Các phương pháp triển khai dự án ERP

4.3 Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration

4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team Training

4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training

5. Chạy thật hệ thống /Going Live

6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

——————————————————————————————–

Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai đoạn khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng các giai đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn luận ở đây có thể không được áp dụng trong mọi trường hợp. Ví dụ, trong nhiều trường hợp, công ty có thể đã tìm được gói phần mềm phù hợp, thì sẽ không cần thiết thực hiện việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP.

Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau:

1. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

2. Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation

3. Lập kế hoạch dự án /Project Planning

4.1 Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis

4.2 Tái cấu trúc /Reengineering

4.3 Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration

4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team Training

4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training

5. Chạy thật hệ thống /Going Live

6. Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Như hình minh họa bên dưới, mặc dù những giai đoạn này dường như đi theo một đường thẳng và tách biệt với nhau, nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giai đoạn này hoàn toàn linh động. Trong nhiều trường hợp, các công ty triển khai cùng lúc nhiều đơn vị kinh doanh khác nhau, nhiều phân hệ khác nhau hoặc tại nhiều nhà máy sản xuất khác nhau. Vì thế tại một thời điểm, nhiều hơn một giai đoạn có thể được tiến hành. Một số công ty lựa chọn chiến lược triển khai chỉ  một giai đoạn – “Big Bang”, trong khi nhiều công ty khác lại thực hiện chiến lược tuần tự “cuốn chiếu” – mỗi công ty có nhu cầu khác nhau. Nhưng với phương pháp triển khai “Big Bang” hay tuần tự thì các giai đoạn triển khai ERP vẫn giống nhau.

1. Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening

Khi một công ty quyết định triển khai hệ thống ERP thì việc tìm kiếm để có được giải pháp ERP hoàn hảo bắt đầu. Nhưng có đến hàng trăm nhà cung cấp ERP với nhiều hình dạng và quy mô khác nhau – tất cả những yêu cầu cần thiết để có được giải pháp lý tưởng cho bạn. Việc phân tích toàn bộ các giải pháp ERP trước khi đi đến quyết định lựa chọn không phải là một giải pháp dễ dàng thực hiện được. Đó là quá trình tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy tốt hơn, bạn nên giới hạn bớt số lượng giải pháp cần đánh giá ít hơn 5. Tốt nhất là luôn luôn đánh giá tỉ mỉ chi tiết một số nhỏ giải pháp hơn là chỉ xem xét hàng tá các giải pháp một cách chung chung. Vì thế công ty nên tiến hành đánh giá trước để giới hạn số lượng giải pháp vốn phải được đánh giá bởi Ban đánh giá, lựa chọn giải pháp. Không phải tất cả các giải pháp ERP đều như nhau, mỗi giải pháp đều có những điểm mạnh và yếu điểm của nó. Quá trình tiền đánh giá sẽ loại bỏ các giải pháp ERP không phù hợp hoàn toàn với quy trình kinh doanh của công ty. Có thể xem xét một vài giải pháp tốt nhất bằng cách đọc các tài liệu sản phẩm của những nhà cung cấp, nhờ các chuyên gia tư vấn độc lập và quan trọng nhất là tìm ra được giải pháp mà được sử dụng bởi những công ty có hoạt động tương tự như công ty của bạn. Và thật sự tốt hơn là tìm ra các điểm khác biệt của giải pháp đó đang thể hiện trong một môi trường hoạt động tương tư.

Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết được mỗi giải pháp phát triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó. Điều đó được nhận định chung rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế” của họ hơn là ở những lĩnh vực khác. Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP giải pháp cũng vậy. Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng, nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng sản phẩm của họ. Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau,… Nhưng hơn nữa, mỗi ERP giải pháp có nguồn gốc được xác địn từ loại hình kinh doanh phù hợp với nó nhất.

Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác nhau. Bây giờ, hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh vực dịch vụ. Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ được sửa chữa và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực khác.

Một khi chọn được một vài giải pháp trong giai đoạn này thì có thể bắt đầu thực hiện quá trình đánh giá chi tiết.

2. Đánh giá giải pháp ERP /Package Evaluation

Quá trình lựa chọn/đánh giá là một trong những giai đoạn quan trọng nhất khi triển khai ERP vì giải pháp được chọn sẽ quyết định thành công hay thất bại của dự án. Trong khi các hệ thống ERP đòi hỏi sự đầu tư rất lớn, thì một khi giải pháp đã được mua, không phải là chuyện dễ để chuyển ngay qua một giải pháp khác. Vì thế hãy luôn nhớ là: “hãy làm đúng ngay từ đầu”!

Yếu tố quan trọng nhất nên ghi nhớ khi phân tích các giải pháp khác nhau là không có giải pháp nào hoàn hảo. Ý nghĩ đó cần thiết phải được mọi người trong nhóm đưa ra quyết định chọn lựa thấu hiểu. Mục tiêu của quá trình lựa chọn không phải là để xác định được giải pháp nào đáp ứng mọi yêu cầu. Mục tiêu đó là tìm được một giải pháp đủ linh động để đáp ứng các nhu cầu của công ty hay nói cách khác, một phần mềm có thể tuỳ biến để trở thành một phần mềm phù hợp.

Khi đã xác định được giải pháp nào để đánh giá, công ty cần phải xác lập các tiêu chí lựa chọn cho phép đánh giá tất cả các giải pháp với quy mô như nhau. Để chọn được hệ thống tốt nhất, công ty nên nhận dạng được hệ thống nào đáp ứng với nhu cầu kinh doanh, phù hợp với lịch sử công ty và với thực tế kinh doanh của công ty. Khó có thể tìm được hệ thống phù hợp hoàn toàn với cách thức hoạt động của công ty, nhưng mục tiêu hướng tới là tìm một hệ thống với sự khác biệt là ít nhất.

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:

–         Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty

–         Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP

–         Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)

–         Sự phức tạp

–         Sự thân thiện với người sử dụng

–         Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn

–         Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều

–         Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật

–         Khả năng nâng cấp thường xuyên

–         Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống

–         Cơ sỡ hạ tầng CNTT

–         Các địa điểm tham khảo

–         Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa (customization) và các yêu cầu về phần cứng

Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình trên. Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng), Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp ERP). Ban tuyển chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty. Khi tất cả các chức năng kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc thì giải pháp được chọn ra sẽ có được sự chấp thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các nhà tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp.

Đây là giai đoạn thiết kế qui trình triển khai dự án. Giai đoạn này sẽ quyết định chi tiết triển khai như thế nào về lịch trình, thời hạn,… để dự án được hoàn tất. Xác định vai trò và phân công trách nhiệm cho từng người. Các nguồn lực sử dụng cho việc triển khai được quyết định, những người đứng đầu để triển khai dự án được chỉ định. Các thành viên trong đội triển khai được lựa chọn và được phân công nhiệm vụ. Giai đoạn này sẽ quyết định khi nào bắt đầu dự án, thực hiện như thế nào và dự định khi nào hoàn tất dự án. Đây cũng là giai đoạn hoạch định “phải làm gì” trong trường hợp bất ngờ; làm sao giám sát được tiến trình triển khai; các phương thức kiểm soát nào nên được thiết lập và cần làm gì khi sự việc không còn nằm trong tầm kiểm soát. Kế hoạch dự án thường được lập bởi một Ban gồm các đội trưởng của các nhóm triển khai. Chỉ đạo Ban dự án ERP thường là CIO hay COO. Ban dự án ERP họp định kỳ trong suốt toàn bộ chu trình triển khai dự án để xem xét lại tiến trình và lập biểu đồ cho những hành động diễn biến tương lai.

Có thể cho rằng giai đoạn này quyết định thành công hay thất bại cho quá trình triển khai dự án ERP. Nói một cách đơn giản, đây là tiến trình qua xuyên suốt của mô hình hoạt động hiện tai và định hướng mô hình trong tương lai. Cái hay là thiết kế một mô hình mà nó có thể đoán trước và bao gồm bất cứ chức năng thiếu sót nào. Thậm chí một phần mềm ERP hoàn hảo nhất cũng chỉ đáp ứng được 80% yêu cầu chức năng của công ty.

20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh doanh để phù hợp với giải pháp ERP. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải pháp khác bao gồm:

–         Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)

–         Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẽ hở (với hy vọng nó cũng tích hợp được với Giải pháp ERP)

–         Thiết kế chương trình theo yêu cầu

–         Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt sứ mạng khó khăn)

                                                                                                                 Văn Công Vinh

                                                                                                            ()

(cont.)

comments