Câu hỏi của bạn:
Cho mình hỏi nhiệm vụ quyền hạn của văn thư lưu trữ trong trường học là như thế nào ạ? mình đang công tác tại 1 trường học, mình thấy cô văn thư trường mình hơi quá đà tức là văn thư ngoài làm việc chuyên môn của mình còn chỉ đạo cả giáo viên và nhân viên trong trường, thậm chí còn chửi cả giáo viên khi phụ huynh tham gia đóng các khoản huy động thấp, vừa ỷ là đảng viên nữa nên chửi giáo viên trong trường không ra gì?
Câu trả lời của luật sư:
Luật Toàn Quốc cảm ơn bạn đã gửi câu hỏi về nhiệm vụ quyền hạn của văn thư lưu trữ về cho chúng tôi, chúng tôi xin đưa ra quan điểm tư vấn về nhiệm vụ và quyền hạn của văn thư lưu trữ như sau:
Căn cứ pháp lý:
1. Công tác văn thư lưu trữ trường học gì là?
Người làm công tác văn thư là người làm tất cả các công việc liên quan đến các loại văn bản, công văn giấy tờ, tài liệu được xác nhận kể từ khi soạn thảo văn bản cho đến khi tiếp nhận. Sau cùng là đến khi giải quyết xong công việc, lên kế hoạch và hoàn thiện quá trình lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi lưu trữ.
2. Chức năng của văn thư lưu trữ trong trường học
Điều 2 Thông tư 06/2015/TT-BNV chức năng nhiệm vụ quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ quy định chức năng của văn thư lưu trữ là:
1. Tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ là Phòng Văn thư – Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ.
2. Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục và các tổ chức tương đương, các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.”
Theo quy định pháp luật, văn thư lưu trữ giúp Chánh văn phòng bộ tham mưu cho Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ quản lý công tác văn thư, lưu trữ của các vụ, văn phòng, thanh tra, cục, tổng cục và các tổ chức tương đương, các đơn vi sự nghiệp công lập thuộc Bộ và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Bộ.
Như vậy, cán bộ văn thư lưu trữ trong trường của bạn có chức năng tham mưu cho thủ trưởng cơ quan của mình và làm công tác quản lý, lưu trữ các đơn thư, giấy tờ… tại cơ quan mình.
3. Nhiệm vụ quyền hạn của văn thư lưu trữ trong trường học
Điều 3 Thông tư 06/2015/TT-BNV chức năng nhiệm vụ quyền hạn tổ chức văn thư lưu trữ quy định nhiệm vụ, quyền hạn của văn thư lưu trữ là:
Thứ nhất: Nhiệm vụ của phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện:
- Xây dựng, trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ;
- Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ;
- Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức của Bộ;
- Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;
- Thực hiện sơ kết, tổng kết, thi đua, khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.
Thứ hai: Thực hiện công tác văn thư của Bộ
- Quản lý văn bản đi, văn bản đến;
- Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu về văn bản;
- Quản lý, sử dụng con dấu của Bộ và các loại con dấu khác được giao;
- Hướng dẫn công chức lập hồ sơ; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
- Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác văn thư.
Thứ ba: Thực hiện công tác lưu trữ của Bộ
- Thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hướng dẫn lập hồ sơ, tài liệu điện tử;
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thực hiện các thủ tục tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
- Bố trí kho bảo quản và thực hiện nghiệp vụ bảo quản tài liệu;
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Giao nộp hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
- Thực hiện chế độ báo cáo, báo cáo thống kê cơ sở về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Như vậy, cán bộ làm công tác văn thư ở trường của bạn có chức năng nhiệm vụ nêu trên. Cán bộ văn thư có thể thực hiện việc chỉ đạo các giáo viên trong Nhà trường nếu được Hiểu trưởng giao cho đảm nhiệm công tác này. Còn về việc cán bộ văn thư quát mắng giáo viên, nhân viên thì vi phạm đạo đức của Đảng viên và không có chức vụ nào có quyền quát máng người khác.
Ngoài ra bạn có thể tham khảo:
Dịch vụ hỗ trợ khách hàng về nhiệm vụ và quyền hạn của văn thư lưu trữ:
Tư vấn qua Tổng đài 19006500: Đây là hình thức tư vấn được nhiều khách hàng sử dụng nhất, vì bạn có thể đặt thêm các câu hỏi về nhiệm vụ và quyền hạn của văn thư lưu trữ như: trách nhiệm của văn thư lưu trữ, văn thư lưu trữ có vai trò gì… mà bạn còn chưa rõ. Chỉ sau một vài câu hỏi của Luật Sư, vấn đề của bạn sẽ được giải quyết; bạn có thể gọi cho Luật Toàn Quốc vào bất cứ thời gian nào chúng tôi luôn sẵn sàng tư vấn cho bạn.
Tư vấn qua Email: Bạn có thể gửi Email câu hỏi về địa chỉ: chúng tôi sẽ biên tập và trả lời qua Email cho bạn. Tuy nhiên việc trả lời qua Email sẽ mất nhiều thời gian và không thể diễn tả được hết ý của câu hỏi vì vậy bạn nên gọi cho Luật Toàn Quốc để được tư vấn tốt nhất.
Luật Toàn Quốc xin chân thành cảm ơn./.
Trong các công ty, doanh nghiệp, đặc biệt là các cơ quan nhà nước, văn thư hành chính là bộ phận phụ trách việc quản lý, lưu trữ văn thư đi và đến của đơn vị, tiếp nhận thư từ, xử lý hồ sơ giấy tờ cũng như thực hiện một số nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính trong đơn vị.
Nhân viên văn thư hành chính sẽ thực hiện những công việc trong phạm vi quyền hạn và trách nhiệm của mình thuộc bộ phận hành chính văn thư tuỳ theo đặc trưng và mô hình tổ chức của mỗi doanh nghiệp. Họ chính là những nhân viên thực hiện các công việc hành chính văn phòng nói chung tuỳ theo sự phân công công việc của mỗi đơn vị.
Có thể khi nghe đến chức danh công việc nhân viên văn thư, mọi người thường nghĩ rằng đây chỉ là một công việc bàn giấy đơn giản, không có gì vất vả, chỉ làm việc với những sổ sách giấy tờ.
Tuy nhiên, với sự phát triển về kinh tế và đa dạng các loại hình dịch vụ hiện nay, để thực hiện tốt nhiệm vụ lưu trữ, phân loại và quản lý các loại hồ sơ, giấy tờ, sổ sách nhằm phục vụ hiệu quả cho các công việc của doanh nghiệp, công ty thì nhân viên văn thư cần có chuyên môn và những kỹ năng cần thiết cho công việc.
Kỹ năng chuyên môn
- Nắm vững nghiệp vụ chuyên môn văn thư lưu trữ, hiểu rõ về nhiệm vụ công việc được phân công.
- Thao tác thành thạo các nghiệp vụ chuyên môn đúng yêu cầu.
- Khả năng truyền đạt, hướng dẫn các nghiệp vụ chuyên môn cho người khác.
- Khả năng thao tác và sử dụng tốt các trang thiết bị văn phòng hiện đại.
Kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp công việc
- Tổ chức tốt công việc quản lý, sắp xếp hồ sơ giấy tờ của đơn vị để dễ dàng tìm kiếm phục vụ cho công việc.
- Tư duy logic, biết phản ứng và tự phán đoán các tình huống công việc một cách nhanh chóng.
- Khả năng quyết định chính xác và kịp thời những vấn đề cần thiết trong phạm vị trách nhiệm và quyền hạn trong công việc.
- Nhanh nhạy cảm nhận được vấn đề và khéo léo trong cách xử lý, giải quyết vấn đề sao cho hợp lý và hiệu quả.
- Biết quản lý thời gian, sắp xếp công việc và phân bổ thời gian hợp lý.
Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng
- Biết cách ghi chép nhanh, ghi tốc ký, nhập dữ liệu bằng máy ghi âm.
- Biết soạn thảo văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ văn bản.
- Khả năng nhớ chính xác các thông tin cần thiết về những cá nhân, sự kiện thời gian, số liệu trong đơn vị công tác.
- Luôn có thái độ cư xử đúng mực, lịch sự, hài hoà với mọi người.
- Phong thái và giọng nói tự tin và thuyết phục.
Kỹ năng tin học văn phòng
- Biết sử dụng các chương trình tin học văn phòng căn bản như MS Word, Excel... để soạn thảo văn bản, soạn thảo hợp đồng, làm thư mời, thực hiện thống kê... theo yêu cầu công việc.
Không chỉ gắn bó với những giấy tờ, hồ sơ, sổ sách trong doanh nghiệp, nhân viên văn thư hành chính còn thực hiện nhiều công việc khác nhau trong lĩnh vực hành chính văn phòng tuỳ theo sự phân công của mỗi công ty. Sau đây là bảng mô tả công việc nhân viên văn thư với những công việc chung và cơ bản để bạn tham khảo.
| Nhiệm vụ chính | Công việc cụ thể |
| Quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy tờ |
|
| Quản lý tài sản, thiết bị của công ty, doanh nghiệp |
|
| Nhiệm vụ lễ tân |
|
Cùng với sự phát triển của xã hội và kinh tế, nhiều công ty và doanh nghiệp được thành lập, vì thế nhu cầu nhân sự có chuyên môn để phục vụ hiệu quả cho công tác văn thư hành chính là nhu cầu tất yếu. Nếu bạn yêu thích công việc này và mong muốn tìm được việc làm nhân viên văn thư phù hợp, bạn có thể theo học chuyên ngành văn thư hành chính tại các trường đại học, cao đẳng, trung cấp. Hoặc bạn đã có văn bằng chuyên môn lĩnh vực khác và muốn làm công việc nhân viên văn thư, bạn cũng có thể theo học các khoá học nghiệp vụ văn thư lưu trữ tại các trường dạy nghề, trung tâm dạy nghề...
Nhân viên văn thư của cơ quan nhà nước cần có các tiêu chuẩn nghiệp vụ cơ bản như sau:
- Bằng cấp chuyên môn hoặc đã qua một lớp nghiệp vụ về công tác văn thư, hay đã qua kèm cặp về công tác văn thư ít nhất là 1 năm.
- Nắm rõ các văn bản pháp quy quy định về công tác công văn, giấy tờ.
- Nắm vững các bản hướng dẫn, chỉ dẫn về đăng ký công văn và lập hồ sơ của cơ quan chủ quản ngành.
- Hiểu về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ công tác giữa các đơn vị trong cơ quan và các cơ quan cấp trên, cấp dưới.
- Nắm vững thể lệ gửi công văn, đánh điện tín, cước phí và địa điểm cần giao dịch.
- Viết chữ đẹp, rõ ràng.
Theo quy định chung, công chức văn thư nhà nước cần có những phẩm chất sau:
- Tận tụy, trách nhiệm, trung thực, cẩn thận và gương mẫu; cần, kiệm, liêm, chính, chí công vô tư và tuyệt đối chấp hành nguyên tắc bảo mật trong thực thi công vụ.
- Có bản lĩnh chính trị vững vàng, trung thành với Tổ quốc…
- Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ công chức, chấp hành sự phân công của cấp trên, tuân thủ pháp luật, kỷ cương, trật tự hành chính…
- Có lối sống và sinh hoạt lành mạnh, khiêm tốn, đoàn kết; lịch sự, văn hóa, chuẩn mực trong giao tiếp, phục vụ nhân dân.
- Thường xuyên có ý thức học tập, rèn luyện nâng cao phẩm chất, trình độ, năng lực.
Đối với các cơ quan nhà nước: Lương nhân viên văn thư bằng mức lương cơ sở nhân với hệ số lương hiện hưởng. Công chức ngành văn thư được xếp lương theo ngạch tương ứng với trình độ đào tạo. Mỗi ngạch văn thư sẽ có các bậc lương tương ứng với từng hệ số lương khác nhau. Các ngạch văn thư cụ thể là:
- Ngạch văn thư chính [mã số 02.006] áp dụng bảng lương công chức loại A2 [nhóm 1]
- Ngạch văn thư [mã số 02.007] áp dụng bảng lương công chức loại Al
- Ngạch văn thư trung cấp [mã số 02.008] áp dụng bảng lương công chức loại B
Đối với công ty, doanh nghiệp tư nhân: Lương nhân viên hành chính văn thư sẽ được thoả thuận tuỳ theo trình độ, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng nghề nghiệp cũng như quy mô của doanh nghiệp. Mức lương nhân viên văn thư hiện nay thường dao động trong khoảng từ 6 - 8 triệu đồng/tháng.
Bạn có thể tìm kiếm việc làm nhân viên văn thư trên nhiều kênh thông tin khác nhau. Trong đó, các trang web tìm việc online uy tín như ViecLamVui hiện là kênh đăng tuyển dụng và tìm việc làm nhân viên văn thư miễn phí phổ biến và hiệu quả hiện nay.
ViecLamVui với hệ thống automation tìm và gợi ý việc làm phù hợp nhất cũng như ứng viên có thể chatnhanh trực tiếp với nhà tuyển dụng sẽ hỗ trợ bạn nhanh chóng tìm được việc làm nhân viên văn thư phù hợp với năng lực và kinh nghiệm của bạn.