Thông thường, khi nhà tuyển dụng gọi tới phỏng vấn, ứng viên chỉ cần mang theo hồ sơ photo không cần công chứng, chứng thực nhưng cũng có nhiều nơi yêu cầu hồ sơ xin việc phải có chứng thực của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
Đây chính là cơ sở để nhà tuyển dụng nắm được thông tin ứng viên cung cấp là hoàn toàn chính xác. Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền là đại diện bên thứ 3 có tính pháp lý và được công nhận theo đúng quy định pháp luật.
Đặc biệt, khi ứng viên được nhận làm chính thức sẽ được ký kết hợp đồng lao động, việc đảm bảo thông tin chính xác là điều quan trọng vì nó liên quan đến việc đóng bảo hiểm xã hội cùng các thủ tục khác.
Những giấy tờ gì trong hồ sơ xin việc cần công chứng, chứng thực?
Một bộ hồ sơ xin việc đầy đủ thường gồm các giấy tờ: Đơn xin việc, CV xin việc, sơ yếu lý lịch, giấy chứng nhận sức khỏe, bằng cấp và chứng chỉ nghề nghiệp, chứng minh thư, giấy khai sinh,…
Tuy nhiên, CV xin việc và đơn xin việc không cần phải công chứng, chứng thực mà chỉ yêu cầu chứng thực các loại giấy tờ sau tại cơ quan có thẩm quyền:
- Sơ yếu lý lịch;- Bản photo chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân;
- Bản photo sổ hộ khẩu;- Bản photo giấy khai sinh;
-Bản photo bằng tốt nghiệp và chứng chỉ liên quan...
Chứng thực hồ sơ xin việc ở đâu?
Hiện nay, theo quy định tại Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, người làm hồ sơ có thể đến các cơ quan, tổ chức sau để xác nhận sơ yếu lý lịch hoặc chứng thực bản photo các giấy tờ nêu trên:
- Uỷ ban nhân dân cấp xã;
- Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng;
- Phòng tư pháp cấp huyện;
Đáng chú ý, người làm hồ sơ có thể đến các cơ quan, tổ chức này ở bất kỳ địa phương nào mà không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu [khoản 5 Điều 5 Nghị định 23/2015].
Một số lưu ý khi đi chứng thực giấy tờ
Căn cứ Điều 20 Nghị định 23, để chứng thực bản sao từ bản chính, người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao các giấy tờ yêu cầu.
Theo đó, khi chứng thực bản photo các giấy tờ như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, văn bằng, giấy khai sinh thì người yêu cầu phải mang theo các giấy tờ gốc để đối chiếu, sau đó, người có thẩm quyền mới tiến hành chứng thực.
Hiện nay, theo Công văn số 873/HTQTCT-CT, việc xác nhận sơ yếu lý lịch chỉ được thực hiện chứng thực chữ ký của người yêu cầu trên sơ yếu lý lịch. Do đó, việc xác nhận sơ yếu lý lịch sẽ được thực hiện theo thủ tục về chứng thực chữ ký. Như vậy khi đi chứng thực sơ yếu lý lịch, người yêu cần cần mag theo:
- Bản sơ yếu lý lịch mình sẽ ký.
Việc ký sơ yếu lý lịch sẽ được thực hiện ngay tại nơi chứng thực, trước mặt người có thẩm quyền.
Bên cạnh đó, cũng cần mang theo tiền để trả phí chứng thực. Tùy thuộc vào nơi thực hiện mà phí phải trả có thể chênh lệch với nhau. Tuy nhiên sẽ không quá đắt đỏ.
Có thể thấy, việc chứng thực hồ sơ xin việc không quá khó khăn như nhiều người vẫn nghĩ. Bạn chỉ cần chuẩn bị sẵn sàng đầy đủ những hồ sơ, giấy tờ cần thiết. Đến nơi chứng thực xuất trình giấy tờ tùy thân cùng những văn bản gốc của hồ sơ cần chứng thực là được.
Nói tóm lại, tùy thuộc vào yêu cầu của nhà tuyển dụng mà người nộp hồ sơ xin việc cần chứng thực một hoặc một số giấy tờ như sơ yếu lý lịch, bản photo chứng minh nhân dân, bản photo giấy khai sinh,.... Với những chia sẻ trên đây, hy vọng bạn đọc có được các thông tin hữu ích khi chuẩn bị hồ sơ xin việc.Nếu còn vấn đề vướng mắc, bạn vui lòng liên hệ: 1900 6192 để được hỗ trợ.
>> Top 12 mẫu Đơn xin việc 'hút hồn' nhà tuyển dụng
1. Các loại giấy tờ cần công chứng trong hồ sơ xin việc
Trong hồ sơ xin việc sẽ bao gồm các loại giấy tờ vô cùng quan trọng và không thế thiếu đó là sơ yếu lý lịch, CV xin việc, đơn xin việc, giấy khám sức khỏe, bằng cấp/chứng chỉ ngành nghề [nếu có]. Ngoài ra, còn có một giấy tờ khác cần phải được công chứng bởi cơ quan chức năng như bản photo chứng minh thư nhân dân/CCCD/Hộ chiếu, bản sao hoặc bản photo giấy khai sinh, bản photo sổ hộ khẩu. Chỉ có duy nhất CV xin việc và Đơn xin việc là 2 yếu tố không bắt buộc có dấu xác nhận của chính quyền địa phương nên có thể bỏ qua còn lại đều phải công chứng.
Đặc biệt chú ý tới các văn bản cần công chứng trong hồ sơ xin việc phải có chữ ký của người xin công chứng và phải đồng nhất các chữ ký. Không được sử dụng nhiều chữ ký cho các văn bản không thì bộ hồ sơ sẽ không được chấp nhận và phải kê khai lại từ đầu. Vậy nên phải kiểm tra thật kỹ các nội dung và ký đầy đủ, thống nhất các loại giấy tờ trước khi mang đến cơ quan chính quyền địa phương hoặc văn phòng công chứng.
Sau khi công chứng các giấy tờ bên trong thì bạn có thể xin dấu xác nhận hồ sơ tại bất kỳ văn phòng công chứng hay ủy ban nhân dân nào chứ không nhất thiết phải làm ở nơi đăng ký hộ khẩu thường chú. Điều này là sự thay đổi trong quyền công chứng hiện nay, để tiện hơn cho người dân khi xin dấu xác nhận chứng từ thì không nhất thiết phải đến đúng cơ quan Nhà nước như Ủy Ban nhân dân cấp địa phương mà có thể thực hiện tại các văn phòng công chứng nơi được ủy quyền như vậy quá trình công chứng sẽ diễn ra nhanh hơn vì bây giờ các văn phòng này đã có ở khắp nơi tại Tp. Hồ Chí Minh. Bạn cần phải lưu ý và tìm hiểu trước những địa điểm được ủy quyền sử dụng dấu đỏ thì giấy tờ công chứng mới có hiệu lực sử dụng.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các thủ tục, giấy tờ trong hồ sơ xin việc của nhà tuyển dụng thì mang hồ sơ đến các cơ quan có thẩm quyền tại địa phương hoặc theo nơi đăng ký địa chỉ thường trú trong sổ hộ khẩu để công chứng các giấy tờ bên trong. Nhu cầu công chứng hồ sơ xin việc của người dân ngày càng lớn nên để quá trình công chứng được diễn ra nhanh chóng thì trước khi nộp cho chính quyền địa phương bạn nên kiểm tra lại toàn bộ các thông tin bên trong được kê khai khớp nhau hay chưa, chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần công chứng theo đúng yêu cầu.
Hoàn tất công đoạn chuẩn bị hồ sơ thì mang đến những địa điểm được cấp phép sử dụng dấu đỏ để công chứng, không thì hồ sơ của bạn sẽ không có giá trị sử dụng. Ngoài những cơ quan thông thường thì có một số địa điểm được ủy quyền công chứng mà người dân có thể tham khảo đó là các phòng tư pháp thuộc quận/huyện, thị xã/thành phố; ủy ban nhân dân phường/xã/thành phố; phòng công chứng thuộc phòng tư pháp.
Các văn phòng công chứng hồ sơ xin việc ở TP. Hồ Chí Minh hiện nay được cấp phép và có dấu đỏ đó là:
- Phòng công chứng số 1, số 2 và số 3 có địa chỉ cụ thể tương ứng là 97 Đường Pasteur, phường Bến Nghé, Q.1, TP.HCM; 94-95 đường Ngô Quyền, Phường 7, Q.5, TP.HCM; 12 đường Thống Nhất, phường Bình Thọ, quận Thủ Đức, TP.HCM.
- Phòng công chứng số 4, số 5, số 6 và số 7 có địa chủ cụ thể tương ứng là 25/5 đường Hoàng Việt, phường 4, quận Tân Bình, TP.HCM; 278 đường Nguyễn Văn Nghi, phường 7, quận Gò Vấp, TP.HCM; 45AG-47/AF4 đường Nguyễn Văn Đậu, phường 6, quận Bình Thạnh, TP.HCM; 388 đường Nguyễn Văn Lượng, phường 12, quận 6, TP. HCM.
Bên cạnh các cơ quan chính quyền địa phương thì người dân có thể công chứng hồ sơ xin việc tại các văn phòng này khi sử dụng bản photo đã công chứng. Các văn phòng được đặt ở các địa điểm trải dài khắp TP. Hồ Chí Minh giúp người dân tiện hơn và giải quyết các bộ hồ sơ nhanh hơn.
Muốn xin công chứng hồ sơ xin việc thì bạn bắt buộc phải tuân theo các quy định được đề ra khi đến làm việc lại các cơ quan hay văn phòng công chứng được ủy quyền. Ngoài bộ hồ sơ xin việc tự thuật thì khi công chứng bạn cần đem lại các loại giấy tờ để xác nhận các thông tin được kê khai bên trong bao gồm:
- Bộ hồ sơ xin việc [1 bộ] chuẩn theo quy định và có dán ảnh thẻ [ảnh chân dung kích cỡ 4x6].
- Mang theo hộ khẩu thường trú [1 bản gốc và bản photo cần công chứng] đảm bảo có tên cá nhân người thực hiện công chứng tại cơ quan chính quyền địa phương hay văn phòng công chứng.
- Chứng minh thư nhân dân/căn cước công dân/ hộ chiếu bản gốc vẫn đang có trong thời hạn sử dụng cùng với 2 bản photo để công chứng.
Các văn bản gốc sẽ được dùng làm căn cứ để cơ quan chính quyền hoặc văn phòng công chứng sử dụng đối chiếu và so sánh tránh trường hợp dùng giấy tờ giả tạo hồ sơ xin việc kê khai không đúng sự thật. Sau khi xác nhận khớp với các thông tin thì mới đưa lên phía trên để ký tên, đóng dấu công chứng cho bộ hồ sơ xin việc. Điều này thuộc quy định về thủ tục công chứng mà người dân bắt buộc phải tuân theo được Nhà nước ban hành.
Theo quy định cơ bản của các cơ quan chính quyền địa phương và các văn phòng công chứng thì người dân phải đóng một mức phí nhất định để thực hiện công chứng hồ sơ xin việc. Các mức phí được ban hành rõ ràng cho từng loại và tính theo trang giấy cần công chứng, đối với văn bản công chứng cơ bản sẽ phải đóng 5000 đồng/trang còn từ trang thứ 3 trở đi thì sẽ phải đóng 3000 đồng/trang. Tuy nhiên tối đa chỉ dừng ở mức là 100.000 đồng/bản nên dù người dân có công chứng nhiều cũng không phải đóng thêm.
Nhu cầu công chứng của người dân ngày càng nhiều nên quá trình thực hiện đang ngày càng được cải thiện để tiện cho người dân và cũng không quá khó khăn như nhiều người vẫn hay nghĩ. Chỉ cần bạn chuẩn bị đầy đủ và sẵn sàng hồ sơ và giấy tờ theo đúng quy định thì quy trình sẽ diễn ra một cách nhanh chóng và thuận lợi. Mức phí dành cho việc công chứng cũng khá là rẻ vậy nên hãy nhớ mang theo một chút tiền mặt để đóng cơ cơ quan chính quyền hoặc văn phòng công chứng nhé!
Bên trên là những thông tin liên quan đến việc công chứng hồ sơ xin việc ở TP. Hồ Chí Minh, người xin công chứng phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ cần thiết theo quy định rồi sau đó mang đến các văn phòng công chứng được ủy quyền tại TP. Hồ Chí Minh. Hiện nay, đã có nhiều văn phòng công chứng có thẩm quyền nên quy trình công chứng sẽ diễn ra nhanh chóng hơn.