Khi bắt đầu một dự án CNTT mới thì không một nhà quản lý dự án nào nghĩ dự án của mình sẽ thất bại. Các nhà quản lý dự án luôn có một sự tự tin nhất định để vạch kế hoạch đưa dự án đi đến thành công. Nhưng trong thực tế thì bạn đã nghe nhiều trên các cộng đồng online về các dự án thất bại. Ở Việt Nam vẫn chưa có một con số thống kê chính xác nào về các dự án CNTT thất bại. Theo một số người làm nghề hiện nay có 7 nguyên nhân hàng đầu gây thất bại cho dự án CNTT.
Đâu là nguyên nhân tạo ra các thất bại đó? Có lẽ cần một cái nhìn sâu sắc hơn vào những nguyên nhân gốc rễ sẽ giúp chúng ta tránh hoặc giảm nhẹ những thất bại như cách chúng ta đang cố gắng để đưa ra cam kết ở khi nhận dự án.
Tôi quyết định làm một cuộc khảo sát nhỏ với những người bạn, và một số người làm nghề mà tôi quen biết trên các cộng đồng. Một số người đang đảm nhận công việc Business Analyst, nhà quản lý dự án, giám đốc dự án, các IT Manager, các CIO, các CTO, các quản lý của phòng PMO. Và theo họ có 7 nguyên nhân hàng đầu gây ra thất bại cho dự án CNTT mà tôi xin chia sẻ sau đây.
1] Dự án vượt quá ngân sách cho phép
Theo khảo sát, đây là nguyên nhân phổ biến nhất và rất khó khăn. Một dự án vượt quá ngân sách 10% có thể được khách hàng chấp nhận [với những dự án nội bộ thì khách hàng chính là Sponsor]. Tuy nhiên, một dự án vượt quá ngân sách trên 50% thì hầu như là một thảm hoạ, có thể không bao giờ được khách hàng chấp nhận.
Vậy làm thế nào để tránh điều này trong dự án của mình? Việc lên kế hoạch để quản lý ngân sách là công việc ưu tiên cao trong giai đoạn lên kế hoạch. Chìa khoá ở đây là bạn cần ưu tiên công việc quản lý ngân sách lên hàng đầu để giám sát ở mỗi tuần làm việc. Hàng tuần thực hiện công việc xem xét, phân tích, và dự báo ngân sách sẽ giúp Business Analyst, Project Manager duy trì ngân sách có thể quản lý được. Điều này không tạo ra cho người chịu trách nhiệm tài chính sự ngạc nhiên khi nhận được thông báo ngân sách bị đội lên 50%.
Đọc thêm: Các bước cần có để phát triển một Project Plan
2] Thời gian phát triển và triển khai dự án vượt ra ngoài lộ trình kế hoạch
Tiếp theo vấn đề thường gặp nhất ở trên – dự án đã đi quá xa so với lộ trình được ghi trong kế hoạch. Có nhiều nguyên nhân gây ra điều này như: công việc không được lên kế hoạch nhưng thực sự có thể thay đổi thứ tự ưu tiên, thay đổi giải pháp, nỗ lực làm việc kém so với ước tính, thành viên tham gia dự án thiếu các kỹ năng để thực hiện công việc đúng thời hạn,… nhiều khi lý do đến từ việc thiếu khai báo trong kế hoạch. Vậy bạn làm gì để các công việc được theo dõi? Nếu nhận ra sự việc quá muộn hoặc hành động khắc phục không kịp thời khi dấu hiệu đầu tiên của một vấn đề lịch trình xảy ra, sau đó có khả năng không điều gì có thể được hoàn thành. Bạn tiếp tục di chuyển về phía trước bởi vì bạn cần phải làm vậy nhưng bạn sẽ gặp nhiều khó khăn để đưa dự án trở lại dòng thời gian thích hợp.
Đọc thêm: Kỹ thuật sắp xếp độ ưu tiên MoSCoW
3] Yêu cầu nghiệp vụ của dự án xác định quá kém
Yêu cầu nghiệp vụ là mạch máu của dự án. Yêu cầu tốt, rõ ràng là cơ sở để ước lượng kích thước dự án và ước lượng giá cả, là cơ sở để xây dựng lịch trình, xây dựng các giải pháp phù hợp cho khách hàng, nhận biết thay đổi xảy ra có nằm trong hoặc ngoài phạm vi của dự án, cách tiếp cận đúng để thử nghiệm các giải pháp, và đưa ra các giải pháp đáp ứng yêu cầu người dùng cuối của khách hàng. Nếu yêu cầu được xác định có chất lượng kém, thì sau đó bất kỳ hoặc tất cả các công việc có thể bị bỏ lỡ. Khi điều đó xảy ra, dự án sẽ đối diện với nhiều vấn đề hoặc thách thức, có thể là một số tiền khá đắt để chi trả cho hoạt động re-work.
Đọc thêm: Quản lý yêu cầu: Một chìa khoá thành công cho dự án
4] Khách hàng không sẵn sàng để bắt đầu
Đôi khi khách hàng chỉ là không chuẩn bị sẵn sàng để bắt đầu. Điều này xảy ra một lần với tôi khi phân tích kinh doanh và tôi đã làm việc định nghĩa yêu cầu với khách hàng. Họ không sẵn sàng vì họ chưa hiểu rõ các giải pháp tiềm năng để kết nối với chúng tôi về quy trình kinh doanh của họ, cách họ truyền tải các yêu cầu dự án thực tế và một thiết kế chức năng phù hợp với yêu cầu kinh doanh. Tôi đã phải dừng dự án và xếp lịch đào tạo một số khách hàng.
Tương tự như vậy, đôi khi khách hàng nói rằng họ đã sẵn sàng, nhưng họ vẫn cần có thêm thời gian để thống nhất những yêu cầu nghiệp vụ nhỏ từ phía của họ hoặc thậm chí có một số vấn đề hoàn toàn không liên quan đến các dự án mà đang được nhận để đưa ra độ ưu tiên hàng đầu. Tôi đã chứng kiến điều này nhiều lần trong tư vấn thực tế của tôi với khách hàng mà tôi có cơ hội làm việc. Kết quả cuối cùng là thời gian và nỗ lực và ngân sách bị lãng phí liên quan đến công việc mà về cơ bản sẽ được loại trừ gần như hoàn toàn trong giai đoạn phát triển và triển khai, để lại cho dự án một mớ hỗn độn khi công việc được khởi động lại.
Đọc thêm: Cách Project Manager quản lý Stakeholder khó tính
5] Nguồn lực nhân sự phân công vào dự án không đáp ứng như đã yêu cầu
Khi dự án được bắt đầu với một team không đáp ứng so với yêu cầu, đây có thể là một sự việc cực kỳ đau đầu. Khi bạn nhận được sự phân bổ các thành viên tham gia dự án từ tổ chức, bạn nhận ra có một số thành viên không có kỹ năng hoặc kinh nghiệm đáp ứng theo yêu cầu. Để dự án bắt đầu bạn cần có những con người có đủ kỹ năng và kinh nghiệm càng sớm càng tốt. Vậy bạn sẽ làm gì? Có thể bạn yêu cầu thay đổi nhân sự hoặc tiến hành đào tạo họ. Nhưng những việc như vậy luôn tiêu tốn nhiều thời gian và điều này gây ra việc trì hoãn tiến độ của dự án.
6] Ước lượng không chuẩn xác các công việc cần thực hiện
Đây có thể là một vấn đề khá phổ biến. Thông thường, dự toán ban đầu được thực hiện bởi một người quản lý kinh doanh hoặc người kỹ thuật hỗ trợ bán hàng, và thường rất ít có sự tham gia của quản lý dự án, phân tích kinh doanh hoặc các chuyên gia kỹ thuật. Thường họ cho rằng công việc ước tính ban đầu là cơ sở để định giá các nỗ lực. Bạn không thể viết lệnh thay đổi nếu các nỗ lực đã không được phép thay đổi. Kết quả cuối cùng là một dự án đi ra khỏi ngân sách, tuy công việc được thực hiện theo kế hoạch nhưng lại không có đủ thời gian và chi phí để trang trải. Đó cũng là nguyên nhân gây ra sự thất bại của dự án.
7] Các dự án đã không nhận được sự hỗ trợ thích hợp của tổ chức
Các cam kết cho dự án mà không nhận được sự hỗ trợ từ tổ chức thì thật khó có thể duy trì tính khả thi lâu dài. Chi phí và nhân sự sẽ là một vấn đề, và sự tin tưởng của khách hàng sẽ bị ảnh hưởng nếu như họ ý thức được rằng dự án không có sự hỗ trợ tốt từ lãnh đạo cấp cao của tổ chức chuyển giao. Lý do cho điều này có thể là dự án không phù hợp với năng lực cốt lõi của tổ chức chuyển giao hoặc có thể hướng đang lên kế hoạch cho dự án cam kết tương lai. Dù bằng cách này hay vì lý do gì, dự án đều có khả năng thất bại.
Đọc thêm: Những kỹ năng cần phải có của một Project Manager chuyên nghiệp
Đây là những lý do hàng đầu cho sự thất bại của dự án từ nhiều đồng nghiệp, những người trong nghề đã tham gia cuộc khảo sát của tôi. Còn nguyên nhân hàng đầu của bạn là gì? Thật thú vị khi nhận được phản hồi của bạn để chúng ta có thể bổ sung vào một danh sách hoàn chỉnh hơn.
APEX Learning Content Development Team
Lập và quản lý dự án công nghệ thông tin
Mẫu dự án công nghệ thông tin bao gồm phần thuyết minh dự án và trình bày chi tiết về thiết kế của dự án giúp cho nhà đầu tư có cơ sở để xét duyệt cho dự án này. Dự án công nghệ thông tin được lập ra để đưa ra những đề xuất mới, sáng tạo, cải tiến hơn nhằm hạn chế và phòng ngừa các rủi ro sau này. Mời bạn đọc tham khảo chi tiết trong bài viết của Hoatieu.vn.
Tìm hiểu về dự án công nghệ thông tin
Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội.
Dự án ứng dụng công nghệ thông tin là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp cho hệ thống hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu nhằm đạt được sự cải thiện về tốc độ, hiệu quả vận hành, nâng cao chất lượng dịch vụ.
3. Đặc điểm dự án công nghệ thông tin
Dự án công nghệ thông tin có những đặc điểm sau:
- Xuất hiện cùng sự ra đời của công nghệ thông tin như một điều tất yếu.
- Tuân theo quy trình PMI: Khởi tạo - Lập kế hoạch - Thực hiện - Theo dõi & Kiểm soát - Kết thúc Dự án.
- Yếu tố phối hợp: Phần cứng - Phần mềm - Mạng - Con người.
- Coi trọng Truyền thông: Bên cạnh việc kiểm soát thời gian, quản lý ngân sách, ứng biến rủi ro thì linh hoạt trong truyền thông cũng là điều mà bất cứ dự án nào cần coi trọng, đặc biệt với lĩnh vực CNTT.
- Tuy việc công nghệ thay đổi hàng ngày, hàng giờ đang mang lại những giá trị mới cho nhân loại nhưng chúng vốn tiềm ẩn nhiều rủi ro khiến các dự án CNTT gặp khó khăn, phải đổi hướng hay thậm chí là thất bại.
- Khi một yêu cầu thay đổi nhỏ về phần mềm hay phần cứng không được truyền đạt nhanh – đủ tới các đối tượng liên quan thì hậu quả sẽ vô cùng nghiêm trọng. Trong khi những rắc rối vô hình từ vấn đề công nghệ gây ra thường khó kiểm soát thì yếu tố con người luôn ổn định hơn cả. Sự phối hợp truyền thông và xử lý tình huống của người quản lý luôn đóng vai trò giải quyết đáng kể các rủi ro mà đặc thù lĩnh vực mang lại.
- Vòng đời triển khai ngắn: Không giống như những sản phẩm của dự án xây dựng cơ bản có thời gian sử dụng đến vài chục năm, sản phẩm của các dự án CNTT thường có vòng đời ngắn hơn khi va phải yếu tố lạc hậu về công nghệ, yêu cầu người dùng thay đổi. Như vậy một dự án CNTT có thể quay vòng nhiều lần để nâng cấp theo kịp sự phát triển.
- Kết hợp đào tạo: Sau khi hoàn thiện sản phẩm cũng như đi vào bàn giao, những người thực hiện dự án phần mềm hay ứng dụng công nghệ thông tin còn phải lên kế hoạch, chuẩn bị tài liệu cũng như các phương pháp đào tạo người dùng. Một sản phẩm CNTT sẽ trở nên vô dụng khi nó không được sử dụng hiệu quả.
4. Phân loại quản lý dự án CNTT
Dự án công nghệ thông tin nhận biết được rủi ro công nghệ, rủi ro truyền thông, tập trung vào yếu tố con người sẽ giúp dự án khắc phục được các bất ổn tiêu cực mà đặc thù ngành mang lại. Quản lý dự án CNTT có 2 loại như sau:
- Dự án phần cứng: Triển khai lắp đặt, đưa trang thiết bị công nghệ, phần cứng vào hoạt động [VD: Dự án lắp đặt hệ thống xử lý nước thải....]
- Dự án phần mềm: Triển khai ứng dụng phần mềm vào hoạt động quản lý, an ninh, hoạt động sản xuất [VD: Dự án an ninh mạng, xây dựng cơ sở dữ liệu…..]
5. Mẫu dự án công nghệ thông tin
I. PHẦN THUYẾT MINH DỰ ÁN:
1. Giới thiệu dự án:
1.1. Tên dự án:
1.2. Mục tiêu đầu tư dự án: nêu tóm tắt
1.3. Các căn cứ pháp lý: Căn cứ liên quan trực tiếp đến dự án [quyết định hoặc văn bản chấp thuận chủ trương đầu tư, quyết định chỉ định thầu tư vấn...].
1.4. Tổng mức đầu tư:
1.5. Thời gian thực hiện dự án:
1.6. Chủ đầu tư:
1.7. Cơ quan chủ quản chủ đầu tư:
1.8. Đơn vị tư vấn:
2. Sự cần thiết đầu tư dự án
2.1. Mục tiêu đầu tư dự án: Nêu cụ thể
2.2. Khảo sát và phân tích hiện trạng:
- Cơ cấu tổ chức: Liệt kê các Phòng, Ban, đơn vị, các cơ quan bên ngoài liên quan đến hệ thống [dạng sơ đồ], mô tả sơ lược các chức năng nhiệm vụ liên quan đến nội dung sẽ đầu tư.
- Quy trình tổ chức quản lý và xử lý nghiệp vụ: mô tả sơ bộ quy trình tổ chức và xử lý nghiệp vụ liên quan đến nội dung sẽ đầu tư trong hệ thống.
- Hạ tầng kỹ thuật của các phòng ban thuộc hệ thống sẽ đầu tư: Các thông số kỹ thuật của thiết bị và đánh giá khả năng tận dụng cho hệ thống sẽ đầu tư.
- Hồ sơ, dữ liệu liên quan đến nội dung đầu tư, yêu cầu và cơ chế trao đổi dữ liệu giữa các phòng ban và với đơn vị bên ngoài.
- Các cơ sở dữ liệu, khả năng tích hợp với hệ thống sẽ xây dựng.
- Các ứng dụng: liệt kê các ứng dụng, các vấn đề được ứng dụng. Đánh giá khả năng tích hợp hệ thống sẽ xây dựng.
- Nhân lực, đánh giá khả năng thích hợp với hệ thống.
2.3. Sự cần thiết đầu tư:
2.4. Các điều kiện khó khăn và thuận lợi:
3. Quy mô đầu tư:
Các hạng mục đầu tư: Trình bày về các hạng mục cần đầu tư [nếu có]
3.1. Hạ tầng kỹ thuật: Nêu quy cách chủ yếu của các hạng mục hạ tầng kỹ thuật [máy chủ, máy trạm, hạ tầng thiết bị mạng, các thiết bị ngoại vi, thiết bị chống sét và thiết bị đảm bảo an ninh...].
3.2. Các phần mềm sử dụng: Các phần mềm hệ thống, phần mềm ứng dụng, xác định đối tượng và nghiệp vụ sử dụng, sơ đồ triển khai.
3.3. Cơ sở dữ liệu: mô tả các hạng mục dữ liệu, kiểu dữ liệu, đối tượng và mục đích sử dụng, phương pháp kế thừa các dữ liệu đã có và tích hợp các dữ liệu của các chuyên ngành liên quan.
3.4. Đào tạo nhân lực hệ thống: Xác định đối tượng đào tạo và nội dung cần đào tạo
4. Phân tích và định hướng lựa chọn công nghệ
4.1. Phân tích và lựa chọn công nghệ mạng tính phổ biến hoặc mới, phù hợp với mục tiêu đầu tư, trong đó:
- Các công nghệ hạ tầng kỹ thuật mang tính định hướng.
- Phần thu thập và xây dựng dữ liệu, xác định sơ bộ phương án kỹ thuật.
- Giải pháp phần mềm ứng dụng cần thiết.
4.2. Phân tích hiệu quả của hệ thống sau khi được đầu tư.
5. Tổng mức đầu tư của dự án
5.1. Các căn cứ xác định tổng mức đầu tư: Phần này nêu các văn bản pháp lý, các qui định về định mức chi phí phục vụ cho dự toán kinh phí.
5.2. Xác định tổng mức đầu tư
- Chi phí đầu tư:
- Chi phí lắp đặt.
- Chi phí máy móc, thiết bị.
- Chi phí mua sắm phần mềm, tạo cơ sở dữ liệu
- Chi phí đào tạo
- Các chi phí khác: chi phí chuẩn bị đầu tư [khảo sát, lập dự án, thẩm định...]
- Nguồn vốn đầu tư
- Phân kỳ đầu tư [nếu có]
6. Tổ chức thực hiện, cơ chế quản lý và khai thác dự án đầu tư
6.1. Tiến độ thực hiện dự án
6.2. Kiến nghị hình thức quản lý thực hiện dự án
6.3. Phân tích các rủi ro và biện pháp phòng ngừa
6.4. Cơ chế quản lý, khai thác dự án sau khi hoàn thành: tổ chức bộ máy quản lý, nguyên tắc tổ chức và điều hành...
II. PHẦN THIẾT KẾ CƠ SỞ:
1. Tóm tắt nhiệm vụ thiết kế
5.1. Tóm tắt mối liên hệ của công trình với hiện trạng và qui hoạch tổng thể:
- Số liệu hiện trạng [liệt kê cụ thể số liệu hiện trạng liên quan đến các hạng mục đầu tư]
- Giới thiệu các qui hoạch hoặc dự án trước đây có liên quan
- Mối liên hệ của dự án so với hiện trạng
- Mối quan hệ của dự án so với dự án có liên quan khác và qui hoạch tổng thể.
- Xác định khả năng kế thừa.
5.2. Nhu cầu xây dựng
2. Danh mục các chuẩn, tiêu chuẩn áp dụng
Liệt kê và mô tả các chuẩn cho từng hạng mục đầu tư: chuẩn ccông nghệ, các tiêu chuẩn kỹ thuật, các định mức đơn giá áp dụng [đối với các chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng cần phân tích rõ lý do áp dụng]
2.1. Các căn cứ pháp lý:
2.2. Thời gian thực hiện dự án:
2.3. Chủ đầu tư:
2.4. Cơ quan chủ quản chủ đầu tư:
2.5. Đơn vị tư vấn:
3. Công nghệ và lựa chọn giải pháp
3.1. Thuyết minh về công nghệ: Phân tích việc lựa chọn công nghệ dựa trên định hướng công nghệ của phần thuyết minh dự án, phân tích để chọn công nghệ phù hợp cho các hạng mục đầu tư trên các mặt: sự phù hợp chức năng công nghệ với yêu cầu của dự án, tính mở, khả năng kế thừa, khả năng tích hợp, khả năng triển khai, tính kinh tế...
3.2. Thuyết minh giải pháp và các sơ đồ, bản vẽ giải pháp: Thuyết minh việc lựa chọn giai pháp nền, giải pháp thiết kế
4. Thuyết minh và các sơ đồ
4.1. Sơ đồ bản vẽ
- Sơ đồ hệ thống: trình bày các khối chức năng
- Thuyết minh sơ đồ hệ thống: thuyết minh các chức năng từng khối, mối quan hệ giữa các khối.
- Phương pháp kế thừa và tích hợp hệ thống, phương án bảo mật: trình bày phương án kế thừa hệ thống hiện tại và tích hợp các hệ thống liên quan, phương án bảo mật của hệ thống.
4.2. Thành phần hệ thống:
Thuyết minh thành phần của hệ thống và các sơ đồ, bản vẽ: Thành phần hệ thống có thể bảo gồm một hoặc nhiều các nội dung sau:
- Hạ tầng kỹ thuật [máy chủ, máy trạm, mạng và thiết bị mạng, các thiết bị ngoại vi...], các bản vẽ và thuyết minh.
- Phần mềm hệ thống; trình bày đối tường và mục đích sử dụng
- Phần mềm ứng dụng: Phân tích chức năng, đối tượng và mục đích sử dụng
- Cơ sở dữ liệu
5. Danh mục các thiết bị, hạng mục đầu tư
5.1. Hạ tầng kỹ thuật: danh mục thiết bị, thông số kỹ thuật, khối lượng
5.2. Dữ liệu, khối lượng dữ liệu
5.3. Danh mục các phần mềm
5.4. Đào tạo: đối tượng, nội dung, phương án đào tạo, dự kiến kinh phí và kết quả đào tạo.
Trên đây, Hoatieu.vn đã phân tích và giúp bạn đọc tìm hiểu về Mẫu dự án công nghệ thông tin. Bài viết chỉ mang tính tham khảo, tùy tình huống thực tế có các căn cứ pháp lý khác, nên sẽ có sự sai biệt với nội dung giới thiệu trên.
Mời bạn đọc tham khảo các bài viết liên quan tại mục Dân sự mảng Hỏi đáp pháp luật của HoaTieu.vn: