Hướng dẫn viết báo cáo bằng tiếng Nhật

Nếu bạn nào đã làm trong công ty Việt Nam và chuyển việc sang công ty Nhật, mình chắc chắn rằng một trong những việc ở công ty Nhật sẽ làm các bạn "choáng" và mất nhiều thời gian là Viết Báo Cáo [報告].

Một trong những đặc trưng trong Văn Hoá công ty Nhật Bản là viết báo cáo. Báo cáo ngày, báo cáo tuần, báo cáo tháng, báo cáo khi có sự cố dù là sự cố rất nhỏ, báo cáo điều tra v.v..

Suốt những năm mình làm việc với người Nhật, mình nhận ra rằng, kỹ năng viết báo cáo của người Việt Nam không tốt. Các bạn có khuynh hướng xem nhẹ việc viết báo cáo vì không nhìn ra được tầm quan trọng của những bản báo cáo đối với việc nhìn nhận, sắp xếp, chuyển giao, cải tiến hiệu quả công việc.

Và vì không nhận ra được tầm quan trọng của bản báo cáo, nên các lỗi người Việt hay bị mắc phải khi viết báo cáo là: dài dòng, không đúng trọng tâm, không có ý nghĩa trong công việc, khó hiểu, không thể giải quyết vấn đề khi dựa vào bản báo cáo.v.v… Đương nhiên, để có thể viết được một bản báo cáo "có ý nghĩa" theo quan điểm của người Nhật thì bạn phải có cái nhìn tổng quát, know-how tốt tất các việc liên quan mà bạn đang xử lý trong công ty. Tuy nhiên, mình nghĩ, ở mức độ định hướng, khi bắt đầu viết báo cáo, nếu các bạn có sẵn một template chuẩn dành cho báo cáo thì các bạn sẽ đỡ mất thời gian trong việc suy nghĩ ra các đề mục cần thiết, nội dung viết sẽ đi vào trọng tâm hơn và người đọc dễ nắm bắt nội dung báo cáo của bạn hơn.

Trong bài viết này mình sẽ cung cấp các bạn các mẫu template dùng để viết báo cáo, và hướng dẫn các bạn cách ghi vào các đề mục trong báo cáo nhé!

Template Báo Cáo Kết Quả Điều Tra Khi Có Sự Cố, Lỗi Đơn Giản

Template thường được dùng trong trường hợp báo cáo kết quả điều tra tuỳ vào tình huống thực tế của các sự việc phát sinh như máy tính bị hư, hàng bị hỏng, hàng gởi đến khách hàng không đúng hợp đồng v.v..

Các mục cần phải ghi trong template báo cáo

• 調査の趣旨 – Nội dung điều tra
• 調査の概要（対象・期間・項目など）- Nội dung khái quát của điều tra [đối tượng, thời điểm xảy ra sự việc, các mục .v.v..]
• 調査結果 – Kết quả điều tra
• 分析 – Phân tích
• 対策 – Giải pháp
• 添付書類 – Tài liệu đính kèm

Trong trường hợp, nếu kết quả điều tra có thống kê, tính toán quá nhiều, các bạn nên tách ra một trang riêng và ghi chú thích 「別紙のとおり」[tham khảo sheet đính kèm].
 

Template Báo Cáo Kết Quả Điều Tra Khi Có Sự Cố, Lỗi Phức Tạp

1. Trình Bày Trên File Word

⭐️⭐️⭐️ Download template tại đây!

2. Trình Bày Trên Excel

⭐️⭐️⭐️ Download template tại đây!

3. Các mục cần phải ghi trong template báo cáo

⭐️概要

1. 件名…Nội dung điều tra, ví dụ như「◯◯に関する◯◯調査について」 2. 目的…Ghi rõ mục đích của việc điều tra, tại sao cần thiết phải điều tra 3. 期間…Thời gian điều tra 4. 対象…Đối tượng điều tra 5. 方法…Điều tra bằng phương pháp gì?

6. 場所…Thực hiện việc điều tra ở đâu?

⭐️報告事項

1. 調査結果…Ghi lại một cách dễ hiểu, khách quan kết quả của việc điều tra 2. 分析・考察…Ghi lại suy nghĩ, đánh giá, phân tích về kết quả điều tra

3. 備考…Lưu ý

Template Báo Cáo Thông Thường [Excel]

​⭐️⭐️⭐️Download template tại đây!

Template báo cáo này thường được dùng để báo cáo công việc [hằng ngày, kinh doanh, tình hình họp Khách Hàng v.v..].
– Các mục cần điền trong báo cáo:

• 提出年月日 – Ngày trình báo cáo 
• 報告者の所属・氏名 – Tên, phòng ban của người làm báo cáo
• 件名 – Tên của báo cáo
• 本文 – Nội dung chính
   

Template Báo Cáo Công Việc Theo Tuần [Excel]

⭐️⭐️⭐️Download template tại đây!

Báo cáo này thường dùng trong trường hợp báo cáo tiến trình công việc của bản thân trong tuần, ngoài ra template này cũng rất thích hợp cho các bạn mới vào công ty, đang trong giai đoạn training, báo cáo kết quả training và thực tập trong tuần.
Điểm đặc biệt của báo cáo này là dưới phần báo cáo nội dung công việc, có thêm phần 「反省」 [Bài học rút ra trong tuần]. Nếu có thể duy trì việc viết báo cáo dạng này hằng tuần, các bạn sẽ có cái nhìn tổng quát hơn về công việc, cũng như rất dễ dàng để người khác theo dõi hoặc nhận bàn giao công việc của bạn.