàng trước mọi quyết định và không ngại chịu trách nhiệm nếu như thất bại.
Kỹ năng quản lý thời gian
Thực sự, với những người đi làm ở vị trí cấp cao, việc tiết kiệm thời gian với họ quan trọng hơn cả tiết kiệm tiền. Vì vậy, kỹ năng quản lý thời gian là kỹ năng không thể thiếu ở nhà quản trị giỏi. Bạn nên biết cách phân chia và quản lý thời gian chặt chẽ. Một hoạt động bổ trợ đắc lực cho kỹ năng này chính là kỹ năng lập kế hoạch. Lập kế hoạch tốt không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian do biết mình phải làm gì, làm như thế nào. Điều này còn hỗ trợ việc theo dõi tiến độ công việc tốt hơn.
Trong thời đại 4.0, có rất nhiều công cụ giúp bạn quản lý thời gian đơn giản, dễ dàng. Ví dụ như báo thức để nhắc nhớ các công việc, note lịch hẹn trên các ứng dụng Calendar, sử dụng Ghi chú [Notes] để ghi nhớ việc cần làm…
Kỹ năng tương tác liên cá nhân
Đối với những kỹ năng của nhà quản trị, Interpersonal Skills – kỹ năng tương tác liên cá nhân có lẽ được ít người biết đến. Tuy nhiên đây chỉ là cách gọi khác của hàng loạt các kỹ năng quen thuộc như tổ chức, đội nhóm, cộng tác, đồng cảm… Nhà quản trị giỏi là người hiểu được động lực của đồng đội, liên kết được với các cá tính khác nhau. Kỹ năng này cũng có thể áp dụng với đối thủ cạnh tranh. Bởi “Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng.” Nếu hiểu đối phương kĩ lưỡng, cũng sẽ thuận tiện trong việc làm ăn.
Tìm việc làm quản trị ở đâu
Nếu bạn cảm thấy muốn “thực chiến” để trau dồi các kỹ năng trên và sớm trở thành nhà quản trị trong tương lai, bạn có thể ứng tuyển các việc làm về quản trị. Cụ thể như việc làm Quản trị kinh doanh là một trong những ngành nghề cực hot hiện nay. Địa chỉ uy tín để tham khảo các tin tuyển dụng cho bạn chính là TopCV.
>>> Xem thêm: Ngành quản trị kinh doanh là gì? Nên học trường nào tốt nhất?
TopCV là nền tảng Kết nối cơ hội sự nghiệp hàng đầu Việt Nam. Không chỉ hỗ trợ tạo CV chuyên nghiệp, website còn có chế độ tìm việc thông minh. Chỉ cần tạo hồ sơ online và bật chế độ tìm việc, các nhà tuyển dụng uy tín sẽ chủ động mời bạn ứng tuyển các công việc phù hợp nhất. Đồng thời giúp tiết kiệm thời gian và an toàn hơn khi đi tìm việc.
Hy vọng những chia sẻ về kỹ năng của nhà quản trị trên đây đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin bổ ích. Đừng bỏ lỡ các bài viết chia sẻ kinh nghiệm việc làm khác trên Blog TopCV nhé!
Nguồn ảnh: Sưu tầm