Tổ chức bản thảo là gì

QUY TRÌNH XUẤT BẢN SÁCH
[THẨM ĐỊNH BIÊN TẬP, THIẾT KẾ MARKET, IN ẤN...]

Bản thảo các đề tài trong cơ cấu Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến sau khi được nghiệm thu, chỉnh sửa hoàn thiện, sẽ chuyển sang các công đoạn tiếp theo của quy trình xuất bản. Để bảo đảm chất lượng ấn phẩm được xuất bản, cần thực hiện nghiêm túc các công đoạn của quy trình.

1. Công tác biên tập:
Bao gồm các công việc:
a. Hiệu đính bản thảo:
- Đọc thẩm định về kết cấu bản thảo, đề xuất chỉnh sửa nếu kết cấu bản thảo chưa hợp lý.
- Thẩm định bản thảo về nội dung tư tưởng, quan điểm, tra cứu tư liệu chỉnh sửa những kiến thức chưa chuẩn xác. Việc chỉnh sửa phải chính xác, có căn cứ khoa học.
- Đề xuất bổ sung những nội dung cần thiết [nếu có] nhằm nâng cao tính khoa học và chất lượng bản thảo.
b. Biên tập nội dung bản thảo
Các bản thảo thuộc Dự án Tủ sách được biên soạn, tuyển chọn trên cơ sở đề cương chi tiết đã được Hội đồng nghiệm thu thông qua. Bản thảo biên soạn xong đã được Hội đồng khoa học nghiệm thu, thông qua và được tác giả [hoặc tập thể tác giả] chỉnh sửa, hoàn thiện sau nghiệm thu. Tuy nhiên, do yêu cầu chất lượng của Tủ sách, bản thảo vẫn cần thiết phải được biên tập kỹ lưỡng.
- Khi nhận bản thảo biên tập, trước hết biên tập viên phải kiểm tra số trang, số tệp bản thảo. Nếu số trang chưa liên tục hoặc chưa đánh số trang, biên tập viên phải đánh số trang liên tục từ trang đầu đến trang cuối bản thảo để tránh thất lạc, nhầm lẫn trong quá trình biên tập và ở các công đoạn tiếp theo.
- Biên tập viên đánh giá kết cấu bản thảo về tính khoa học và hợp lý. Nếu thấy cần chỉnh sửa về kết cấu bản thảo, biên tập viên đề xuất hướng xử lý bằng văn bản và chuyển cho Văn phòng Dự án để trình Tổng Giám đốc duyệt. Nếu đề xuất hợp lý, được duyệt, Văn phòng Dự án sẽ mời tác giả đến cùng biên tập viên gặp gỡ trao đổi, bàn bạc thống nhất việc chỉnh sửa.
- Biên tập viên tiến hành biên tập nội dung bản thảo. Việc biên tập phải đảm bảo chính xác các kiến thức, tính logic và tính nghệ thuật. Văn phong phải rõ ràng, mạch lạc, tuân thủ các quy tắc về ngữ pháp, chính tả tiếng Việt, cách viết hoa, phiên âm tiếng Việt, lấy bộ sách Từ điển Tiếng Việt và Từ điển chính tả Tiếng Việt của tác giả Hoàng Phê, Nhà xuất bản Đà Nẵng làm chuẩn. Việc sửa chữa trực tiếp trên bản thảo bằng bút đỏ, chữ viết, trình bày rõ ràng, tránh gây nhầm lẫn, hiểu sai cho các công đoạn sau.
- Với những nội dung, kiến thức cần chỉnh sửa nhưng chưa thật chắc chắn, biên tập viên cần liên lạc trao đổi trực tiếp thống nhất với tác giả. Những nội dung mà biên tập viên chưa hiểu rõ, cần đánh dấu để xác minh qua tác giả hoặc tra cứu qua các loại từ điển, sách công cụ, không tuỳ tiện cắt bỏ, sửa chữa theo chủ quan của cá nhân.
- Trong trường hợp những đề xuất chỉnh sửa, biên tập bản thảo không đạt được sự thống nhất giữa tác giả và biên tập viên, biên tập viên phải báo cáo Tổng Giám đốc quyết định. Nếu thấy cần thiết, Tổng Giám đốc có thể tham khảo ý kiến của Hội đồng khoa học nghiệm thu bản thảo, Ban Tư vấn chuyên môn hoặc tổ chức hội thảo khoa học.
- Đối chiếu, chỉnh sửa mục lục của sách chính xác theo nội dung bản thảo đã biên tập.
- Sau khi biên tập, biên tập viên phải viết giám định bản thảo theo quy trình biên tập chung và viết tóm tắt nội dung bản thảo để làm căn cứ cho họa sỹ thiết kế bìa sách và phục vụ cho công tác tuyên truyền, quảng bá.
c. Biên tập kỹ thuật, mỹ thuật:
Tuỳ theo tính chất, mức độ hoàn thiện của bản thảo và yêu cầu tổ chức sản xuất, công đoạn biên tập kỹ thuật, mỹ thuật được thực hiện tiếp theo việc biên tập nội dung [nếu bản thảo được sắp chữ, mi trang trước khi biên tập] hoặc thực hiện sau khi sắp chữ, mi trang.
- Đề xuất market cho loại sách mang tính đặc thù [khổ sách, cor chữ, kiểu chữ, chất lượng in ấn]
- Căn cứ vào market chung xây dựng cho các bản thảo cụ thể, biên tập viên đối chiếu, sửa lỗi trình bày.
- Với kinh nghiệm, kiến thức và trách nhiệm của mình, biên tập viên có thể tham gia vào việc trình bày sách do mình biên tập, đề xuất những phương án chỉnh sửa, thay đổi thiết kế kỹ, mỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả về thẩm mỹ cho cuốn sách.
d. Đọc duyệt biên tập:
Bản thảo sau khi biên tập, ra bông sạch, phải được đọc duyệt biên tập lần cuối. Tổng Giám đốc kiêm Tổng Biên tập Nhà xuất bản sẽ trực tiếp đọc duyệt hoặc có thể uỷ quyền cho biên tập viên có kinh nghiệm chuyên môn đọc duyệt biên tập trình Tổng Giám đốc duyệt lần cuối trước khi in, tuỳ theo nội dung, tính chất của từng bản thảo cụ thể.

2. Thiết kế mỹ thuật, trình bày, chế bản:
a. Về trình bày:
- Văn phòng Dự án tổ chức việc thiết kế market trình bày chung cho sách của Tủ sách. Bộ phận sắp chữ, mi trang sẽ căn cứ market để trình bày sách theo quy định thống nhất.
- Trên cơ sở market chung đã được thiết kế, để phù hợp với từng bản thảo về tính chất, thể loại và nội dung, Văn phòng Dự án có thể đề xuất bổ sung thêm các chi tiết về trình bày nhằm nâng cao chất lượng về hình thức của sách.
- Với những bản thảo có tính đặc thù về nội dung, thể loại, phải tổ chức thiết kế market riêng cho từng cuốn sách [khổ sách, kích thước, bát chữ, font chữ, bảng biểu, hình minh hoạ]
b. Thiết kế bìa sách, phụ bản:
- Bìa sách thiết kế phải phù hợp với nội dung sách, phải đẹp, trang trọng, xứng đáng với Tủ sách kỷ niệm 1000 năm Thăng Long - Hà Nội. Các sách của Tủ sách đa phần là sách bìa cứng, do vậy mỗi đầu sách phải thiết kế 2 bìa gồm bìa trong và bìa áo.
- Các phụ bản tranh, ảnh minh hoạ, bản đồ, biểu đồ của sách phải được các chuyên gia mỹ thuật, các hoạ sỹ có kinh nghiệm thiết kế theo yêu cầu về nội dung và trình bày của từng cuốn sách.
- Các ảnh phụ bản, hình minh hoạ phải chỉnh sửa kỹ, bảo đảm chất lượng ảnh. Khi thiết kế, hoạ sỹ phải thu phóng, cắt cúp ảnh theo yêu cầu trình bày, vị trí trong cuốn sách, bảo đảm được tính mỹ thuật cho cuốn sách.
- Tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng cuốn sách, cần thiết kế kiểu dáng hộp sách, trình bày mỹ thuật cho vỏ hộp bảo đảm sự sang trọng, tính thẩm mỹ cho bộ sách.
- Các bìa sách, phụ bản, mẫu mã vỏ hộp phải được chỉnh sửa kỹ về nội dung, trình bày, được duyệt lần cuối trước khi phân màu điện tử, ra phim phục vụ cho việc in ấn.
c. Chế bản, sắp chữ, mi trang:
- Căn cứ market trình bày được thiết kế cho từng bản thảo, người chế bản sắp chữ, mi trang cho bản thảo theo đúng yêu cầu, nội dung của market. Với những bản thảo chưa vào bài [bản thảo viết tay, bản thảo tái bản], người chế bản phải đánh máy vào bài.
- Bản thảo mi trang, ra bông phải sáng sủa, rõ ràng, theo đúng yêu cầu của market trình bày. Việc sửa lỗi trước khi ra bông phải được làm kỹ, tránh sai sót.
- Sửa hết lỗi sau khi đã đọc bông để ra bông mới trước khi giao cho người đọc bông.
- Mỗi bản thảo thông thường được ra 2 bông trước khi ra can, với những bản thảo phức tạp, bản thảo có những yêu cầu riêng phải ra nhiều bông, sẽ có yêu cầu riêng với từng bản thảo cụ thể.
- Thời gian thực hiện công việc chế bản phải được thực hiện đúng hợp đồng, bảo đảm tiến độ chung của quy trình xuất bản.
- Với những bản thảo có phụ bản, hình minh hoạ, Văn phòng Dự án sẽ chuyển file thiết kế phụ bản kèm bản thảo, người chế bản sẽ trình bày phụ bản, hình minh hoạ vào bản thảo theo yêu cầu của market thiết kế.

3. Đọc bông, sửa morat, kiểm tra can
- Bản thảo sau khi biên tập, sắp chữ mi trang phải được đọc bông để sửa lỗi morat.
- Căn cứ để đọc bông là bản thảo gốc đã được biên tập, market trình bày sách. Người đọc bông phải đọc đối chiếu với bản thảo, sửa những lỗi sai về nội dung, chính tả, kỹ thuật, sắp chữ, mi trang.
- Người đọc bông phải phát hiện những sai sót về nội dung, lỗi chính tả, về trình bày để sửa chữa. Bản bông phải nhất quán về chính tả, phiên âm tiếng nước ngoài cho cả cuốn sách. Với những đề xuất chỉnh sửa ngoài phạm vi đọc bông, người đọc bông phối hợp với biên tập viên để thống nhất nội dung và cách chỉnh sửa.
- Bông cuối trước khi ra can được chuyển cho tác giả xem lại lần cuối để chỉnh sửa những sai sót chưa được phát hiện [nếu có], bổ sung những chỗ còn khiếm khuyết.
- Số lượng bông phải đọc thông thường là 2 bông. Với những bản thảo phức tạp phải sửa chữa nhiều, bản thảo có yêu cầu riêng, số lượng bông phải đọc sẽ nhiều hơn tuỳ theo yêu cầu cụ thể của từng bản thảo.
- Sau khi ra can, người đọc bông phải kiểm tra can về nội dung, trình bày so với bản bông cuối và bản thảo gốc. Can phải kiểm tra kỹ về chất lượng để bảo đảm chất lượng in.
- Người đọc bông là người kiểm tra bản can cuối cùng trước khi in.

4. In ấn
- Trước khi đưa in, Văn phòng Dự án phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ in. Hồ sơ in bao gồm:
+ Quyết định xuất bản
+ Phiếu đặt in
+ Bản can [có ghi rõ số trang và chỉ thị bình bản]
+ Các phim phụ bản, phim bìa
+ Market chỉ thị bình bản in, market phụ bản, market bìa
+ Các thông tin ghi trên sách theo Luật Xuất bản
- Phiếu đặt in phải thể hiện rõ các nội dung yêu cầu của sách về kỹ thuật, hình thức sách. Trong phiếu đặt in phải thống kê đầy đủ các thành phần của hồ sơ in, ghi rõ số lượng bản in, loại giấy, quy cách đóng gói, thời gian và địa điểm nhận hàng.
- Nhân viên theo dõi in phải bám sát nhà in để đôn đốc, theo dõi tiến độ, chất lượng in. Kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình in để kịp thời xử lý.
- Sau khi ruột sách và bìa được in xong phải lấy ngay bản mẫu về kiểm tra chất lượng in [cả về nội dung và kỹ thuật], nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo lãnh đạo cơ quan và đề xuất hướng xử lý kịp thời trước khi gia công sách.

5. Đọc kiểm tra lưu chiểu
- Sách sau khi in và nhận hàng, phải được đọc kiểm tra lưu chiểu trước khi phát hành.
- Biên tập viên của cuốn sách là người đọc kiểm tra lưu chiểu và lập phiếu lưu chiểu trình lãnh đạo ký duyệt. Trường hợp người biên tập sách là chuyên gia thuê ngoài, Tổng Giám đốc Nhà xuất bản sẽ phân công biên tập viên Nhà xuất bản đọc kiểm tra lưu chiểu.
Về thanh quyết toán tài chính:
- Tất cả các công việc của quy trình xuất bản đã được xây dựng trong nội dung công việc của Dự án, đã thông qua Sở Văn hoá - Thể thao - Du lịch, Hội đồng Tư vấn khoa học và được Thành phố phê duyệt đơn giá dự toán thực hiện.
- Văn phòng Dự án cùng Phòng Kế toán Tài vụ phải lập hồ sơ theo dõi tài chính cho các công đoạn khi triển khai thực hiện quy trình xuất bản. Hồ sơ bao gồm:
+ Hợp đồng kinh tế
+ Bản thanh lý hợp đồng
+ Các chứng từ thanh quyết toán
Do tính chất quan trọng và yêu cầu chất lượng của Dự án Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến, quy trình xuất bản phải được thực hiện đầy đủ, nghiêm túc.