Để đảm bảo môi trường làm việc đồng nhất và nhất quán, mỗi cơ quan, tổ chức đều cần có một quy chế riêng bao gồm những nguyên tắc, quy định về chế độ làm việc, văn hóa ứng xử, quan hệ công tác,… Điều này nhằm tạo ra sự thống nhất, tính kỷ luật và công bằng trong cơ cấu hoạt động của công ty, doanh nghiệp đó.
Vậy định nghĩa quy chế là gì? Quy chế và quy định khác nhau như thế nào? Quy trình xây dựng quy chế là gì? Đây đều là những thắc mắc của rất nhiều người. Hãy cùng Muaban.net tìm hiểu về quy chế làm việc trong bài viết dưới đây nhé.
Quy chế là gì?
Quy chế là gì? Văn bản quy chế gồm những gì? Quy chế là một văn bản có chứa các quy phạm pháp luật hoặc quy phạm xã hội do các cơ quan và tổ chức có thẩm quyền ban hành. Quy chế là một trình tự và thủ tục nhất định, quy chế có hiệu lực đối với các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế.
Nội dung quy chế là gì? Có thể hiểu quy chế là quy phạm điều chỉnh các vấn đề ví dụ như chế độ chính sách, quyền hạn, tổ chức hoạt động, công tác nhân sự… Quy chế đưa ra những yêu cầu cụ thể mà các thành viên thuộc phạm vi điều chỉnh của quy chế cần phải đạt được và mang tính nguyên tắc.
>>>Xem thêm: Cách viết bản kiểm điểm chuẩn nhất cho mọi trường hợp
Quy định là gì?
Quy định quy chế là gì? Quy định là một văn bản quy phạm định hướng ra các công việc mà các cá nhân trong một tổ chức phải làm, không được làm, và phải đúng theo quy định của quy phạm pháp luật. Quy định sẽ có những nội dung cụ thể về mặt chuyên môn cũng như nghiệp vụ phục vụ cho việc điều hành của các cơ quan và tổ chức.
Quy chế nội bộ là gì?
Nội quy [quy chế nội bộ] là những văn bản do các cá nhân, cơ quan, tổ chức ban hành. Nội quy quy định về những nguyên tắc xử sự chung, quy định các hành vi vi phạm kỷ luật, những biện pháp xử lý vi phạm và trách nhiệm về vật chất.
Có thể hiểu đơn giản đó là nội quy là văn bản thực sự cần thiết cho các đơn vị sử dụng lao động và nó mang một ý nghĩa rất thiết thực đối với bản thân người lao động. Nội quy thường có những quy định liên quan đến thời gian làm việc, bảo vệ tài sản, an toàn lao động… Đây là điều mà các ứng viên muốn ứng tuyển việc làm tại bất kì công ty nào cũng phải nắm rõ.
>>>Xem thêm: HSE là gì? Tất tần tật về công việc HSE bạn cần biết
Quy chế lương là gì?
Chế độ đãi ngộ, lương thưởng luôn là một trong những vấn đề được người lao động quan tâm hàng đầu khi đặt chân vào một tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp. Do đó, quy chế tiền lương là một trong những văn bản quan trọng nhất trong doanh nghiệp. Quy chế tiền lương sẽ là văn bản quyết định vấn đề trả lương, thưởng cho người lao động, tránh xảy ra tranh chấp lao động. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp còn nhiều vướng mắc trong việc soạn thảo các giấy tờ, văn bản, quy chế trong quá trình hoạt động.
>>> Xem thêm: Cách tính hệ số lương cơ bản và những lưu ý cần biết
Quy chế làm việc là gì?
Quy chế làm việc là những trình tự, thủ tục trong công việc đòi hỏi người lao động phải thực hiện theo. Quy chế này sẽ được trình bày một cách cụ thể trong một văn bản, bao gồm những việc người lao động phải làm và các chế tài nếu người lao động vi phạm. Bên cạnh đó, quy chế làm việc cũng bao gồm các thông tin chi tiết về các bộ phận và phòng ban liên quan đến công việc của người lao động.
Phân biệt quy chế với nội quy, quy định, quy trình
Để có thể phân biệt các thuật ngữ trên một cách đơn giản nhất, hãy cùng muaban.net đi đến các ví dụ cụ thể về quy chế, nội quy, quy định và quy trình:
Ví dụ về quy chế
Như đã nêu ở trên về khái niệm quy chế là gì, quy chế về cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành do Hội đồng quản trị ban hành; Nội dung quy chế nhằm phân định rõ về cơ cấu tổ chức của bộ máy điều hành thành các bộ phận, các mảng. Trong quy chế sẽ nêu rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mỗi bộ phận, đồng thời cung cấp thông tin về cơ cấu chi tiết của những bộ phận này [vi dụ như phòng, ban…].
Trong một cơ quan, tổ chức hay công ty sẽ có rất nhiều các loại quy chế như: Quy chế lương thưởng, quy chế bảo mật thông tin kinh doanh, quy chế tài chính…
Ví dụ cụ thể về quy định trong công ty
Quy định thiên về việc đưa ra cụ thể những công việc được phép làm, phải làm và những điều không được làm. Quy định thường bao gồm các nội dung cụ thể thuộc chuyên môn, nghiệp vụ mà công ty, doanh nghiệp đang theo đuổi.
Những quy định về thời gian làm việc cụ thể [từ mấy giờ đến mấy giờ], các công việc chính phải hoàn thành được gọi là quy định. Nếu vi phạm quy định thì người vi phạm sẽ bị xử phạt. Những hình thức xử phạt trong quy định được gọi là chế tài.
Ví dụ về quy trình trong công ty
Quy trình là một phương pháp bao gồm các bước cụ thể để thực hiện một quá trình. Trong môi trường doanh nghiệp, mỗi cá nhân sẽ có một tư duy, năng lực khác nhau. Do đó khi giải quyết vấn đề, họ sẽ có nhiều cách khác nhau. Quy trình dùng để thống nhất cách thực hiện một quá trình nào đó của công ty nhằm tạo ra sự nhất quán trong hoạt động công ty. Từ đó, các cá nhân sẽ dễ hợp tác với nhau hơn.
Ví dụ, quy trình tuyển dụng trong một doanh nghiệp thường sẽ bao gồm các bước cụ thể để tuyển dụng được nhân viên, bao gồm:
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng.
- Tuyển dụng qua các kênh truyền hình, truyền thanh, các trang mạng điện tử, ….
- Tiếp nhận, phận loại và chọn lọc hồ sơ ứng viên.
- Phỏng vấn.
- Cho ứng viên thử việc.
Để hoàn thành công việc được giao, người lao động hoặc nhân viên của một tổ chức phải làm theo những quy trình cụ thể được hướng dẫn. Nhìn chung, mục đính của quy trình trong doanh nghiệp nhằm đưa ra cách làm việc tối ưu nhất cho toàn bộ tổ chức, tránh xảy ra xung đột, mâu thuẫn giữa các cá nhân.
Ví dụ về nội quy
Nội quy là những quy định nội bộ được mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đề ra và mang tính bắt buộc đối với những cá nhân làm việc trong tập thể đó nhằm đảm bảo tính trật tự và kỉ luật trong môi trường chung. Bên cạnh đó, việc đặt ra các nội dung trong nội quy phải tuân theo pháp luật hiện hành.
Một số ví dụ về nội quy: Nội quy tiếp khách, nội quy lao động, nội quy đến cơ quan làm việc…
Những nội quy này thường có vai trò thể hiện văn hóa của một doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ có bộ nội quy riêng. Việc nhân viên không làm theo nội quy chỉ vi phạm trong phạm vi doanh nghiệp và không mang tính nghiêm trọng như vi phạm quy chế hay quy định.
Từ cách phân biệt trên, ắt hẳn bạn đã phần nào hiểu rõ hơn về 4 thuật ngữ trên. Việc này khá quan trọng trong quá trình tìm việc làm hay làm việc tại bất kỳ doanh nghiệp nào. Nếu bạn vẫn đang trong giai đoạn tìm việc làm, bạn có thể tham khảo một số thông tin tuyển dụng tại việc làm Bình Dương Thủ Dầu Một.
Quy trình xây dựng quy chế
Để xây dựng một quy chế, một cá nhân hay tổ chức cần làm theo các bước sau:
- Tra soát và thẩm định.
- Lập phương án xây dựng quy chế.
- Đề xuất các quy chế và các quy trình cần phải xây dựng.
- Soạn thảo quy chế.
- Giám sát tuân thủ việc thực hiện quy chế theo định kỳ.
Thiếu một trong các bước làm sẽ khiến quy chế không hoàn thiện và có nhiều bất cập. Khiến cho việc tuân theo sẽ gặp nhiều hạn chế, dễ xảy ra các mâu thuẫn, tranh chấp sau này.
Quy chế làm việc gồm những nội dung gì?
Trong một quy chế làm việc thường gồm những nội dung sau:
- Nguyên tắc làm việc;
- Chế độ trách nhiệm;
- Quan hệ công tác;
- Cách thức và trình tự giải quyết công việc của công ty.
Quy chế được ban hành phải đảm bảo các yếu tố
- Tính hợp pháp: Quy chế phải phù hợp với quy định của pháp luật và tất nhiên, không được trái pháp luật.
- Tính thực tiễn: Quy chế phải phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp trong từng lĩnh vực cụ thể.
- Tính hiệu quả: Khi áp dụng quy chế phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi.
Những thuật ngữ trong quy phạm nội bộ doanh nghiệp
Để hiểu rõ về quy chế là gì, bạn cần phải nắm được các thuật ngữ trong quy phạm nội bộ doanh nghiệp sau đây:
Quy chế là gì? Là văn bản điều chỉnh các vấn đề liên quan đến chế độ chính sách, công tác nhân sự, phân công và phân cấp nhiệm vụ, công tác tổ chức hoạt động, quyền hạn, định mức, đơn giá áp dụng. Đồng thời, quy chế cũng đưa ra những yêu cầu cần đạt được và có tính định khung mang tính nguyên tắc.
Quy định: là văn bản quy phạm định ra các công việc phải làm, hoặc hướng dẫn thực hiện quy định và điều lệ của doanh nghiệp, quy chế doanh nghiệp. Quy định chứa đựng nội dung hướng dẫn cụ thể về chuyên môn cũng như nghiệp vụ phục vụ cho công tác điều hành của doanh nghiệp.
Quy trình: là trình tự các bước công việc, trách nhiệm của các bộ phận trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp thực hiện một hoạt động nào đó.
Trên đây là những thông tin về quy chế. Qua bài viết này, Muaban.net tin rằng bạn đã biết được ý nghĩa quy chế là gì cũng như phân biệt quy chế, quy định, quy trình và nội quy cũng như các thuật ngữ trong quy phạm nội bộ doanh nghiệp. Ngoài những thông tin về quy chế và quy phạm pháp luật, Cẩm nang Muaban còn cung cấp rất nhiều thông tin về các lĩnh vực và ngành nghề khác nhau để bạn tham khảo.
>> Xem thêm:
Tác giả: Hồng Phúc.