Xác Định Mục Tiêu, Yêu Cầu [Why]
Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là:
– Tại sao tôi phải làm công việc này? – Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
– Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chín là why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
Xác Định Nội Dung Công Việc [What]
– WHAT: [cái gì?] Nội dung công việc đó là gì? – Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó.
– Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.
Xác Định 3W
– Where: [ở đâu?] có thể bao gồm các câu hỏi sau:
+ Công việc đó thực hiện tại đâu? + Giao hàng tại địa điểm nào? + Kiểm tra tại bộ phận nào?
+ Thử nghiệm những công đoạn nào? v.v…
– When: [khi nào?] Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
+ Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
+ Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
– Who: [ai?] bao gồm các khía cạnh sau:
+ Ai làm việc đó + Ai kiểm tra + Ai hỗ trợ
+ Ai chịu trách nhiệm,…
Xác Định Cách Thức Thực Hiện [How]
How: [như thế nào?] nó bao gồm các nội dung:
– Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì [cách thức thực hiện từng công việc]? – Tiêu chuẩn là gì?
– Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
MÔ HÌNH 5W2H
| NGUYÊN TẮC 5W2H |
Nguyên tắc này, tất cả đều giống nguyên tắc đầu – 5W1H, chỉ khác là có thêm một chữ H – How much, how many.
Xác Định Cần Bao Nhiêu Tiền [Chi Phí] Để Làm Công Việc Này
Câu hỏi này không khó nhưng lại là vấn đề nhạy cảm. Cần phải có một dự toán kĩ lưỡng và rõ ràng, như vậy khi có những sự chênh lệch xảy ra thì sẽ dễ dàng để rà soát hơn, đồng thời cũng cần tìm hiểu kĩ về chi phí trên thị trường để tránh giá quá cao so với mặt bằng chung.
MÔ HÌNH 5W1H2C5M
| NGUYÊN TẮC 5W1H2C5M |
Xác Định Phương Pháp Kiểm Soát [Control]
Cách thức kiểm soát [Control] sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì? – Làm thế nào để đo lường đặc tính đó? – Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
Xác Định Phương Pháp Kiểm Tra [Check]
Phương pháp kiểm tra [Check] liên quan đến các nội dung sau:
– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra. – Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên [nếu vậy thì bao lâu một lần?]. – Ai tiến hành kiểm tra? – Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? – Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto [20/80], tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
Xác Định Nguồn Lực [5M]
Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại không chú trọng đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho kế hoạch được khả thi.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố:
+ Man = nguồn nhân lực
+ Money = Tiền bạc
+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
+ Machine = máy móc/công nghệ
+ Method = phương pháp làm việc.
– Man, bao gồm các nội dung:
+ Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất, tính cách phù hợp? + Ai hỗ trợ? + Ai kiểm tra?
+ Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?
– Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:
+ Xác định tiêu chuẩn nguyên vật liệu + Tiêu chuẩn nhà cung ứng + Xác định phương pháp giao hàng
+ Thời hạn giao hàng
Ngoài ra, bạn nên tham khảo thêm về NGUYÊN TẮC XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU – SMART [SMARTER] để xem mục tiêu của bạn có khả thi không trước khi đưa ra một kế hoạch cụ thể, bạn có thể sử dụng kết hợp 2 nguyên loại nguyên tắc này để hỗ trợ tốt nhất trong việc xác định mục tiêu và đề ra kế hoạch chi tiết, cụ thể để hoàn thành mục tiêu này… Xem nguyên tắc SMART [SMARTER] tại đây.
- 5W1H
- 5W1H2C5M
- 5W2H
- KỸ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH
- LẬP KẾ HOẠCH
Nguyên tắc 5W1H, 5W2H và 5W1H2C5M: Kỹ năng lập kế hoạch trong mọi công việc
5W2H là gì? Ý nghĩa của 5W2H được phân tích như thế nào? Vai trò của 5W2H đối với các hoạt động trong doanh nghiệp được phân tích ra sao? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây
Mô hình 5W2H chắc hẳn không còn phải là một mô hình quá xa lạ đối với các bạn làm cho marketing nói riêng và tổ chức hoạt động công ty kinh doanh Nói chung. Vậy thì ý nghĩa của 5w2h là gì và sự khác nhau giữa mô hình 5w1h và 5W2H là gì? Cùng tìm hiểu về 5W2H trong bài viết dưới đây.
I. Mô hình 5W2H là gì?
5W2H là một công cụ đơn giản cho phép bạn tạo lịch trình làm việc của riêng mình. Công thức 5W2H bao gồm:
Mô hình 5W2H là gì?
- Who [ai là người làm]
- What [người đó cần làm việc gì]
- When [công việc đó cần làm khi nào]
- Where [công việc đó được làm ở đâu]
- Why [tại sao cần phải làm công việc đó]
- How [cần làm công việc đó như thế nào]
- How many [để làm công việc đó thì cần bao nhiêu tiền]
II. MÔ HÌNH 5W1H và cách áp dụng
Công thức 5w1h đóng vai trò quan trọng giúp bạn quyết định và tự trả lời xem mình có nên làm điều này hay không. Vậy ý nghĩa 5W2H là gì bạn đã có câu trả lời chắc chắn đến đây.
Mô hình bao gồm: ai, cái gì, khi nào, ở đâu, tại sao, như thế nào.
Để xây dựng một kế hoạch chi tiết và cụ thể, bạn cần xác định mình nên làm gì, làm gì, ai sẽ làm, khi nào, ở đâu và thực hiện như thế nào. chi tiết hơn:
- Xác định mục tiêu, công việc yêu cầu 1W
- Xác định nội dung công việc 1W
- Tiếp tục xác định 3W
- Xác định cách cần làm 1H
1.Xác định mục tiêu, yêu cầu cần có - Why
Khi nói đến công việc, điều đầu tiên bạn cần tự hỏi bản thân là:
- Tại sao bản thân tôi phải làm công việc này?
- Điều này có ý nghĩa gì đối với tổ chức hoặc bộ phận của tôi?
- Hậu quả là gì nếu tôi không làm điều này?
Khi bạn thực hiện một công việc, điều đầu tiên bạn nên xem xét là lý do tại sao bạn đang sử dụng những điều trên. Khi xác định được nhu cầu và mục tiêu, bạn sẽ luôn tập trung nỗ lực vào mục tiêu và đánh giá kết quả cuối cùng.
2. Xác định nội dung công việc [cái gì]
CÁI GÌ: [Cái gì?] Nội dung của công việc này là gì?
- Hiển thị các bước để bạn có thể thực hiện việc này.
- Đảm bảo rằng bước tiếp theo là sự phát triển của bước trước.
3.Xác định 3W
Where: [Ở đâu?] Có thể bao gồm một số các câu hỏi như dưới đây của chúng tôi:
- Công việc của bạn cầnđược thực hiện ở đâu?
- Việc giao hàng sẽ được thực hiện ở đâu?
- Nó được kiểm tra ở bộ phận nào?
- Những công đoạn nào đã được bạn kiểm tra? …
When: [Khi nào?] Khi nào công việc được hoàn thành, khi nào được giao, hoàn thành khi nào…
- Để xác định thời hạn hoàn thành công việc, bạn cần xác định mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau: quan trọng và khẩn cấp, không quan trọng nhưng khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp và không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải chú tâm để có thể làm cáccông việc quan trọng và được xếp là khẩn cấp trước.
Who: [Ai?] Bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai đã làm việc đó?
- ai kiểm tra
- Ai ủng hộ?
- Ai chịu trách nhiệm về ...
4. Xác định làm thế nào
How: [Làm thế nào?] Nó bao gồm những điều sau:
- Sổ tay hướng dẫn thực hiện [cách thực hiện từng công việc] là gì?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy thì hoạt động như thế nào?
III.Ý nghĩa của 5W2H là gì?
1. Ý nghĩa của 5W2H: Xác định bản thân mình sẽ làm gì?
Cái gì: Bạn tự tạo một danh sách việc cần làm, trong đó những việc đầu tiên cần làm sẽ được ưu tiên trong danh sách. Bạn cũng nên chú ý đến thời gian hoàn thành công việc đầu tiên để hoàn thành các bước tiếp theo dễ dàng hơn.
2. Ý nghĩa của 5W2H: Xác định mục đích công việc mình làm
Lý do: Xác định rõ mục đích công việc bạn định làm sẽ giúp bạn có thêm động lực để thực hiện.
Ý nghĩa của 5W2H là gì?
Tuy nhiên, mục đích này dễ bị nhầm lẫn với nhiều mục tiêu khác. Vì vậy, bạn phải đưa ra mục đích thật cụ thể và tránh thô thiển, đại khái.
3.Ý nghĩa của 5W2H: Xác định người sẽ chịu trách nhiệm tiến hành công việc
Ai: Ngoài việc xác định ai thực hiện công việc, điều quan trọng không kém là xác định ai chịu trách nhiệm cho từng công việc để làm cho quá trình giám sát dễ dàng hơn.
4.Ý nghĩa của 5W2H: Xác định khoảng thời gian thực hiện công việc
Thời gian: Đôi khi chúng ta quá tập trung vào thời hạn mà không biết cách phân phối công việc để theo kịp. Vì vậy chúng ta cần nghĩ đến công việc quan trọng cần làm trước để hoàn thành đúng thời gian.
5. 5W2H là gì: Xác định địa điểm làm
Địa điểm: Địa điểm làm việc có thể cố định tại văn phòng hoặc di động tùy theo tính chất công việc
6. 5W2H là gì: Xác định xem làm như thế nào
Phương thức trong 5wh2 là gì? - Đây là điểm mấu chốt của công thức 5w2h vì nó đòi hỏi tư duy logic và nhạy bén để hoạch định chiến lược nhằm đạt được mục tiêu của bạn và các công cụ cần thiết để hỗ trợ.
7. 5W2H là gì: Xác định cần bao nhiêu tiền
Khi tiến hành công việc cũng cần dự trù kinh phí kỹ lưỡng, tránh lãng phí, tránh thiếu hụt kinh phí để đảm bảo chất lượng công trình. Vì vậy, 5w2h là rất quan trọng. Vậy vai trò của 5W2H đối với doanh nghiệp là gì? Chúng tôi sẽ tìm hiểu sớm.
IV. MÔ HÌNH 5W1H2C5M
1. Xác Định Được Các Phương Pháp Để Nắm Được SựKiểm Soát
Loại kiểm soát sẽ bao gồm:
- Đặc điểm của công việc là gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính này?
- Làm thế nào để đo lường bằng các công cụ và máy móc?
- Có bao nhiêu điểm mà bạn cần phải kiểm soát đã sắp tới hạn.
2.Xác Định Được Các Phương Pháp Để Kiểm Tra Đúng Nhất
Những bước quy trình làm việc nào cần được kiểm tra? Thông thường, khi cần, phải kiểm tra cùng một số bước.
- Tần suất kiểm tra là gì? Việc kiểm tra này được thực hiện một lần hay thường xuyên [nếu có, bao lâu một lần?].
- Ai làm bài kiểm tra?
- Những trạm kiểm soát nào là quan trọng?
- Tổ chức của bạn có thể không có đủ nguồn lực để thực hiện tất cả các bước kiểm tra, vì vậy chúng tôi chỉ kiểm tra những điểm chính.
- Các điểm kiểm tra quan trọng tuân theo nguyên tắc Pareto [20/80], có nghĩa là các điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% khối lượng, nhưng 80% khối lượng lỗi.
3. Xác Định Được Nguồn Lực [5M]
Nhiều kế hoạch có xu hướng chỉ tập trung vào công việc chứ không tập trung vào nguồn lực, nhưng chỉ có nguồn lực mới có thể đảm bảo tính khả thi của kế hoạch. Tài nguyên bao gồm những yếu tố như dưới đây:
- con người = nguồn nhân lực
- money = tiền
- material = vật liệu / hệ thống cung cấp
- machine = máy móc / công nghệ
- method = phương pháp làm việc.
mọi người, bao gồm:
- Ai sẽ thực hiện công việc và họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất và nhân cách phù hợp?
- Ai ủng hộ?
- Ai kiểm tra?
- Nếu cần đến các nguồn lực phòng ngừa, liệu có đủ nhân lực để hỗ trợ họ không?
Vật liệu: Vật liệu / Hệ thống cung cấp, bao gồm các yếu tố sau:
- Xác định tiêu chuẩn vật liệu
- Tiêu chuẩn nhà cung cấp
- Xác định phương thức giao hàng
- ngày giao hàng
V.Vai trò và ý nghĩa 5W2H đối với doanh nghiệp là gì?
5W2H là mô hình cơ bản có thể áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào, vai trò của 5W2H là gì?
- Các mục tiêu công việc và dự án được xác định rõ ràng
- Đưa ra kế hoạch để thực hiện công việc chất lượng cao
- Tối ưu hóa được khoảngthời gian để có thểhoàn thành công việc
- Tối ưu hóa được khoản phải chi, tài chính cho công việc.
Vai trò và ý nghĩa 5W2H đối với doanh nghiệp là gì?
5W2H là công thức đơn giản và cực kỳ hiệu quả để triển khai và giám sát các công việc, dự án. Mong rằng qua nội dung các bài viết trên chúng ta đã biết được 5W2H là gì? Hãy theo dõi nội dung các bài viết tiếp theo trên 123job.vn, có rất nhiều thông tin hữu ích nhé!
VI. Kết luận
Vậy là trên đây Chúng tôi đã đem đến cho các bạn những thông tin liên quan tới mô hình 5W2H Đây là một mô hình khá phổ biến đối với với nhiều ngành nghề cũng như là áp dụng được vào trong cuộc sống ý nghĩa của mô hình 5 đáp lưu hay hát là vô cùng quan trọng hy vọng thông qua bài viết này các bạn đã có thể biết được mô hình 5w1h khác nhau với mô hình 5W2H là gì và sẽ có được cách viết cách sử dụng mô hình 5W2H là gì nhé
Xem tiếp: Ngành công nghệ kỹ thuật hóa học là gì? Liệu có dễ xin việc không?
Tag:
kỹ năng lập kế hoạch 5w1h phương pháp 5 why mô hình 5w1h
Bài viết nhiều người đọc
Hé lộ top 16 những ngành nghề có triển vọng trong tương lai
16 personalities là gì? Trắc nghiệm định hướng nghề nghiệp tốt nhất
PR - Học ngành quan hệ công chúng khó hay dễ? Cơ hội việc làm ngành PR
Portfolio là gì? Tổng hợp các mẫu Portfolio nổi bật nhất năm 2021
Mục tiêu là gì? 6 bước đơn giản để đạt được mục tiêu trong sự nghiệp
Định hướng nghề nghiệp là gì? Các bước định hướng nghề nghiệp cho tương lai
Top 20+ mục tiêu nghề nghiệp các ngành nghề hay nhất hiện nay
Định hướng nghề nghiệp cho các bạn trẻ đang loay hoay tìm lối đi riêng
123job.vn - Dream jobs, great places to work, high salary
123job.vn - Trao cơ hội cho hàng triệu người với những công việc mơ ước với môi trường làm việc chuyên nghiệp và mức lương tốt nhất.
Với sứ mệnh: Cung cấp các thông tin việc làm, review công ty hấp dẫn, dịch vụ tư vấn tuyển dụng xác thực và chất lượng cho nhà tuyển dụng và người lao động, chúng tôi luôn tận tâm tận lực, không ngừng sáng tạo nhằm đem lại chất lượng dịch vụ hàng đầu, giúp tất cả mọi người có được một công việc phù hợp nhất.
Tự hào: Là trang tuyển dụng uy tín, là cầu nối của hàng triệu người tìm việc và nhà tuyển dụng.
Giá trị cốt lõi:
- Luôn chủ động và sáng tạo, lấy công nghệ làm nền tảng cốt lõi để phát triển dịch vụ.
- Chuyên nghiệp & tận tâm với khách hàng và người tìm việc bằng những dịch vụ tốt nhất.
- Làm việc chính trực, tuân thủ các nguyên tắc đạo đức, không vụ lợi cá nhân và luôn đặt lợi ích của công ty lên hàng đầu.
Nếu bạn đang muốn kết nối với những nhà tuyển dụng uy tín hàng đầu Việt Nam, đừng ngần ngại hãy TẠO CV NGAY để tăng gấp 5 lần cơ hội có được công việc với mức lương tốt nhất nhé!