Cách vượt qua quản lý vi mô - SmartBrief
|
Về cơ bản có hai loại người quản lý vi mô. những người nhận thức được phong cách quản lý vi mô của họ và những người không biết về nó. Bài viết này nhằm giúp các nhà lãnh đạo nhận ra các triệu chứng của quản lý vi mô và đưa ra các chiến thuật để lãnh đạo hiệu quả hơn
Cần tìm gì ở một người quản lý vi môNhân viên của bạn sẽ không buộc tội bạn quản lý vi mô; . Bạn sẽ nghĩ rằng bạn chỉ đang "đăng ký", nhưng họ sẽ nghĩ rằng bạn không tin tưởng họ, và thậm chí họ có thể nói với sếp của bạn, nhưng bạn sẽ không biết. Bạn sẽ không biết chắc mình có phải là một "nhà quản lý vi mô" hay không trừ khi nhân viên của bạn tham gia một cuộc khảo sát ẩn danh hoặc trừ khi bạn đánh giá một cách trung thực các hành vi lãnh đạo của mình, chẳng hạn như lao vào khi bạn nghĩ rằng mình đang giúp đỡ, bởi vì họ sẽ coi đó là . quản lý vi mô. Họ sẽ rời khỏi bộ phận của bạn hoặc họ sẽ phàn nàn. Họ thậm chí có thể nói với sếp của bạn, nhưng bạn sẽ chìm trong bóng tối. Bạn sẽ nghĩ rằng mình chỉ đang “đăng ký”, nhưng họ sẽ nghĩ rằng bạn không tin tưởng họ. Khi bạn nghĩ rằng bạn đang giúp đỡ bằng cách nhảy vào, họ sẽ coi đó là hành vi xâm phạm. Bạn sẽ không bao giờ biết chắc mình có phải là một “nhà quản lý vi mô” hay không trừ khi nhân viên của bạn thực hiện một cuộc khảo sát ẩn danh hoặc trừ khi bạn thực hiện đánh giá trung thực về các hành vi lãnh đạo của mình, chẳng hạn như. Show
Theo lý thuyết của tôi, cả lãnh đạo hoàn toàn rảnh tay và quản lý vi mô đều được thúc đẩy bởi mong muốn sâu sắc là tránh có những cuộc trò chuyện không thoải mái ở tất cả các cấp của tổ chức. Dưới đây là một số bước mà các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để đồng quan điểm với nhân viên của họ nhằm khắc phục hành vi quản lý vi mô, cũng như một số lời khuyên dành cho những nhân viên từng trải qua quản lý vi mô. Trong suy nghĩ của nhà lãnh đạo, quản lý vi mô người khác là một cách để đảm bảo thành công thay vì chịu trách nhiệm về kết quả không mong muốn hoặc khởi động một cuộc trò chuyện khó khăn về hiệu suất. lãnh đạo tùy tiện và quản lý vi mô đều bắt nguồn từ nỗi sợ xung đột và mong muốn sâu sắc để tránh những cuộc đối thoại khó khăn . Quản lý vi mô người khác, theo suy nghĩ của nhà lãnh đạo, là một cách để đảm bảo thành công thay vì chịu trách nhiệm về kết quả không mong muốn hoặc bắt đầu một at every level of the organization. Micromanaging others, in the mind of the leader, is a way to ensure success rather than taking responsibility for an undesirable outcome or initiating a cuộc trò chuyện khó khăn về hiệu suất. Dưới đây là một số bước mà các nhà lãnh đạo có thể thực hiện để đồng quan điểm với nhân viên của họ nhằm khắc phục hành vi quản lý vi mô và một số mẹo dành cho nhân viên đã từng trải qua quản lý vi mô. 1. Tạo các thỏa thuận bằng văn bảnKhi tôi cộng tác với khách hàng trong một dự án, cho dù đó là dự án tham gia diễn thuyết hay tư vấn, chúng tôi cùng soạn thảo một thỏa thuận bằng văn bản. Thỏa thuận phục vụ để cung cấp sự tập trung và tránh phỏng đoán, làm lại, phê duyệt bổ sung hoặc chậm trễ thời gian khác. Đó là một kế hoạch bằng văn bản nêu chi tiết trách nhiệm, thời hạn, nguồn lực cần thiết, ngày thực hiện và các thông tin khác Dưới đây là danh sách kiểm tra cần xem xét khi viết thỏa thuận của bạn, danh sách này có sẵn cho tất cả các thành viên nhóm thích hợp và nêu chi tiết các quyết định được đưa ra trước
Nếu bạn cảm thấy bị quản lý vi mô, hãy hỏi lãnh đạo xem bạn có thể trình bày bản thảo thỏa thuận nhằm mục đích lập kế hoạch và giữ mọi người trên cùng một trang không. Các thỏa thuận bằng văn bản ngăn cản sự qua lại, leo thang phạm vi và sự thất vọng xảy ra khi thiếu sự rõ ràng hoặc thiếu tin tưởng. Nếu bạn thấy rằng mình đang được gọi là người quản lý vi mô, hãy xem liệu việc tạo một thỏa thuận bằng văn bản mà bạn có thể tham khảo lại có giúp ích gì không. 2. Hẹn ngày nhận phòngĐánh dấu số lần đăng ký thích hợp trên lịch của bạn trước khi dự án bắt đầu và đề xuất điểm chuẩn cho các ngày cụ thể. Ngày nhận phòng được chỉ định đóng vai trò như một lời nhắc nhở sử dụng thời gian này để thông báo về những trở ngại không mong muốn và những điều chỉnh cần thiết, đồng thời ghi ngày nhận phòng của bạn trên lịch trước để tránh những cuộc trò chuyện "chúng ta đã đến nơi chưa" khiến nhân viên của bạn cảm thấy không được tin tưởng. Điều này sẽ mang lại cho lãnh đạo của bạn cảm giác an toàn hơn là khiến họ băn khoăn không biết bạn đang làm gì (nếu bạn là nhân viên, hãy đề xuất ngày nhận phòng được chỉ định với giám đốc điều hành của bạn và đưa ra trường hợp mà bạn muốn xây dựng lòng tin . 3. Tạo ra hệ thống trách nhiệm giải trìnhVì trách nhiệm của người lãnh đạo là đạt được kết quả nên có thể đôi khi bạn phải bắt đầu những cuộc trò chuyện khó khăn về hành vi hoặc hiệu suất. Trái ngược với niềm tin phổ biến, quản lý vi mô không giống như trách nhiệm giải trình. Bạn không nên để nỗi sợ bị coi là người quản lý vi mô ngăn cản bạn có những cuộc thảo luận khó khăn về ngân sách, hiệu suất và thời hạn. Có một sự khác biệt lớn giữa phong cách lãnh đạo thực hành nhẹ nhàng và quản lý vi mô, vì vậy hãy ghi nhớ điều đó. Hãy cho nhân viên của bạn biết ngay từ khi bắt đầu dự án rằng bạn sẽ đưa ra phản hồi trong những ngày đăng ký thông thường cũng như những thời điểm bạn thông báo, trong những ngày đăng ký thông thường cũng như những thời điểm bạn thông báo, Để đảm bảo tiến độ . trách nhiệm giải trình. Đừng để nỗi sợ bị gọi là nhà quản lý vi mô khiến bạn không có những cuộc trò chuyện khó khăn về thời hạn, hiệu suất, ngân sách. Xin lưu ý rằng một số nhân viên sử dụng thuật ngữ “quản lý vi mô” để tránh trách nhiệm giải trình, nhưng có một khoảng cách lớn giữa phong cách lãnh đạo thực hành nhẹ nhàng và quản lý vi mô. Hãy cho nhân viên của bạn biết ngay từ khi bắt đầu dự án rằng bạn sẽ đưa ra phản hồi trong những ngày kiểm tra định kỳ cũng như những thời điểm bạn nhận thấy, trong những ngày kiểm tra định kỳ cũng như những thời điểm bạn nhận thấy,. Ghi lại các cuộc hội thoại huấn luyện và đặt ngày theo dõi để đảm bảo tiến độ đang được thực hiện. 4. không có rèm cheBạn có nguy cơ bị coi là người quản lý vi mô nếu tiếp tục đợi đến "thời điểm đánh giá hiệu suất hàng năm", nhưng bạn nợ nhân viên của mình việc không để họ mất cảnh giác. Khi bạn cảm thấy có vấn đề, một cách đơn giản để kiểm tra là nói, "Tôi đã quan sát thấy (điền vào chỗ trống). ) Dẫn tôi qua những gì đang xảy ra. "Bạn sẽ biết nếu có bất cứ điều gì phải lo lắng khi bạn nghe những gì đang xảy ra. Nếu bạn là nhân viên, đừng che mắt giám đốc điều hành của bạn vì sợ bị coi là không đủ năng lực. Các nhà lãnh đạo ít có khả năng quản lý vi mô khi họ tin rằng họ sẽ luôn được thông báo, vì vậy họ sẽ đánh giá cao việc được thông báo trước nếu bạn vượt quá ngân sách hoặc thiếu nguồn lực để thực hiện những thay đổi cần thiết. Nếu bạn là một nhà lãnh đạo, hãy nhìn vào hành động của bạn để xem liệu bạn có đang quản lý vi mô hay không; . Nếu bạn là nhân viên, hãy thiết lập độ tin cậy của bạn và yêu cầu phản hồi để sếp của bạn có thể hỗ trợ thay vì quản lý vi mô
Tác giả của Từ mâu thuẫn đến dũng cảm. Làm thế nào để ngừng né tránh và bắt đầu dẫn đầu (Berrett-Koehler 2022), Marlene Chism là nhà tư vấn và nhà giáo dục điều hành. Kết nối với Chism qua LinkedIn hoặc tại MarleneChism để tìm hiểu thêm về chuyên môn được công nhận của cô ấy trên nền tảng Học tập Toàn cầu LinkedIn. comTừ xung đột đến dũng cảm. Cách Ngừng Trốn Tránh và Bắt đầu Dẫn đầu (Berrett-Koehler 2022). Cô ấy là một chuyên gia được công nhận trên nền tảng LinkedIn Global Learning. Kết nối với Chism qua LinkedIn, hoặc tại MarleneChism. com Những người đóng góp cho SmartBrief được tự do bày tỏ ý kiến của mình _______________________________________ Tham gia hơn 250 bản tin tập trung vào ngành của SmartBrief bằng cách đăng ký nhận bản tin email lãnh đạo MIỄN PHÍ của họ Hội đồng doanh nhân trẻ là một tổ chức chỉ dành cho những người được mời bao gồm các doanh nhân trẻ triển vọng nhất thế giới. Hợp tác với Citi, YEC đã ra mắt BusinessCollective, một chương trình cố vấn trực tuyến miễn phí giúp hàng triệu doanh nhân bắt đầu và phát triển doanh nghiệp. Đọc các bài viết SmartBlogs trước đây của YEC Nếu bạn thích bài viết này, hãy tham gia danh sách e-mail của SmartBrief để nhận bản tin hàng ngày của chúng tôi dành cho doanh nhân Q. Cách tốt nhất để khắc phục xu hướng quản lý vi mô của tôi là gì? 1. đại biểu Bắt đầu với ứng viên tốt nhất của bạn và ủy thác điều gì đó mà bạn biết họ sẽ làm tốt. Điều này sẽ mang lại cho bạn sự tự tin để tiếp tục ủy thác. Hơn nữa, hãy rõ ràng về kỳ vọng của bạn. Đặt mục tiêu, thời gian, thời hạn, số giờ dự kiến và kết quả. — Peter Boyd, Thiết kế Web PaperStreet 2. Tin tưởng đội của bạn Có những nhân viên mà bạn tin tưởng và hiểu được đạo đức làm việc của bạn là rất quan trọng để tránh thấy mình đang quản lý vi mô nhóm của mình. Dành thời gian trong suốt cả tuần để gặp gỡ nhóm của bạn để đảm bảo rằng bạn đang ở trên cùng một trang. Khi bạn cảm thấy tự tin rằng nhóm của mình hiểu loại công việc mà bạn mong đợi, bạn sẽ có thể để họ thực hiện công việc của họ mà không cần phải nhìn qua vai họ. — Leila Lewis, Truyền cảm hứng PR 3. Thiết lập kiểm toán định kỳ Tôi nhận thấy rằng sẽ dễ dàng từ bỏ hơn nếu tôi biết có sẵn một quy trình để thông báo cho tôi nếu một nhiệm vụ không được xử lý đúng cách. Tôi tự hỏi mình: “Nếu quả bóng này từng được thả xuống, các dấu hiệu sẽ là gì?” . Điều này cho phép tôi luôn nắm bắt được tình hình và đảm bảo mọi việc được hoàn thành mà không cần quản lý vi mô. - Jesse Lear, V. I. P. Công Ty TNHH Dịch Vụ Xử Lý Chất Thải 4. Xác định rõ kỳ vọng của bạn Tôi đã nhiều lần cảm thấy thất vọng khi một dự án không được thực hiện đúng cách và phần lớn thời gian đó chỉ đơn giản là do mục tiêu được xác định kém. Một danh sách gạch đầu dòng với các tiêu chí rõ ràng cần hoàn thành là điều cần thiết để đảm bảo cả hai bên đều thành công. — Josh Sprague, Bùn cam 5. Cung cấp hướng dẫn rõ ràng Tôi cung cấp các hướng dẫn chi tiết nhất có thể về một dự án và cung cấp tùy chọn đặt câu hỏi nếu có bất kỳ vấn đề nào. Nhưng sau khi tôi đã làm điều đó, tôi bỏ qua chứ không tiếp tục kiểm tra lại. Tại thời điểm này, với các hướng dẫn rõ ràng và không có câu hỏi trả lời trước, tôi tự nhủ rằng họ đã hiểu và đang chạy theo nó, vì vậy tôi cũng nên làm như vậy với những gì tôi cần hoàn thành. — Angela Ruth, Tiền điện tử 6. Bỏ thói quen Ngăn bản thân khỏi quản lý vi mô cũng giống như vượt qua cơn nghiện. Đó là một quá trình kết hợp giữa nhận thức, suy ngẫm và nỗ lực không ngừng. Để ngăn bản thân quản lý vi mô, hãy bắt đầu bằng cách ủy thác một dự án nhỏ và buộc bản thân phải lùi lại cho đến khi nó hoàn thành. Nếu mọi việc suôn sẻ, mức độ tin tưởng của bạn đối với nhân viên sẽ tăng lên và dần dần bạn có thể ủy thác những nhiệm vụ quan trọng hơn. — Brandon Stapper, Đồ họa 858 7. Đảm bảo bạn giao đúng người cho nhiệm vụ Quản lý vi mô là điều tự nhiên ở một mức độ nào đó, nhưng đó là xu hướng bạn phải chống lại. Tôi phải tự hỏi liệu tôi có tin tưởng những người trong nhóm của mình để thực hiện các nhiệm vụ được giao cho họ không. Nếu không, điều đó có nghĩa là họ chọn nhầm người hoặc họ chưa được đào tạo bài bản. Trong trường hợp đó, một cái gì đó phải thay đổi. Nếu họ có thể tin cậy được thì không cần phải quản lý vi mô, đó là tình huống lý tưởng. — Shawn Porat, Quảng cáo bánh quy may mắn 8. Làm cho mọi người trở thành người quản lý Tôi đã biến mọi người trở thành người quản lý thông qua hệ thống toàn diện và đã không nhìn lại kể từ đó. Thay vì cấu trúc từ trên xuống, mọi người đều tham gia và không ai có thể chặn ý tưởng hay. Nó tạo ra một bầu không khí nơi mọi người cảm thấy gắn bó với dự án trong tầm tay. Nó cũng khiến mọi người ngừng nói, “đó không phải là công việc của tôi” và khiến họ nói, “đây là công ty của tôi” thay vào đó. — Elle Kaplan, Thủ đô LexION 9. Đặt số liệu rõ ràng Phần tồi tệ nhất của việc ủy quyền là không biết chắc chắn liệu nó có hiệu quả hay không — phân vân giữa việc yêu nhóm của bạn và sẵn sàng để mọi người đi làm thường xuyên. Giải quyết vấn đề này bằng cách đặt số liệu rõ ràng. kết quả định lượng mỗi thành viên trong nhóm của bạn chịu trách nhiệm về. Nếu họ bắn trúng mục tiêu, bạn biết rằng bạn không cần phải tham gia mọi lúc. — John Rood, Chuẩn bị cho Bài kiểm tra Bước Tiếp theo 10. Xóa hệ thống phân cấp của bạn Một công ty hiện tại và cực kỳ thành công trong lĩnh vực giải trí đã đưa ra quyết định loại bỏ hệ thống phân cấp của họ khỏi công ty, giữ mọi người ở cùng cấp độ và mang lại cho nhóm của họ cảm giác sở hữu sản phẩm và dịch vụ mà họ đang sản xuất. Việc làm này giúp hợp lý hóa quy trình phát triển của họ và cho phép những người quản lý cũ thoát khỏi sự giám sát liên tục. — Blair Thomas, Nhà môi giới EMerchant 11. Yêu cầu phản hồi Tôi sẽ không tự gọi mình là người quản lý vi mô, nhưng tôi chắc chắn đã từng bị quản lý vi mô trước đây. Điều hiệu quả đối với tôi là giao tiếp với nhóm của tôi một cách cởi mở và trung thực nếu có điều gì đó làm phiền họ. Tôi muốn họ cho tôi biết nếu tôi đăng ký quá thường xuyên hơn là thay thế. — Jayna Cooke, SỰ KIỆN |
