Cách làm kế toán đơn giản cho bán hàng năm 2024

Kế toán bán hàng được xem là công việc dành cho những người bắt đầu làm quen với nghề kế toán. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì càng không thể thiếu nhân sự kế toán bán hàng. Vậy kế toán bán hàng đảm nhận những công việc nào? Mời doanh nghiệp tham khảo thông tin liên quan trong bài viết sau đây của MISA MeInvoice.

Lưu ý: Trước khi tìm hiểu về kế toán bán hàng, bạn có thể tìm hiểu tổng quan về ngành kế toán, công việc của kế toán và lộ trình thăng tiến bằng cách click vào bài viết dưới đây

Xem thêm: Công việc của kế toán, mức lương và lộ trình thăng tiến

Kế toán bán hàng (trong tiếng Anh gọi là Sales Accountant) là vị trí kế toán đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, bao gồm: ghi nhận hóa đơn bán hàng, ghi chép sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan khác theo yêu của cầu doanh nghiệp.

2. Kế toán bán hàng giữ vai trò gì trong doanh nghiệp?

Với bất kỳ doanh nghiệp nào, kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng luôn được xem là bộ phận quan trọng nhất. Cùng với đó, kế toán bán hàng đóng vai trò như sau:

– Kế toán bán hàng cung cấp những thông tin và số liệu bán hàng để giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình doanh số, tài chính, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.

– Báo cáo số liệu mà kế toán bán hàng cung cấp còn cho thấy được kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.

Nói tóm lại, vị trí kế toán bán hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc quản lý, ghi chép, tổng hợp số liệu có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn được coi là một vị trí kế toán thuộc nội bộ doanh nghiệp bên cạnh những vị trí khác như kế toán kho, kế toán thuế … Để tìm hiểu thêm về kế toán nội bộ, hãy tham khảo bài viết xem thêm.

Xem thêm: Kế toán nội bộ là gì? Phân loại kế toán nội bộ

3. Công việc cụ thể của kế toán bán hàng

Nhìn chung, kế toán bán hàng sẽ thực hiện các công việc xoay quanh nghiệp vụ ghi chép hóa đơn, quản lý tiền thu chi bán hàng. Cụ thể sẽ là những nhiệm vụ như:

3.1 Cập nhật giá bán, số lượng hàng hóa

– Thường xuyên cập nhật giá bán, số lượng sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán.

– Thông báo đến các bộ phận có liên quan nếu giá được điều chỉnh.

3.2 Quản lý hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

– Quản lý, kiểm tra hóa đơn đầu vào, đầu ra của doanh nghiệp trong kỳ bán hàng bằng phần mềm hóa đơn điện tử để hỗ trợ cho việc hạch toán.

– Xuất hóa đơn cho bán hàng cho khách và kèm theo bảng kê khai chi tiết hàng hóa, cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng hằng ngày.

– Nhập số liệu mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng đã bán cộng với thuế VAT (nếu có).

– Tính toán tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho khách hàng (nếu có).

Doanh nghiệp, kế toán viên quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm với đầy đủ tính năng trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:

“Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại gồm những nghiệp vụ gì?” Đây là câu hỏi không phải ai cũng có thể trả lời được. Vậy thì, bài viết dưới đây Nhanh.vn sẽ giải đáp cho bạn thắc mắc này đồng thời mô tả, hướng dẫn chi tiết cách hạch toán kế toán bán hàng.

1. Hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp

1.1. Khi xuất kho hàng hoá giao cho bên mua, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng hoá và đã thanh toán đủ tiền mua hàng hoặc chấp nhận nợ

Ghi nhận tổng giá tính toán của hàng bán

• Nợ TK 111, 112
• Nợ TK 131
• Có TK 511 (5111)
• Có TK 3331 (33311)

Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng xuất bán

• Nợ TK 632
• Có TK 156

Thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp về hàng đã bán (nếu có)

• Nợ TK 511(5111)
• Có TK 333 (3332, 3333)

Khi bên mua được hưởng chiết khấu thanh toán; kế toán phản ánh

• Nợ TK 635
• Có TK 111, 112
• Có TK 131
• Có TK 338 (3388)

Khi phát sinh các khoản chiết khấu thương mại, kế toán ghi

• Nợ TK 521
• Nợ TK 3331(33311)
• Có TK 111 , 112, 311, 131…

Trường hợp phát sinh khoản giảm giá hàng bán

• Nợ TK 532
• Nợ TK 3331 (33311)
• Có TK 111, 112, 311, 131, 3388

  Xem thêm: 5 điều cần biết về bảng nghiệp vụ kế toán cho tài chính doanh nghiệp

1.2. Trường hợp hàng hóa sai quy cách phẩm chất bị trả lại, kế toán ghi

Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại

• Nợ TK 531
• Nợ TK 3331 (33311)
• Có TK 111, 112, 311, 131
• Có TK 388 (3388)

Số thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt của số hàng hoá bị trả lại

• Nợ TK 156 (1561)
• Nợ TK 157
• Có TK 632

Ghi nhận các khoản chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ

• Nợ TK 641
• Nợ TK 133 (1331)
• Có TK 111, 112, 334, 338, 331…

Các khoản chi hộ người mua

• Nợ TK 138 (1388)
• Có TK 111, 112, 331,…

1.3. Cuối kỳ tiến hành phân bổ chi phí thu mua, phí bán hàng đã tiêu thụ trong kỳ, sau đó kết chuyển và xác định kết quả

Phân bổ phí thu mua

• Nợ TK 632
• Có TK 156 (1562)

Kết chuyển chi phí bán hàng

• Nợ TK 911
• Có TK 641

Kết chuyển giá vốn hàng bán, chiết khấu thương mại hàng bán bị trả lại

• Nợ TK 511
• Có TK 521, 531, 532…

  Xem thêm: TOP 10 doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ kế toán uy tín, chất lượng

2. Hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng

Trị giá mua thực tế của hàng gửi bán

• Nợ TK 157
• Có TK 156 (1561)

Giá trị bao bì kèm theo tính giá riêng

• Nợ TK 138 (1388)
• Có TK 153 (1532)

Khi bên mua chấp thanh toán hoặc thanh toán

Bt1 : ghi nhận doanh thu

• Nợ TK 111, 112 ..
• Nợ TK 131
• Có TK 511 (5111)
• Có TK 3331(33311)

Bt2: phản ánh giá vốn hàng bán

• Nợ TK 632
• Có TK 157

Khi thu hồi hàng bán bị trả lại

• Nợ TK 156 (1561)
• Có TK 157

Trường hợp thiếu hụt hàng hoá gửi bán chưa rõ nguyên nhân

• Nợ TK 138 (1381)
• Có TK 157

Hàng đã xác định là tiêu thụ mà thiếu hụt mất mát chưa rõ nguyên nhân

• Nợ TK 138(1381)
• Có TK 632

Khi có quyết định xử lý kế toán ghi

• Nợ TK 138 (1388), 334, 641, 632, 811…
• Có TK 138 (1381)

Trường hợp hàng thừa khi bàn giao cho bên mua

• Nợ TK 157
• Có TK 338 (3381)

Khi xác định được nguyên nhân thừa

• Nợ TK 338 (3381)
• Có TK 156, 641, 711

DỊCH VỤ KẾ TOÁN NỘI BỘ

Chuẩn hoá quy trình, phân tích , tư vấn Đào tạo, chuyển giao

3. Hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp

Ghi nhận tổng giá thanh toán

• Nợ TK 157
• Nợ TK 133(1331)
• Có TK 331, 111, 112, 311…

Ghi nhận doanh thu bán hàng

• Nợ TK 111, 112, 131…
• Có TK 511 (5111)
• Có TK 3331 (33311)

Các bút toán khác còn lại liên quan đến hàng tiêu thụ hạch toán giống như theo hình thức trực tiếp.

Tham khảo: Chi phí bán hàng gồm những loại nào? Kết cấu, nội dung TK 641

4. Hạch toán bán buôn vận chuyển thẳng không tham gia thanh toán

Căn cứ vào hoá đơn bán hàng kế toán ghi nhận hoa hồng môi giới được hưởng

• Nợ TK 111, 112
• Có TK 3331 (33311)
• Có TK 511

Các chi phí liên quan đến môi giới mua bán được hạch toán vào trong một chi phí bán hàng

• Nợ TK 641
• Có TK 111, 112, 334, 338,…

5. Hạch toán nghiệp vụ doanh nghiệp hàng hoá

Trên cơ sở bảng kê bán lẻ hàng hoá, kế toán phản ánh doanh thu và thuế GTGT phải nộp của hàng bán lẻ

• Nợ TK 111, 112, 113
• Có TK 511
• Có TK 3331 (33311)

Giá mua thực tế của hàng đã bán

• Nợ TK 632
• Có TK 156 (1561)

6. Hạch toán bán hàng trả góp

Phản ánh trị giá mua thực tế của hàng bán

• Nợ TK 632
• Có TK 156 (1561)

Phản ánh doanh thu bán hàng

• Nợ TK 111, 112, 131
• Có TK 511
• Có TK 3331 (33311)
• Có TK 338 (3387)

  Xem thêm: Dịch vụ kế toán là gì? 5 công việc của kế toán dịch vụ phải biết

7. Hạch toán bán hàng đại lý

7.1. Bên giao đại lý

Xuất kho chuyển giao cho bên nhận đại lý

• Nợ TK 157
• Có TK 156

Khi mua hàng chuyển thẳng cho bên giao nhận đại lý

• Nợ TK 157
• Nợ TK 133 (1331)
• Có TK 331, 111, 112

Phản ánh giá mua thực tế của hàng bán

• Nợ TK 632
• Có TK 157

Phản ánh doanh thu bán hàng

• Nợ TK 131
• Có TK 511
• Có TK 3331 (33311)

Phản ánh hoa hồng về cứ gửi đại lý

• Nợ TK 641
• Có TK 131

7.2. Bên nhận đại lý

Phản ánh giá thanh toán của hàng nhận bán

Ghi đơn nợ TK 003

Phản ánh số tiền bán hàng đại lý phải trả cho bên giao đại lý

• Nợ TK111,112,131…
• Có TK 331

Đồng thời ghi đơn

Có TK 003

Hoa hồng đại lý được hưởng

• Nợ TK 331
• Có TK 511

  Đọc thêm: Kế toán nội bộ là gì? Chi tiết công việc của kế toán nội bộ

8. Hạch toán bán hàng nội bộ

8.1. Tại đơn vị giao hàng

Nếu đơn vị có sử dụng hoá đơn GTGT

Phản ánh giá trị mua của hàng đã tiêu thụ

• Nợ TK 632
• Có TK 156 (1561), 151,..

Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng tiêu thụ nội bộ

• Nợ TK liên quan (111,112,1368,..)
• Có TK 512 (5121)
• Có TK 3331 (33311)

Nếu đơn vị không sử dụng hoá đơn GTGT

Phản ánh trị giá mua của hàng đã tiêu thụ

• Nợ TK 632
• Có TK 157

Phản ánh tổng giá thanh toán

• Nợ TK 111,112,1368,..
• Có TK 512 (5121)
• Có TK 3331 (33311)

Cuối kỳ tiến hành kết chuyển

• Nợ TK 512 (5121)
• Có TK 521, 531, 532,..

Xác định và kết chuyển DTT nội bộ

• Nợ TK 512 (5121)
• Có TK 911

8.2. Tại cơ sở phụ thuộc

Ghi nhận trị giá hàng thu mua

• Nợ TK 156 (1561)
• Nợ TK 133 (1331)
• Có TK 336,111, 112,...

Phản ánh tổng giá thanh toán của hàng đã bán

• Nợ TK 111, 112, 1368,...
• Có TK 511 (5111)
• Có TK 3331 (33311)

Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ của hàng đã bán cùng với giá vốn của hàng tiêu thụ

• Nợ TK 133 (1331)
• Nợ TK 632
• Có TK 156 (1561)

  Xem thêm: Những điều cần biết về nghiệp vụ kế toán kho và chứng từ sổ sách

Lời kết

Kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại là một công việc đòi hỏi người làm phải có các kỹ năng như nhanh nhẹn, biết cập nhật và tổng hợp số liệu một cách chính xác, có tính cẩn thận để cập nhật số liệu và thông tin hàng ngày trong công tác xử lý nhập hàng vào và bán hàng ra. Để xử lý được một khối lượng công việc lớn như vậy thì việc lựa chọn một phần mềm hỗ trợ là điều vô cùng cần thiết. Là một trong số những phần mềm quản lý được ưa thích và sử dụng rộng rãi nhất, Nhanh.vn mang đến cho các khách hàng những trải nghiệm tốt nhất. Nhanh.vn có đầy đủ tính năng bạn cần để quản lý bán hàng, từ khi bạn mới bắt đầu kinh doanh cho tới khi bạn có chuỗi nhiều cửa hàng lớn như: nhập liệu, quản lý kho hàng, bán hàng, xử lý đơn hàng online, quản lý nhân viên, chăm sóc khách hàng, kế toán, phân loại sản phẩm, công bố báo cáo tài chính,...

Phần mềm Nhanh.vn giúp các doanh nghiệp thực hiện hệ thống các nghiệp vụ kế toán bao gồm:

• Thu, chi tiền mặt
• Nộp, rút tiền ngân hàng
• Quản lý công nợ theo các đối tượng khác nhau: Khách hàng, Nhà cung cấp, Dịch vụ trả góp.
• Quản lý báo cáo kế toán: Tổng hợp thu chi theo cửa hàng, theo tài khoản,...

Với những tính năng ưu việt của mình, Nhanh.vn mang đến cho người sử dụng những trải nghiệm tốt nhất.

Tổng kết, bài viết trên đã tổng hợp những nhiệm vụ cơ bản của kế toán bán hàng. Mong rằng thông qua bài viết này, mọi nhân viên kế toán bán hàng đều hoàn thành sổ sách chứng từ đúng hạn và chính xác theo quy định mới nhất của doanh nghiệp, công ty mẹ, tập đoàn.