Phương pháp quyết định đa số có ưu điểm

Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trịNhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20phương pháp khác nhau. Trên phương diện lí thuyết cũng như thực tế, kết qủa của raquyết định phụ thuộc rất lớn vào phương pháp ra quyết định nào đựoc sử dụng.Thông thường mỗi nhà quản trị đều ưa thích một số phương pháp ra quyết địnhnào đó, nhưng nhìn chung có một số phương pháp sau: Phương pháp độc đoán;Phương pháp phát biểu cuối cùng; Phương pháp nhóm tinh hoa; Phương pháp cố vấn;Phương pháp luật đa số; Phương pháp nhất trí.1.Phương pháp độc đoánPhương pháp độc đoán là khi người quản trị tự quyết định hoàn toàn và sau đócông bố cho nhân viên. Khi người quản trị ra một quyết định không được ưa thích, họcó thể cố gắng thuyết phục nhân viên về quyết định này, mà không đề nghị đối thoạihoặc thử thách.- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian; Thuận lợi đối với quyết định theo chuẩn; Lãnhđạo có kinh nghiệm- Nhược điểm: Nhân viên ít quyết tâm; Nhân viên dễ bất mãn; Công việc liênquan đến 1 người.2.Phương pháp phát biểu cuối cùngTrong phương pháp phát biểu cuối cùng người quản trị cho phép nhân viên thảoluận và đề nghị giải pháp cho vấn đề. Người quản trị có thể lưu ý hoặc không lưu ý đếnnhững đề nghị này khi ra quyết định. Đồng thời, họ có thể cho phép tình huống đượcthảo luận theo cách thật cởi mở nhưng ở cuối cuộc thảo luận họ sẽ tự ra quyết định.- Ưu điểm: Sử dụng một số nguồn lực của nhóm; Cho phép một số sáng kiến- Nhược điểm: Nhân viên ít quyết tâm3.Phương pháp nhóm tinh hoaPhương pháp nhóm tinh hoa có sự tham gia của người quản trị và ít nhất mộtngười khác vào việc ra quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của những ngườikhác. Người quản trị tranh luận và đưa ra giải pháp, đưa ra quyết định và trình bàyquyết định cho số nhân viên còn lại. Họ thậm chí có thể thảo luận về cơ sở các quyếtđịnh của bản thân trước các nhân viên.GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội25 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trịNhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian; Thảo luận cởi mở; Phát triển nhiều ý tưởng.- Nhược điểm: Nhân viên ít quyết tâm; Xung đột vẫn duy trì; Ít có sự tương tác.4.Phương pháp cố vấnPhương pháp cố vấn đặt người quản trị vào vị trí của người cố vấn. Người quảntrị có thể đưa ra một quyết định ban đầu thăm dò và trình bày quyết định này cho nhómđể thảo luận và thu thập dữ liệu. Họ xem xét cẩn thận và cởi mở ý kiến của nhóm trướckhi ra quyết định.Để thực hiện được điều này, người quản trị phải có đầu óc cởi mở và có thể thayđổi do những lý lẽ mà nhân viên đưa ra. Họ cũng cho phép người khác cải tiến một cáchchi tiết quyết định ban đầu của mình hoặc, ngược lại, đưa ra đề nghị và ủng hộ cho cácquan điểm khác. Quyết định cuối cùng là do người quản trị đưa ra, có xem xét cẩn thậnvà một cách cởi mở các quan điểm khác.- Ưu điểm: Sử dụng nguồn lực cả nhóm; Thảo luận cởi mở; Phát triển nhiều ýtưởng- Nhược điểm: Phương pháp này tương đối khó thực hiện do đòi hỏi người lãnhđạo phải là một chuyên gia, có bản lĩnh, kiên định nhưng phải cởi mở.5.Phương pháp luật đa sốPhương pháp luật đa số có sự tham gia của mọi thành viên của nhóm trong quátrình ra quyết định bằng cách cho phép mỗi thành viên có một lá phiếu bình đẳng.Nhóm sẽ biểu quyết về việc chọn quyết định nào. Quyết định nhận được từ đại đa sốphiếu sẽ thắng và trở thành quyết định cuối cùng.- Ưu điểm: Tiết kiệm thời gian; Cho phép kết thúc các cuộc thảo luận.- Nhược điểm: Thiểu số cô lập; Dễ dẫn đến trường hợp các thành viên trongnhóm không dựa trên việc xem xét hiệu quả của quyết định mà dựa trên quyết định củađa số để biểu quyết.6.Phương pháp nhất tríPhương pháp nhất trí có sự tham gia của toàn thể nhân viên vào việc ra quyếtđịnh. Một quyết định không thể đạt được cho tới khi toàn bộ nhân viên đồng ý về mộtGVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội26 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trịNhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20quyết định nào đó. Phương pháp này có thể đưa ra một quyết định có chất lượng cao dođầu vào lớn mạnh và phong phú, nhưng có thể tốn nhiều thời gian. Nhất trí là mộtphương pháp quyết định để sử dụng hết nguồn lực sẵn có của nhân viên và để giải quyếtmột cách sáng tạo những xung đột và các vấn đề chủ yếu.Nhất trí rất khó đạt được vì mọi thành viên của nhóm phải đồng ý trên quyếtđịnh cuối cùng. Sự nhất trí hoàn toàn không phải là mục tiêu bởi vì rất hiếm khi đạtđược, nhưng mỗi thành viên của nhóm nên sẵn sàng chấp nhận ý kiến của nhóm trên cơsở tính hợp lý và tính khả thi. Khi mọi thành viên của nhóm đều chấp nhận thì nhóm đãđạt tới sự nhất trí, và sự đánh giá này có thể được xem như là quyết định của nhóm.Thực vậy, điều này có nghĩa là một người đơn độc nếu cần thiết có thể cản trở nhóm vìkhông chắc rằng mọi chi tiết đều được mọi người hoàn toàn chấp nhận. Việc biểu quyếtlà không được phép. Trong việc ra quyết định dựa vào sự nhất trí, đích thân người quảntrị phải tin chắc quyết định là quyết định đúng đắn và đồng ý đi theo quyết định này.- Ưu điểm: Kích thích sáng tạo; Các thành viên trong nhóm có sự quyết tâm cao;Sử dụng mọi khả năng của nhóm.- Nhược điểm: Tốn nhiều thời gian; Các thành viên phải có kỹ năng, làm việctheo ê kíp cao.III.Quy trình ra quyết định quản trị.* Như phần trên đã trình bày, mỗi một phương pháp đều có những ưu điểm, nhượcđiểm riêng, vấn đề của người quản trị là phải biết cách lựa chọn phương pháp nào phùhợp với đặc điểm riêng của nhóm cũng như phù hợp với tình hình thực tế của mỗi vấnđề cần ra quyết định. Để lựa chọn những phương pháp tốt nhất, chúng ta có thể thựchiện theo các bước sau:CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNHVẤN ĐỀ CẦN CHÚ ÝRA QUYẾT ĐỊNHBước 1: Xác định vấn đề cần quyếtđịnhNội dung vấn đề quyết định ?Bước 2: Liệt kê tất cả các yếu tố ảnhhưởng đến việc ra quyết địnhPhải xác định xem vấn đề cần quyết định phụthuộc vào những yếu tố nào ?GVHD: TS. Nguyễn Thanh HộiMục tiêu của quyết định ?27 Quản lý nhóm và Ra quyết định quản trịNhóm 9–Cao học Kinh tế Đêm 5–Khóa 20Bước 3: Thu thập thông tin về các yếu Xác định xem cần phải có những thông tin gì ?tốNguồn thông tin ở đâu?Bước 4: Phát hiện các khả năng lựachọnPhải đề xuất nhiều phương án cho vấn đề cầnquyết định.Bước 5: Đánh giá các phương án.Định tính (Xác định ưu – nhược điểm của mỗiphương án).Định lượng (So sánh giữa lợi ích & chi phí củamỗi phương án)Bước 6: Chọn phương án tốt nhất và ra Phương án có số điểm tổng hợp cao nhấtquyết định1.Xác định vấn đềGiai đoạn đầu tiên khi ra quyết định là phải nhận ra được rằng vấn đề đang tồntại đòi hỏi một quyết định. Trước khi người quản trị bắt đầu quá trình ra quyết định,phải chắc chắn là quyết định mà bản thân sắp đưa ra thật sự là quyết định mà họ phảilàm. Nếu không là như vậy thì hãy để mặc vấn đề.Nếu người ra quyết định không nhận thức về vấn đề và nguyên nhân của chúngmột cách đúng đắn, thì không thể đưa ra những quyết định đúng đắn.Có ba kỹ năng thường được áp dụng để xác định và nhận diện vấn đề là: nhậndiện, làm sáng tỏ và hợp nhất.▪ Nhận diện là người ra quyết định theo dõi và ghi chép về tất cả mọi ảnhhưởng của nội bộ và môi trường bên ngoài, để rồi quyết định mấu chốt củavấn đề cần giải quyết.▪ Làm sáng tỏ nghĩa là người ra quyết định đánh giá các liên quan đã đượcnhận biết và xác định nguyên nhân thực sự của vấn đề, cũng như những ảnhhưởng không chính xác mà đã được xác định ở bước nhận diện.▪ Hợp nhất nghĩa là người ra quyết định liên kết những hiểu biết của mìnhvới mục tiêu hiện tại và tương lai của tổ chức, doanh nghiệp.GVHD: TS. Nguyễn Thanh Hội28

Thế giới đang biến đổi không ngừng, mọi thành tựu khoa học và công nghệ xuất hiện hết sức mau lẹ nhưng cũng thay đổi nhanh chóng. Điều này khiến cho các nhà quản trị phải ra quyết định nhiều hơn. Chuyện gì sẽ xảy ra nếu các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định thiếu phương pháp? Liệu nhân lực, tài lực, vật lực… của một tổ chức có được phát huy hiệu quả khi mà cấp quản lý không hoặc chưa hiểu kỹ các phương pháp ra quyết định và giải quyết các vấn đề phát sinh một cách thấu đáo? Vậy làm thế nào để các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, sáng suốt và phù hợp?

Các nhà quản trị nếu chỉ xem xét thời điểm tham gia của những người khác vào một quyết định là chưa đủ. Họ cần phải xét tới mức độ tham gia của từng người khác nhau. Sự tham gia ở đây có thể là hình thức hoặc không chính thức, hay đơn giản như việc đề nghị họ đưa ra các ý tưởng. Bạn có thể lôi kéo nhân viên vào bất kỳ một khâu nào trong tiến trình quyết định hay xuyên suốt tiến trình đó. Khi ta tin rằng những quyết định khác nhau đòi hỏi những phương thức khác nhau, ta sẽ nhận thấy sự cần thiết của những người khác khi ta phải đối mặt với một vấn đề phức tạp. Ta có thể có những ý tưởng sáng tạo và phong phú hơn từ một nhóm thay vì chỉ một cá nhân riêng lẻ.

Loại quyết định ảnh hưởng tới cá nhân cần được xét đến trong quá trình ra quyết định. Nói cách khác loại quyết định sẽ xác định bạn có thể sử dụng phương pháp nào. Bạn đang nắm trong tay một số chiến lược ra quyết định trong quyền hạn sử dụng của mình. Mỗi chiến lược đều có các thuận lợi và khó khăn vốn có. Các nhà quản trị riêng biệt cần đánh giá các quyết định cá nhân trước khi quyết định phương pháp nào phù hợp nhất. Bài này sẽ giới thiệu 6 phương pháp phổ biến nhất dành cho các nhà quản trị. Mỗi phương pháp này dù ở cấp độ lớn hay nhỏ đều liên quan tới những người khác. Các phương pháp này có mức độ biến đổi đa dạng xuyên suốt từ chuyên quyền cho đến đồng thuận.

Phương pháp chuyên quyền: bạn hoàn toàn tự đưa ra quyết định và sau đó thông báo quyết định đó tới nhân viên của mình. Khi bạn đưa ra một quyết định có tính khác biệt, bạn tìm mọi cách tuyên truyền quyết định đó tới nhân viên nhưng sẽ không thể lôi cuốn họ vào các cuộc thảo luận hay được họ thừa nhận.

Phương pháp phán quyết cuối cùng: bạn choo phép những nhân viên khác thảo luận và đưa ra các giải pháp cho vấn đề. Bạn có thể lưu tâm tới những ý kiến đó khi đưa ra quyết định hoặc không. Bạn cũng có thể đưa ra các tình huống để nhân viên thảo luận một cách thẳng thắn nhưng người quyết định cuối cùng là bạn.

Phương pháp nhóm tri thức: bạn và một người khác cùng đưa ra một quyết định mà không cần tham khảo ý kiến của những người khác. Bạn bàn bạc, đưa ra giải pháp, ra quyết định và trình bày trước những nhân viên khác. Thậm chí bạn cũng có thể trình bày trước họ về cơ sở đưa ra quyết định của mình.

Phương pháp tham vấn: bạn ở vị trí của một nhà tham vấn. Bạn có thể đưa ra quyết định thăm dò ban đầu và trình bày quyết định đó để cả nhóm cùng thảo luận và đưa ra ý kiến. Bạn sẽ xem xét một cách cẩn thận và công khai các ý kiến đó trước khi đưa ra quyết định. Thường bạn sẽ đi tới một quyết định sơ bộ và sau đó trình bày quyết định đó trước nhóm để cùng thảo luận. Bạn cần giữ cách nhìn cởi mở và sẵn sàng tiếp thu những luận điểm thẳng thắn của các nhân viên khác. Bạn cũng cho phép những người khác sàng lọc quyết định ban đầu của mình hay đưa ra những lời khuyên và sự hỗ trợ từ các cách nhìn khác. Quyết định cuối cùng là ở chính bạn, thông qua việc xem xét một cách kỹ lưỡng và thẳng thắn từ các cách nhin khác.

Phương pháp luật số đông: phương pháp này đề cao tính dân chủ, trong đó tất cả các thành viên trong nhóm đều tham gia vào tiến trình quyết định thông qua việc mỗi thành viên đều được quyền biểu quyết bình đẳng. Nhóm sẽ bỏ phiếu cho quyết định đưa ra. Quyết định nhận được đa số phiếu sẽ trở thành quyết định chính thức.

Phương pháp đồng thuận: là phương pháp trong đó tất cả các nhân viên cùng đưa ra quyết định. Một quyết định không thể nào đạt được nếu chưa được tất cả các nhân viên tán thành. Phương pháp này có thể mang lại những quyết định chất lượng cao nhờ các đề xuất đa dạng và mang tính xây dựng, tuy nhiên nó lại tiêu tốn khá nhiều thời gian. Đồng thuận là phương pháp quyết định nhằm tận dụng nguồn lực nhân sự hiện có và gảii quyết một cách sáng tạo xung đột cũng như các vấn đề căn bản.

Đồng thuận rất khó đạt được vì nó đòi hỏi tất cả các thành viên trong nhóm phải nhất trí với quyết định cuối cùng. Sự nhất trí hoàn toàn không phải là mục tiêu vì điều này rất khó đạt được, tuy nhiên ở mức độ có thể, mỗi thành viên nên chấp nhận phân loại đánh giá của nhóm về cơ sở logic và tính khả thi. Khi tất cả các thành viên nhóm đều cảm nhận được điều này tức là bạn đã đạt được sự đồng thuận và phán xét có thể được thừa nhận như một quyết định của nhóm. Thực tế, điều này có nghĩa là một cá nhân có thể phản đối nhóm nếu anh ta nghĩ điều đó là cần thiết. Không thể mọi chi tiết đưa ra đều được mọi người hoàn toàn tán thành. Biểu quyết là điều không được phép. Trong việc đưa ra quyết định đồng thuận, cá nhân bạn cần phải đảm bảo quyết định đó là quyết định đúng đắn và đồng ý thực hiện theo quyết định.

Mỗi phương pháp ra quyết định đều có những thuận lợi và khó khăn nhất định. Những thuận lợi và khó khăn này đều có liên quan tới các tiêu chí xem xét mà chúng ta đã thảo luận trước đó. Bảng 1 phác thảo những ưu điểm và nhược điểm của từng phương pháp.

Bảng 1: Ưu điểm và nhược điểm của các phương pháp ra quyết định

(còn tiếp)

TH: T.Giang: SCDRC

Nguồn tham khảo: Hoàng Văn Hải (cb) – Ra quyết định quản trị – NXB ĐHQGHN 2014.