Có nên gửi mail xin việc lúc nửa đêm
|
Trong quá trình xin việc – chuyển việc ở Nhật, có rất nhiều tình huống bắt buộc mà chúng ta sẽ không thể tránh khỏi, 1 trong số đó là việc trao đổi với nhà tuyển dụng qua email. Nộp hồ sơ, hẹn lịch phỏng vấn, liên lạc khi có thay đổi, liên lạc về kết quả… gần như tất cả các trao đổi giữa nhà tuyển dụng và ứng viên đều liên lạc qua email. Chắc hẳn không ít bạn lo lắng, không biết nên viết email như thế nào? Dùng từ ngữ đã đúng chưa? Nên gửi email vào thời gian nào thì phù hợp?… Trong bài này, Tomoni sẽ tổng hợp lại những manner cơ bản khi liên lạc với nhà tuyển dụng qua email, giới thiệu những mẫu email và lưu ý khi viết để tránh mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng nhé.Mục lụcNhững manner cơ bản khi liên lạc bằng email
Show Trước khi gặp mặt trực tiếp ở buổi phỏng vấn, ấn tượng đầu tiên của ứng viên trong mắt nhà tuyển dụng, có thể nói đó chính là việc liên lạc qua email. Ứng viên trả lời email sớm, nội dung rõ ràng, câu chữ phù hợp sẽ khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng tốt, và nghĩ rằng ứng viên là người có khả năng làm việc tốt. Ngược lại, ứng viên trả lời email chậm, nội dung email lủng củng, từ ngữ không phù hợp… sẽ khiến nhà tuyển dụng có ấn tượng không tốt về ứng viên, qua đó cũng ảnh hưởng phần nào đến khả năng tuyển dụng ứng viên đó. Việc liên lạc qua email với nhà tuyển dụng cũng thể hiện ít nhiều hình ảnh của ứng viên. Do đó, việc nắm được tuân theo những manner cơ bản khi liên lạc bằng email sẽ giúp cho ứng viên tránh những lỗi gây mất điểm trong mắt nhà tuyển dụng, có thể ảnh hưởng đến kết quả tuyển dụng sau này. Vậy những manner đó là gì? Thời gian trả lời email Trả lời email ngay khi nhận được email – Chậm nhất là trong vòng 24h kể từ khi nhận được email từ nhà tuyển dụng. Trả lời sớm không bao giờ là thừa. Thay vì suy nghĩ là “hạn đến khi nào trả lời”, bạn nên luôn ý thức rằng “đọc được email thì trả lời ngay”. Hoặc chậm nhất là trả lời trong vòng 24h kể từ lúc nhận được email. Trường hợp cần phải xem xét, xác nhận, chưa thể trả lời chính xác ngay được thì phải reply lại 1 email thông báo đã nhận được email, và hẹn lại thời gian sẽ trả lời lại. Về thời gian trả lời email thì không nhất thiết phải gửi vào 1 thời gian nhất định nào đó. Tuy nhiên, nếu có thể thì gửi email trong thời gian làm việc ngày thường của công ty sẽ tốt hơn, nhà tuyển dụng check email sớm hơn so với gửi email vào cuối tuần, hay nửa đêm. Giờ giấc gửi email không đến mức quá quan trọng, tuy nhiên cũng không phải là không có những nhà tuyển dụng để ý đến những tiểu tiết đó. Do vậy ứng viên khi gửi email để ý một chút đến giờ gửi email sẽ tốt hơn. Tiêu đề email Một ngày, nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều email. Thứ đầu tiên nhà tuyển dụng lướt qua chính là Tiêu đề email. Một email không có tiêu đề, hay tiêu đề khó hiểu sẽ gây ấn tượng không tốt, hay thậm chí nếu 1 email ứng tuyển mà tiêu đề sai sẽ khiến email của bạn bị bỏ qua và mất cơ hội tuyển dụng. Do vậy, 1 email với tiêu đề rõ ràng dễ hiểu với Việc – Tên (用件・名前 – Liên lạc về việc gì? Từ ai?) sẽ giúp cho nhà tuyển dụng có thể hình dung ngay được nội dung của email, tiết kiệm thời gian và gây ấn tượng tốt cho nhà tuyển dụng. Những thông tin không cần thiết, không rõ ràng gây dài dòng khó hiểu như Chào hỏi, cảm ơn đều không cần ghi lên tiêu đề email. Khi trả lời lại email, hay liên lạc qua lại về 1 nội dung, sẽ có từ “Re:” ở đầu tiêu đề email, các bạn cần giữ nguyên chữ Re: và tiêu đề email cũ, không nên sửa gì cả. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng nắm được nội dung email là về việc gì ngay khi nhìn thấy tiêu đề email. Nội dung email Về cơ bản, phần nội dung email sẽ bao gồm Người nhận – Lời chào hỏi – Nội dung – Câu kết – Ký tên Nơi nhận: Ghi đầy đủ không viết tắt tên chính thức của công ty, phòng ban, chức vụ và tên đầy đủ của người nhận. Trường hợp không rõ tên của người phụ trách thì có thể thay bằng 「採用ご担当者様」. Ví dụ:
Lời chào hỏi: Về cơ bản thì câu chào hỏi sẽ là 「お世話になっております」(đối với lần đầu tiên sẽ là 「お世話になります」). Tiếp sau là tên của người gửi (không cần thiết phải kèm tên công ty hay chức vụ ngay cả trong trường hợp đang làm mà chuyển việc). Nếu bạn đang tham gia ứng tuyển hay phỏng vấn ở công ty đó thì có thể thêm 「貴社中途採用に応募しております●●（họ tên）です」(Tôi là … người đang ứng tuyển vào quý công ty) hay「●日に一次面接して頂きました●●（họ tên）です」(Tôi là … người đã tham gia phỏng vấn lần 1 vào ngày …) để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng nhận ra người gửi là ai. Nội dung: Cần chia đoạn rõ ràng, viết mạch lạc, nội dung dễ hiểu. Cụ thể các bạn có thể tham khảo cách viết ở các mẫu email bên dưới. Câu kết: Có khá nhiều cách kết email sử dụng mẫu câu có sẵn và cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian đọc email. Tham khảo thêm ở mẫu ví dụ bên dưới. Ký tên: Thông tin cần ghi ở phần chữ ký bao gồm Họ tên, địa chỉ, số điện thoại, địa chỉ email (không cần tên công ty hay chức vụ). Nên sử dụng 1 dòng gồm những ký tự đơn giản như – hay =, * để ngăn cách với phần Nội dung phía trên. Trường hợp reply lại email, những nội dung của email cũ sẽ tự động ở dưới phần chữ ký, và bạn nên để nguyên như vậy để người nhận và bạn có thể xác nhận lại nội dung email cũ trong trường hợp cần thiết. Trên đây là những manner cơ bản khi liên lạc với nhà tuyển dụng bằng email. Vậy cụ thể trong từng tình huống sẽ viết email như thế nào? Chúng ta cùng tham khảo 1 vài mẫu email dưới đây nhé! 1 vài mẫu email trong các tình huống liên lạc 件名：Giữ nguyên tiêu đề email nhà tuyển dụng đã gửi cho mình (có dạng Re: …)株式会社◯◯ お世話になっております。 面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 ●月●日（●）●時〜●時 お忙しい中恐れ入りますが、 ——————— POINT:
株式会社◯◯ お世話になっております。 書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。 【1】 ●月●日（●）●時〜●時 お忙しい中恐れ入りますが、 ——————— POINT:
株式会社◯◯ お世話になっております。 ×月×日×時よりお約束しておりました面接につきまして、 先ほどお電話にてご連絡させて頂きましたが、 誠に勝手なお願いで恐縮なのですが、 【1】 ●月●日（●）●時〜●時 後ほど再度お電話させて頂きます。 ご多用の折、お手数をお掛けして申し訳ありませんが、 ——————— POINT:
株式会社◯◯ お世話になっております。 本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。 ——————— POINT:
株式会社◯◯ お世話になっております。 先日ご依頼頂きました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。 お忙しい中恐縮ですが、 ——————— POINT:
株式会社◯◯ お世話になっております。 誠に申し訳ございませんが、 メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを ——————— POINT:
株式会社◯◯ お世話になっております。 この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。 これまでの経験を生かし、貴社の戦力として貢献できるよう 引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。 ——————— POINT:
株式会社◯◯ お世話になっております。 この度は、採用のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。 早速にも入社承諾のお返事をすべきなのですが、 現在、選考が進んでいる企業が他にもあり、 もちろん貴社に対して、大きな魅力を感じておりますが、 こちらの都合で恐れ入りますが、 ——————— POINT:
Những lưu ý khác Địa chỉ email Đối với những người chuyển việc, không dùng địa chỉ email có đuôi của công ty để liên lạc với nhà tuyển dụng. Nên dùng 1 email cá nhân, có thể vừa check được trên điện thoại và máy tính giúp bạn cập nhật được email sớm, và soạn thảo email, đính kèm file bằng máy tính sẽ dễ dàng hơn. Hình thức email Chú ý cỡ chữ, màu chữ. Không nên dùng những highlight hay in đậm in hoa, màu chữ nổi bật, cỡ chữ to nhỏ bất thường trong email. Chia đoạn rõ ràng, mạch lạc, nên sử dụng máy tính để soạn thảo email. Sử dụng kính ngữ Các bạn nên chú ý những cách dùng từ ngữ dễ nhầm lẫn như:
Sử dụng những cụm từ mào đầu như お手数をお掛けしますが…, 差し支えなければ…, ご多用の折恐れ入りますが… khi yêu cầu, nhờ vả. Hi vọng những thông tin tổng hợp trên đây sẽ giúp các bạn đang đi shu có thêm tự tin để tiếp tục con đường của mình. Chúc các bạn tìm việc thành công! Nên gửi CV xin việc lúc mấy giờ?Thời điểm nên gửi CV trong ngày
Theo đó, thời gian lý tưởng để bạn gửi CV sẽ từ lúc 6:00 – 10:00. Theo nhiều đánh giá, nếu gửi CV vào khung giờ này thì tỷ lệ xét email và đọc CV sẽ cao gấp nhiều lần so với những khoảng thời gian khác. Kể từ thời điểm 10:00, sau 30 phút bạn gửi CV thì khả năng tuyển dụng sẽ giảm 10%.
Nên gửi CV vào thu mấy?Khoảng thời gian “đẹp” nhất để bạn gửi CV ứng tuyển là vào tối chủ nhật hoặc sáng sớm thứ hai. Khi đó, nhà tuyển dụng sẽ chú ý hơn đến CV của bạn. Ngoài ra, bạn cũng có thể gửi CV vào các ngày trong tuần, nhưng nên lựa chọn ngày nào không có hoặc có ít cuộc họp.
Gửi mail xin việc gồm những gì?Một email xin việc không bắt buộc quá dài, tuy nhiên phải đảm bảo đầy đủ các thông tin mà nhà tuyển dụng muốn thấy. Cũng như các yếu tố cơ bản của một email xin việc bao gồm: chủ đề email, nội dung chính, lời kết, chữ ký email, đính kèm CV và có lời chào hỏi rõ ràng.
Viết mail xin việc thế nào?Những lưu ý khi viết email xin việc. Cần đặt tên file rõ ràng cho CV trước khi gửi mail để nhà tuyển dụng dễ lưu trữ hơn theo quy tắc: “CV – tên ứng viên – vị trí ứng tuyển”. Đính kèm những hồ sơ liên quan trong email gửi CV xin việc cho nhà tuyển dụng.. Gắn dấu thư quan trọng để thư của bạn không bị gửi vào mục Spam.. |
