Kiểm soát [Control] là gì? Kiểm soát tiếng Anh là gì? Khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát? Vai trò của kiểm soát? Một số lưu ý trong hoạt động kiểm soát?
Đối với hầu hết mọi người, từ kiểm tra hay kiểm soát thường mang ý nghĩa tiêu cực, kiềm chế, thúc ép, định ranh giới, theo dõi hoặc lôi kéo. Nhiều nhân viên hay khách hàng thường không bằng lòng với những hoạt động kiểm tra, kiểm soát bởi vì chúng ảnh hưởng đến giá trị của sự tự do và tính cá nhân. Vì lý do này, kiểm soát thường là tâm điểm của tranh luận và những đấu tranh chính sách trong tổ chức. Tuy nhiên, kiểm soát là cần thiết và hữu ích. Kiểm soát hiệu quả là một trong số các bí quyết để gia tăng lợi nhuận của các công ty lớn. Vậy, kiểm soát là gì, khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát.
1. Kiểm soát là gì?
Kiểm soát là một tiến trình gồm các hoạt động giám sát nhằm đảm bảo rằng các hoạt động đó được thực hiện theo đúng như kế hoạch và điều chỉnh những sai sót quan trọng.
Tất cả các nhà quản trị đều có trách nhiệm trong tiến trình kiểm soát cho dù các bộ phận của họ có được thi hành tốt như kế hoạch đề ra hay chưa. Các nhà quản trị không thể thật sự hiểu hết các bộ phận của họ đã được thực hiện đúng hay chưa cho đến khi họ đã đánh giá những hoạt động nào đã hoàn thành và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn đã được đề ra trước đó.
Theo khoa học quản trị thì thường có hai tầng kiểm soát trong một doanh nghiệp là: Kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý công ty và kiểm soát của người quản lý công ty đối với toàn bộ hoạt động trong phạm vi mình quản lý.
Một hệ thống kiểm soát hiệu quả phải đảm bảo rằng các hoạt động được hoàn thành theo đúng những phương pháp mà có thể đạt được như mục tiêu của tổ chức đề ra. Hệ thống kiểm soát hữu hiệu là một hệ thống mà ở đó mọi người đều phải làm việc hết mình và không ai dám làm bậy, đồng thời giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa rủi ro trên con đường hướng đến mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra. Mọi cơ chế và quy chế mà doanh nghiệp đưa ra và xây dựng đều hướng đến một hệ thống kiểm soát như vậy. Mất mát tài sản chỉ là một chuyện rất nhỏ trong chuyện làm bậy đó thôi. Lúc đó thiệt hại có thể còn cao gấp hàng trăm, hàng ngàn lần tài sản thất thoát do làm bậy.
2. Kiểm soát tiếng Anh là gì?
Kiểm soát tiếng Anh có nghĩa là: Control.
Control is a process of monitoring activities to ensure that they are carried out according to plan and to correct significant deviations.
3. Khái niệm, mục đích và các nguyên tắc của kiểm soát:
* Khái niệm
Kiểm soát là quá trình xác định thành quả đạt được trên thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch, trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh sự sai lệch để đảm bảo tổ chức đạt được mục tiêu.
* Mục đích
– Xác định rõ các mục tiêu, kết quả đã đạt theo kế họach đã định
– Bảo đảm các nguồn lực được sử dụng một cách hữu hiệu
– Xác định và dự đoán sự biến động của các yếu tố đầu vào lẫn đầu ra
– Xác định chính xác, kịp thời các sai sót và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận trong tổ chức
– Tạo điều kiện thực hiện thuận lợi các chức năng ủy quyền, chỉ huy, quyền hành và chế độ trách nhiệm
– Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo theo những biểu mẫu thích hợp
– Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản trị
* Nguyên tắc kiểm soát
Để thực hiện có hiệu quả công tác kiểm soát, cần thực hiện theo các nguyên tắc kiểm soát sau đây:
– Kiểm soát phải trên cơ sở mục tiêu, chiến lược của tổ chức và phải phù hợp với cấp bậc của đối tượng được kiểm soát.
Chẳng hạn, kiểm soát họat động bán hàng sẽ khác kiểm soát bộ phận tài chính, kiểm soát công tác của phó giám đốc khác kiểm soát công tác của tổ trưởng.
– Việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của nhà quản trị.
Kiểm soát làm cho nhà quản trị nắm bắt được những vấn đề đang xảy ra mà họ quan tâm. Vì vậy, việc kiểm soát phải xuất phát từ những nhu cầu riêng của mỗi nhà quản trị để cung cấp cho họ những thông tin phù hợp.
– Việc kiểm soát phải được thực hiện tại những điểm trọng yếu.
Những yếu tố có ý nghĩa đối với hoạt động của tổ chức là các điểm phản ảnh rõ nhất mục tiêu và tình trạng không đạt mục tiêu; đo lường tốt nhất sự sai lệch, biết được ai là người chịu trách nhiệm về sự thất bại; ít tốn kém nhất và là tiêu chuẩn kiểm tra hiệu quả nhất.
– Việc kiểm soát phải khách quan.
Nếu việc kiểm soát được thực hiện với những định kiến, thiên vị sẽ cho kết quả không đúng và sai lệch.
– Việc kiểm soát phải phù hợp với văn hóa tổ chức, phù hợp với bầu không khí của tổ chức.
Nếu không như vậy sẽ tạo ra những căng thẳng, mâu thuẫn không đáng có.
– Việc kiểm soát phải tiết kiệm.
Hoạt động kiểm soát luôn đòi hỏi những chi phí nhất định. Do vậy cần phải tính toán để làm sao hoạt động kiểm soát được tiết kiệm nhất.
– Việc kiểm soát phải đưa đến các hành động.
Việc kiểm soát chỉ có hiệu quả khi những sai lệch được sửa sai, điều chỉnh; nếu không thì việc kiểm soát sẽ trở nên vô nghĩa.
4. Vai trò của kiểm soát:
Kiểm soát nhằm làm sáng tỏ những kết quả đã thực hiện, căn cứ vào đó mà nhà quản trị xác định được thứ tự ưu tiên để từ đó có tác động điều chỉnh.
Dự đoán được chiều hướng hoạt động chính của từng bộ phận hay của toàn bộ hệ thống quản trị.
Phát hiện kịp thời những bộ phận sai sót, căn cứ vào đó mà xác định trách nhiệm, quyền hạn, chức năng để có sự điều chỉnh kịp thời.
Đáp ứng được yêu cầu báo cáo cụ thể và chính xác những con số đáng tin cậy lên những nhà quản trị cấp cao để đối chiếu với mục tiêu kế hoạch đề ra.
Là những căn cứ để nhà quản trị ra quyết định cần thiết, kịp thời và chính xác nhằm giảm đến mức thấp nhất tổn thất, để đem lại hiệu quả cao nhất.
5. Một số lưu ý trong hoạt động kiểm soát:
Kiểm soát thị trường: Là một cách tiếp cận về kiểm soát trong đó sử dụng cơ chế thị trường bên ngoài như cạnh tranh giá cả, thị phần tương đối, để thiết lập nên tiêu chuẩn sử dụng trong hệ thống kiểm soát. Phương thức này thường được sử dụng bởi các tổ chức mà trong đó các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty rất rõ ràng và khác biệt và ở đó sự cạnh tranh trên thị trường là đáng kể. Trong những điều kiện đó, các phân bộ của một công ty thường được chuyển thành những trung tâm lợi nhuận và được đánh giá bởi tỷ lệ phần trăm trong tổng lợi nhuận chung thu được mà mỗi phân bộ đó đóng góp.
Kiểm soát hành chính: là phương pháp tiếp cận tập trung vào quyền hạn dựa trên các quy định hành chính, luật lệ, thủ tục và các chính sách. Cách kiểm soát này dựa trên việc tiêu chuẩn hóa các hoạt động, bản mô tả công việc chi tiết, và các cơ chế hành chính khác như ngân quỹ đảm bảo rằng các nhân viên thể hiện cách cư xử đúng mực và đạt được các tiêu chuẩn hoạt động.
Kiểm soát nhóm: điểu chỉnh hành vi của nhân viên bằng các giá trị chia sẻ, các chuẩn mực, truyền thống, lễ nghi, niềm tin và các khía cạnh khác của văn hóa tổ chức. Hình thức này được sử dụng bởi các tổ chức trong đó các nhóm hay tổ đội được sử dụng và công nghệ thay đổi nhanh chóng.
Hầu hết các tổ chức, công ty không chỉ dựa hoàn toàn vào một trong những cách kiểm soát trên khi thiết kế một hệ thống kiểm soát phù hợp. Thay vì vậy, ngoài việc sử dụng các biện pháp kiểm soát thị trường, các tổ chức lựa chọn việc lựa chọn kiểm soát hành chính hoặc kiểm soát nhóm. Điều then chốt là thiết kế một hệ thống để giúp cho các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra một cách hiệu quả và hiệu suất.
Kiểm soát là hoạt động hết sức quan trọng. Việc hoạt động có thể được hoàn thành, cấu trúc tổ chức có thể tạo nên sự thuận tiện hiệu quả để hoàn thành các mục tiêu, và nhân viên có thể được khuyến khích bởi các nhà lãnh đạo giỏi, nhưng vẫn không có sự đảm bảo nào các hoạt động sẽ được thực hiện như kế hoạch và có thể đạt được đúng như mục tiêu mà các nhà quản trị theo đuổi trong thực tế hay không. Do đó, hoạt động kiểm soát rất quan trọng vì nó là sự kết nối cuối cùng trong chức năng quản trị. Đó chính là cách duy nhất để các nhà quản trị có thể biết được mục đích của tổ chức đề ra có được thực hiện hay không. Gía trị căn bản nhất của chức năng kiểm soát, tuy nhiên phụ thuộc vào các hoạt động hoạch định và ủy quyền. Một nhà quản trị giỏi cần phải theo dõi để đảm bảo rằng những gì người khác phải làm sẽ được làm trong thực tế, và đảm bảo rằng các mục tiêu đang được thực hiện. Trên thực tế, hoạt động kiểm soát là một tiến trình liên tục và các hoạt động kiểm soát các hoạt động cung cấp một sự kết nối quan trọng với việc hoạt động. Nếu các nhà quản trị không kiểm soát, họ không thể biết được các mục tiêu và các kế hoạch họ đề ra có đạt được như mong muốn hay không và hành động tiếp theo cần làm là gì.
Một lý do khác để nói việc kiểm soát là quan trọng là việc các nhà quản trị ủy thác quyền hạn và ủy quyền nhân viên. Rất nhiều nhà quản trị miễn cưỡng giao quyền cho nhân viên của họ vì họ sợ rằng nhân viên của họ sẽ làm sai và người gánh trách nhiệm lại chính là họ. Do đó, nhiều nhà quản trị cố tình làm việc một mình để tránh ủy quyền hoặc trao quyền. Tuy nhiên, sự miễn cưỡng này có thể làm giảm bớt nếu các nhà quản trị xây dựng một hệ thống kiểm soát hiệu quả. Một hệ thống kiểm soát như vậy có thể cung cấp thông tin và phản hồi về hoạt động của nhân viên. Vì vậy, một hệ thống kiểm soát hiệu quả là quan trọng bởi vì các nhà quản trị cần phải ủy thác trách nhiệm và ủy quyền cho nhân viên ra các quyết định. Nhưng vì các nhà quản trị là người chịu trách nhiệm cuối cùng đối với các kết quả hoạt động, họ cũng cần một cơ chế phản hồi mà hệ thống kiểm soát có thể cung cấp cho họ.
Kiểm soát là một hệ thống phản hồi. Công việc kiểm soát quản trị về cơ bản là một hệ thống nối ngược thông tin để kiểm soát. Vòng liên hệ ngược kiểm soát quản trị trình bày một cách toàn diện và hiện thực hơn quá trình kiểm soát cơ bản. Để thực hiện sự điều chỉnh cần thiết họ phải đưa ra một chương trình cho hoạt động điều chỉnh và thực hiện chương trình này nhằm đi đến kết quả mong muốn.
Các quyết định của nhà quản trị trong tiến trình kiểm soát: Các tiêu chuẩn được xây dựng dựa trên các mục tiêu được phát triển trong quá trình hoạch định. Các mục tiêu cung cấp cơ sở cho tiến trình kiểm soát, đó là một dòng liên tục giữa việc đo lường, so sánh và tiến hành các hoạt động quản trị.
Tùy theo kết quả so sánh, các quyết định của một nhà quản trị về chuỗi hành động có thể thực hiện, có thể là không làm gì, điều chỉnh tiêu chuẩn hoặc điều chỉnh hoạt động.
Được đăng bởi:
Chuyên mục:
Cơ sở lý luận của nguyên tắc khách quan trong triết học? Nội dung nguyên tắc khách quan trong triết học? Vận dụng nguyên tắc khách quan trong hoạt động thực tiễn?
Ăn dặm tự chỉ huy là gì? Ăn dặm tự chỉ huy trong tiếng Anh là gì? Lợi ích của ăn dặm tự chỉ huy? Những nguyên tắc khi cho trẻ ăn dặm tự chỉ huy? Một số vấn đề khi cho trẻ ăn dặm tự chỉ huy?
Lý luận là gì? Thực tiễn là gì? Lý luận và thực tiễn được dịch sang tiếng Anh là gì? Nguyên tắc thống nhất giữa lý luận và thực tiễn trong triết học?
Chủ thể thực hiện hòa giải gắn với Tòa án? Nguyên tắc hòa giải gắn với Tòa án? Phạm vi hòa giải gắn với Tòa án?
Nguyên tắc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan? Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan? Thủ tục xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hải quan?
Luật môi trường quốc tế có một hệ các nguyên tắc pháp lý đa dạng. Các nguyên tắc của luật môi trường quốc tế về quyền được sống trong môi trường trong lành?
Nguyên tắc bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất bao gồm: Nguyên tắc bồi thường khi Nhà nước thu hồi đất; Nguyên tắc hỗ trợ khi Nhà nước thu hồi đất; Nguyên tắc tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất.
Vị trí, vai trò của nguyên tắc đồng thuận trong giải quyết xung đột xã hội? Yêu cầu của nguyên tắc đồng thuận trong giải quyết xung đột xã hội?
Các giải pháp giải quyết xung đột đáp ứng nguyên tắc đồng thuận: Đối với những lĩnh vực chính - lĩnh vực chính trị - tư tưởng; Đối với tất cả các lĩnh vực nói chung.
Giải quyết xung đột xã hội dựa trên nền tảng của quản trị tốt, nền tảng của pháp quyền? Kết hợp vai trò của nhà nước và xã hội trong giải quyết xung đột xã hội? Giải quyết xung đột xã hội dựa trên các yêu cầu của nguyên tắc đồng thuận?
Hàng lậu là hàng gì? Hàng lậu tiếng Anh là gì? Quy định xử lý đối với hàng hóa nhập lậu? Giải pháp để đấu tranh chống hàng lậu?
Quy định các hành vi bị nghiêm cấm trong hoạt động thủy sản/ Xử phạt vi phạm hành chính hành vi vi phạm quy định về bảo vệ môi trường sống của các loài thủy sản?
Giai đoạn tố tụng [Litigation phase] là gì? Tiếng anh pháp lý? Các giai đoạn tiến hành tố tụng?
Ủy ban nhân dân huyện Bắc Mê ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Bắc Mê? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Bắc Mê mới nhất.
Ủy ban nhân dân huyện Quản Bạ ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Quản Bạ? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Quản Bạ mới nhất.
Ủy ban nhân dân huyện Yên Minh ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Yên Minh? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Yên Minh mới nhất.
Biển xe quân đội màu gì? Biển xe quân đội có tên trong tiếng Anh? Ý nghĩa ký hiệu biển số xe quân sự?
Ủy ban nhân dân huyện Mèo Vạc ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Mèo Vạc? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Mèo Vạcmới nhất.
Ủy ban nhân dân huyện Đồng Văn ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Đồng Văn? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Đồng Văn mới nhất.
Đơn đề nghị công nhận sáng kiến cấp cơ sở là gì? Đơn đề nghị công nhận sáng kiến cấp cơ sở được dùng làm gì? Mẫu đơn đề nghị công nhận sáng kiến cấp cơ sở mới nhất? Hưỡng dân lập đơn đề nghị công nhận sáng kiến cấp cơ sở? Trình tự, thủ tục tiếp nhận, xem xét đơn và xét công nhận sáng kiến cơ sở?
Biểu đồ là gì? Biểu đồ có tên trong tiếng Anh là gì? Các loại biểu đồ? Mục đích của sử dụng biểu đồ?
Ủy ban nhân dân huyện Krông Pa ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Krông Pa? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Krông Pa mới nhất.
Ủy ban nhân dân huyện Phú Thiện ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Phú Thiện? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Phú Thiện mới nhất.
Ủy ban nhân dân huyện Ia Paở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Ia Pa? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Ia Pa mới nhất.
Ủy ban nhân dân huyện Kông Chro ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Kông Chro? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Kông Chro mới nhất.
Ủy ban nhân dân huyện Chư Sê ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Chư Sê? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Chư Sê mới nhất.
Khái quát về tài khoản ngân hàng? Thủ tục đăng ký mở tài khoản ngân hàng cá nhân? Thủ tục đăng ký mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp?
Ủy ban nhân dân huyện Chư Prông ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Chư Prông? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Chư Prông mới nhất.
Tự diễn biến tự chuyển hóa là gì? Biểu hiện của tự diễn biến, tự chuyển hóa? Hướng dẫn làm bài thu hoạch liên hệ bản thân tự diễn biến tự chuyển hóa?
Ủy ban nhân dân huyện Đức Cơ ở đâu? Địa chỉ liên hệ UBND huyện Đức Cơ? Giới thiệu các thông tin cơ bản, thông tin liên hệ của Ủy ban nhân dân huyện Đức Cơ mới nhất.