Hướng dẫn cách làm thủ tục hải quan điện tử năm 2024

Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử là điều mà các doanh nghiệp, cá nhân xuất – nhập khẩu quan tâm. Thủ tục hải quan điện tử là một trong những thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp được thông quan hàng hóa. Để tạo sự thuận lợi và tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, thủ tục hải quan điện tử đã ra đời. Vậy hãy cùng tìm hiểu cách thức tiến hành thủ tục hải quan qua bài viết của OZ Freight bạn nhé!

Hải quan điện tử có nghĩa là gì?

Hải quan điện tử ngày càng trở nên phổ biến và thông dụng với các doanh nghiệp xuất – nhập khẩu. Hải quan điện tử là loại hình khai báo bằng cách sử dụng phần mềm thông tin trên máy tính. Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử rất đơn giản và tiện lợi. Doanh nghiệp sẽ cần điền những thông tin quan trọng vào tờ khai hải quan. Sau đó, tờ khai này sẽ được truyền qua mạng Internet tới cơ quan hải quan.

Cơ quan hải quan là nơi có trách nhiệm xem xét, phê duyệt về việc thông quan lô hàng của doanh nghiệp, cá nhân. Hải quan điện tử là sự đổi mới, thay thế đối với hình thức khai hải quan truyền thống. Người khai không cần phải đến trực tiếp cơ quan hải quan để viết tờ khai bằng giấy nữa. Thay vào đó, người khai chỉ cần điền thông tin trên hệ thống dữ liệu máy tính trong vài phút.

Tuy nhiên, quý doanh nghiệp đừng nhầm lẫn giữa hình thức khai hải quan từ xa với khai hải quan điện tử nhé! Khai hải quan từ xa vẫn là hình thức điền thông tin trên tờ khai giấy. Dữ liệu sau khi được khai sẽ truyền đến cơ quan hải quan. Lúc này, hệ thống sẽ cấp số tiếp nhận, người đại diện doanh nghiệp cần mang tờ khai đến trực tiếp chi cục hải quan để làm việc.

Khai hải quan điện tử là hình thức sử dụng phần mềm thông tin để hoàn tất mọi quy trình trong việc đăng ký đến khi lô hàng được thông quan. Cách thực thực hiện thủ tục hải quan điện tử được áp dụng ngày càng nhiều đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu.

Hồ sơ khai quan điện tử bao gồm những gì?

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần chuẩn bị trước một bộ hồ sơ hải quan. Dưới đây là những giấy tờ cần chuẩn bị trong hồ sơ hải quan:

• Tờ khai hải quan điện tử trên hệ thống phần mềm của cơ quan hải quan.
• Các chứng từ khác thuộc hồ sơ hải quan điện tử dưới dạng giấy, chứng từ điện tử, chứng từ chuyển đổi,…
• Bộ tài chính quy định cụ thể định dạng, nội dung các chỉ tiêu thông tin của tờ khai hải quan điện tử.
• Hồ sơ hải quan điện tử của doanh nghiệp sẽ được lưu giữ tại Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Bộ hồ sơ này có giá trị pháp lý để xử lý các tranh chấp và làm thủ tục hải quan.

Hồ sơ khai quan điện tử bao gồm những gì?

Những lợi ích và hạn chế của thủ tục hải quan điện tử

Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho khách hàng. Tuy nhiên, phần mềm của hải quan điện tử vẫn còn nhiều thiếu sót đang dần được khắc phục. Hãy xem ngay những lợi ích và hạn chế của hải quan điện tử ngay sau đây nhé!

Lợi ích của thủ tục khai báo hải quan điện tử

Dưới đây là những lợi ích rất thiết thực của thủ tục khai báo hải quan điện tử đối với doanh nghiệp:

• Hải quan điện tử mang lại sự thuận tiện cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp không cần phải đến cơ quan hải quan để làm việc nữa. Thay vào đó, doanh nghiệp chỉ cần một chiếc máy tính để điền thông tin vào tờ khai điện tử. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng khai báo, tránh rườm rà và tạo sự linh hoạt cho doanh nghiệp.
• Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử cũng tiết kiệm được nhiều thời gian. Tất cả các bước thông quan đều sẽ diễn ra tự động. Những bước như truyền số liệu, tiếp nhận thông tin và phân luồng tờ khai đều sẽ được thực hiện nhanh chóng. Chỉ trong vòng 2 – 3 phút thì tờ khai sẽ được xử lý và phân luồng thành công.
• Tiết kiệm chi phí di chuyển cho doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân xuất – nhập khẩu.

Điểm hạn chế của hải quan điện tử

Bên cạnh những lợi ích của hải quan điện tử thì vẫn còn tồn tại một vài hạn chế. Những hạn chế này tuy không quá lớn nhưng vẫn khiến khách hàng khó chịu. Những hạn chế trong cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử đó cụ thể là:

• Phần mềm bị lỗi và bảo trì thường xuyên khiến cho quá trình điền tờ khai bị gián đoạn.
• Phần cứng bị lỗi ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình khai thuế.
• Nhà nước gặp khó khăn trong việc kiểm soát thuế. Có rất nhiều doanh nghiệp sử dụng kẽ hở của khai hải quan điện tử để trốn thuế.
• Trong quá trình khai hải quan điện tử, nếu khai sai thì rất khó để chỉnh giữa chừng. Doanh nghiệp phải chờ đến phút cuối mới có thể quay lại sửa tờ khai.

Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử lần đầu

Hiện nay, trên thị trường đang có 2 đơn vị chính thức cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử. Đó là phần mềm khai hải quan của FPT và ECUS. Trong lần đầu tiên thực hiện khai báo, doanh nghiệp nên tìm hiểu và chọn 1 trong 2 phần mềm này.

Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử lần đầu là:

Bước 1: Doanh nghiệp cần đăng ký chữ ký số

Doanh nghiệp cần phải đăng ký mua chữ ký số tại các đơn vị cung cấp. Sau đó, doanh nghiệp tiến hành truy cập vào website của Tổng cục hải quan để đăng ký tại danh mục: “Đăng ký doanh nghiệp có sử dụng chữ ký số.”

Bước 2: Đăng ký tài khoản hải quan trên phần mềm

Sau khi đã có chữ ký số, doanh nghiệp cần truy cập vào website và bấm vào mục “Đăng ký người sử dụng hệ thống VNACCS cho doanh nghiệp” để tạo tài khoản tại VNACCS. VNACCS có nghĩa là tài khoản sử dụng trong các giao dịch hải quan của doanh nghiệp xuất – nhập khẩu.

Bước 3: Đăng nhập vào hệ thống của cơ quan hải quan VNACCS

Doanh nghiệp cần đăng nhập vào tài khoản giao dịch khai báo hải quan VNACCS bằng tài khoản quản trị. Tài khoản sẽ do hải quan cung cấp nhằm thực hiện đăng ký thông tin người khai hải quan.

Bước 4: Đổi mật khẩu đăng nhập VNACCS

Sau khi đã đăng nhập thì doanh nghiệp cần đổi mật khẩu cho tài khoản. Điều này nhằm bảo mật thông tin cho các hoạt động xuất – nhập khẩu của doanh nghiệp.

Bước 5: Sử dụng phần mềm ECUS hoặc FPT

Doanh nghiệp cần phải tiến hành hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS hoặc FPT. Doanh nghiệp nên chọn phần mềm thuận tiện nhất cho các hoạt động của công ty.

Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử lần đầu

Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử 2023

Thủ tục hải quan điện tử ngày càng trở nên linh động và nhanh chóng hơn. Dưới đây là các bước hướng dẫn chi tiết về cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử:

Bước 1: Điền thông tin tờ khai xuất khẩu

Doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân cần phải khai thông tin xuất khẩu (EDA). Người khai cần khai rõ, chính xác các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA. Sau khi hệ thống đã chấp nhận và cấp số thì thông tin bản khai xuất khẩu EDA sẽ được lưu trữ trên hệ thống VNACCS.

Bước 2: Tiến hành đăng ký tờ khai hải quan điện tử

Tờ khai điện tử của bạn phải đúng tiêu chí và khuôn dạng chuẩn theo quy định. Sau khi người khai nhận được đăng ký tờ khai EDC. Người khai cần tiến hành kiểm tra lại thông tin đã khai báo. Nếu tất cả thông tin đã chính xác thì bạn gửi đến hệ thống của cơ quan hải quan. Doanh nghiệp cần lưu ý truyền đúng tới Chi cục hải quan quản lý cảnh hoặc truyền tới kho CFS nơi đang giữ hàng của công ty.

Sau khi truyền số liệu đi thì bạn sẽ nhận được thông báo phản hồi từ cơ quan hải quan. Nếu như hệ thống phát hiện thấy lỗi thì sẽ thông báo trên màn hình là “Sai ngày hóa đơn”. Sau đó, bạn cần chỉnh sửa bằng cách sử dụng EDB và truyền lại. Nếu như số liệu và thông tin hợp lệ thì hệ thống sẽ trả về số tờ khai hải quan, kết quả phân luồng.

\>>>Xem thêm: mẫu giấy ủy quyền làm thủ tục

Bước 3: Phân luồng kiểm tra và thông quan lô hàng

Lúc này, hệ thống thông tin của cơ quan sẽ tự động phân thành các luồng khác nhau. Tùy theo từng trường hợp mà người khai sẽ được hướng dẫn về cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử. Ý nghĩa của những luồng trong khai báo hải quan là:

• Luồng xanh nghĩa là hàng của bạn sẽ được miễn kiểm tra giấy và kiểm tra thực tế. Sau khi lô hàng được cơ quan chấp nhận thông quan thì sẽ có thể tiến hành xuất – nhập khẩu.
• Luồng vàng là hàng hóa của bạn cần phải kiểm tra hồ sơ hải quan. Nếu có yêu cầu sửa đổi, bổ sung thì doanh nghiệp cần thực hiện theo yêu cầu và xuất trình để cơ quan kiểm tra. Nếu lô hàng được chấp nhận thì tiếp tục khai sửa, bổ sung. Còn trong trường hợp lô hàng không được chấp nhận thì bạn cần kiểm tra lại điều kiện đăng ký tờ khai.
• Luồng đỏ có nghĩa là doanh nghiệp cần phải xuất trình hồ sơ giấy và hàng hóa để cơ quan hải quan kiểm tra, xem xét.

Những nguyên tắc quan trọng trong khai quan điện tử

Cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử phải tuân theo nguyên tắc riêng. Những nguyên tắc quan trọng trong khai báo cụ thể như sau:

• Thủ tục hải quan điện tử cần phải tuân thủ tuyệt đối quy định của Luật hải quan, luật giao dịch điện tử và các quy định pháp luật khác.
• Cơ quan hải quan cần phải áp dụng quản lý rủi ro trong giám sát, kiểm tra đối với các loại hồ sơ, chứng từ và hàng hóa xuất – nhập khẩu.
• Người khai hải quan cần đăng ký khai báo theo quy định của Bộ tài chính để thực hiện thủ tục hải quan điện tử.

Những nguyên tắc quan trọng trong khai quan điện tử

Tờ khai hải quan điện tử có giá trị làm thủ tục hải quan trong bao lâu?

Theo khoản 2 Điều 25 Luật Hải quan thì tờ khai hải quan điện tử có giá trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai.

Tờ khai hải quan điện tử được sử dụng trong những trường hợp nào?

Theo khoản 9 Điều 5 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ thì tờ khai hải quan điện tử được sử dụng trong các trường hợp sau: -Để thực hiện các thủ tục về thuế, cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, các thủ tục thanh toán qua Ngân hàng và những thủ tục hành chính khác. -Để chứng minh tính hợp pháp, hợp lý của hàng hóa lưu thông trên thị trường. -Để phục vụ những yêu cầu quản lý của các cơ quan nhà nước có liên quan.

Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan được hiểu như thế nào?

Theo điểm 2 Điều 3 Nghị định 08/2015/NĐ-CP ngày 21/01/2015 của Chính phủ thì hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan là hệ thống xử lý do Tổng cục Hải quan quản lý. Hệ thống cho phép cơ quan hải quan thực hiện thủ tục hải quan điện tử, kết nối, trao đổi thông tin về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu với các Bộ, ngành có liên quan.

Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về cách thức thực hiện thủ tục hải quan điện tử chuẩn 2023. Hy vọng thông qua đây, bạn sẽ hiểu thêm về cách vận hành của hải quan điện tử. Thông qua đó sẽ áp dụng thành công các bước thực hiện thủ tục đã hướng dẫn. Cùng xem ngay những bài viết hay nhất liên quan đến hải quan điện tử tại đây nhé!