Khi soạn thảo với Excel. Có lúc bạn phải đánh số thứ tự cho một danh sách nhập vào. Nếu danh sách ngắn, việc nhập liệu và đánh số dĩ nhiên dễ dàng. Vậy lỡ như, đây là một danh sách dài trên 30 người thì sao? Lúc này việc tự đánh số thứ tự đôi khi sẽ gây sai sót. Chính vì thế, bài viết này sẽ giới thiệu cho bạn Cách kéo số thứ tự trong Excel một cách dễ dàng nhất.
Đánh số thứ tự trong Excel gồm 2 dạng: liên tục [1, 2, 3,…] hoặc không liên tục [1, 3, 5, 7,…] hay [2, 4, 6, 8,…]. Dù ở dạng nào thì cũng có phương án hợp lý để đánh số thứ tự. Thông qua những cách sau đây.
Cách kéo số thứ tự trong Excel thứ 1
Đánh số trực tiếp vào từng ô trong Excel, đây là cách thủ công nhất dễ dàng sử dụng khi lượng số thứ tự không quá nhiều. Cách dễ dàng này thì không cần minh họa thì ai trong chúng ta cũng biết đúng không nào?
Nhưng nhược điểm của cách này thì nếu trong bảng excel có quá nhiều dữ liệu, chẳng hạn như vài trăm hoặc vài ngàn học sinh, sinh viên thì bạn sẽ mất bao lâu để đánh hết số thứ tự ???? Hãy tham khảo những cách bên dưới nhé!
Cách kéo số thứ tự trong Excel thứ 2
Đánh số bằng kéo chuột chỉ với 4 bước.
Bước 1: Ở 2 ô tính đầu tiên bạn muốn đánh số, bạn nhập vào giá trị 1 và 2.
Bước 2: Lựa chọn bôi đen 2 ô tính đó.
Bước 3: Di chuột xuống góc phải phía dưới của phần chọn 2 ô tính đó. Bạn sẽ thấy xuất hiện dấu chữ thập “+” hiển thị như ở hình dưới
Bước 4: Bạn nhấp giữ chuột trái vào biểu tượng dấu chữ thập đó. Và kéo đến vị trí cuối danh sách rồi nhả chuột trái ra.
Kết quả của cách làm trên với số thứ tự liền nhau.
Nếu bạn muốn đánh số theo thứ tự tăng dần cách nhau 2 đơn vị, bạn làm như sau:
- Ở 2 ô tính đầu tiên, bạn nhập vào giá trị là 1 và 3.
- Sau đó bạn thực hiện từ Bước 2 trở đi.
Kết quả của cách làm trên với số tự cách nhau 2 đơn vị.
Cách kéo số thứ tự thứ 3
Ở cách này, bạn sẽ dùng công thức để đánh số thứ tự. Cụ thể như sau:
Bước 1: Điền số thứ tự cho ô đầu tiên.
Bước 2: Nhập công thức =vị trí ô vừa điền + n
Trong đó: n là số bất kỳ tuỳ vào bạn muốn quy luật như thế nào. Nếu bạn muốn liên tục thì n = 1, nếu bạn muốn số lẻ thì n = 2.
Ví Dụ:
Bạn đã thấy sự nhanh chóng và chính xác của việc kéo thả số thứ tự này chưa? Ngoài 3 cách trên, còn nhiều cách kéo số thứ tự trong excel khác nữa. Ở các bài viết sau, chúng tôi sẽ đề cập đến cho các bạn tham khảo.
Lời kết
Trên đây là một trong những cách điền số thứ tự trong Excel. Bạn đã thực hiện cách nào rồi? Và cách nào nhanh, mang lại độ chính xác cao hơn? Hãy cùng chia sẻ với Officetipps.net để cùng chúng tôi hoàn thiện hơn ở những bài viết tiếp theo nhé.
Không giống như các chương trình Microsoft 365 khác, Excel không cung cấp nút đánh số dữ liệu tự động. Nhưng bạn có thể dễ dàng thêm số thứ tự vào các hàng dữ liệu bằng cách kéo núm điều khiển điền để điền một chuỗi số vào một cột hoặc sử dụng hàm ROW.
Mẹo: Nếu bạn đang tìm kiếm một hệ thống tự động đánh số nâng cao hơn cho dữ liệu của mình và máy tính của bạn đã cài đặt Access, thì bạn có thể nhập dữ liệu Excel vào cơ sở dữ liệu Access. Trong cơ sở dữ liệu Access, bạn có thể tạo trường tự động sinh ra số duy nhất khi bạn nhập một bản ghi mới vào bảng.
Bạn muốn làm gì?
Điền một chuỗi các số vào một cột
- Chọn ô đầu tiên trong phạm vi mà bạn muốn điền.
- Nhập giá trị bắt đầu cho chuỗi.
- Nhập giá trị trong ô tiếp theo để thiết lập mẫu. Mẹo: Ví dụ, nếu bạn muốn chuỗi 1, 2, 3, 4, 5..., hãy nhập 1 và 2 trong hai ô đầu tiên. Nếu bạn muốn chuỗi 2, 4, 6, 8..., hãy nhập 2 và 4.
- Chọn các ô chứa các giá trị bắt đầu. Lưu ý: Trong Excel 2013 trở lên, nút Phân tích Nhanh được hiển thị theo mặc định khi bạn chọn nhiều ô chứa dữ liệu. Bạn có thể bỏ qua nút này để hoàn tất quy trình này.
- Kéo núm điều khiển điền
qua phạm vi bạn muốn điền. Lưu ý: Khi bạn kéo điều khiển điền qua mỗi ô, Excel sẽ hiển thị giá trị xem trước. Nếu bạn muốn một mẫu khác, hãy kéo điều khiển điền bằng cách nhấn và giữ chuột phải, rồi chọn một mẫu. Để điền vào một thứ tự gia tăng, hãy kéo xuống phía dưới hoặc kéo sang phải. Để điền vào một thứ tự giảm xuống, hãy kéo lên phía trên hoặc kéo sang trái. Mẹo: Nếu bạn không thấy điều khiển điền, bạn có thể phải hiển thị điều khiển đó trước tiên. Để biết thêm thông tin, hãy xem . Lưu ý: Những số này không được cập nhật tự động khi bạn thêm, di chuyển hoặc loại bỏ hàng. Bạn có thể cập nhật thủ công cách đánh số thứ tự, bằng cách chọn hai số có thứ tự tích hợp và kéo điều khiển điền đến cuối phạm vi đánh số.
Sử dụng hàm ROW để đánh số các hàng
- Trong ô thứ nhất của phạm vi bạn muốn đánh số, hãy nhập =ROW[A1]. Hàm ROW trả về số của hàng mà bạn tham chiếu. Ví dụ, =ROW[A1] trả về số 1.
- Kéo núm điều khiển điền
qua phạm vi bạn muốn điền. Mẹo: Nếu bạn không thấy điều khiển điền, bạn có thể phải hiển thị điều khiển đó trước tiên. Để biết thêm thông tin, hãy xem .
- Những số này được cập nhật khi bạn sắp xếp chúng với dữ liệu của bạn. Chuỗi này có thể bị gián đoạn nếu bạn thêm, di chuyển hoặc xóa hàng. Bạn có thể cập nhật thủ công cách đánh số, bằng cách chọn hai số có thứ tự thích hợp và kéo điều khiển điền đến cuối phạm vi đánh số.
- Nếu bạn đang sử dụng hàm ROW và bạn muốn các số được tự động chèn vào khi thêm các hàng dữ liệu mới, hãy chuyển phạm vi dữ liệu này thành bảng Excel. Tất cả các hàng được thêm vào cuối bảng sẽ được đánh số theo đúng thứ tự. Để biết thêm thông tin, xem mục Tạo hoặc xóa bảng Excel trong trang tính.
Để nhập các mã số thứ tự theo cách riêng, chẳng hạn như số của đơn đặt hàng, bạn có thể sử dụng hàm ROW cùng với hàm TEXT. Ví dụ, để bắt đầu một danh sách đánh số với số 000-001, bạn hãy nhập công thức =TEXT[ROW[A1],"000-000"] trong ô thứ nhất của phạm vi bạn muốn đánh số, rồi kéo điều khiển điền đến cuối phạm vi.
Hiển thị hoặc ẩn điều khiển điền
Tùy núm điều khiển điền
- Trong Excel 2010 trở lên, chọn tab Tệp , rồi chọn Tùy chọn.
Trong Excel 2007, chọn nút Microsoft Office
, rồi chọn Tùy chọn Excel.
- Trong thể loại Nâng cao, trong mục Tùy chọn Sửa, hãy chọn hoặc xóa hộp kiểm Bật điều tác điền và kéo thả ô để hiển thị hoặc ẩn điều khiển điền.
Lưu ý: Để giúp ngăn không cho thay thế dữ liệu hiện có khi bạn kéo điều khiển điền, hãy đảm bảo chọn hộp kiểm Cảnh báo trước khi ghi đè ô. Nếu bạn không muốn Excel hiển thị thông báo về việc ghi đè ô, bạn có thể xóa hộp kiểm này.
Xem Thêm
Tổng quan về các công thức trong Excel
Làm thế nào để tránh công thức bị lỗi
Tìm và sửa lỗi trong công thức
Các phím tắt và phím chức năng của Excel
Hàm tra cứu và tham chiếu [tham chiếu]
Các hàm Excel [theo thứ tự bảng chữ cái]
Các hàm Excel [theo thể loại]
Bạn cần thêm trợ giúp?
Bạn muốn xem các tùy chọn khác?
Khám phá các lợi ích của gói đăng ký, xem qua các khóa đào tạo, tìm hiểu cách bảo mật thiết bị của bạn và hơn thế nữa.
Cộng đồng giúp bạn đặt và trả lời các câu hỏi, cung cấp phản hồi và lắng nghe ý kiến từ các chuyên gia có kiến thức phong phú.
Số thứ tự dưng hàm gì?
Để nhập các mã số thứ tự theo cách riêng, chẳng hạn như số của đơn đặt hàng, bạn có thể sử dụng hàm ROW cùng với hàm TEXT. Ví dụ, để bắt đầu một danh sách đánh số với số 000-001, bạn hãy nhập công thức =TEXT[ROW[A1],"000-000"] trong ô thứ nhất của phạm vi bạn muốn đánh số, rồi kéo điều khiển điền đến cuối phạm vi.
Làm sao để dành số tự động?
Đánh số thứ tự hàng loạt trên 1 cột. ... .
Mở file Word > Đặt con trỏ chuột vào ô muốn đánh số thứ tự > Chọn thẻ Home. ... .
Click vào Numbering > Chọn Define New Numbering Format. ... .
Trong hộp thoại hiện ra, chọn và chỉnh sửa các giá trị ... .
Bấm OK để hoàn tất việc đánh số thứ tự đầu tiên..
Row trong Excel là gì?
Hàm ROWS là một hàm tính thông dụng trong Excel và khá quen thuộc đối với dân văn phòng. Ngoài việc được sử dụng để tính số dòng ra, hàm tính này còn có thể được áp dụng linh hoạt để hỗ trợ kết hợp với nhiều hàm thông dụng khác như INDIRECT, IF, SUM, MIN, MAX,…
Làm thế nào để dành số tiền trong Excel?
Trên tab Trang đầu, hãy bấm Công cụ Khởi động Hộp thoại bên cạnh Số. Mẹo: Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Định dạng Ô. Trong hộp thoại Định dạng Ô, trong danh sách Thể loại, hãy bấm Tiền tệ hoặc Kế toán. Trong hộp Ký hiệu, hãy bấm ký hiệu tiền tệ bạn muốn.