90% các chủ doanh nghiệp SMEs của chúng ta ban đầu xuất phát điểm là làm một ý tưởng tự phát hoặc tay ngang qua lập nghiệp, bạn không được đào tạo qua trường lớp, bạn chưa từng làm việc ở một tổ chức với đầy đủ những trải nghiệm như trên trước khi ra làm chủ
Vì vậy, bạn điều hành theo những gì bạn tự biết, tự đọc được hoặc học được ở đâu đó ngoài kia. Nó không có hệ thống logic, bạn quản lý theo kiểu “đụng đâu làm đấy”, “sai đâu sửa đó”.
Chính vì vậy mà doanh nghiệp bạn luôn xảy ra những trường hợp:
– Không có trật tự công việc
– Không có kế hoạch, mục tiêu đưa ra
– Nhân sự thích thì làm, không thích thì thôi, đủ ngày 8h là về, không một hệ thống báo cáo, đánh giá KPI nào được lập ra
– Giám đốc sai đâu làm đó
– Việc trước việc sau không biết cách lưu hồ sơ
– Không biết cách bán hàng, hoặc có bán cũng chỉ ở mức độ “Lạy trời mua hàng giúp con”
– Công việc chồng chéo, chắp vá, không một quy trình, hệ thống nào cả
– Xung đột trong công việc luôn luôn xảy ra
– Giám đốc/ Quản lý phải chạy theo sau nhân viên để “sửa sai” từ những việc vụn vặt nhất.
– Lãnh đạo không có chuyên môn cụ thể trong từng mảng nên không biết phân công nhiệm vụ như nào cho đúng
– Nhân viên làm việc không chuyên tâm, tác phong lề mề, thụ động.
– Các bộ phận, phòng ban hoạt động rời rạc, không ăn khớp với nhau, làm cho cả bộ máy vận hành chậm chạp..
Nên việc xây dựng và tối ưu quy trình làm việc luôn luôn phải có trong mỗi doanh nghiệp. Để vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả, người lãnh đạo cần phải xác định và liên hệ mật thiết hoạt động giữa các bộ phận, phòng ban. Bất cứ hoạt động nào nhận các đầu vào và chuyển thành các đầu ra đều được xem như một quá trình. Vì vậy, quy trình được xem như bộ khung để doanh nghiệp đứng vững và phát triển.
Tại sao doanh nghiệp cần phải có quy trình ?
Quy trình là khuôn khổ [pháp lý nội bộ] để cho các công việc được diễn ra đúng phép tắc trong hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức. Phương pháp quản lý theo quy trình là phương pháp quản lý mà ở đó doanh nghiệp đưa ra các quy tắc, các công việc mẫu và đưa ra thứ tự thực hiện chuẩn để thực hiện công việc.
Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý sếp. Đối với những công việc cần sự phối hợp nhóm [teamwork] thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào? Nhân viên cũ xin nghĩ thì nhân viên mới tiếp nhận việc theo trình tự có sẵn, giúp cho chủ doanh nghiệp đỡ mất thời gian hướng dẫn từ đầu. Nhân viên chủ động trong mọi việc, sếp có thời gian để tập trung vào phát triển công ty, mở rộng quy mô, chiến lược. Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Lợi ích của quy trình làm việc mang lại
1.Tối ưu nguồn lực, cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành: Hệ thống quy trình chuẩn, chỉ dẫn và quy định rõ ràng công việc và trình tự các việc cần phải làm sẽ giúp rút ngắn thời gian đào tạo nhân sự. Nhân sự dễ bắt nhịp hơn với công việc mà không phụ thuộc vào sự đào tạo chủ quan, đôi khi không nhất quán của nhân viên đi trước.
2.Cải tiến, nâng cao năng suất làm việc, tạo thuận lợi cho việc kiểm soát đánh giá hiệu quả/ hiệu suất công việc: Với quy trình, người quản lý hoàn toàn dễ dàng đo lường được hiệu quả, nhìn thấy rõ nút thắt cần điều chỉnh trong quy trình và đánh giá hiệu suất công việc [dựa theo khối lượng công việc xử lý tại các bước đã được chỉ dẫn rõ ràng]. Thực hiện theo quy trình giúp cho các nhân viên đảo bảo được tiến độ công việc, chất lượng và hiệu suất lao động. Nhờ đó người quản lý có thể kiểm soát được tiến độ, chất lượng công việc, có kế hoạch tuyển dụng và sắp xếp nhân sự cho phù hợp với nhu cầu phát triển. Hơn nữa, quy trình làm việc giúp cho người quản lý giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng
3.Trải nghiệm khách hàng nhất quán: Với quy trình, cùng một yêu cầu đầu vào sẽ cho những kết quả đầu ra tương đồng, nhất quán. Trải nghiệm khách hàng là một trong những kết quả đầu ra cuối cùng mà mỗi doanh nghiệp đều coi trọng. Vì nó là nguồn duy trì và phát triển khách hàng trung thành, cùng lợi nhuận và doanh số cao cho doanh nghiệp.
4.Tăng lợi thế cạnh tranh:Trong thời đại mà các doanh nghiệp “mọc lên như nấm sau mưa”, việc tìm cho mình một quy trình chuẩn giúp bộ máy làm việc diễn ra nhịp nhàng chính là tạo lợi thế cạnh tranh đối với các đối thủ. Thực tế, quy trình quản lý là kinh nghiệm được đúc rút sau nhiều năm hoạt động, và cũng là những kiến thức được tích lũy qua nhiều tài liệu của mỗi chủ doanh nghiệp. Do đó, quy trình làm việc thường thể hiện nét đặc trưng riêng của mỗi doanh nghiệp và hàm chứa trong đó lợi thế kinh doanh riêng.
Để doanh nghiệp bạn xây dựng và tối ưu quy trình làm việc hãy đến với BQ Training. Từ những kinh nghiệm từ những dự án đã triển khai, chúng tôi tự hào đêm đến những dịch vụ tốt nhất về tư vấn, triển khải chiến lước tư vấn xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp. Chúng tôi đang mở lớp khóa học: “Xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp”, và dịch vụ tư vấn riêng cho quý doanh nghiệp về “ Tư vấn xây dựng hệ thống quy trình doanh nghiệp smes/khởi nghiệp”.
Chúng tôi nắm rất rõ việc áp dụng quy trình sẽ mang lại hiệu quả cho doanh nghiệp, giúp gia tăng doanh số cũng như tối ưu hóa hoạt động trong doanh nghiệp. BQ Training sẽ đồng hành xây dựng hệ thống quy trình quy định một cách bài bản và phù hợp với thực tế của từng doanh nghiệp. Liên tục cải tiến để hệ thống quy trình, bắt kịp được xu hướng phát triển của doanh nghiệp.
Bạn sẽ áp dụng quy trình cho doanh nghiệp của mình ngay chứ?
Hãy gọi cho chúng tôi để được tư vấn tốt nhất cho các quy trình doanh nghiệp của bạn. Hotline: 0916 145151
Quản lý quy trình làm việc tốt là tiền đề để lãnh đạo quản lý doanh nghiệp hiệu quả bởi nó được coi là nền tảng cốt lõi của một doanh nghiệp. Vậy bộ quy trình quản lý doanh nghiệp đã hoàn thiện? Giải pháp quản lý quy trình làm việc của doanh nghiệp liệu đã giải quyết được những vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang gặp phải?
Quy trình làm việc thể hiện cách thức vận hành của bộ máy doanh nghiệp
Quy trình làm việc là bộ quy trình quản lý doanh nghiệp, ở đó thể hiện cách thức vận hành của bộ máy doanh nghiệp. Trong đó tập hợp toàn bộ: nhiệm vụ, công việc của từng bộ phận được thực hiện theo một thứ tự cố định.
Mỗi doanh nghiệp có thể có nhiều quy trình làm việc khác nhau như: quy trình kinh doanh, quy trình chăm sóc khách hàng, quy trình mua sắm, quy trình quản lý nhân sự, quy trình tuyển dụng,… Tuy nhiên, toàn bộ những quy trình này đều có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
Tại sao quản lý quy trình làm việc lại quan trọng?
Quy trình làm việc là thước đo tiêu chuẩn của các doanh nghiệp. Nó giúp nhân viên nắm rõ các công việc cần thực hiện, các bước tiến hành, người thực hiện và kết quả cần đạt. Quy trình làm việc là “đầu mối” giúp nhà quản lý kiểm soát công việc và phân công nhiệm vụ rõ ràng hơn. Từ đó nâng cao hiệu suấ, hiệu quả hoạt động, tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Xem thêm: 5 bước tạo lập quy trình làm việc hiệu quả
Những sai lầm thường gặp của doanh nghiệp khi xây dựng quy trình làm việc
Trao cho nhân viên quyền lực ảo
Nhiều doanh nghiệp thường nói đến việc trao quyền cho nhân viên. Nhưng sự thật, đó chỉ là những “quyền lực ảo” trên danh nghĩa. Thực tế, khi cần quyết định bất cứ một điều gì cho dù là nhỏ nhất thì đều cần phải thông qua rất nhiều bộ phận và các cấp lãnh đạo một cách không cần thiết.
Việc làm này không chỉ gây nên sự thiếu tin tưởng trong hệ thống mà còn khiến nhân viên cảm thấy họ không được tôn trọng, khiến họ không phát huy được hết nguồn lực cho công việc và cống hiến hết mình cho công ty.
Quy trình phức tạp, cứng nhắc
Quy trình phức tạp, cứng nhắc khiến nhân viên đau đầu
Cố gắng áp quy trình vào mọi vấn đề dường như là vấn đề mà hầu hết các doanh nghiệp đều đang gặp phải. Việc sử dụng quy trình máy móc, dập khuôn và không có tính linh hoạt đang khiến mọi nỗ lực chuẩn hóa quy trình trở nên vô nghĩa và mọi thứ trở nên khó khăn hơn.
Lấy một ví dụ cụ thể về vấn đề này, chúng ta có thể kể đến như trường hợp nhân viên có một yêu cầu về trình ký gấp cần duyệt ngay lập tức nhưng lãnh đạo phụ trách lại có việc không có mặt ở công ty. Nhân viên không thể chờ đợi đến khi sếp về nhưng lại không có cách nào để được thông qua trình ký. Nếu cứ cứng nhắc thực hiện theo theo quy trình thì sẽ để lỡ mất công việc: họp nhiều nhưng không đúng mục tiêu
Tổ chức các cuộc họp không cần thiết
Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng 67% các cuộc họp đều không cần thiết và có thể giảm tải.
Họp là một hình thức tương tác khá phổ biến tại doanh nghiệp. Nhiều doanh nghiệp còn dành nhiều thời gian cho các cuộc họp để tối ưu và chuẩn hóa các quy trình. Tuy nhiên, không phải lúc nào các cuộc hợp cũng thức sự quan trọng.
Tổ chức các cuộc họp dày đặc sẽ chỉ càng khiến cho chất lượng cuộc họp trở nên kém hiệu quả và lãng phí thời gian làm việc của nhân viên hơn. Theo nghiên cứu, các tổ chức trên khắp Hoa Kỳ lãng phí gần 37 tỷ đô la mỗi năm cho các cuộc họp kém hiệu quả và vô tác dụng.
Bỏ ngoài tai những góp ý của nhân viên
Quy trình làm việc là khung phân công nhiệm vụ và quy trình được áp dụng đối với toàn bộ nhân sự trong công ty. Và nhân viên là người sẽ sử dụng nó hằng ngày. Chính vì vậy, quy trình làm việc được xây dựng phải giải quyết các vấn đề và mang lại tính liền mạch cho nhân viên trong quá trình sử dụng.
Bỏ ngoài tai những lời góp ý của nhân viên sẽ khiến doanh nghiệp đánh mất cơ hội hoàn thiện và tối ưu quy trình làm việc của mình. Không những thế, việc không cho nhân viên đóng góp vào quá trình xây dựng khung quy trình làm việc đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang dập tắt sáng kiến và không ghi nhận những ý tưởng đóng góp của họ cho công việc. Như vậy, những lần sau khi bạn cần đến những đề xuất, ý tưởng của nhân viên, sẽ chẳng con ai muốn đóng góp nữa.
Công cụ giúp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
Công cụ giúp xây dựng quy trình làm việc hiệu quả
DocEye là một phần mềm quản lý quy trình làm việc tuyệt vời dành cho doanh nghiệp. Sở hữu những lợi ích nổi bật như: quản lý tài liệu doanh nghiệp khoa học, tạo lập quy trình làm việc chuyên nghiệp, bảo mật thông tin an toàn, tích hợp bộ tại liệu quản trị doanh nghiệp theo form có sẵn,... DocEye xứng đáng là phần mềm không thể thiếu dành cho khối văn phòng.
Với DocEye, mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện đồng bộ trên một nền tảng chung. Nhà quản lý có thể dễ dàng theo sát hoạt động của nhân sự theo một quy trình thống nhất, từ đó đưa ra các đánh giá về hiệu quả, năng suất làm việc của từng nhân sự. Ngoài ra, các tài liệu của doanh nghiệp cũng được đưa lên hệ thống để quản lý giúp việc tìm kiếm và quản lý hiệu quả, nhanh chóng hơn. DocEye cũng giúp nhân viên có sự làm việc liền mạch, giao nhân công việc, quản lý tốt hơn.
Đăng ký ngay để được dùng thử miễn phí phần mềm: TẠI ĐÂY