Dấu chữ ký
Có thể ở đâu đó bạn đã gặp dấu chữ ký hoặc đọc về dấu chữ ký. Dấu chữ ký là bản chụp chữ ký của một người sau đó khắc lại tương tự để đóng bằng các con dấu. Vậy theo các quy định pháp luật dấu chữ ký có giá trị pháp lý hay không?
Chữ ký là gì?
Đầu tiên, cần phải làm rõ chữ ký là gì? Chữ ký của một người là các nét bút của cá nhân đó thường để ký tên của mình, chữ ký là các nét bút mang tính riêng biệt, đặc trưng để xác nhận, ghi nhận sự đồng ý của người đó trong văn bản, hồ sơ, chứng từ. Theo các văn bản pháp luật hiện hành không có khái niệm hay quy định cụ thể về chữ ký hoặc dấu chữ ký, tuy nhiên một số văn bản có đề cập tới các vấn đề này. Ví dụ:
Điều 19 của luật kế toán 2015 quy định “Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất“
Điều 1 nghị định 09/2010/NĐ-CP về công tác văn thư “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
Nghị định 99/2016/NĐ-CP cũng ghi rõ Nghị định này không điều chỉnh đối với Dấu tiêu đề; dấu ngày, tháng, năm; dấu tiếp nhận công văn; dấu chữ ký
Như vậy, dấu chữ ký hiện nay chưa có văn bản giải thích cụ thể, tuy nhiên về cơ bản thì không được công nhận có giá trị trong các giao dịch hoặc trên các tài liệu sử dụng dấu chữ ký. Nếu không muốn trực tiếp ký văn bản, giấy tờ mà vẫn muốn văn bản giấy tờ đảm bảo giá trị pháp lý khách hàng có thể tham khảo sử dụng chữ ký số. Theo quy định tại khoản 6 điều 3 nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định:
“Chữ ký số” là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
Hiện nay, việc sử dụng chữ ký số tương đối phổ biến tại Việt Nam trong các giao dịch như nộp tờ khai thuế, nộp thuế, sử dụng hoá đơn điện tử, nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh…thậm chí các văn bản của chính phủ gửi cho các bộ, ban, ngành hiện nay đã sử dụng chữ ký số rất phổ biến. Vì vậy, giải pháp cho người có nhu cầu sử dụng chữ ký dấu là dùng chữ ký số để thay chữ ký tươi trong các giao dịch thông thường
Bài viết liên quan
Từ khóa liên quan số lượng
Câu hỏi ngày hỏi
Ngày hỏi:10/05/2013
Kính chào luật sư! Tôi có một thắc mắc muốn nhờ luật sư giải đáp giúp: - Tôi nhận được 1 văn bản có 1 chữ ký tươi và dấu đỏ [thông thường tôi gọi đay là văn bản gốc], nhưng trên văn bản này còn có 1 chữ ký và dấu phô tô lại [do lý do nào đó mà bên còn lại ko thể cung cấp bản chính, bản gốc và chữ ký tươi cho tôi] trong trường hợp này tôi có được coi văn bản mình nhận được là bản gốc hay bản chính được không? Có văn bản luật nào quy định về trường hợp này không xin luật sư cho tôi được biết. Xin trân trọng cảm ơn.
Nội dung này được Luật sư Đặng Văn Cường, Văn phòng luật sư Chính Pháp, Đoàn luật sư thành phố Hà Nội tư vấn như sau:
Văn bản mà bạn mô tả không được gọi là bản chính và không thể chứng thực sao y bản chính được. Nếu một văn bản được lập thành nhiều bản chính thì phải phô tô nội dung văn bản rồi để mọi người ký vào từng bản và đóng dấu vào từng bản thì những bản đó mới là bản chính và có thể sử dụng để sao y bản chính.
Tuy nhiên, do hạn chế nhận thức pháp luật hoặc do thiếu trách nhiệm nên một số UBND cấp phường thường cấp các biên bản, văn bản dạng như thế cho người dân, khi người dân mang đi chứng thực thì không được.
Tưởng chừng chủ đề ký tươi, ký sống và đóng dấu trên hóa đơn là những công việc đơn giản, ai cũng có thể nhận biết và làm được một cách dễ dàng, nhưng mà thực sự không phải như vậy. Chính vì vậy mà trong nội dung bài viết hôm nay, chúng tôi xin liệt kê những thông tin chi tiết về ký tên, đóng dấu văn bản để bạn có thể thực hành một cách nhanh chóng, thuận tiện nhất.
>>>Xem thêm: Quy trình lưu trữ sổ sách kế toán
1. Luật kế toán về ký tươi, ký sống
- Tại Điều 20 Luật kế toán số 03/2003/QH11
- Điều 19 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2017
Theo đó:
- Người có thẩm quyền của đơn vị thực hiện ký trên hóa đơn tự in bằng bút mực trên liên 1 in sang các liên khác của hóa đơn là đúng quy định nêu trên. Hóa đơn không thuộc loại chứng từ chi tiền do đó không phải ký bằng bút mực trực tiếp trên từng liên.
- Trường hợp đơn vị xuất hoá đơn cho Công ty, khách hàng, thì người có thẩm quyền của đơn vị thực hiện ký trên hóa đơn đặt in bằng bút mực trên liên 1 in sang các liên khác của hóa đơn là đúng quy định. Hóa đơn không thuộc loại chứng từ chi tiền do đó không phải ký bằng bút mực trực tiếp trên từng liên. Học kế toán thuế
Chi tiết tại:
1. CÔNG VĂN 1364 /CT – TTHT Bình Phước, ngày 12 tháng 8 năm 2013 QUY ĐỊNH VỀ CHỮ KÝ TRÊN HOÁ ĐƠN
2. CÔNG VĂN SỐ 3370/TCT-CS Hà Nội, ngày 05 tháng 09 năm 2008 VỀ VIỆC CHỮ KÝ TRÊN HÓA ĐƠN DO TỔNG CỤC THUẾ BAN HÀNH
Một: Nói chữ ký sống, chữ ký tươi trên hóa đơn là ký tươi ký sống liên 1 in sang 2 liên còn lại chứ không được dùng mộc chữ ký khắc sẵn để đóng cho cả 3 liên
Ví dụ:
- Ông Xinh ký mẫu lên giấy rùi mang ra tiệm khắc dấu chữ ký bằng mộc sẵn để khi xuất hóa đơn dùng mộc chữ ký để đóng lên hóa đơn thay cho ký tay => SAI
- Công ty ông Xinh dùng hóa đơn cacbon 3 liên, mỗi lần ký hóa đơn ông Xinh ký liên 1 tự động in sang 2 liên còn lại => ĐÚNG
Hai: hãy hiểu cho đúng luật: các bạn đừng hiểu nhầm câu nói của công chức thuế, và hiểu lầm rằng ký tươi ký sống là phải ký cả 3 liên => suy diễn sai làm sai và hiểu sai vì các bạn cho rằng ký tươi ký sống là bắt buộc ký tươi ký sống cả 3 liên hóa đơn, và miền Bắc thì ký tươi ký sống, còn miền Nam thì dễ hơn.
2. Quy định chung về chữ ký và đóng dấu trên hóa đơn GTGT
1. Trường hợp nào thì được ký thay? Và tính hiệu lực của ký thay?
2. Được quy định cụ thể ở văn bản pháp lý nào?
Về chữ ký trên phần thủ trưởng đơn vị trên hóa đơn
Căn cứ: học kế toán thực hành ở đâu tốt nhất hà nội
- Tại Điểm d Khoản 2 Điều 14 Thông tư số 64/2013/TT-BTC ngày 15/5/2013, Điểm d Khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:
“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn
…
d] Tiêu thức “người bán hàng [ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên]”
Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.”
Về chế độ kế toán: học làm kế toán thuế
Căn cứ:
- Tại Điều 19, Điều 20 Luật Kế toán số 03/2003/QH11 ngày 17/6/2003 quy định:
“Điều 19. Lập chứng từ kế toán
…
4. Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 2 của Luật này lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.”
“Điều 20. Ký chứng từ kế toán
1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.”Học kế toán ở đâu tốt tphcm
Về quản lý và sử dụng con dấu của Bộ Công An
Căn cứ:
- Tại Điểm 2.2 Mục III Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06/5/2002 của Bộ Công an hướng dẫn về quản lý và sử dụng con dấu:
“2.2. Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền gồm: cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực tiếp được ủy quyền của cơ quan, tổ chức đó; không được đóng dấu vào văn bản, giấy tờ không có nội dung, đóng dấu trước khi ký.”
Theo đó: quản trị nhân sự
Trường hợp Thủ trưởng đơn vị ủy quyền cho cấp dưới [Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng] ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” trên hóa đơn thì khi bán hàng, Giám đốc tài chính hoặc Kế toán trưởng ký thừa ủy quyền tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, ghi rõ họ tên và đóng dấu của Công ty theo ủy quyền.
Như vậy:
1. Giám đốc của doanh nghiệp ký trực tiếp vào tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị” thì con dấu của doanh nghiệp được đóng trực tiếp tại tiêu thức này.
2. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều bộ phận bán hàng nên Giám đốc của doanh nghiệp không trực tiếp ký vào chỉ tiêu “Thủ trưởng đơn vị” mà ủy quyên cho người khác ký thay trên hóa đơn thì phải có giây ủy quyên theo đúng quy định của pháp luật dân sự. Trước khi người được ủy quyền ký tại chi tiêu này”.
- Tại chỉ tiêu Thủ trưởng đơn vị” phải ghi rõ “TƯQ” trước tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”, người được ủy quyền tại tiêu thức này, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo của doanh nghiệp vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
- Trường hợp Giám đốc ủy quyền cho Phó Giám đốc, hoặc Trưởng các bộ phận, phòng ban ký, đóng dấu của doanh nghiệp trên hóa đơn và chịu trách nhiệm thay giám đốc khi lập hóa đơn bán hàng, con dấu của đơn vị được đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”. kinh nghiệm làm kế toán xây dựng
- Khi lập hóa đơn, doanh nghiệp không nên vừa đóng dấu vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn, vừa đóng dấu trực tiếp tại tiêu thức “Thủ trưởng đơn vị”.
Nguồn bài viết: Kế toán Lê Ánh
Mong bài viết của gia đình kế toán sẽ có ích cho bạn đọc!
>>>Xem thêm: Địa chỉ học kế toán thực hành ở đâu tốt Hà Nội
Có thể bạn quan tâm: Học xuất nhập khẩu