Ảnh minh họa [Nguồn: Internet]
Theo đó, Thông tư quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư bao gồm: quản lý văn bản điện tử đến, quản lý văn bản điện tử đi, lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; chức năng cưo bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử.
Thông tư này không quy định quản lý văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật.
Thông tư này áp dụng đối với cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014.
05 nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đến, bao gồm: 1. Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; 2. Số đến của một văn bản đến là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức; 3. Xác nhận văn bản đến đúng địa chỉ; 4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền giải quyết văn bản đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn bản; 5. Giải quyết văn bản đến kịp thời, đúng thời hạn quy định.
05 nguyên tắc và yêu cầu quản lý văn bản đi, bao gồm: 1. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống; 2. Số của một văn bản đi là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức; 3. Xác nhận văn bản đi được gửi đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải quyết; 4. Bảo đảm văn bản được chuyển giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng; 5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, trừ yếu tố thể thức và ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức quy định tại Điều 12, Điều 13 Thông tư này.
Ngoài ra, Thông tư cũng quy định chi tiết việc quản lý văn bản đến; văn bản đi; lập và nộp lưu hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan; chức năng cơ bản của hệ thống…
Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 3 năm 2019.
Xem toàn văn Thông tư số 01/2019/TT-BNV: Tại đây
Anh Cao
Quản lý văn bản đi và đến ở các doanh nghiệp hiện nay là vô cùng quan trọng. Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một trong những phẩn mềm tiêu biểu trong việc giải quyết các vấn đề khó khăn liên quan đến các loại văn bản tại nhiều đơn vị, tổ chức, doanh nghiệp.
Hiện trạng quản lý văn bản đi và đến ngày nay
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành [kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật] do cơ quan, tổ chức phát hành. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành [kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật] và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
Ngày nay, ở mọi các đơn vị tổ chức nào, trong công việc hàng ngày đều phát sinh rất nhiều văn bản, giấy tờ. Công tác quản lý văn bản đi và đến cũng gặp rất nhiều khó khăn. Ở nhiều địa phương còn quy định rõ các loại văn bản chỉ trao đổi qua hệ thống thư điện tử, không gửi bản giấy như thông báo, lịch công tác, giấy mời, giấy triệu tập, văn bản điều hành, trao đổi phục vụ công việc, tài liệu hội họp… bởi các văn bản được xử lý cần lưu trữ ngăn nắp đễ dễ dàng cho việc tra cứu, theo dõi và tìm kiếm sau này. Vì thế, việc áp dụng một phần mềm quản lý văn bản đi và đến là cần thiết và phù hợp với xu hướng đổi mới công tác văn phòng hiện nay.
Nghị định của chính phủ về quản lý văn bản đi và đến
Theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP của Chính Phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước thì các cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm công bố danh mục, lộ trình cung cấp các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng, và hướng dẫn tổ chức, cá nhân tham gia giao dịch với cơ quan nhà nước khi thực hiện các dịch vụ hành chính công trên môi trường mạng.
Nghị định nêu rõ về giá trị pháp lý, văn bản điện tử phù hợp với pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý tương đương với văn bản giấy trong giao dịch giữa các cơ quan nhà nước. Văn bản điện tử gửi đến cơ quan nhà nước không nhất thiết phải sử dụng chữ ký điện tử, nếu văn bản đó có thông tin về người gửi, bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc và sự toàn vẹn của văn bản. Cơ quan nhà nước có trách nhiệm thông báo ngay bằng phương tiện điện tử cho người gửi về việc đã nhận văn bản điện tử, sau khi xác nhận được tính hợp lệ của văn bản đó.
Có thể thấy rằng dù là bất kỹ cơ quan, doanh nghiệp nào thì việc quản lý văn bản đi và đến luôn phải được quan tâm vì nó còn liên quan nhiều đến các giá trị pháp lý khác.
>> Xem thêm bài viết: TOP 3 phần mềm quản lý tài liệu doanh nghiệp "Đừng bỏ lỡ"
DocEye – phần mềm quản lý văn bản đi và đến chuyên nghiệp
DocEye – phần mềm quản lý văn bản đi và đến chuyên nghiệp
Bởi những lý do trên, công ty FSI đã cho ra đời phần mềm quản lý văn bản đi và đến mang tên DocEye. Phần mềm đã được rất nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị doanh nghiệp lựa chọn sử dụng để quản lý hệ thống văn bản của đơn vị mình, đổi mới quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất lao động của toàn thể cán bộ nhân viên, hỗ trợ mạnh mẽ hiệu quả cho công tác điều hành của lãnh đạo và thủ trưởng đơn vị, tiến tới một văn phòng điện tử hiện đại.
Phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye là một hệ thống được sử dụng để thu nhận, quản lý, lưu trữ và phân phối toàn bộ thông tin phi cấu trúc của tổ chức tới người dùng, tới các ứng dụng khác và tới các quy trình nghiệp vụ của tổ chức đó.
Theo đó thu nhận và phân loại thông tin tài liệu và tìm kiếm tài liệu trở nên dễ dàng. Nếu người dùng được sử dụng phần mềm quản lý văn bản đi đến trực tuyến hiệu quả thì người văn thư xử lý công việc của mình một cách đơn giản nhanh chóng hơn.
Những ưu điểm nổi bật của phần mềm quản lý văn bản đi và đến DocEye có thể kế đến như:
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm, quản lý văn bản đi và đến
- Tiết kiệm chi phí quản lý và bảo quản tài liệu
- Bảo mật an toàn hỗ trợ quản lý văn bản đi và đến hiệu quả
Quy trình quản lý văn bản đến và đi trong doanh nghiệp là điều cần thiết và là một trong bốn mặt hoạt động của công tác văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức thực hiện quản lý hệ thống văn bản đi và văn bản đến của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Bạn đang làm trong công tác văn thư của các công ty, doanh nghiệp và đang không biết quản lý văn bản đến và đi như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chủ đề này ở bài viết sau của 123Job.
Công tác văn thư - lưu trữ trong Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý của Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc cung cấp và xem xét giải quyết mọi vấn đề một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác cũng như bảo mật an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.
2. Phạm vi
Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư [quản lý văn bản văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu]. Cán bộ văn thư sẽ tổ chức thực hiện quy trình này
3. Tài liệu viện dẫn
Theo Quy trình quản lý văn bản đến và quản lý văn bản văn bản đi của nghị định số 09/2010/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung về một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP từ ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.
Theo nghị định số 110/2004/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư. Nghị định 111/2004/NĐ-CP vào ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ đã quy định chi tiết và thi hành một số điều về Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP vào ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về việc quản lý và sử dụng con dấu và Theo nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ đã sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP.
Thông tư về liên tịch số 55/2005/TTLT/BNV-VPCP vào ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng Chính phủ và Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình bày văn bản.Thông tư số 01/2011/TT-BNV vào ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trong trình bày văn bản hành chính.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW từ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư được lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến.
4. Quy trình quản lý văn bản đến
4.1. Sơ đồ
4.2. Mô tả
Sau khi tiếp nhận, đăng ký văn bản đến các Cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Đối với các văn bản thường:
Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản và vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn phòng điện tử nhằm quản lý các văn bản đến, đối với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng các văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản... và sau đó chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục xử lý văn bản đến.
Với các văn bản có dấu "khẩn", "thượng khẩn" phải được đặt ưu tiên bóc bì ngay và xuất trình LĐCC giải quyết kịp thời.
Văn bản đó trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng cho người đó.
Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ĐẾN” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu của văn bản và bằng mực đỏ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC cần xem xét, chỉ đạo thực hiện.
- Đối với quản lý văn bản văn bản mật:
Văn bản ở bì có các dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện [chú ý không thực hiện scan văn bản]
5.1.2.2 Xem xét chỉ đạo và thực hiện :
LĐCC sẽ trực tiếp xử lý văn bản đến và bút phê văn bản để phân phối các văn bản đến các phòng ban, đơn vị cá nhân sẽ có trách nhiệm chính xử lý văn bản.
5.1.2.3 Chuyển văn bản
CBVT sẽ nhận văn bản đến từ LĐCC để photo và nhân bản, khi photo xong Văn thư sẽ chuyển cho các phòng và đơn vị, cá nhân sẽ theo chỉ đạo của LĐCC. Với các phòng và đơn vị, cá nhân khi ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến trên mạng điện tử, văn thư căn cứ vào bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng ban và cá nhân theo bút phê
Văn bản đến ở cơ quan ngày nào thì sẽ chuyển không quá một ngày, không để chậm.
Trường hợp các Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người giải quyết thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi giải quyết.
Các văn bản giấy được chuyển đến các phòng ban, hoặc cá nhân liên quan thì đơn vị hay cá nhân đó có trách nhiệm phải bảo quản và lưu trữ. Còn nếu các văn bản đó chỉ chuyển bằng đường điện tử thì các văn thư lưu giữ văn bản giấy
5.1.2.4 Thực hiện việc xử lý văn bản đến
Bộ phận/cá nhân có liên quan sẽ có trách nhiệm nghiên cứu, thực hiện văn bản đến theo như chỉ đạo của LĐCC, kể cả các văn bản thường và văn bản mật
5.1.2.5 Lưu hồ sơ
Bộ phận/Cá nhân khi thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó chuyển lưu trữ.
5. Quy trình quản lý văn bản đi
5.1. Sơ đồ
5.2. Mô tả
Quy định soạn thảo văn bản đi
Các cán bộ được phân công sẽ tiến hành soạn thảo về văn bản và chịu trách nhiệm về nội dung đó và tính pháp lý của văn bản đó,hay ký nháy vào bên cạnh chữ ở kết thúc nội dung văn bản trước khi được trình duyệt.
Cán bộ sẽ đề xuất về mức độ ban hành văn bản mật và ra soạn thảo văn bản theo nội dung hay yêu cầu và thể thức quy định; Cán bộ dự thảo văn bản sẽ chịu trách nhiệm về nội dung cũng như tính pháp lý của văn bản đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc của nội dung văn bản trước khi trình duyệt.
5.2.2.2 Duyệt văn bản thảo
Trưởng phòng hay Phụ trách phòng phải thực hiện soát xét lại nội dung, thể thức văn bản và ký vào góc phải ở mục chức vụ của người có thẩm quyền để ban hành văn bản sau khi văn bản đó được chỉnh sửa.
5.2.2.3 Duyệt, ký văn bản
LĐCC sẽ xem xét nội dung, hình thức các văn bản và ký; nếu văn bản không đạt yêu cầu phải chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản đó để chỉnh sửa.
Chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản phải rõ ràng; không được dùng bút chì, mực đỏ hay những thứ mực dễ phai để ký văn bản.
5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành Sau khi đã có chữ ký của những người có thẩm quyền theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, văn bản sẽ được chuyển qua Văn thư; Văn thư sẽ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, và vào sổ văn bản đi theo, đối với các văn bản thường; vào sổ các văn bản đi và đối với văn bản mật để làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi.
Với những văn bản chuyển đến trong ngành Y tế phải tiến hành scan văn bản rồi chuyển văn bản qua văn phòng điện tử
5.2.2.5 Gửi văn bản đi
- Đối với các văn bản thường:
Văn thư sẽ có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã được chỉ định bằng đường bưu chính, qua các mạng văn phòng điện tử Sở Y tế.
Văn thư có trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và đảm bảo. Nếu vận chuyển theo đường bưu điện phải thực hiện theo đúng quy định riêng của ngành bưu điện
Ngoài bì thư có đóng dấu [ký hiệu] theo đúng mức độ yêu cầu của văn bản
5.2.2.6 Lưu hồ sơ
Sau khi đăng ký cũng như làm thủ tục ban hành thì các bộ phận chuyên môn có trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính [Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng ban soạn thảo và các phòng liên quan[nếu có]], cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc.
II. Biểu mẫu quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi
1. Sổ theo dõi công văn đến
Sổ theo dõi công văn đến
2. Sổ theo dõi công văn đi
Sổ theo dõi công văn đi
3. Sổ chuyển giao văn bản
Sổ chuyển giao văn bản
4. Danh mục thông báo
Danh mục thông báo
IV. Kết luận
Nếu nắm rõ được các quy định trên về quản lý văn bản đến và đi, tin chắc rằng bạn sẽ làm tốt công việc văn thư của mình. Mong rằng bài viết trên của 123Job về quy trình quản lý văn bản.