5 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel cực nhanh, đơn giản
Công việc thống kê số liệu bằng Excel sẽ vô cùng đơn giản khi bạn biết đến cách đánh số thứ tự. Giúp bạn quản lý thông tin dễ dàng hơn, hãy theo dõi bài viết để biết 5 cách đánh số thứ tự động trong Excel, cùng mở máy tính lên thực hành nhé!
Lợi ích thực hiện hướng dẫn: Giúp bạn tận dụng tối ưu các công cụ của phần mềm Excel, tiết kiệm thời gian trong việc xử lý và thống kê số liệu.
Phiên bản hướng dẫn: Bài viết dưới đây thực hiện trên phiên bản Microsoft Office 365, hệ điều hành Windows 11. Với hệ điều hành macOS hoặc phiên bản Office khác giao diện có thể khác đôi chút nhưng cách làm tương tự.
1. Kéo chuột để đánh số thứ tự trong Excel
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên > Dùng chuột bôi đen 2 ô vừa điền số.
Bước 2: Rê chuột vào vị trí góc dưới cùng bên trái cho đến khi thấy xuất hiện hình vuông nhỏ > Kéo xuống để đánh số thứ tự.
2. Sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong Excel
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Nhập công thức = vị trí ô vừa điền + 1 vào ô tiếp theo.
Ví dụ: Bạn nhập số thứ tự ô đầu tiên tại vị trí A2 thì nhập công thức ở ô bên dưới "=A2+1" như hình bên dưới.
Bước 2: Dùng chuột đặt ở hình vuông nhỏ tại góc ô đó và kéo xuống tới vị trí nhất định.
3. Sử dụng hàm SEQUENCE
Chọn ô bắt đầu của dãy số > Nhập công thức "=SEQUENCE[Số hàng cần đánh số]" > Nhấn Enter.
Ví dụ: Ta cần đánh số cho 7 hàng nên sẽ sử dụng công thức "=SEQUENCE[7]".
Mời bạn tham khảo thêm cách sử dụng hàm SEQUENCE.
4. Sử dụng Auto fill
Nếu trên thanh Ribbon của bạn chưa có chức năng Auto fill, bạn có thể kích hoạt lên bằng cách:
Bước 1: Vào File.
Bước 2: Chọn Options.
Bước 3: Chọn Customize Ribbon > Chọn filter All commands > Tìm đến mục Filter series or Pattern.
Bước 4: Bên bảng Main Tabs tại cây thư mục Home > Nhấn chuột phải > Chọn Add new Group.
Bước 5: Nhấn chọn lại Filter Series or Pattern > Nhấn Add > Nhấn OK.
Sau khi có Auto fill bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự bằng công cụ này. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Mở tệp Excel của bạn, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Chọn Fill > Chọn Series.
Lưu ý: Có 4 loại đánh số
+ Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.
+ Growth: Kiểu lũy tiến.
+ Date: Kiểu ngày tháng.
+ Auto Fill: Kiểu tự động điền.
Bước 2:
Chọn Rows nếu đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột. Tùy vào mục đích của bạn để chọn Rows hoặc Columns nhé!
Trong hướng dẫn này mình chọn Linear để đánh số kiểu tăng dần.
Nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > Nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > Chọn OK.
Sau đó màn hình máy tính sẽ hiển thị dãy số thứ tự bạn đã chỉnh sửa.
5. Sử dụng hàm SUBTOTAL lồng với IF
Lưu ý:
- Cách này được áp dụng khi sử dụng chức năng Filter.
- Việc sử dụng hàm SUBTOTAL giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm COUNTA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ bị giữ nguyên khi lọc.
- Chỉ áp dụng được trên cột, không thể áp dụng được trên hàng.
Cú pháp của hàm:
Ở cách này mình sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau đó chính là hàm IF và hàm SUBTOTAL với cú pháp như sau:
=IF[logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL[function_num; ref1;...]]
Ý nghĩa công thức:
+ logical_test: Điều kiện của hàm IF.
+ [value_if_true]: Giá trị trả về nếu điều kiện đúng.
+ [value_if_false]: Giá trị trả về nếu điều kiện sai.
+ function_num: Hàm được hiểu theo giá trị số [Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA].
+ ref1;...: Vùng chứa số thứ tự.
Ví dụ bạn có 1 bảng dữ liệu với các hàng trống. Nhiệm vụ của bạn là phải điền số thứ tự tương ứng với các mặt hàng một cách tự động, từ các hàng trống.
Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp "=IF[B2="","",SUBTOTAL[3,$B$2:B2]]".
Giải thích hàm:
Đối với hàm SUBTOTAL[3,$B$2:B2]] ta có:
+ function_num = 3: Được hiểu là hàm COUNTA trong SUBTOTAL - Đếm số ô không trống.
+ ref1 =$B$2:B2: Là vùng đã được đánh số thứ tự [Lưu ý: Luôn phải khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới].
Đối với hàm IF[B2="","",SUBTOTAL[3,$B$2:B2]] ta có:
+ C3="";"": Có nghĩa là nếu giá trị ở ô C3 là rỗng thì số thứ tự cũng sẽ là rỗng.
+ SUBTOTAL[3,$B$2:B2]]: Nếu ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL.
6. Một số lưu ý khi đánh số thứ tự trong Excel
- Cách 1: Hầu hết đa số mọi người đều sử dụng vì dễ nhớ. Tuy nhiên nhược điểm của cách này khi bạn có khoảng 1000 dòng cần đánh số thứ tự thì việc kéo bằng tay vất vả hơn. Bên cạnh đó thì khi bạn cần xóa 1 dòng nào đó thì số thứ tự cũng không tự nhảy theo.
- Cách 3: Cách sử dụng cực nhanh nhưng bạn phải nhớ hàm. Bên cạnh đó hàm SEQUENCE chỉ hỗ trợ trên phiên bản Excel 365 nên các phiên bản Excel thấp hơn chưa thật sự hữu ích.
- Với những cách đánh số thứ tự khác trong Excel cũng nhanh hơn việc bạn nhập tay từng số phải không nào. Hãy chọn cho mình một cách đánh số thứ tự nhé!
Có thể bạn chưa biết, 100% Laptop Thế Giới Di Động bán ra đều tích hợp sẵn Windows bản quyền. Nếu bạn đang tìm mua Laptop để học tập và làm việc, hãy lựa cho mình một mẫu "Laptop chính hãng - Windows bản quyền" ngay nhé!
-
Acer Nitro 5 Gaming AN515 57 727J i7 11800H [NH.QD9SV.005.]
Online giá rẻ28.190.000 29.990.000 -6%tết 2022 giảm sốcQuà 1.880.000
17 đánh giá - Trả góp 0%
HP 240 G8 i5 1135G7 [518V6PA]
Online giá rẻ17.090.000 17.290.000Quà 100.000
15 đánh giá -
MacBook Pro M1 2020
Online giá rẻ38.490.000 39.990.000tết 2022 giảm sốcQuà 990.000
-
Acer Aspire A315 56 308N i3 1005G1 [NX.HS5SV.00C]
11.890.000 11.990.000Quà 100.000
64 đánh giá -
Acer TravelMate B3 TMB311 31 C2HB N4020 [NX.VNFSV.006]
9.990.000Quà 100.000
-
MSI Modern 14 B5M R5 5500U [203VN]
16.990.000Quà 980.000
-
Dell Inspiron 15 3511 i3 1115G4 [P112F001CBL]
15.290.000VNpay giảm 300kQuà 100.000
-
Acer Nitro 5 Gaming AN515 45 R6EV R5 5600H [NH.QBMSV.006]
Online giá rẻ22.790.000 23.990.000 -5%tết 2022 giảm sốcQuà 1.880.000
-
HP 15s du1108TU i3 10110U [2Z6L7PA]
12.690.000Quà 300.000
Xem thêm:
- Cách viết, ẩn số 0 ở đầu dãy số, văn bản trong Excel 2010, 2016
- Hướng dẫn cách chèn file âm thanh, video vào Excel cực đơn giản
- Cách bật, tắt chế độ full màn hình trong Excel cực đơn giản
Trên đây là hướng dẫn 3 cách đánh số thứ tự tự động trong Excel siêu nhanh, đơn giản trên máy tính giúp bạn dễ dàng trong việc thống kê số liệu. Nếu cảm thấy bài viết hữu ích, hãy chia sẻ cho bạn bè và đừng quên để lại bình luận phía dưới nhé!