Một số kinh nghiệm bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học

Skkn van thu đề tài công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học

• doc
• 13 trang

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.

I- HOÀN CẢNH NẢY SINH
Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ,
ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác
của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Ninh Hải, tôi
về trường Tiểu học Ninh Chữ nhận nhiệm vụ công tác văn thư đầu năm 2007 2008, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn lắm nhưng chưa khoa học, rất khó
khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể: Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ,
sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng phẩm,…
Nguyên nhân:
nhân Do trước đó nhà trường không có chuyên văn thư nên phân
công cho cán bộ thư viện kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp vụ chuyên

1

môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn trong việc
tra cứu hồ sơ.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó
khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.
Do đó, tôi nhận thấy rằng để công việc thu thập, tham khảo và lưu trữ hồ sơ
được thuận tiện, nhanh chóng khi cần tra cứu thông tin hồ sơ. Từ đó, tôi đã áp
dụng một số biện pháp như sau.
II- QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại.
Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ
theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
1/ Công văn đến:
Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn
chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp
luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.

 Trình tự theo dõi:
- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung
và yêu cầu của văn bản.

2

- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của
văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến [theo mẫu quy định].
- Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại
cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
- Sau khi có sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn
theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.
Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đi theo tính chất:
Loại: Chỉ đạo chuyên môn
Số ký hiệu văn bản

Tác giả

Số

S
tt

Nội dung
Số

Ngày

[nơi phát

109/SGD&ĐT- GDTH

lưu
văn bản

hành VB]

1

Người

16/8/2008 Sở GD&ĐT
Ninh Thuận

nội bộ
133

Hướng dẫn thực

sử
dụng

Ký
nhận

PHT

hiện giáo dục địa
phương ở môn
học Tiểu học

…

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một
loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu
giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi
vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên
phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.
2/ Công văn đi:

3

Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo
cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi
đua, … Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên
môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản, xin diễn văn nghệ; Báo cáo hàng
tháng, công tác thực hiện chuyên môn, học nghị quyết, các loại báo cáo khác;
Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..;
Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi
đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ
ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được
ghi vào sổ công văn đi [theo mẫu quy định].
Mẫu:

Số, ký hiệu

Ngày

Tên và trích yếu

văn bản

văn bản

nội dung văn bản

16/BC-THNC

06/12/2007 Báo cáo thực hiện cuộc vận động “Hai

Người ký

Bản
lưu

Hiệu trưởng

HT

không” năm học 2007 - 2008

…..
Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi
ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ký
vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.

 Trình tự lưu trữ:
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/2007 đến
hết 31/12/2007. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày
01/01/2008, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
4

- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, …
theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào
thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
3/ Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến [hồ sơ học sinh]:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức
quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh [theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục].
- Sổ theo dõi rút học bạ [chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học].
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học [sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học].
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.

 Trình tự quản lý và theo dõi:
- Học bạ:
+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao
cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho
văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và
văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
+ Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học
bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh [bản sao], phiếu đăng
ký nhập học lớp 1, giấy chứng nhận học xong chương trình mẫu giáo [5 tuổi], đơn
5

xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học
bạ. Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
+ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chi tiết
trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem xét và xử lý nếu có
gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo cáo cho các giáo viên nào có liên
quan để xử lý.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ
vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN,
số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng
năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn
thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ
dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
- Sổ đăng bộ:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 1 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập
hợp danh sách của các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau
đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch
sẽ và đầy đủ thông tin [theo mẫu quy định].
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.

6

+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
- Hồ sơ chuyển trường [chuyển đi - chuyển đến]:
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự
đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do Hiệu
trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận.
Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu
chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Ninh Hải để xem xét và viết giấy giới thiệu
chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ
huynh ký vào sổ.
+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên
quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký
của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ
thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp.
4/ Đánh máy đề thi - đáp án - niêm phong thi:
Công tác văn thư đối với việc đánh đề thi - đáp án theo kiểm tra định kỳ của
mỗi năm học rất quan trọng. Nó đòi hỏi người làm công tác này phải hết sức cẩn
thận, chính xác và bảo mật.

 Các bước thực hiện và lưu trữ:

7

- Mở một file word mới sau đó cài password để đảm bảo tính mật của đề thi.
Văn thư cần phải kiểm tra kỹ độ chính xác, trình cho Ban giám hiệu trường để
duyệt và đóng dấu.
- Đáp án của đề thi tuyệt đối chính xác. Đối với môn Toán cần chú ý biểu
điểm của các phép tính và bài giải, từng lời giải phải có biểu điểm rõ ràng tránh
tình trạng thắc mắc không cần thiết xảy ra.
- Trước khi nhận bài thi để lưu trữ, văn thư cần phải cho GVCN các lớp ký
nộp, kiểm tra số lượng bài thi, tên - chữ ký của giám thị 1 và chữ ký xác nhận của
GVCN. Văn thư buộc bài thi theo từng lớp bên ngoài có ghi rõ: bài thi theo định
kỳ, tên lớp, số lượng, môn thi. Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng sửa kết quả bài
thi và điểm bài thi.
5/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin:
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính.
Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ
đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.

 Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để
thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
Ví dụ: Vào explore  Data [D:]



THAO



THI DUA  NĂM 2008-2009  Sang

kien kinh nghiem.

8

- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính. Luôn
luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những gì mình
chưa rõ.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà nội
dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A4 thì tôi phải dùng Format


 Pargraph

Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn bản được

hoàn mỉ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút được người đọc.
6/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức:
Năm 2008, Phòng GD&ĐT đã có công văn số: 36/PGDĐT - TC v/v: hướng
dẫn thực hiện quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài
liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của cán bộ, công chức, viên chức
bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất,
trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội. Được sự ủy nhiệm của Hiệu
trưởng, tôi phụ trách mảng này. Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để
quản lý được đầy đủ và chính xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và bảo
quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch, sơ
yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các quyết
định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được ứng cử,
thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật [nếu có];Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định
về nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.

 Trình tự lưu trữ:
9

- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức
cần thực hiện theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày 06/11/2006 v/v: Ban
hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
- Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm
thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
6/ Văn phòng phẩm:
Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường cấp
văn phòng phẩm theo hai đợt. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn
phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy A4, giấy kẻ ngang, kim bấm, vở, viết, sổ
da, keo dán, kéo, bọc nhựa, … để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường
như: Sổ điểm, sổ GVCN, lịch báo giảng, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng.
Vì thế, người phụ trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và
cẩn thận.

 Trình tự theo dõi:
- Phải có sổ theo dõi văn phòng phẩm và ký nhận. Hàng ngày phải liệt kê
giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi hay sử dụng vào những công việc khác có liên
quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ. Mục đích chống lãng phí và tránh
sự thất thoát.
- Kiểm tra văn phòng phẩm hàng tuần, nếu văn phòng phẩm nào hết phải kịp
thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn phòng
được tốt hơn.
III- KẾT QUẢ
10

Qua hơn 2 năm làm công tác văn thư của trường Tiểu học Ninh Chữ, nhờ
đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt được
một kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra.
- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy là năm đầu tiên làm công
tác này cũng còn nhiều trở ngại nhưng tôi cũng đã cập nhật các thông tin kịp thời
theo từng năm và lưu trữ cẩn thận.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu
vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn
thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa. Trên đây, tôi chỉ xin đưa ra
một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi. Tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã giúp
cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao.

11

Rất mong sự được đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của chúng ta
ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong xã hội
hiện nay.
Xin chân thành cảm ơn!

Khánh Hải, ngày 12 tháng 5 năm 2009
Nhận xét của Hội đồng khoa học

Người viết

Trường Tiểu học Ninh Chữ
…………..………………………………
…………..………………………………
…………..………………………………
…………..………………………………

Nguyễn Thị Thu Thảo

…………..………………………………
…………..………………………………
…………..………………………………

12

13

Tải về bản full

skkn một số biện pháp bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ và văn bản tại trường thpt thạch thành 2

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [182.48 KB, 20 trang ]

A- ĐẶT VẤN ĐỀ
Công tác Văn thư - lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho
công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo. Nhằm cụ
thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho
phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ sở giáo dục; giúp các cơ sở
giáo dục thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và
lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành,
quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài.
Nội dung của công tác Văn thư bao gồm: Quản lý văn bản đến,
quản lý văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc và
giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ
của cán bộ giáo viên…
Được sự đồng ý của Giám đốc Sở GD&ĐT Thanh Hóa, tôi về trường
THPT Thạch Thành II nhận nhiệm vụ công tác văn thư đầu năm học
2002 - 2003, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn lắm nhưng chưa
khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể: Công văn
đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ cán bộ - giáo viên, sổ đăng bộ học sinh, sổ
điểm các năm, văn phòng phẩm,…
Nguyên nhân: Do trước đó nhà trường không có chuyên văn thư đã
phân công cho nhân viên bảo vệ kiêm công tác văn thư cho nên không
có nghiệp vụ chuyên môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không
ngăn nắp, khoa học, rất khó khăn trong việc tra cứu hồ sơ.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo
Thông tư 55 của Bộ Nội vụ nay được thay thế bằng Thông tư liên tịch
số 01/2011/TT-BNV về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa
đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản không có do lúc bấy giờ máy
vi tính còn là thứ xa sỉ cho đến mãi cuối năm 2003 nhà trường mới chỉ
mua được 01 bộ máy vi tính phục vụ cho Ban giám hiệu và tổ tài vụ.
Công văn đến - đi không có sổ theo dõi nên rất khó khăn trong việc tra
cứu hồ sơ.

Do đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài : “Một số biện pháp bảo quản tốt
hồ sơ và lưu trữ văn bản tại trường THPT Thạch Thành 2”.
1
B – GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra
nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể,
theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
I – CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VẤN ĐỀ
Căn cứ và cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm về văn thư
và lưu trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau
đây:
- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị;
- Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
- Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm
2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ;
- Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001
của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
- Căn cứ Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009
của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ;
- Căn cứ Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP
ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức - Cán bộ
2
Chính phủ [nay là Bộ Nội vụ] về việc hướng dẫn thực hiện một số quy
định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của

Chính phủ;
- Căn cứ Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05 tháng 02 năm
2010 của Bộ Công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị
định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu đã được sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 31/2009/ NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ;
- Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011
của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm
2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính;
Mục đích: Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong
trường học là một công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác
này phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu
quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu
làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản
lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng
đến chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy
Nhà nước nói chung và trường THPT Thạch Thành 2 nói riêng.
II – CÔNG VĂN ĐẾN
1. Trình tự theo dõi:
a] Khi tiếp nhận văn bản do bưu điện hoặc cán bộ trong đơn vị trực
tiếp chuyển đến, cán bộ văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ làm
thay [kể cả trường hợp được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào
ngày nghỉ] phải kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm
phong [nếu có] trước khi ký nhận; trong đó, đặc biệt lưu ý đối với những
văn bản có độ Hoả tốc, Khẩn, Mật.
b] Nếu văn bản đến bị thiếu, bị rách, bị bóc, bị mất phong bì, văn

bản bên trong không đúng với ngoài bì về số, nơi nhận hoặc văn bản
3
được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì [đối với văn bản đóng
dấu Hỏa tốc hẹn giờ], thì văn thư phải báo cáo ngay với người phụ trách
trực tiếp xử lý; trường hợp cần thiết phải lập biên bản có chữ ký của
người đưa văn bản đến.
c] Đối với văn bản đến được gửi qua fax hoặc qua mạng, cán bộ
văn thư phải kiểm tra về số lượng, số trang, nơi gửi, nơi nhận. Nếu phát
hiện sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có
trách nhiệm giải quyết.
2. Phân loại văn bản đến:
a] Loại không bóc bì: Văn thư không được bóc những loại phong
bì sau:
- Bì văn bản đến có đóng dấu ký hiệu các độ Mật, nếu văn thư
không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản Mật.
- Bì văn bản gửi cho các tổ chức Đảng, đoàn thể và gửi đích danh
cho đơn vị, cá nhân hoặc có đóng dấu "Chỉ người có tên mới được bóc
bì", văn thư đăng ký vào Sổ giao nhận số và ký hiệu ngoài bì, sau đó
chuyển nguyên bì đến đơn vị và cá nhân có tên. Đối với văn bản gửi cho
cá nhân nhưng nếu liên quan đến công việc chung thì cá nhân nhận văn
bản phải có trách nhiệm chuyển đến văn thư để đăng ký.
b] Loại bóc bì: Văn thư được bóc bì và đăng ký các loại văn bản
đến khi ngoài bì gửi chung tên đơn vị hoặc ghi chức danh của người
đứng đầu [kể cả các bì có ký hiệu Mật và Tối mật], nếu được thủ trưởng
đơn vị giao nhiệm vụ.
3. Bóc bì văn bản:
a] Những bì có đóng dấu độ Hoả tốc, Khẩn cần được bóc ngay để
giải quyết kịp thời.
b] Tránh làm hư hại văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu
văn bản, tên cơ quan gửi; kiểm tra lại bì để tránh sót văn bản.

c] Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản
trong bì. Nếu phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải
quyết.
4
d] Trường hợp văn bản đến có kèm phiếu gửi, văn thư phải đối
chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận và gửi trả lại cho nơi
gửi.
đ] Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo, văn bản cần được kiểm tra,
xác minh hoặc văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng ghi trên
văn bản thì giữ lại phong bì và đính kèm cùng với văn bản để làm bằng
chứng.
4. Đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến:
a] Văn bản đến đơn vị phải được đóng dấu "Đến", ghi ngày đến
[kể cả giờ đến trong trường hợp cần thiết] tại văn thư, trừ một số loại
văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định
khác như: hóa đơn, chứng từ kế toán và những văn bản không được bóc
bì theo quy định.
b] Đối với văn bản đến được gửi qua fax, văn thư có trách nhiệm
chụp lại, sau đó đóng dấu "Đến". Khi nhận được bản chính của văn bản
đã gửi qua fax, văn thư đóng dấu "Đến" và thay thế bản fax đã nhận.
Văn bản đến được truyền qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in
ra giấy và làm thủ tục đóng dấu "Đến".
c] Những văn bản đến không thuộc diện đóng dấu "Đến" tại văn
thư thì được chuyển đến đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi,
giải quyết.
d] Dấu "Đến" phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy
trắng phía trên ở phần lề trái dưới số và ký hiệu của văn bản [đối với văn
bản có tên loại], dưới trích yếu nội dung [đối với công văn].
5. Đăng ký văn bản đến:
a] Đăng ký văn bản đến là việc ghi chép hoặc cập nhật những

thông tin cần thiết của văn bản như: số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban
hành; trích yếu nội dung; nơi gửi, nơi nhận; số lượng vào Sổ công văn
đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính để quản lý và tra tìm
văn bản được thuận lợi, khoa học.
b] Căn cứ vào số lượng văn bản đến hàng năm và cơ cấu tổ chức
của đơn vị để lập chung hoặc lập riêng Sổ công văn đến, hoặc lập
5
chương trình phần mềm quản lý văn bản đến bằng máy vi tính cho phù
hợp.
c] Văn bản có độ Mật được đăng ký sổ riêng. Trường hợp văn thư
đơn vị không được giao nhiệm vụ bóc bì văn bản có độ Mật thì việc
đăng ký văn bản mật được thực hiện theo các thông tin ngoài bì như: số
và ký hiệu văn bản, nơi gửi, nơi nhận, mức độ Mật, số lượng.
d] Đăng ký văn bản phải bảo đảm rõ ràng, chính xác; không viết
bằng bút chì, bút đỏ [nếu đăng ký bằng sổ]; không viết tắt những cụm từ
không thông dụng.
6. Trình, chuyển giao văn bản đến
1.6 Trình văn bản đến:
a] Bộ phận văn thư sau khi nhận văn bản đến phải kịp thời làm thủ
tục đăng ký vào Office, trình Hiệu trưởng [Phó Hiệu trưởng khi được
Hiệu trưởng uỷ quyền] phê duyệt.
b] Lãnh đạo cơ quan sau khi nhận được văn bản do văn thư chuyển
đến cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản [trong
trường hợp cần thiết]. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc
cá nhân giải quyết thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những
đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá
nhân [nếu cần].
2.6 Chuyển giao văn bản đến:
a] Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Hiệu trưởng, bộ phận văn thư có
trách nhiệm theo dõi và chuyển ngay văn bản cho chuyên môn, cá nhân

hoặc đơn vị trực thuộc giải quyết.
b] Việc chuyển giao văn bản đến cho chuyên môn, cá nhân có
trách nhiệm giải quyết phải được thực hiện trong ngày, chậm nhất là vào
đầu ngày làm việc tiếp theo.
c] Khi chuyển giao văn bản phải chuyển đúng người nhận; phải
kiểm tra và ký nhận đầy đủ. Đối với văn bản đến có đóng dấu "Thượng
khẩn","Hỏa tốc" phải ghi rõ thời gian giao nhận. Đối với văn bản đến có
đóng dấu độ Mật, văn thư phải chuyển giao trực tiếp cho người có tên
hoặc có thẩm quyền xử lý và phải đảm bảo bí mật nội dung văn bản.
6
Yêu cầu khi chuyển giao văn bản đến phải đăng ký vào sổ và có ký nhận
đầy đủ, rõ ràng.
3.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
a] Người có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến
thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách và phối hợp với các cá
nhân khác giải quyết kịp thời các văn bản có liên quan.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác,
đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần sao gửi văn bản đó [kèm theo
phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo
cơ quan] để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản có đóng dấu độ khẩn phải giải quyết khẩn trương,
không được chậm trễ.
Các phòng chuyên môn và cá nhân sau khi nhận được văn bản đến,
có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo ý kiến chỉ đạo của
lãnh đạo. Nếu nhận được văn bản không thuộc chức năng thì phải trả lại
bộ phận Văn thư cơ quan để chuyển tới đơn vị khác trong thời gian sớm
nhất.
b] Sau khi nhận được văn bản đến, Hiệu trưởng căn cứ vào tính
chất công việc, quy định thời hạn phải hoàn thành, giao cho cán bộ
thuộc quyền giải quyết. Nếu quá thời hạn mà chưa giải quyết xong thì

cán bộ phụ trách công việc phải báo cáo Hiệu trưởng biết, nêu rõ lý do
và đề nghị kéo dài thêm thời hạn, đồng thời báo cáo cho đơn vị hoặc cá
nhân có liên quan để gia hạn thời hạn giải quyết. Đối với các đơn, thư
khiếu nại, tố cáo phải thực hiện theo đúng quy định trong Luật Khiếu
nại, tố cáo.
c] Cán bộ văn thư, lưu trữ có trách nhiệm giúp Hiệu trưởng theo
dõi, đôn đốc các phòng chuyên môn và cá nhân trong việc giải quyết văn
bản đến.
d] Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Định kỳ báo cáo tổng hợp số liệu văn bản đến theo quy định.
7
e] Đối với văn bản đến đóng dấu "Tài liệu thu hồi", văn thư có
trách nhiệm theo dõi thu hồi để lưu hoặc gửi lại nơi gửi theo đúng yêu
cầu.
Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến theo tính chất chỉ đạo chuyên môn
S
t
t
Số ký hiệu văn bản Tác giả
[nơi
phát
hành
VB]
Số
lưu
nội
bộ
Nội dung
văn bản
Ngư

ời sử
dụn
g
Ký
nhậ
n
Số Ngày
1 1366/SGD&ĐT-
VP
10/8/2
012
Sở
GD&ĐT
Thanh
Hoá
87 V/v Hướng
dẫn khai
giảng năm
học 2012-
2013
Hiệu
trưở
ng
…
Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất
cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ
phận nào đang lưu giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực
thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính
chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đó đóng thành tập
và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.

III – CÔNG VĂN ĐI
1] Kiểm tra hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Trước khi thực hiện phát hành văn bản, văn thư có nhiệm vụ kiểm
tra lại thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp
phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét,
giải quyết.
Mẫu trình bày các loại văn bản của trường THPT Thạch Thành 2
thực hiện theo Thông tư 01/2011/TT-BNV- ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
2] Ghi số và ngày, tháng của văn bản:
8
a] Tất cả văn bản đi của trường THPT Thạch Thành 2, sau khi
được người có thẩm quyền ký ban hành phải chuyển đến văn thư để
đánh số theo hệ thống số chung của trường do văn thư thống nhất quản
lý [trừ một số loại văn bản chuyên ngành như hóa đơn, chứng từ kế toán
…].
b] Việc đánh số và ghi ký hiệu văn bản hành chính của trường
THPT Thạch Thành 2 được thực hiện theo quy định hiện hành của Nhà
nước và quy định của Quy chế này.
- Ký hiệu của Quyết định [cá biệt], và các hình thức văn bản có tên
loại khác bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt
tên loại văn bản và bản sao.
Ví dụ:
Quyết định số:01/QĐ-THPT TT2
Báo cáo số:02/BC- THPT TT2
Thông báo số:03/TB- THPT TT2
Kế hoạch số:04/KH- THPT TT2
- Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt và chữ viết tắt tên cơ
quan và chữ viết tắt tên phòng chuyên môn soạn thảo hoặc chủ trì soạn
thảo văn bản đó.

Số của văn bản hành chính là số thứ tự đăng ký do đơn vị ban hành
trong một năm; được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; được đánh riêng
cho từng loại hoặc đánh chung cho một số loại văn bản, tùy thuộc vào số
lượng văn bản được ban hành nhiều hay ít.
c] Văn bản có độ Mật được đánh số vào sổ riêng, bảo quản theo
chế độ quy định.
d] Ghi ngày, tháng, năm văn bản: Ngày, tháng, năm của văn bản cá
biệt và văn bản hành chính là ngày, tháng, năm văn bản được ký ban
hành và lấy số vào Sổ hoặc chương trình phần mềm quản lý văn bản đi.
Ngày, tháng, năm văn bản được ghi bằng chữ Ả rập, đối với những ngày
nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước.
9
3] Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật [nếu có]:
a] Đóng dấu cơ quan:
- Văn bản đi, sau khi đã được nhân bản theo số lượng đã định phải
được đóng dấu cơ quan để xác nhận thủ tục pháp lý trước khi phát hành.
- Dấu đóng phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng; đóng trùm lên
khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Dùng mực dấu có màu đỏ tươi theo
đúng quy định.
- Việc đóng dấu treo lên các văn bản, Đối với các phụ lục kèm theo
bản chính dấu được đóng trên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan
hoặc tên của phụ lục. Nếu phụ lục có nhiều trang thì ngoài việc đóng dấu
treo trang đầu phải đóng dấu giáp lai cho bản phụ lục đó.
- Việc đóng dấu giáp lai trên văn bản, tài liệu do Văn thư quyết
định; dấu được đóng bên mép phải trùm lên một phần chữ trang đầu của
văn bản. Đối với tài liệu là sổ sách, dấu giáp lai được đóng giữa quyển,
trùm lên hai mép trang của quyển sổ.
- Khi đóng dấu những văn bản không có bản lưu ở văn thư [như
hợp đồng, biên bản kiểm tra, nghiệm thu, các loại giấy chứng nhận …]

cán bộ văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.
b] Đóng dấu mức độ Khẩn, Mật [nếu có]:
- Dấu chỉ mức độ Khẩn: Đối với văn bản có tính chất khẩn, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn
bản quyết định. Tùy theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản
được xác định độ Khẩn theo 3 mức: "Hỏa tốc", "Thượng khẩn" hoặc
"Khẩn".
- Dấu chỉ mức độ Mật: Khi soạn thảo văn bản có nội dung bí mật
Nhà nước, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo phải đề xuất độ Mật của từng
văn bản. Người duyệt ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng
dấu "Tuyệt mật", "Tối mật", "Mật", dấu "Tài liệu thu hồi", dấu "Chỉ
người có tên mới được bóc bì" và phạm vi lưu hành văn bản đó.
- Dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật được khắc sẵn; dấu được đóng dưới
trích yếu văn bản [đối với văn bản không có tên loại], đóng dưới số và
ký hiệu văn bản [đối với văn bản có tên loại].
10
- Mực dùng để đóng dấu độ Khẩn, Mật có màu đỏ tươi theo quy
định.
- Văn thư chịu trách nhiệm quản lý và đóng các loại con dấu trên
theo chỉ đạo của thủ trưởng đơn vị [trừ các đề thi, có quy định riêng].
4] Đăng ký văn bản gửi đi:
a] Toàn bộ văn bản gửi đi của đơn vị phải được đăng ký tập trung
thống nhất tại văn thư.
b] Văn bản gửi đi được theo dõi bằng Sổ đăng ký văn bản đi hoặc
cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính.
c] Đối với văn bản đi có độ Mật phải lập sổ riêng theo quy định.
5] Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi.
a] Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, bộ phận văn thư phải
chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là vào đầu ngày làm việc tiếp

theo kể từ ngày văn bản được ký, ban hành. Đối với văn bản có độ Khẩn
phải chuyển phát ngay sau khi ký ban hành.
b] Chuyển phát văn bản đi trong nội bộ: Được thực hiện tại văn
thư hoặc do văn thư chuyển trực tiếp đến đơn vị, cá nhân. Khi chuyển
giao văn bản trong nội bộ đơn vị, văn thư yêu cầu người nhận ký vào sổ
theo quy định.
c] Chuyển phát trực tiếp do giao liên thực hiện: Văn bản đi có độ
Khẩn do giao liên chuyển trực tiếp phải được đăng ký vào Sổ chuyển
phát văn bản hỏa tốc, có ký nhận, ghi rõ họ tên người nhận và thời gian
giao nhận.
d] Chuyển phát văn bản đi bằng fax, qua mạng: Trong trường hợp
cần thông tin nhanh, văn bản đi có thể được fax hoặc truyền qua mạng
để kịp thời giải quyết công việc. Đối với những văn bản có giá trị lưu
trữ, văn thư phải gửi bản chính cho nơi nhận .
e] Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện: Tất cả văn bản đi được
gửi qua bưu điện đều phải hoàn thành thủ tục phát hành, đăng ký vào Sổ
gửi văn bản và tính cước phí theo quy định.
11
g] Chuyển phát văn bản đi có độ Mật: Được thực hiện theo quy
định của pháp luật. Mọi trường hợp giao nhận văn bản đi có độ Mật phải
được ghi vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận.
Sổ chuyển phát văn bản đi có độ Mật phải ghi đầy đủ các mục: Số
thứ tự [đồng thời là số văn bản gửi đi]; ngày, tháng, năm ban hành văn
bản; trích yếu nội dung; người ký văn bản; nơi nhận; độ Mật; độ Khẩn
[nếu có]; ký nhận; ghi chú. Trường hợp văn bản đi có độ "Tuyệt mật" thì
cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi người có thẩm quyền đồng ý.
h] Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Văn thư có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. Trường hợp văn bản đi bị thất lạc
hoặc chậm trễ, văn thư có trách nhiệm làm việc với nơi nhận hoặc Bưu
điện để xác định nguyên nhân, sau đó báo cáo người có thẩm quyền xem

xét giải quyết.
6] Lưu văn bản đi.
a] Lưu tại văn thư:
Tất cả văn bản đi phải được lưu tại văn thư - nơi lấy số văn bản.
Văn bản lưu tại văn thư là bản gốc có chữ ký trực tiếp của người có
thẩm quyền.
Văn bản lưu được sắp xếp theo thứ tự đăng ký số hàng năm theo
từng loại văn bản. Cán bộ văn thư có trách nhiệm bảo quản, mở sổ theo
dõi và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng bản lưu theo quy định.
Các tập văn bản lưu, Sổ lấy số văn bản, Sổ văn bản đi, Sổ chuyển
giao văn bản đi, Sổ gửi văn bản được lưu giữ tại văn thư trong vòng 1
năm; sau đó giao nộp cho lưu trữ hiện hành theo quy định.
b] Lưu tại đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản:
Văn bản đi được lưu trong hồ sơ sự việc của đơn vị hoặc cá nhân
trực tiếp soạn thảo cùng với bản gốc [nếu có]. Đến thời hạn quy định,
đơn vị làm thủ tục nộp vào lưu trữ hiện hành.
c] Lưu văn bản đi có độ Mật:
Văn bản đi có độ Mật được lưu tại văn thư theo chế độ bảo vệ bí
mật Nhà nước; được sắp xếp theo thứ tự số văn bản; bảo quản trong tủ,
12
hòm hoặc két sắt, không được mang ra khỏi cơ quan. Trường hợp cần
khai thác, sử dụng, sao chụp bản lưu tài liệu có độ Mật phải được sự
đồng ý bằng văn bản của Thủ trưởng cơ quan. Văn thư được giao nhiệm
vụ lưu giữ tài liệu Mật phải mở sổ theo dõi việc khai thác, sử dụng theo
quy định.
Tất cả các công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi
[theo mẫu quy định].
Mẫu: công văn đi
Số, ký hiệu
văn bản

Ngày
văn bản
Tên và trích yếu
nội dung văn bản
Người ký Bản
lưu
16/BC-
THPT TT2
05/5/2012 Báo cáo thi đua năm học 2011-
2012
Hiệu
trưởng
Văn
thư
…
IV - QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
1] Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được
thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
2] Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu
của cơ quan mình.
3] Thủ trưởng các đơn vị, cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ quản
lý con dấu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý và sử
dụng con dấu của đơn vị mình.
4] Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.
5] Trong trường hợp bị mất con dấu, đơn vị phải báo ngay cho cơ
quan Công an nơi gần nhất và cơ quan Công an đã cấp giấy chứng nhận
đăng ký mẫu dấu; đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
6] Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về
tổ chức hay đổi tên tổ chức thì đơn vị phải làm thủ tục khắc lại con dấu
mới và nộp con dấu cũ cho cơ quan Công an.

7] Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
13
a] Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi
chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
b] Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị.
c] Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và
sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu
khống chỉ, hoặc đóng dấu trước khi ký.
Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ
theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận
công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần
thiết xảy ra.
V – QUẢN LÝ HỌC BẠ, SỔ ĐĂNG BỘ, HỒ SƠ CHUYỂN
ĐI- ĐẾN [HỒ SƠ HỌC SINH]
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc
hết sức quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh [theo mẫu thống nhất chung của ngành
giáo dục].
- Sổ theo dõi rút học bạ [chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học].
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học [sổ này theo dõi diễn
biến, tăng hay giảm của các lớp trong mỗi năm học].
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần
thiết.
1/ Học bạ:
Trình tự quản lý và theo dõi:
+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải
đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ
theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc
GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải

ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn thư phải kiểm tra đầy đủ số
lượng học bạ khi được nhận lại.
14
+ Học bạ cần được bọc nhựa để bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên
trong học bạ nếu có lưu giữ các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh
[bản sao], phiếu đăng ký nhập học lớp 10, giấy chứng nhận tốt nghiệp
THCS tạm thời, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để
khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 10, văn thư phải ghi
số đăng bộ vào trang đầu tiên.
+ Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các
chi tiết trong học bạ, phải lập biên bản cụ thể. Nhân viên văn thư xem
xét và xử lý nếu có gì thiếu xót mà thuộc lĩnh vực của mình hoặc báo
cáo cho các giáo viên nào có liên quan để xử lý.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo
từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp,
năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm
theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều
năm: hàng năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng
chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp
thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh
và ký nhận.
2] Sổ đăng bộ:
Trình tự quản lý và theo dõi:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 10 xong và đuợc phân bổ theo lớp.
Văn thư tập hợp danh sách của các lớp 10, mua học bạ theo chỉ tiêu
tuyển sinh của năm học về phát cho giáo viên chủ nhiệm viết và trình
Hiệu trưởng ký trang đầu sau đó xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi
vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch sẽ và đầy đủ thông tin
[theo mẫu quy định].

+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp,
chuyển đi, chuyển đến, bỏ học.
+ Ghi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển
đi, chuyển đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
3] Hồ sơ chuyển trường [chuyển đi - chuyển đến]:
15
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển
trường có sự đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà
trường do Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác
nhận.
Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới
thiệu chuyển qua Lãnh đạo Sở GD&ĐT Thanh Hóa để xem xét và viết
giấy giới thiệu chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó
cho phụ huynh ký vào sổ.
+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có
liên quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả
học tập, chữ ký của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu
học bạ không đầy đủ thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung
hồ sơ và hẹn thời gian để nộp.
VI - HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
Năm 2001, Sở GD&ĐT đã có công văn số: 36/SGDĐT - TC v/v:
hướng dẫn thực hiện quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức,
viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các thông tin cơ bản nhất của cán
bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, quá trình công
tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối quan hệ
gia đình và xã hội. Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng, tôi phụ trách
mảng này. Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý
được đầy đủ và chính xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và bảo

quản theo chế độ tài liệu mật do Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý
lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận
sức khỏe, các quyết định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét;
giấy giới thiệu được ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật [nếu
có];Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định về nhân sự, nhận xét - đánh giá,
bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.
16
Trình tự lưu trữ:
- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và
chứng minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ
công chức cần thực hiện theo Quyết định số 14/2006/QĐ-BNV ngày
06/11/2006 v/v: Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức;
- Sắp xếp các hồ sơ theo tổ; nhóm và theo vần tên A, B, C đảm bảo
các nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
VII - VIỆC LƯU TRỮ HỒ SƠ THEO CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa
của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ
trên máy vi tính. Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần
mềm lưu trữ, quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học
tập để nâng cao tay nghề.
Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý:
- Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm
học để thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin.
Ví dụ: Vào explore  Data [D:]  LY  THI DUA  NĂM 2012-
2013  Sang kien kinh nghiem.
- Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy
tính. Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự

nghiên cứu những gì mình chưa rõ.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
01/2011/TT-BNV; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà
nội dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A
4
thì tôi phải dùng
Format  Pargraph  Spacing - Before - After để chọn khoảng cách
sau cho phù hợp để văn bản được hoàn mĩ hơn, nhìn đẹp mắt thu hút
được người đọc.
VIII - VĂN PHÒNG PHẨM
17
Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà
trường cấp văn phòng phẩm theo quý, theo tháng. Văn thư phải chịu
trách nhiệm việc quản lý văn phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy
in A
4
, giấy phô tô, kim bấm, sổ da, keo dán, kéo, bọc nhựa, dập ghim,
kẹp hồ sơ… để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường như: Sổ
điểm, sổ GVCN, sổ đăng ký giảng dạy, sổ đầu bài, sổ dự giờ đặc biệt là
công tác văn phòng. Vì thế, người phụ trách công việc này đòi hỏi phải
có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.
Trình tự theo dõi:
- Phải có sổ theo dõi văn phòng phẩm và ký nhận. Hàng ngày phải
liệt kê giấy A
4
như: in ấn văn bản, đề thi, thời khóa biểu hay sử dụng vào
những công việc khác có liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản
chặt chẽ. Mục đích chống lãng phí và tránh sự thất thoát.
- Kiểm tra văn phòng phẩm hàng tuần, nếu văn phòng phẩm nào
hết phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục

vụ công tác văn phòng được tốt hơn.
C - KẾT LUẬN
18
Qua hơn 10 năm làm công tác văn thư của trường THPT Thạch
Thành II, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học,
bản thân tôi đã đạt được một kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp
ứng được các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp
ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần
thiết.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Phô tô đề thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra.
- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy là còn nhiều trở
ngại nhưng tôi cũng đã cập nhật các thông tin kịp thời theo từng năm và
lưu trữ cẩn thận.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn
diện khu vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là
một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp.
Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại
khác nữa. Trên đây, tôi chỉ xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của
tôi. Tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành
tốt mọi công việc được giao.
Rất mong sự được đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của
chúng ta ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật
tiên tiến trong xã hội hiện nay.
Xin chân thành cảm ơn!

Thanh Hóa, ngày 12 tháng 5 năm
2013
XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG Tôi xin cam đoan đây
là SKKN ………… …………………………… của mình
viết, không sao chép
………… ……………………………… nội dung của
người khác.
………… …………………………… …………
………………………………
19
Nguyễn Thị Lý
20

Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây [141.47 KB, 8 trang ]

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
Đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.
I . LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI
Để công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ mỹ,
ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý:
năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại, nếu làm không tốt công
tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực chỉ đạo
điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác
của cơ quan, tổ chức và bộ máy Nhà nước nói chung và trường học nói riêng.
Được sự điều động công tác của Phòng Giáo dục và Đào tạo Trần Văn
Thời , tôi về trường Tiểu học Khánh Bình Đông 1 nhận nhiệm vụ công tác Kế toán
+ văn thư cuối năm học 2006 -2007, với số lượng hồ sơ bàn giao tuy không lớn
lắm nhưng chưa khoa học, rất khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ. Cụ thể:
Công văn đi - đến, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm các năm, đề thi - bài thi, văn phòng
phẩm,…
A. Nguyên nhân:
nhân
a. Nguyên nhân chủ quan : Do những năm trước đó nhà trường không có
chuyên văn thư nên phân công Kế toán kiêm công tác văn thư nên không có nghiệp
vụ chuyên môn. Chính vì thế mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, rất khó khăn
trong việc tra cứu hồ sơ.
Do điều kiện máy vi tính còn hạn chế nên việc lưu trữ hồ sơ còn khó khăn,
cơ sở vật chất trong trường không đáp ứng đủ để lưu trữ hồ sơ nên hay thất lạc đặc
biệt như sổ điểm và các loại hồ sơ năm trước còn thất lạc nhiều.
Ví dụ: Công văn đi - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng đúng theo Thông tư liên
tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về việc: Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; Các văn bản của nhà trường trình bày còn chưa đúng thể thức,
kỹ thuật trình bày văn bản không có, công văn đi không có sổ theo dõi nên rất khó
khăn trong việc lưu trữ hồ sơ.

b. Nguyên nhân khách quan : Do điều kiện cơ sở vật chất trong trường
còn hạn chế như tủ sơ không đầy đủ làm ảnh hưởng đến công việc lưu trữ nên hồ
sơ các năm trước còn thất lạc nhiều .
Do công tác văn thư chưa được học và chưa được tập huấn nên trong công
việc còn gặp nhiều khó khăn đặc biệt là lưu trữ các loại hồ sơ văn phòng .
Do đó, tôi nhận thấy rằng để công việc thu thập, tham khảo và lưu trữ hồ sơ
được thuận tiện, nhanh chóng khi cần tra cứu thông tin hồ sơ. Từ đó, tôi đã áp
dụng một số biện pháp như sau.
II. GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ :
1


Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại.
Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ
theo mục lục và thứ tự theo thời gian.
1/ Công văn đến:
Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn
chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp
luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.
 Trình tự theo dõi:
- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung
và yêu cầu của văn bản.
- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của
văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến [theo mẫu quy định].
- Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại
cho ai quản lý và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản.
- Sau khi có sự chỉ đạo của Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn
theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.
Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến theo tính chất:
Loại: Chỉ đạo quyết toán kinh phí ngân sách quý 3+4 năm 2010

Ngày
đến

Số
đến

1......

98

Tác giả

Phạm Việt
Bắc

Số và kí
hiệu

Ngày
của
văn
bản

Số 1317/ 23 /12
LQT/ 2010
PGD&
ĐT

Tên loại và
trích yếu nội

dung

Đơn vị
hoặc
người
nhận

Lịch quyết toán Văn
kinh phí ngân thư
sách quý 3+4
năm 2010

Người
nhận
và xử
lý văn
bản
Kế
toán

Ký
nhận

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất cứ một
loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu
giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi
vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên
phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.
2/ Công văn đi:
Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị về các hoạt động; Quyết định; Báo

cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi
đua, … Các loại văn bản này cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình về chuyên
môn, tu sửa cơ sở vật chất, xây dựng cơ bản ; Báo cáo hàng tháng, công tác thực
hiện chuyên môn, các loại báo cáo khác; Quyết định về tổ chức các Hội thi, thi
kiểm tra định kỳ, nâng lương, ..;
Khi đánh máy các văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản, 1 bản gửi
đi, 1 bản để lưu và đánh số theo từng văn bản, có ký hiệu riêng của nội bộ, ghi rõ
ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả các công văn chuyển đi phải được
ghi vào sổ công văn đi [theo mẫu quy định].
2


Mẫu:
Số, ký hiệu văn
bản
16/BC-THNC

Ngày
Tên và trích yếu
văn bản
nội dung văn bản
06/12/2007 Báo cáo thực hiện cuộc vận động
“Hai không” năm học 2007 - 2008

Người ký
Hiệu trưởng

Bản
lưu
Vt

Khi chuyển giao công văn cho cá nhân hoặc đơn vị nào phải có sổ theo dõi
ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ký
vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy ra.
 Trình tự lưu trữ:
- Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết
31/12. Mở sổ lấy số thứ tự mới như: 01, 02, … bắt đầu từ ngày 01/01, tương tự
như vậy thực hiện các năm kế tiếp.
- Phân loại theo tính chất của văn bản như: Tờ trình, báo cáo, quyết định, …
theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào
thùng hồ sơ, phía trên có ghi tờ mục lục.
- Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ.
3/ Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển đi - đến [hồ sơ học sinh]:
Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh là một việc hết sức
quan trọng. Để quản lý tốt học bạ nhất thiết phải có:
- Sổ đăng bộ học sinh [theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục].
- Sổ theo dõi rút học bạ [chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học].
- Sổ theo dõi học bạ các lớp trong năm học [sổ này theo dõi diễn biến, tăng
hay giảm của các lớp trong mỗi năm học].
- Sổ ký mượn - trả của GVCN các lớp sử dụng học bạ khi cần thiết.
 Trình tự quản lý và theo dõi:
- Học bạ:
+ Đầu năm học, căn cứ vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại
học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao
cho GVCN ghi các chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho
văn thư để quản lý. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và
văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại.
+ Học bạ được bảo quản tốt, sạch sẽ. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ
các hồ sơ của học sinh như: giấy khai sinh [bản sao], đơn xin nhập học, … cần
phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp

1, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang đầu tiên.
+ Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ
vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN,
số lượng của mỗi lớp và có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu
thông tin kịp thời.
+ Đối với các học bạ của học sinh đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng
năm nếu có học sinh nghỉ học, học sinh đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn
thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta dễ
dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh và ký nhận.
3


- Sổ đăng bộ:
+ Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 1 xong và đuợc phân bổ theo lớp. Văn thư tập
hợp danh sách của các lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … ở ngoài giấy nháp sau
đó mở một trang sổ mới và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối chính xác, cẩn thận, sạch
sẽ và đầy đủ thông tin [theo mẫu quy định].
+ Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi,
chuyển đến, bỏ học.
+ Khi kết thúc mỗi năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển
đến, bỏ học và phải có xác nhận của hiệu trưởng.
- Hồ sơ chuyển trường [chuyển đi - chuyển đến]:
+ Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự
đồng ý của nơi tiếp nhận.
Nếu chuyển trường trong Tỉnh thì thuộc thẩm quyền của nhà trường do Hiệu
trưởng hoặc Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu và xác nhận.
Nếu chuyển trường ngoài tỉnh thì nhà trường phải viết giấy giới thiệu
chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Trần Văn Thời để xem xét và viết giấy giới
thiệu chuyển đi.
Văn thư mở sổ theo dõi và điền đầy đủ thông tin cần thiết sau đó cho phụ

huynh ký vào sổ.
+ Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, các giấy tờ khác có liên
quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết quả học tập, chữ ký
của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không đầy đủ
thông tin thì phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ và hẹn thời gian để nộp.
4/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin:
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính.
Văn thư phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ
đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề.
- Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch
55/2005/TTLT-BNV-VPCP; còn phải biết sáng tạo.
5/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức:
Năm 2010, Phòng GD&ĐT Trần Văn thời hướng dẫn thực hiện quản lý hồ
sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức là tài liệu pháp lý phản ánh các
thông tin cơ bản nhất của cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất
thân, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, năng lực, các mối
quan hệ gia đình và xã hội. Được sự ủy nhiệm của Hiệu trưởng, tôi phụ trách mảng
này. Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý được đầy đủ và chính
xác thông tin. Hồ sơ được quản lý, sử dụng và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do
Nhà nước qui định.
Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: quyển lý lịch, sơ
yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, bản sao giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, các quyết
định có liên quan, bản tự kiểm điểm, bản nhận xét; giấy giới thiệu được ứng cử,
thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật [nếu có];Các bìa kẹp: nghị quyết - quyết định
về nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu trong hồ sơ.
4


 Trình tự lưu trữ:

- Các hồ sơ trên phải được Hiệu trưởng nhà trường xác nhận và chứng minh.
- Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức hoặc tiếp nhận hồ sơ công chức
cần thực hiện theo Quyết định của hiệu trưởng Ban hành quy chế quản lý hồ sơ
cán bộ, công chức;
- Sắp xếp các hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo các nguyên tắc dễ tìm
thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ.
6/ Văn phòng phẩm:
Thực hiện theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, mỗi năm nhà trường cấp
văn phòng phẩm theo hai đợt. Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn
phòng phẩm. Bao gồm các loại như: Giấy A4, viết xanh, viết đỏ, phấn trắng, phấn
màu, … để phục vụ cho công tác chuyên môn của trường như: Sổ điểm, sổ GVCN,
kế hoạch các nhân, sổ dự giờ đặc biệt là công tác văn phòng. Vì thế, người phụ
trách công việc này đòi hỏi phải có sự khéo tay, tính thẩm mỹ và cẩn thận.
 Trình tự theo dõi:
- Phải có sổ theo dõi cấp phát văn phòng phẩm và ký nhận. Hàng ngày phải
liệt kê giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi hay sử dụng vào những công việc khác có
liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ. Mục đích chống lãng phí và
tránh sự thất thoát.
- Kiểm tra văn phòng phẩm vào các học kỳ , nếu văn phòng phẩm nào hết
phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu và xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn
phòng được tốt hơn.
III. KẾT QUẢ
Qua hơn 4 năm làm công tác văn thư của trường Tiểu học Khánh Bình Đông
1, nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học, bản thân tôi đã đạt
được một kết quả như sau:
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn nắp
theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.

- Tránh thất thoát các loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo từng đợt kiểm tra.
- Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức. Tuy là năm đầu tiên cập nhật
công nghệ thông tin và làm công tác này cũng còn nhiều trở ngại nhưng tôi cũng
đã cập nhật các thông tin kịp thời theo từng năm và lưu trữ cẩn thận.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu
vực lưu trữ không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn
thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa. Trên đây, tôi chỉ xin đưa
ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi. Tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã
giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao.
5


Rất mong sự được đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của chúng ta
ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong xã hội
hiện nay.
Xin chân thành cảm ơn!
Khánh Bình Đông, ngày 17 tháng 02 năm 2011
Người thực hiện

Hà Văn Chương

6


PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI
SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

-Tên đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong
trường học.
-Tác giả : Hà Văn Chương
Tổ chuyên môn
Trường
Nội dung
Xếp loại
Nội dung
Xếp loại
-Đặt vấn đề
.................... -Đặt vấn đề
....................
-Biện pháp
.................... -Biện pháp
....................
-Kết quả phổ biến, ứng
................... -Kết quả phổ biến, ứng
...................
dụng.
................... dụng.
...................
-Tính khoa học
................... -Tính khoa học
...................
-Tính sáng tạo.
................... -Tính sáng tạo.
...................
Xếp loại chung:....................................
Ngày ...... tháng....... năm 2011
Tổ trưởng

Xếp loại chung:.................................
Ngày ...... tháng........ năm 2011
Hiệu trưởng

Phòng GD & ĐT huyện Trần Văn Thời
Nội dung
Xếp loại
-Đặt vấn đề
............................................................
-Biện pháp
............................................................
-Kết quả phổ biến, ứng dụng.
............................................................
-Tính khoa học
............................................................
-Tính sáng tạo.
Xếp loại chung:............................................................................................................
Ngày ...... tháng ....... năm 2011
Trưởng phòng

7


8

Sáng kiến kinh nghiệm văn thư trường mầm non Bột Xuyên

Sau đây là một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong trường mầm non Bột Xuyên. Đề tài có ý nghĩa khoa học và thực tiễn phù hợp với tình hình thực tế của nhà trường trong việc tiếp nhận văn bản đến, quản lý văn bản đi và lưu trữ hồ sơ.

Biện pháp đưa ra có sự triển khai hợp với tình hình thực tế về công tác văn thư, lưu trữ của nhà trường, đưa ra một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ, tránh việc các văn bản bị thất thoát, việc lưu trữ văn bản, hồ sơ được ngăn nắp, khoa học.

Xem trước 10 trang:

Tải full tài liệu: