Quản lý doanh nghiệp hiệu quả là chìa khóa thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có thể tận dụng tối đa được chiếc chìa khoá này. Từ đó, dẫn đến nhiều doanh nghiệp quản lý không hiệu quả, gây mất kiểm soát nội bộ hay suy giảm về doanh thu.
Vậy thế nào là quản trị doanh nghiệp? Các phương pháp quản lý hiệu quả là gì? Tất cả câu hỏi sẽ được trả lời trong bài viết này nhé!
Quản lý doanh nghiệp là gì?
Quản lý doanh nghiệp là dùng mọi biện pháp để hoạch định, tổ chức – triển khai, kiểm tra – giám sát và điều chỉnh mọi hoạt động của công ty. Trong đó bao gồm sử dụng tất cả các nguồn lực hiện có để đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp trong từng giai đoạn nhất định. Đó có thể là mục tiêu tăng trưởng, đó có thể là mục tiêu lợi nhuận, đó có thể là mục tiêu thương hiệu…
>> Xem thêm: 8 Bước lên kế hoạch quản lý dự án trong mùa khủng hoảng
Quy trình quản lý doanh nghiệp
Trước hết, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì đầu tiên cần xác định rõ được mục tiêu của doanh nghiệp. Tiếp theo đó, quản trị doanh nghiệp phải xác định được phương pháp và con đường phù hợp. Vì không có một phương pháp quản lý hiệu quả nào áp dụng được với tất cả các doanh nghiệp. Thứ ba, trong quản trị, cần phải tìm cách tối ưu hóa, sử dụng hết nguồn lực doanh nghiệp. Đặc biệt nhất là đối với việc quản lý những doanh nghiệp nhỏ. Và cuối cùng, để quản lý hiệu quả thì cần phải xác định rõ đối tượng được quản trị và bị quản trị.
Quy trình sau đây sẽ giúp bạn có thể hiểu rõ hơn về cách quản lý hiệu quả.
#1. Xác định tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và văn hóa
Đây là các yếu tố quan trọng mà mọi doanh nghiệp phải xác định cho mình được những điều này để làm kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp sau này.
#2. Xây dựng hệ thống mục tiêu/chiến lược
Xây dựng hệ thống mục tiêu, chiến lược giúp doanh nghiệp xác định được con đường mình phải đi. Chỉ khi xác định được rõ những mục tiêu này doanh nghiệp mới đánh giá được hiệu quả hoạt động của mình.
#3. Thiết lập sơ đồ tổ chức, bảng mô tả công việc và KPIs
Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc và giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích, khen thưởng nhân viên của mình.
#4. Xây dựng hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn
Hầu như các doanh nghiệp đều có nhưng chưa đầy đủ, không cập nhật thường xuyên hoặc tệ hơn là không được đưa vào áp dụng. Việc xây dựng một cách khoa học, chi tiết hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn này làm cho việc vận hành doanh nghiệp trở nên trơn tru hơn và nhờ đó việc quản lý doanh nghiệp cũng dễ dàng hơn nhiều.
#5. Tích hợp các hệ thống phần mềm
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng doanh nghiệp phần mềm vào quản lý. Quy trình được thực tế hóa trên phần mềm giúp các bộ phận hoạt động theo guồng tốt nhất. Trong đó không thể không kể đến phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, đây là một phần mềm vô cùng hữu ích giúp đơn giản hóa quy trình quản trị của doanh nghiệp.
>> Xem thêm: 4 Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp khi tích hợp vào hệ thống
Phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả
Cụ thể, để quản lý doanh nghiệp hiệu quả thì người quản trị doanh nghiệp [chủ doanh nghiệp] cần phải nắm vững một số cách quản trị hiệu quả sau để có thể áp dụng, kết hợp chúng một cách khéo léo, khoa học:
Hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết
Đây là một phương pháp quản lý doanh nghiệp hiệu quả mà mỗi nhà quản trị phải xét đến đầu tiên. Hoạch định chiến lược là tiến trình trong đó nhà quản trị xác định, lựa chọn mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp và vạch ra các hành động cần thiết nhằm đạt được mục tiêu chiến lược đó.
Nếu nhà quản trị hoạch định chiến lược một cách khoa học, chi tiết như quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm… để làm cho các sự việc có thể xảy ra, phải xảy ra hoặc không xảy ra theo hướng có lợi cho doanh nghiệp dựa trên cơ sở mục tiêu chung của tổ chức có tính đến đòi hỏi của các quy luật khách quan chi phối lớn mọi yếu tố, mọi khía cạnh bên trong nội bộ doanh nghiệp cũng như bên ngoài môi trường xã hội, kinh tế thì sẽ giống như có một “kim chỉ nam” thực hiện, như vậy doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu đề ra.
Phân chia công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban hợp lý, hiệu quả
Kế hoạch, chiến lược của doanh nghiệp sẽ được thực hiện có hiệu quả hơn khi người quản trị biết cách phân công, sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên, mỗi bộ phận, mỗi phòng ban một cách hợp lý nhất. Chính vì vậy, người quản trị cần phải nắm được cụ thể thời gian làm việc, năng lực, trình độ của mỗi nhân viên và khối lượng công việc mà họ đang đảm nhiệm. Có thế, quá trình sắp xếp công việc cho mỗi nhân viên mới đạt được hiệu quả.
Tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên trong doanh nghiệp
Người quản trị giỏi không phải là người làm hết tất cả mọi việc mà họ phải là người biết phân chia công việc, trao quyền hành cho người khác để điều phối công việc một cách hiệu quả hơn. Chính vì vậy, việc tổ chức, phân tầng hệ thống nhân viên là điều rất cần thiết.
Kiểm soát được những dữ liệu cơ bản của doanh nghiệp
Trong hoạt động của doanh nghiệp có nhiều loại dữ liệu, người quản trị cần biết phân chia cụ thể ra từng loại và có cơ chế kiểm soát hợp lý. Cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả này đòi hỏi phải kiểm soát những loại dữ liệu sau:
- Kiểm soát tốt dòng tiền.
- Kiểm soát lượng hàng hóa bán ra tăng hay giảm.
- Theo dõi các khoản nợ phải thu.
- Kiểm soát tốt hàng tồn kho.
- Kiểm soát năng suất làm việc của mỗi nhân viên, mỗi bộ phận/ phòng ban.
Áp dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp online
Có thể thấy, trong quá trình xây dựng doanh nghiệp, việc tích hợp sử dụng phần mềm quản lý là một phương pháp không thể bỏ qua để tối ưu hóa quá trình này. Tuy nhiên, cần một chiến lược sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP phù hợp. Vì phần mềm cũng chỉ là công cụ giúp chúng ta đo lường và hoạt động hiệu quả hơn thôi.
Để xây dựng một chiến lược ERP phù hợp, chúng tôi xin lấy phần mềm ERP – Odoo làm ví dụ. Lí do là bởi đây là một phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến và thông dụng nhất trên thế giới hiện nay. Ngoài ra, Odoo sở hữu nhiều module của từng phòng ban khác nhau và có khả năng bổ sung thêm các tính năng khác nếu doanh nghiệp bạn có đội ngũ lập trình đầy đủ kiến thức. Ví dụ như Marketing, bán hàng, nhân sự, sản xuất,… tất cả các phòng ban đều được liên kết với nhau trên Odoo.
Vậy chiến lược khi sử dụng phần mềm này là:
- Xác định sơ đồ các phòng ban của doanh nghiệp mình.
- Dựa vào phòng ban, mua và sử dụng các module phù hợp với chức năng từng phòng ban của doanh nghiệp.
- Xem các tính năng có sẵn trên module và liệt kê các tính năng còn thiếu, phối hợp với với đội lập trình để bổ sung thêm các tính năng phù hợp với doanh nghiệp bạn.
- Làm một bản liệt kê các yêu cầu và quy trình cho các phòng ban của doanh nghiệp bạn làm việc trên hệ thống này.
Sau khi làm xong 4 bước trên là doanh nghiệp bạn có thể bắt đầu hoạt động trên nền tảng số. Với tư cách là một nhà quản lý, việc xem thông tin và thống kê hoạt động của các phòng ban giờ đã rõ ràng và chi tiết hơn bao giờ hết. Thậm chí, bạn có thể xem trực tiếp real-time [thời gian thực] và đưa ra các phương án phù hợp để xử lí kịp thời nếu có bất kỳ vấn đề gì.
Bạn có thể tìm hiểu kĩ hơn về Odoo và dịch vụ của Magenest trên nền tảng này bằng cách nhấp vào nút dưới đây.
Để trở thành một nhà lãnh đạo, quản lý giỏi, việc trang bị các kỹ năng của nhà quản trị là điều không thể thiếu. Một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững thì bộ phận quản trị đóng vai trò “cốt cán” để đưa doanh nghiệp đi đúng hướng. Vậy những phẩm chất, kỹ năng nào cần có ở một nhà quản lý doanh nghiệp?
Để trở thành nhà lãnh đạo giỏi cần phải trang bị các kỹ năng của nhà quản trị.
1. Kỹ năng quản lý, lãnh đạo
Kỹ năng quản lý bao gồm việc điều hành, tổ chức công việc và hoạch định các chiến lược chung:
- Điều hành và tổ chức công việc bao gồm việc tổ chức thực hiện và phân bổ nguồn lực công việc hợp lý và hiệu quả, tăng hiệu suất công việc để thực hiện các mục tiêu kinh doanh.
- Hoạch định là việc thiết lập các mục tiêu từ nhỏ đến lớn, từ mục tiêu ngắn hạn đến dài hạn, từ gần đến xa. Để có thể hoạch định được các mục tiêu, người quản lý cần có tầm nhìn để xác định đúng hướng đi của doanh nghiệp.
Nhà quản trị cần hoạch định rõ ràng mục tiêu của doanh nghiệp.
Xu thế toàn cầu hóa càng đòi hỏi nhà quản trị cần có tầm nhìn rộng, bao quát và tiến xa hơn. Việc xem xét và xây dựng chiến lược không chỉ xét ở phạm vi một lĩnh vực, một quốc gia mà cần định vị trong bối cảnh của khu vực và toàn cầu.
>> Tham khảo: Nguyên tắc thuyết trình hiệu quả.
2. Tư duy chiến lược và kỹ năng lập kế hoạch
Sự khác biệt giữa nhân viên và cấp quản lý chính là ở chỗ: Khi còn là nhân viên, bạn luôn cố gắng thực hiện các KPI đặt ra theo một bản kế hoạch nào đó. Tuy nhiên, nhà quản lý cần có tư duy chiến lược cao hơn, tầm nhìn dài hạn hơn để xây dựng được các bản kế hoạch với KPI đặt ra phù hợp với nguồn lực và mục tiêu của doanh nghiệp.
Để thực hiện điều này, nhà quản trị cần có tư duy chiến lược và mang tính tổng quát cao. Bạn cần xác định các vấn đề quan trọng sau khi xây dựng bản kế hoạch:
- Mục tiêu của doanh nghiệp nói chung và của từng phòng ban nói riêng là gì?
- Mục tiêu trước mắt và lâu dài cần thực hiện là gì?
- Nguồn lực của doanh nghiệp bao gồm những gì?
- Khả năng thực hiện kế hoạch.
- Các khó khăn, trở ngại và biến động của môi trường kinh doanh có thể ảnh hưởng đến kế hoạch là gì? Kế hoạch dự phòng để thay thế trong trường hợp có rủi ro.
Nhà quản trị cần lập kế hoạch để thực hiện các mục tiêu.
Trên thực tế, trong khi thực hiện kế hoạch luôn có những trường hợp cần điều chỉnh liên tục do ảnh hưởng của các yếu tố khách quan và chủ quan. Vì vậy, tư duy chiến lược là kỹ năng của nhà quản trị quan trọng giúp bạn lường trước và ứng biến kịp thời với những tình huống này.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử,
3. Kỹ năng nhân sự
Quản lý con người chưa bao giờ là điều dễ dàng. Kỹ năng nhân sự bao gồm cả các kiến thức nhân sự, khả năng điều phối con người và làm hài hòa các mối quan hệ, kết nối từng nhân viên thành một mạng lưới vững chắc để thực hiện mục tiêu chung cho doanh nghiệp.
Thấu hiểu nhân sự được coi là “chất xúc tác” để thúc đẩy công việc nhanh chóng và hiệu quả. Nhân viên được sắp xếp đúng vị trí sẽ phát huy tốt năng lực, đóng góp tốt cho kết quả chung. Ngược lại, nếu phân công, sắp xếp sai nhân sự sẽ làm cản trở quá trình thực hiện các mục tiêu chung.
Quản trị con người là kỹ năng quan trọng của nhà quản lý, lãnh đạo.
4. Kỹ năng giao tiếp
Tuy là điều cơ bản nhưng giao tiếp là kỹ năng của nhà quản trị đóng vai trò rất quan trọng. Không ai có thể trở thành nhà quản trị giỏi nếu giao tiếp kém.
Là người thường xuyên phải làm việc cùng tập thể, quan trọng hơn là trong quá trình làm việc với khách hàng, đối tác, giao tiếp tốt chính là “chìa khóa” để thực hiện tốt việc “đối nội và đối ngoại” cho doanh nghiệp.
5. Kỹ năng quản lý thời gian
Khi còn là nhân viên, bạn thường chỉ quan tâm đến vấn đề làm sao để hoàn thành công việc trong thời gian 8 tiếng của bản thân. Tuy nhiên, nếu đã đứng trên cương vị của người lãnh đạo, nhà quản lý, quản lý thời gian không còn là vấn đề cá nhân mà cần đặt trong bối cảnh tập thể.
Quản lý thời gian để tối ưu nguồn lực doanh nghiệp.
Nếu không quản lý thời gian tốt, bạn không chỉ tiêu tốn thời gian của bản thân mà còn ảnh hưởng đến nhiều người khác. Bạn cần sắp xếp thời gian hợp lý cho cả bản thân và cấp dưới, xác định rõ những việc quan trọng, cần hoàn thành trước để thực hiện kịp thời hạn, tránh tình trạng công việc lộn xộn, quá tải.
Trên đây là 5 kỹ năng của nhà quản trị mà bộ phận lãnh đạo, quản lý doanh nghiệp cần phải có. Bạn cần trau dồi, rèn luyện để trang bị cho mình nhiều kỹ năng và kiến thức chuyên môn để thực hiện tốt công việc của mình, đưa doanh nghiệp đi đúng hướng và thực hiện các mục tiêu đề ra.
Ngoài ra, quý doanh nghiệp có nhu cầu được tư vấn thêm về giải pháp quản lý văn phòng điện tử CloudOffice, xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: //cloudoffice.com.vn/