24/08/2021 0 Comments
Là một hệ quản trị CSDL.Nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office 2010Phần loại:.accdb[phiên bản 2000-2003 có phần loại.mdb]Các loại đối tượng cơ bản trong tập tin CSDL Access:Tables[bảng]: dùng để chứa dữ liệu.
Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng access 2010
Forms[biểu mẫu]: dùng để hiển thị và cập nhật dữ liệu.Queries[mẫu hỏi]: dùng để truy vấn dữ liệu.Reports[báo cáo]: dùng để tạo báo cáo.3. BACKSTAGE VIEW:
Backstage View được giới thiệu từ bản Office 2010. Bạn có thể mở Backstage View bằng cách chọn thẻ File trong cửa sổ ứng dụng của các ứng dụng trong bộ Office 2010.
4. TẠO TẬP TIN CSDL MỚI:
ChọnFile>New>Blank databaseNhập tên tập tinNháy biểu tượng thư mục để chọn thư mục lưu tập tinNháy nútCreate Bạn cũng có thể tạo tập tin CSDL mới dựa theo những mẫu [templates] có sẵn.
ChọnFile>OpenĐịnh vị thư mục chứa tập tinChọn tập tin sau đó nháy nútOpen
6. MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA MICROSOFT ACCESS 2010:
Bên trái thanh tiêu đề là thanh công cụ truy cập nhanh [Quick Access Toolbar] chứa các nút lệnh được sử dụng thường xuyên. Bạn có thể bổ sung các nút lệnh vào thanh công cụ này bằng cách chọn lệnh tương ứng trong bảng chọnCustomize Quick Access Toolbar.
Ngay dưới thanh tiêu đề làRibbonbao gồm các thẻ [Tab]. Mỗi thẻ có thể chứa nhiều nhóm chức năng [Group] với các nút lệnh tương ứng. Một số nhóm có thể cóDialog box lauchermà khi nháy vào sẽ mở ra một hộp thoại tương ứng.Để xem nội dung của một đối tượng [Table, Form, Query, Report] bạn nháy đúp vào tên đối tượng. Nội dung của đối tượng sẽ được hiển thị ở khung bên phải.
ChọnFile
>Save & PublishChọnSave Database AsChọn định dạng tập tin muốn lưuNháy nútSave AsChọnFile>OptionsChọnGeneralChọn định dạng file mặc địnhDefault file format for Blank DatabaseChọn thư mục mặc địnhDefault database folder ChọnFile>Close Database ChọnFile>ExitTải các file thực hành tại đâyTạo thư mụcAccess Databasetrên ổ đĩa D:ChọnAccess Databaselà thư mục lưu file mặc định.
TH2:Sử dung Navigation Pane
Mở tập tintask_list.accdbNháyShutter Bar Open/Close Buttonđể mở Navigation PaneMở bảng chọn Navigation PaneTrong phầnNavigate To CategorychọnObject Type.Trong phầnFilter By GroupchọnAll Access Objectsđể hiển thị tất cả các đối tượng trong tập tin theo từng loạiTrong phầnNavigate To CategorychọnObject Type.Trong phầnFilter By GroupchọnTablesđể hiển thị tất cả các đối tượng bảng trong tập tinNháy double mở các bảngLần lượt cho hiển thị và mở các đối tượng biểu mẫu, mẫu hỏi và báo cáo.Trong phầnNavigate To CategorychọnTables and Related Viewsđể hiển thị các đối tượng bảng và các đối tương liên quan.Đóng các đối tượng. Đóng tập tin CSDLThoát khỏi Microsoft AccessBÀI 2: CẤU TRÚC BẢNG
1. CÁC KHÁI NIỆM CHÍNH:
Các khái niệm sau đây liên quan đến cấu trúc bảng:Trường[Field]: mỗi cột của bảng được gọi là một trườngBản ghi[Record]: mỗi dòng của bảng được gọi là một bản ghiKiểu dữ liệu[Data Type]: kiểu của dữ liệu lưu trong một trườngMicrosoft Access 2010 hỗ trợ 11 kiểu dữ liệu liệt kê trong bảng dưới đây và một tùy chọn thứ 12, Lookup Wizard, dùng để lấy dữ liệu cho trường từ bảng liên kết.Khóa chính[Primary Key]:Là một hoặc nhiều trườngDùng để xác định duy nhất mỗi hàng của bảng
2. TẠO CẤU TRÚC BẢNG:
2.1. Các chế độ làm việc chính của bảng:
Chế độ thiết kế [Design View]Chế độ trang dữ liệu [Datasheet View]2.2. Tạo cấu trúc bảng trong chế độ thiết kế:
Mở hoặc tạo mới tập tin CSDLChọnCreate>Table DesignKhai báo các trường, mỗi trường cần khai báo:Tên trường [Field Name][bắt buộc]Kiểu dữ liệu [Data Type][bắt buộc]Mô tả [Description][tùy chọn]Các tính chất của trường [Field Properties][tùy chọn]Thiết lập các tính chất của bảng [Table Properties][tùy chọn]Chỉ định khóa chínhLưu bảng
2.3. Các tính chất của trường:
Field Size:Kiểu Text: xác định số ký tự tối đa [mặc định là 255]Kiểu Number: xác định kiểu dữ liệu số [Byte, Long Integer, Double, Decimal, ...]New Values[AutoNumber]:Increment: bắt đầu từ 1 sau đó tăng thêm 1 cho mỗi bản ghi mớiRandom: gán giá trị ngẫu nhiên [duy nhất] cho mỗi bản ghi mớiFormat: định dạng dữ liệu của trường khi hiển thị trên màn hìnhPresision[Number, Decimal]: số chữ số tối đa có thể được lưu trữ [mặc định là 18]Scale[Number, Decimal]: số chữ số được lưu trữ ở phần bên phải dấu chấm thập phân, giá trị này phải nhò hơn hoặc bằng giá trị PresisionDecimal Places[Number; Currency; Calculated]: số chữ số thập phân Access hiển thịInput Mask[Text; Number; Date/Time; Currency]: xác định mẫu nhập liệu [Ví dụ: __/__/__ ]Caption: xác định tên đầy đủ của trường, được dùng trên Forms và ReportsDefault Value: xác định một giá trị mặc định cho trườngValidation Rule: xác định điều kiện ràng buộc cho trường [Ví dụ: >=0 and Validation Text: văn bản thông báo được hiển thị khi người dùng nhập hay cập nhật dữ liệu của trường mà vi phạm điều kiện ràng buộc đối với trườngRequired:Yes: bắt buộc phải nhập dữ liệu cho trườngNo: chấp nhận giá trị nullAllow Zero Length[Text; Memo; Hyperlink]: chấp nhận phép xâu rỗngIndexed: thiết lập chỉ mục cho trườngUnicode Compression: cho phép lưu trữ ký tự Unicode dưới dạng nén [1 Byte]IME Mode,IME Sentence Mode: hỗ trợ các ngôn ngữ tượng hình Châu ÁSmart Tags: xác định các thao tác người dùng có thể thực hiện khi trường được hiển thịText Align: căn lề dữ liệu khi hiển thịText Format[Memo]: xác định kiểu văn bản [Plain Text/Rich Text]
2.4. Thiết lập điều kiện ràng buộc cho bảng:
Trên khung Property Sheet có hai tính chất quan trọng mà bạn có thể thiết lập cho bảng làValidation RulevàValidation Textnhằm áp dụng các ràng buộc đối với dữ liệu giữa các trường của một bản ghi. Giả sử trong bảng có hai trườngNgayDenvàNgayDi, bạn có thể thiết lập điều kiện ràng buộc Validation Rule như sau:NgayDen .
Mở bảng trong chế độ thiết kếChọn một hoặc nhiều trườngChọn thẻTable Tools DesignTrong nhómTools, nháyPrimary Key
2.6. Lưu bảng:
Nháy nút lệnh Save trên Quick Access ToolbarNhập tên bảng vào hộp thoại Save AsNháy OKNếu bạn chưa chỉ định khóa chính, Access sẽ hiển thị một thông báo nhắc nhở, và nếu bạn đồng ý, Access sẽ tự động tạo ra trường ID kiểu AutoNumber để làm khóa chính cho bảng của bạn.
Nếu bạn đang trong chế độ thiết kế, nháyViewtrong nhómViewstrên thẻTable Tools Designhoặc thẻHomeđể chuyển sang chế độ trang dữ liệu
Nếu bạn đang trong chế độ trang dữ liệu. nháyViewtrong nhómViewstrên thẻTable Tools Fieldshoặc thẻHomeđể chuyển sang chế độ thiết kế
Mở hoặc tạo mới tập tin CSDLChọnCreate>TableMặc định Access tạo sẵn trườngIDkiểuAutoNumberdùng làm khóa chính. Bạn có thể đổi tên của trường này bằng cách nháy chuột phải vào tên trường, chọnRename Field.NháyClick to Addđể thêm trường mới, chọn kiểu dữ liệu, nhập tên trường.Thiết lập các tính chất của trường bằng cách sử dụng các lệnh trong các nhómProperties,FormattingvàField Validationtrên thẻTable Tools FieldsNháyValidationtrong nhómField Validationtrên thẻTable Tools Fieldscho phép bạn thiết lập các điều kiện ràng buộc cho trường [Field Validation Rule] và điều kiện ràng buộc giữa các trường trong một bản ghi [Record Validation Rule]Thiết lập các thuộc tính bảng bằng cách chọn thẻTable Tools Table, nháyTable Properties
2.9. Đóng bảng:
Nháy nútClose Windowđể đóng cửa sổ chứa bảng.NhómToolstrong thẻTable Tools Designcung cấp các lệnh để thay đổi cấu trúc bảng.Để thực hiện các thao tác trong mục này, bạn nhày chuột phải vào bảng trênNavigation Pane, chọnDesign Viewđể mở bảng trong chế độ thiết kế.Chọn các trường:Nháy vào ô màu xám ngay bên trái tên trường để chọn một trườngDùngCtrl+ Shift + NháyhoặcCtrl+ Nháyđể chọn nhiều trường.Thay đổi tên, kiểu dữ liệu, mô tả, các tính chất của trường:Nháy vào ô tương ứngThực hiện chỉnh sửaThêm trường vào cuối:Nháy vào dòng trống đầu tiên trong cột Field NameKhai báo trường mớiChèn thêm một hoặc nhiều trường vào giữa:Chọn một hoặc nhiều trường tại vị trí muốn chènNháy Insert RowsKhai báo các trường mớiThay đổi vị trí các trường:Chọn các trườngKéo thả các trường đến vị trí mớiXóa các trường:Chọn các trườngNháy Delete Rows hoặc ấn phím DeleteXác nhậnThay đổi khóa chính:Chọn các trường dùng làm khóa chính mớiNháy Primary Key
Nhóm Add & Delete trên thẻ Table Tools Fields cung cấp các lệnh đểthay đổi cấu trúc bảng.Để thực hiện các thao tác trong mục này, bạn nháy đúp vào bảng trên Navigation Pane để mở bảng trong chế độ trang dữ liệu.Chọn các trường:Nháy vào tên trường để chọn một trườngKéo thả chuột để chọn nhiều trường liên tiếp nhau.Thêm trường vào cuối:Nháy Click to AddKhai báo trường mớiChèn thêm trường vào giữa:Nháy vào ô bất kỳ thuộc trường tại vị trí cần chènNháy vào một kiểu dữ liệu hoặc chọn từ danh sáchMore Fieldstrong nhómAdd & Deletetrên thẻTable Tools FieldsKhai báo trường mớiXóa trường:Chọn các trườngNháy Delete hoặc ấn phím DeleteXác nhận
4. ĐỔI TÊN VÀ XÓA BẢNG:
Bạn chỉ có thể đổi tên hoặc xóa bảng sau khi đã đóng bảng.Nháy chuột phải vào bảng trên Navigation PaneChọn RenameNhập tên mớiẤn EnterNháy chuột phải vào bảng trên Navigaiton PaneChọn DeleteXác nhậnTải tập tin CSDL tại đây://www.4shared.com/rar/BTbthr8gba/lesson02.html1. Mở tập tin HelloWorld.accdb trong gói dữ liệu đã tải về2. Tạo bảng có cấu trúc như sau:3. Lưu bảng với tên Tasks4. Thiết lập điều kiện ràng buộc cho bảng thỏa điều kiệnDueDate > StartDate5. Lưu và đóng bảng6. Đóng tập tin CSDL và thoát khỏi Access
Để hạn chế sự dư thừa dữ liệu, thay vì lưu trữ tất cả thông tin trong cùng một bảng, ta chia ra lưu trữ trong nhiều bảng. Khi cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng, ta liên kết các bảng lại với nhau.Tạo liên kết giữa các bảng/mẫu hỏi trong tập tin CSDL Access còn mang lại những lợi ích sau:Cho phép tổng hợp dữ liệu từ nhiều bảng/mẫu hỏi.Đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu. Khi hai bảng được liên kết với nhau, nếu bạn xóa hay điều chỉnh một bản ghi trong một bảng thì các bản ghi tương ứng trong bảng liên kết sẽ tự động bị xóa hoặc điều chỉnh theo.Để có thể tạo liên kết giữa hai bảng, giữa hai bảng phải có một trường "giống nhau" theo nghĩa hai trường này phải chứa dữ liệu giống nhau, mặc dù tên trường có thể khác nhau.Thực hiện tạo liên kết giữa hai bảng như sau:1.Mở tập tin CSDL có chứa các bảng/mẫu hỏi cần liên kết
Nếu là lần đầu tiên tạo liên kết cho các bảng trong tập tin, hộp thoạiShow Tablesẽ tự động xuất hiện, ngược lại bạn sẽ không thấy hộp thoạiShow Table.Muốn mở lại hộp thoạiShow Table, bạn phải nháy lệnhShow Tabletrong nhómRelationshipstrên thẻRelationship Tools Design3.Chọn các bảng/mẫu hỏi trên hộp thoại Show Table mà bạn muốn tạo liên kết.
Để chọn một bảng/mẫu hỏi, bạn chọn bảng/mẫu hỏi sau đó nháy nút Add.Để chọn nhiều bảng/mẫu hỏi cùng lúc, bạn dùng kết hợp phím Shift hoặc Ctrl.Chọn xong nháy nút Close để đóng hộp thoại.4.Kéo thả chuột giữa hai bảng/mẫu hỏi để tạo liên kết. Khi thả chuột, hộp thoạiEdit Relationshipsxuất hiện. Bạn thực hiện các công việc sau đây trên hộp thoại:
Kiểm tra hai trường dùng để liên kết hai bảng/mẫu hỏi có chính xác không.Đánh dấu các mụcEnforce Referential Integrity,Cascade Update Related Fields,Cascade Delete Related Recordsđể buộc Access kiểm tra tính nhất quán của dữ liệu khi sửa hoặc xóa.Nháy nútCreateđể tạo liên kết.5.Chỉnh sửa liên kết: Nháy chuột phải vào đường liên kết sau đó chọn:
Edit Relationships: chỉnh sửa liên kết. Hộp thoại Edit Relationships sẽ xuất hiện trở lại.Delete: Xóa liên kết.6.Lưu và đóng cửa sổ liên kết:Nháy lệnhSavetrênQuick Access Toolbarđể lưu.Nháy nútClosetrên cửa sổ liên kết hoặc nútClosetrong nhómRelationshipstrên thẻRelationship Tools Designđể đóng cửa sổ liên kết.
Cập nhật dữ liệu là các thao tác thêm, sửa, xóa bản ghi của bảng.
1. Nháy vào ô trống đầu tiên của dòng trống đầu tiên trong bảng 2. Nhập dữ liệu vào các ô của bản ghi mới, từ trái sang phảiNếu việc di chuyển đến dòng trống đầu tiên trong bảng gặp khó khăn do có nhiều bản ghi đã được nhập vào bảng, bạn có thể bắt đầu thêm bản ghi mới bằng cách nháy lệnhNewtrong nhómRecordstrên thẻHomehoặc ấn tổ hợp phímCtrl++Khi bắt gặp trườngAutoNumber, bạn không cần nhập bất cứ dữ liệu gì mà chỉ cần ấnEnterđể chuyển qua trường kế tiếp.
1. Nháy vào ô màu xám ngay bên trái để chọn bản ghi. 2. Nháy chuột phải chọnDelete Recordhoặc ấn phímDelete 3. Xác nhận
Bạn có thể chọn nhiều bản ghi liên tiếp nhau để xóa cùng lúc bằng cách kết hợp với phímShift. Bạn cũng có thể ra lệnh xóa bằng cách nháy mũi tên cạnh nútDeletetrong nhómRecordstrên thẻHome, sau đó chọnDelete Record
1. Nháy tên trường hoặc một ô bất kỳ thuộc trường 2. NháyAscendinghoặcDescendingtrong nhómSort & Filter 3. NháyRemove Sorttrong nhómSort & Filterđể hủy sắp xếp
1. Nháy mũi tên cạnh tên trường để mở bảng chọn tắt 2. Nháy chọnSort A to ZhoặcSort Z to A 3. Lặp lại đối với trường thứ hai, thứ ba, ... 4. NháyRemove Sorttrong nhómSort & Filterđể hủy sắp xếp
1. NháyAdvancedtrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn 2. Nháy chọnAdvanced Filter/Sort.... 3. Lựa chọn các trường và hướng sắp xếp 4. NháyToggle Filterđể thực hiện sắp xếp 5. NháyRemove Sortđể hủy sắp xếpLọc dữ liệu là chỉ cho phép hiển thị những bản ghi thỏa mãn điều kiện lọc, các bản ghi khác không bị xóa mà chỉ tạm thời bị ẩn đi.
1. Chọn một ô hoặc một phần giá trị trong ô 2. NháySelectiontrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn 3. Nháy chọn điều kiện lọc. Access ngay lập tức hiển thị kết quả lọc
1. NháyAdvancedtrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn 2. NháyFilter By Form 3. Nhập các điều kiện lọc vào mẫu
1. NháyAdvancedtrong nhómSort & Filterđể mở bảng chọn 2. Nháy chọnAdvanced Filter/Sort.... 3. Lựa chọn các trường trên dòngFieldvà nhập điều kiện lọc trên dòngCriteria 4. NháyToggle Filterđể thực hiện lọc 5. NháyToggle Filterlần nữa để hủy lọc
1. NháyFindtrong nhómFindtrên thẻHome 2. Trên hộp thoạiFind and Replace, nhập văn bản cần tìm vào ôFind What 3. Trong danh sáchLook In, chọnCurrent fieldhoặcCurrent document 4. Trong danh sáchMatch, chọnWhole Field,Any Part of FieldhoặcStart of Field 5. Trong danh sáchSearch, chọnAll,UphoặcDown 6. ChọnMatch Casenếu muốn phân biệt chữ hoa và chữ thường 7. ChọnSearch Fields As Formattednếu muốn tìm như định dạng trong bảng 8. NháyFind Nextđể bắt đầu tìm kiếmTruy vấn dữ liệu là đưa ra một yêu cầu liên quan đến dữ liệu được lưu trữ trong CSDL. Các yêu cầu thường được đưa ra khi truy vấn dữ liệu bao gồm:Sắp xếp các bản ghiChọn các trường để hiển thịTổng hợp và hiển thị dữ liệu từ nhiều bảngChọn các bản ghi thỏa mãn các điều kiện cho trướcThực hiện tính toán như tính trung bình cộng, tính tổng, đếm bản ghi, ...
Access cung cấp tiện íchQuery Designercho phép thiết kế các mẫu hỏi để truy vấn dữ liệu.Access dựa vào những nội dung được khai báo trong mẫu hỏi để xây dựng câu lệnh SQL cho phép người dùng truy vấn dữ liệu.Người dùng truy vấn dữ liệu bằng cách cho thực hiện/chạy mẫu hỏi đã thiết kế.Kết quả truy vấn sẽ được hiển thị dưới dạng bảng tương tự như một bảng dữ liệu.
Microsoft Access 2010 cho phép tạo ra các kiểu mẫu hỏi sau đây:Mẫu hỏi lựa chọn [Select Query]Mẫu hỏi tạo bảng [Make-Table Query]Mẫu hỏi thêm bản ghi [Append Query]Mẫu hỏi sửa bản ghi [Update Query]Mẫu hỏi xóa bản ghi [Delete Query]Mẫu hỏi chéo [Crosstab Query] 1.Mở tập tin CSDL 2.ChọnCreate > Query Design
Access mở cửa sổQueryđồng thời hiển thị hộp thoạiShow Table. 3.Chọn các bảng/mẫu hỏi chứa dữ liệu cần truy vấn từ hộp thoạiShow Table
Các bảng/mẫu hỏi được chọn sẽ được hiển thị ở phần phía trên của cửa sổ Query dưới dạng các danh sách trường [Field List]. Muốn mở lại hộp thoại Show Table để chọn thêm bảng/mẫu hỏi, bạn nháy nút lệnhShow Tabletrong nhómQuery Setup. Muốn gở bỏ bớt các Field List khỏi mẫu hỏi, bạn nháy chuột phải vào tên Field List, chọnRemove Table.
Field:khai báo các trường muốn hiển thịTable:xác định bảng/mẫu hỏi chứa trường tương ứng trên dòng FieldSort:lựa chọn các trường dùng làm tiêu chuẩn để sắp xếpShow:lựa chọn các trường muốn hiển thị trong kết quả truy vấnCriteria:xác định các biểu thức dùng làm điều kiện lọc dữ liệu5.Thực hiện mẫu hỏi:
Cách 1:Nháy nút lệnhRuntrong nhómResultsCách 2:Chọn chế độDatasheet Viewtừ nút lệnhViewtrong nhómResults 6.Lưu mẫu hỏi:
+ Nháy nút lệnhSavetrênQuick Access Toolbar + Nhập tên mẫu hỏi vào hộp thoạiSave As + NháyOK7.Đóng mẫu hỏi: nháy nútClosetrên cửa sổ Query
Các trường hiển thị trong kết quả truy vấn có thể là các trường có sẵn trên các bảng/mẫu hỏi hoặc là các trường hoàn toàn mới được tạo ra theo thiết kế của người dùng.Để tạo một trường mới, bạn chọn một ô trên dòngField, nhập vào khai báo trường có dạng:
Để thuận tiện cho việc quan sát khi khai báo trường, bạn có thể phóng to ô trong cửa sổZoombằng cách ấnShift+ F2.Phần tên trường là tùy chọn. Nếu không có phần tên trường, Access sẽ cho hiển thị tên trường trong kết quả truy vấn dưới dạngExprNBiểu thức được tạo thành từ các trường trong các bảng/mẫu hỏi đã chọn kết hợp với các phép toán và các hàm.Một số phép toán:Phép toán số học:^, -, *, /, \, Mod, +, -Phép toán so sánh:=, , >, =, Ví dụ: Between 10 And 20 In ["CA", "NC", "TN"] Like "?d*"Phép toán lôgic:Not, And, OrPhép toán ghép xâu:&Một số hàm ngày/giờ:Day[date]: trả về ngàyMonth[date]: trả về thángYear[date]: trả về nămDate[]: trả về ngày hiện tại của hệ thốngMột số hàm điều kiện:IIf[Expr, TruePart, FalsePart]: trả về giá trịTruePartnếu biểu thứcExprđúng, ngược lại trả về giá trịFalsePart.Switch[Expr1, Value1, , ...,]: Trả về giá trị ứng với biểu thức đầu tiên đúng.
7. TÍNH TOÁN THỐNG KÊ THEO NHÓM:
Muốn thiết kế một Select Query để thực hiện các tính toán thống kê, bạn thực hiện các bước sau: 1.ChọnCreate > Query Design4.Chọn các trường hoặc tạo thêm các trường mới.
Xem thêm:
Với những trường được dùng để phân nhóm, trên dòngTotalchọnGroup ByVới những trường cần thực hiện các tính toán thống kê, trên dòngTotalchọn một trong các hàm thống kê sau đây:Sum: tính tổngAvg: tính trung bình [Average]Min: chọn giá trị nhỏ nhấtMax: chọn giá trị lớn nhấtCount: đếm số mẫu tinStDev: tính độ lệch chuẩn [Standard Deviation]Var: tính phương sai [Variance]First: chọn giá trị của bản ghi đầu tiên trong nhómLast: chọn giá trị của bản ghi cuối cùng trong nhómVới những trường cần lập các biểu thức để thực hiện các tính toán thống kê, trên dòngTotalchọnExpressionVới những trường chỉ dùng để lọc dữ liệu, trên dòngTotalchọnWhere 5.Nháy nút lệnhRunhoặc chuyển sangDatasheet Viewđể thực hiện mẫu hỏi 6.Đóng và lưu mẫu hỏi [nếu cần]Make Table Querycho phép tạo một bảng mới khi cho thực hiện mẫu hỏi. Thông thường, dữ liệu của bảng mới là kết quả truy vấn của một Select Query. 1.Tạo Select Query trong chế độ thiết kế 2.Thực hiện Select Query để đảm bảo kết quả truy vấn đúng như mong đợi 3.Chuyển sangDesign View4.Nháy nút lệnhMake Tabletrong nhómQuery Type5.Đặt tên cho bảng muốn tạo và lựa chọn CSDL từ hộp thoạiMake Table6.Thực hiện mẫu hỏi để tạo bảng 7.Đóng và lưu mẫu hỏi [nếu cần]Append Querycho phép thêm các bản ghi từ kết quả truy vấn của một Select Query vào một bảng hiện có. 1.Tạo Select Query trong chế độ thiết kế 2.Thực hiện Select Query để đảm bảo kết quả truy vấn đúng như mong đợi 3.Chuyển sangDesign View4.Nháy nút lệnhAppendtrong nhómQuery Type5.Chọn bảng muốn thêm bản ghi từ hộp thoạiAppend
6.Thực hiện mẫu hỏi để thêm các bản ghi vào bảng. 7.Đóng và lưu mẫu hỏi [nếu cần]Update Querycho phép thay đổi nội dung các bản ghi từ các bảng hiện có.1.ChọnCreate > Query Design2.Chọn các bảng cần sử dụng từ hộp thoạiShow Table3.Chọn các trường cần thay đổi dữ liệu4.Nháy nút lệnhUpdatetrong nhómQuery Type Trên lưới thiết kế xuất hiện thêm dòngUpdate Tovà ẩn đi dòng Show
5.Nhập vào giá trị hoặc biểu thức cho trường cần thay đổi trên dòngUpdate To 6.Thực hiện mẫu hỏi để thực hiện thay đổi 7.Đóng và lưu mẫu hỏi [nếu cần]Delete Querycho phép xóa các bản ghi từ các bảng hiện có.1.ChọnCreate > Query Design2.Chọn các bảng cần sử dụng từ hộp thoạiShow Table3.Nháy nút lệnhDeletetrong nhómQuery Type Trên lưới thiết kế xuất hiện thêm dòngDeletevà ẩn đi dòngShow
4.Đối với bảng chứa các bản ghi cần xóa, chọn*trên dòngField [Trên dòngDeletexuất hiện từ khóaFrom]5.Chọn/Tạo các trường dùng để lọc dữ liệu, nhập điều kiện lọc [Trên dòngDeletexuất hiện từ khóaWhere] 6.Thực hiện mẫu hỏi để xóa các bản ghi 7.Đóng và lưu mẫu hỏi [nếu cần]Crosstab Querylà dạng đặc biệt của Select Query, cho phép phân nhóm theo hai tập dữ liệu.Muốn thiết kế mộtCrosstab Query, bạn thực hiện các bước sau:1.ChọnCreate > Query Design2.Chọn các bảng cần sử dụng từ hộp thoạiShow Table3.Nháy nút lệnhCrosstabtrong nhómQuery Type Trên lưới thiết kế xuất hiện thêm hai dòngTotalvàCrosstab, ẩn đi dòngShow
4.Chọn/Tạo trường thứ nhất dùng để phân nhóm và dùng làm tiêu đề dòng [Trên dòngTotalchọnGroup By, trên dòngCrosstabchọnRow Heading]5.Chọn/Tạo trường thứ hai dùng để phân nhóm và dùng làm tiêu đề cột [Trên dòngTotalchọnGroup By, trên dòngCrosstabchọnColumn Heading]6.Chọn/Tạo trường chứa giá trị cần thực hiện tính toán thống kê [Trên dòngTotalchọn hàm thống kê hoặcExpression, trên dòngCrosstabchọnValue] 7.Chọn/Tạo thêm các trường dùng để lọc dữ liệu [nếu cần] [Trên dòngTotalchọnWhere, trên dòngCrosstabchọnnot shown] 8.Thực hiện mẫu hỏi
9.Đóng và lưu mẫu hỏi [nếu cần]Biểu mẫu [Form] là một đối tượng cơ sở dữ liệu có thể dùng để cập nhật hoặc hiển thị dữ liệu từ các bảng hoặc mẫu hỏi.Đối với người dùng cuối, biểu mẫu hiển thị trên màn hình dưới dạng cửa sổ cho phép người dùng tương tác với dữ liệu được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu.Biểu mẫu cho phép kiểm soát sự truy cập dữ liệu bằng cách chỉ cho hiển thị các trường và bản ghi cần thiết với người dùng.Form View: hiển thị dữ liệu trên biểu mẫu cho phép xem, sắp xếp, tìm kiếm, lọc dữ liệu và cũng có thể cho phép cập nhật dữ liệu. Chế độ làm việc này không cho phép chỉnh sử thiết kế của biểu mẫu.Layout View: hiển thị dữ liệu trên biểu mẫu trong khi vẫn cho phép chỉnh sửa thiết kế của biểu mẫu như di chuyển hay thay đổi kích thước của các điều khiển [control] cho phù hợp với dữ liệu.Design View: cho phép thiết kế và chỉnh sửa thiết kể của biểu mẫu. Không hiển thị dữ liệu trên biểu mẫu.
3. TẠO BIỂU MẪU:
Biểu mẫu có thể được tạo bằng cách sử dụng các nút lệnh trong nhómFormsthuộc thẻCREATE.Để tạo nhanh biểu mẫu chỉ bằng nút lệnh Form, thực hiện các bước: 1. Chọn bảng/mẫu hỏi dùng làm nguồn dữ liệu cho biểu mẫu. 2. ChọnCreate>Form.
Access sẽ tạo biểu mẫu bao gồm tất cả các trường của dữ liệu nguồn và mở biểu mẫu ở chế độ Layout View.Để tạo biểu mẫu bằng thuật sĩ, thực hiện các bước: 1. ChọnCreate>Form Wizard 2. Chọn bảng/mẫu hỏi và chọn các trường muốn đưa lên biểu mẫu, nháyNext
3. Chọn kiểu bố trí [Layout] các trường trên biểu mẫu, nháyNext
4. Nhập tên cho biểu mẫu [hoặc chấp nhận tên mặc định], sau đó chọn mở biểu mẫu để xem và cập nhật dữ liệu [Open the form to view or enter information] hay để chỉnh sửa thiết kế [Modify the form"s design], nháyFinish.