Quy định về quản lý vận hành tòa nhà

Quy trình vận hành & quản lý tòa nhà là một chuỗi các công việc mà nhà quản lý cần thực hiện để giúp cho mọi hoạt động được diễn ra một cách hiệu quả nhất. Đây cũng là một yếu tố quan trọng đem lại nhiều giá trị to lớn để doanh nghiệp vận hành và phát triển. Hãy cùng điểm qua những vấn đề nhà quản lý cần thực hiện dưới đây:

1. Quản lý chăm sóc khách hàng

Xem thêm: PHẦN MỀM CRM – GIẢI PHÁP CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG HIỆU QUẢ

Khách hàng – nguồn thu nhập chính của mọi doanh nghiệp. Để thu hút được nhiều khách hàng quan tâm cũng như duy trì được nguồn khách hàng có sẵn, nhà quản lý cần tối ưu các quy trình về:

• Quản lý và sử dụng phòng: 
  • Thời gian check in, check out
  • Số lượng/loại phòng có sẵn và không có sẵn
• Quản lý tài sản của khách hàng
• Quản lý vệ sinh của khách hàng
• Đánh giá sự hài lòng của khách hàng
• Xử lý khiếu nại của khách hàng
• Hướng dẫn và đón tiếp khi khách hàng đến sử dụng dịch vụ

2. Quản lý an ninh tòa nhà

Khi đề cập đến vấn đề an ninh, có rất nhiều hạng mục cần lưu ý bao gồm cả trong và khu vực ngoài tòa nhà. Chẳng hạn như:

• Quy định về phòng cháy chữa cháy:
  • Phương án cứu hộ cứu nạn khi có sự cố xảy ra
  • Hệ thống, trang thiết bị chữa cháy
  • Quản lý tài sản, cơ sở vật chất
  • Hệ thống camera giám sát
  • Quản lý tài sản tại bãi giữ xe
  • Quản lý nhân viên an ninh
  • Kiểm soát khách tham quan
  • Kế hoạch kết hợp với chính quyền địa phương

3. Quản lý kỹ thuật tòa nhà

Đối với các tòa nhà lớn, ban quản lý càng phải chú ý nhiều hơn về hệ thống kỹ thuật để đưa ra một kế hoạch cụ thể và khoa học. Bao gồm:

• Quy trình sửa chữa, bảo trì tòa nhà
• Bảo dưỡng vật tư định kỳ (điều hòa, thang máy…)
• Quản lý hệ thống điện, thoát nước, internet

4. Quản lý vệ sinh tòa nhà

Khi đã có một lượng khách nhất định, nhu cầu về vệ sinh càng cần được chú ý tới. Theo đó ban quản lý cần đưa ra một trình tự cụ thể về vệ sinh phòng ốc, sảnh, hành lang, nhà vệ sinh, bãi đỗ xe. Những khu vực khác cũng tương đối quan trọng nhưng thường bị bỏ qua như vệ sinh kính, tường trần, quạt, thảm..v.v. Để bám sát được hết các yếu tố này, nhà quản lý cần đưa ra những quy trình rõ ràng về:

• Triển khai, phân công vệ sinh theo từng hạng mục
• Khảo sát, đánh giá thực tế công tác vệ sinh

5. Quản lý chi phí – tài chính

Để đảm bảo mọi hoạt động tài chính được diễn ra minh bạch, rõ ràng, công tác quản lý tài chính cần được thực hiện một cách cụ thể:

• Xây dựng và triển khai quy trình thu – chi
• Báo cáo định kỳ theo tháng/quý/năm
• Lên kế hoạch rõ ràng, phân bổ nguồn tài chính cho các phòng, ban

6. Quy trình triển khai công tác nhân sự

• Xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đào tạo nhân sự có tổ chức
• Quy trình quản lý, giám sát và phân bổ nguồn nhân sự
• Quản lý phối hợp giữa các phòng, ban

7. Quản lý hợp đồng – văn bản

Xây dựng quy trình chuẩn trong việc tiếp nhận, vận chuyển thư từ, văn bản cũng như triển khai báo cáo tổng kết định kỳ. Các hợp động quan trọng trong quản lý tòa nhà bao gồm:

• Quy trình ký hợp đồng cho thuê và những quy định cụ thể
• Quá trình thu tiền thuê
• Quy trình thu tiền dịch vụ
• Quản lý các hợp đồng thầu phụ

Làm sao để tối ưu hóa quy trình vận hành – quản lý tòa nhà?

Như những gì đã được liệt kê từ trên, bạn có thể thấy khối lượng việc quản lý vận hành trong một toà nhà là khá lớn, đặc biệt đối với các mô hình phức tạp như tòa nhà văn phòng cho thuê. 

Để tối ưu hóa được hệ thống quản lý tòa nhà một cách hiệu quả nhất, áp dụng công nghệ là một giải pháp được sử dụng rộng rãi. Cụ thể hơn, rất nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm quản lý vận hành tòa nhà để giảm bớt lượng công việc cũng như tăng độ chính xác.

Ít có phần mềm nào có thể giải quyết được hết các vấn đề trên. Tuy nhiên, một số quy trình có thể được tối ưu một cách hiệu quả chẳng hạn như quản lý chăm sóc khách hàng, quản lý tài chính, quản lý an ninh – kỹ thuật. Với Smartos, vấn đề về quản lý và vận hành tại các không gian làm việc chung sẽ cơ bản được giải quyết.

Quản lý vận hành toà nhà văn phòng không thể thiếu Smartos

Nền tảng quản lý Smartos được tạo ra bởi một nhà cung cấp không gian để phục vụ cho các không gian khác. “Chúng tôi bắt đầu vận hành một không gian làm việc chung tại Đà Nẵng từ năm 2017 và sử dụng Excel là công cụ quản lý chính. Đội ngũ vận hành của chúng tôi bắt đầu gặp khó khăn khi đội ngũ bắt đầu lớn mạnh. Với việc mở rộng địa điểm và tăng trưởng khách hàng, chúng tôi bắt đầu gặp vấn đề và chi phí hoạt động tăng lên đáng kể. Ngoài ra, là một người quản lý, tôi gặp khó khăn trong việc xem lại các thông tin tài chính và năng suất hoạt hộng của nhân viên một cách kịp thời.” – Chị Trần Hạnh Trang, nhà sáng lập Smartos cho biết

Với lợi thế có doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp CNTT cho khách hàng trên toàn thế giới, cũng am hiểu về mô hình kinh doanh không gian làm việc chung, công ty Enouvo do chị Trang điều hành đã quyết định tự mình xây dựng giải pháp để giải quyết các vấn đề trong không gian của mình. Sau vài năm học hỏi và phát triển, giờ đây Smartos đã sẵn dàng chia sẻ giải pháp của mình với các nhà cung cấp không gian khách và giúp họ kết nối với các khách hàng trên toàn thế giới.

Ngoài việc cung cấp giải pháp về quản lý dữ liệu với CRM thì Smartos còn phát triển một ứng dụng di động miễn phí hỗ trợ việc tìm kiếm và đặt không gian, chỗ ngồi làm việc. Đặc biệt, Smartos còn cung cấp giải pháp ứng dụng di động mang thương hiệu riêng cho từng không gian giúp họ chăm sóc khách hàng và xây dưng thương hiệu hiệu quả hơn.

Liên hệ Smartos tại đây để nhận bản demo đầy đủ các tính năng của phần mềm và nhận ưu đãi sử dụng phần mềm miễn phí trong vòng 15 ngày.

Giá quản lý chung cư tại Hà Nội nói riêng và cả nước nói chung, do chủ đầu tư hoặc ban quản trị tòa nhà chung cư đưa ra đều phải căn cứ theo quy định về quản lý chung cư hiện hành mà cơ quan chức năng đưa ra.

Hãy cùng PSA tìm hiểu các quy định đó ngay sau đây.

Chi phí quản lý tòa nhà chung cư

Một trong những vấn đề được tranh luận nhiều nhất trong quy định về quản lý chung cư chính là chi phí.

Chi phí quản lý tòa nhà chung cư là một trong những vấn đề được đưa ra tranh luận rất nhiều trong thời gian qua. Và vấn đề này được quy định cụ thể tại Điều 106 Luật Nhà ở 2014 như sau:

“Điều 106. Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư

Khoản 1

Việc xác định giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư phải công khai, minh bạch và căn cứ vào nội dung các công việc cần quản lý vận hành, dịch vụ sử dụng đối với từng loại nhà chung cư.

Khoản 2

Giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư không bao gồm kinh phí bảo trì phần sở hữu chung, chi phí trông giữ xe, chi phí sử dụng nhiên liệu, năng lượng, nước sinh hoạt, dịch vụ truyền hình, thông tin liên lạc và các chi phí dịch vụ khác phục vụ cho việc sử dụng riêng của chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư.

Khoản 3

Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư được quy định như sau:

1. a) Trường hợp chưa tổ chức được Hội nghị nhà chung cư lần đầu thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thực hiện theo thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, thuê mua nhà ở;
2. b) Trường hợp đã tổ chức được Hội nghị nhà chung cư thì giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư do Hội nghị nhà chung cư quyết định.

Khoản 4:

Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì giá dịch vụ quản lý nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận giữa chủ sở hữu và người sử dụng nhà chung cư; trường hợp nhà chung cư thuộc sở hữu nhà nước thì giá dịch vụ quản lý nhà chung cư được thực hiện theo quy định tại khoản 5 Điều này.

Khoản 5

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm ban hành khung giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư để áp dụng cho các trường hợp sau đây:

1. a) Thu kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
2. b) Làm cơ sở để các bên thỏa thuận trong hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê mua nhà ở hoặc trong trường hợp có tranh chấp về giá dịch vụ giữa đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư với chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; trường hợp không thỏa thuận được giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư thì áp dụng mức giá trong khung giá dịch vụ do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành.”

Quy định về quản lý chung cư, sử dụng nhà chung cư

Bên cạnh Điều 106, Luật nhà ở 2014, tại Khoản 2, 3, 4 Điều 4 Thông tư 02/2016/TT-BXD về ban hành quy chế, quy định về quản lý chung cư, sử dụng nhà chung cư cũng nêu rõ:

“Điều 4. Nguyên tắc quản lý, sử dụng nhà chung cư

Khoản 2

Việc quản lý, sử dụng nhà chung cư phải tuân thủ nội quy quản lý, sử dụng của từng nhà chung cư, quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và pháp luật có liên quan.

Khoản 3

Việc đóng kinh phí quản lý vận hành nhà chung cư được thực hiện theo thỏa thuận giữa chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư với đơn vị quản lý vận hành trên cơ sở các quy định của pháp luật về nhà ở.

Việc sử dụng kinh phí quản lý vận hành, kinh phí bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư phải đảm bảo đúng mục đích, công khai, minh bạch, theo đúng quy định của pháp luật về nhà ở và Quy chế này; việc đóng góp các khoản phí, lệ phí trong quá trình sử dụng nhà chung cư phải tuân thủ các quy định của pháp luật.

Khoản 4

Chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải đóng kinh phí bảo trì, kinh phí quản lý vận hành, kinh phí hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư và các khoản phí, lệ phí khác trong quá trình sử dụng nhà chung cư theo quy định của quy chế này và pháp luật có liên quan;

Phải chấp hành các quy định về quản lý chung cư, sử dụng nhà chung cư, quy định của pháp luật về nhà ở, Quy chế này và pháp luật có liên quan trong quá trình quản lý, sử dụng nhà chung cư.”

Chi phí quản lý tòa nhà chung cư sẽ được sử dụng như thế nào?

Cần nắm rõ những quy định về phí quản lý tòa nhà chung cư để đảm bảo quyền lợi

Căn cứ vào quy định của nhà nước về giá dịch vụ quản lý tòa nhà chung cư, đồng thời căn cứ vào quy mô của tòa nhà chung cư, ban quản lý sẽ xây dựng những khoản chi phí hợp lý.

Chi phí quản lý chung cư được chi trả bởi những cư dân sống trong tòa nhà chung cư. Thông thường các khoản chi phí sẽ được đóng cho ban quản lý tòa nhà theo kỳ hoặc theo tháng. Ban quản lý chung cư sẽ chịu trách nhiệm kê khai các khoản chi phí với cư dân một cách rõ ràng, minh bạch.

Trích khoản 1 điều 10 của thông tư 02/2016/TT-BXD quy định về hoạt động quản lý tòa nhà của chung cư bao gồm những hoạt động sau đây:

Khoản 1

Hoạt động quản lý vận hành nhà chung cư bao gồm các công việc sau đây:

1. a) Điều khiển, duy trì hoạt động, bảo dưỡng thường xuyên hệ thống thang máy, máy bơm nước, máy phát điện, hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, dụng cụ chữa cháy, các thiết bị dự phòng và các thiết bị khác thuộc phần sở hữu chung, sử dụng chung của tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư;
2. b) Cung cấp các dịch vụ bảo vệ, vệ sinh môi trường, thu gom rác thải, chăm sóc vườn hoa, cây cảnh, diệt côn trùng và các dịch vụ khác bảo đảm cho nhà chung cư hoạt động bình thường;
3. c) Các công việc khác có liên quan”.

Như vậy có rất nhiều khoản chi phí khác nhau được áp dụng đối với tòa nhà chung cư. Mỗi chung cư sẽ có những quy định về phí dịch vụ khác nhau, các loại phí dịch vụ phổ biến được áp dụng cho hoạt động quản lý chung cư hiện nay:

• Phí quản lý, vận hành hệ thống kỹ thuật.
• Phí an ninh bảo vệ.
• Phí vệ sinh khu vực chung như hành lang, đường nội bộ,…
• Phí chăm sóc cảnh quan.
• Tiền nước cho các khu vực công cộng.
• Tiền điện dành cho thang máy, máy bơm, quạt và các khu vực công cộng.
• Phí sửa chữa các thiết bị trong khu vực chung.

Vì tất cả các khoản phí trên đều dựa trên sự đồng thuận của chủ đầu tư – ban quản lý tòa nhà – cư dân nên cư dân phải có trách nhiệm và nghĩa vụ nộp đầy đủ các khoản phí dịch vụ trên. Ban quản lý tòa nhà phải phân bổ các khoản phí sao cho phù hợp đảm bảo chung cư được vận hành linh hoạt.

Như vậy qua bài viết, PSA đã chia sẻ đến bạn những quy định về quản lý chung cư, cụ thể là những quy định về chi phí. Nếu bạn đang gặp bất cứ thắc mắc gì về chi phí hãy liên hệ trực tiếp với PSA theo những thông tin dưới đây để được hỗ trợ thêm nhé!

CÔNG TY PSA

• Địa chỉ: Tầng 15 tòa nhà VPI, 167 phố Trung Kính, P. Yên Hòa, Q. Cầu Giấy, TP. Hà Nội.
• Điện thoại: (84-24)-3772 6886
• Fax: (84-24)-3747 8649
• Hotline: 0911 033 777
• Tổng đài CSKH: 1900 575 772

Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn công ty dịch vụ quản lý chung cư chất lượng